Raadsvoorstel opvang vluchtelingen Oekraïne.docx

Raadsvoorstel Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/22/64156/296372 donderdag 31 maart 2022 donderdag 14 april 2022 donderdag 21 april 2022

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Raadsvoorstel Opvang vluchtelingen Oekraïne Burgemeester Stemerdink 6

Kernboodschap:

Al weken lang houdt de oorlog in Oekraïne de wereld in haar greep. Dagelijks zien we hoe talloze inwoners hun thuisland ontvluchten om aan deze verwoestende oorlog te ontkomen. Vrouwen, kinderen en ouderen zoeken een veilig heenkomen. Het kabinet heeft 7 maart de veiligheidsregio’s gevraagd opvang voor deze vluchtelingen te realiseren. Zo moet Voorschoten voor 63 vluchtelingen opvang realiseren. Hiervoor wil de gemeente een deel van het gemeentehuis beschikbaar stellen en inrichten.

Bijlagen:

1. Handreiking Gemeentelijke Opvang Oekraïners (GOO) 2. Brief van de staatssecretaris justitie en veiligheid aan de voorzitter van de tweede kamer dd 17 maart 2022 3. Begrotingswijziging

Beslispunten

1. Een budget beschikbaar te stellen van € 653.000,- voor de huisvesting van vluchtelingen uit Oekraïne conform bijgaande begrotingswijziging.

Relatie met:

Agendapunt: Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Raadsvoorstel Opvang vluchtelingen Oekraïne Samenvatting Vanwege de komst van mogelijk grote groepen vluchtelingen uit Oekraïne naar Nederland en de noodzaak om vele opvangplekken te realiseren op korte termijn, heeft het kabinet op 7 maart 2022 het Veiligheidsberaad en de voorzitters van de veiligheidsregio´s verzocht de realisatie van opvang van vluchtelingen uit Oekraïne te coördineren. Concreet vroeg het kabinet daarbij aan de voorzitters van de veiligheidsregio’s om de volgende opgaven ter hand te nemen: vang binnen de veiligheidsregio binnen twee weken (na 7 maart) 1000 vluchtelingen op en daarna minimaal nog eens 1000 vluchtelingen. Het gaat hierbij om het volledig realiseren van locaties, het inrichten van locaties en de daadwerkelijke zelfstandige exploitatie. Dit kan een mix zijn van publieke, private en/of publiekprivate initiatieven. De veiligheidsregio’s zijn gevraagd rekening te houden met een duur van ten minste zes maanden voor de opvang. Om deze grote opgave binnen de regio te coördineren wordt gebruik gemaakt van de crisisstructuur van de veiligheidsregio Hollands Midden. Hierbinnen is ook regelmatig overleg tussen alle burgemeesters in de regio en is er ambtelijke ondersteuning vanuit de veiligheidsregio. Uw raad is hierover geïnformeerd via onder meer de brief van de voorzitter veiligheidsregio d.d. 9 maart jl.

en tijdens de digitale bijeenkomst met de voorzitter veiligheidsregio op 12 maart jl. Omdat de stroom vluchtelingen groter is dan verwacht zijn fase 1 en 2 samengevoegd en heeft de regio de zorg om voor 2000 vluchtelingen opvang te regelen. De veiligheidsregio’s zijn vrij in hoe zij deze opvang creëren, lokaal per gemeente of grote opvanglocaties in de regio. Om alle praktische zaken te regelen is binnen de gemeente Voorschoten besloten een ambtelijke projectgroep te formeren. Deze projectgroep houdt zich bezig met afspraken over (landelijke) registratie, kwaliteitseisen en tijdsduur huisvesting, onderwijs, dagbesteding, medische zorg, werk ect. Voorschoten heeft gekeken op welke wijze de opvang van de vluchtelingen uit Oekraïne kan worden vormgegeven. Er is een potentiële locatie voor de opvang van 250-300 vluchtelingen. Daarmee zou de regionale rol van Voorschoten in de opvang van de vluchtelingen uit de Oekraïne zijn ingevuld. Voorschoten heeft deze mogelijkheid voorgelegd aan de veiligheidsregio. Uiteindelijk heeft de regio op 19 maart besloten hier geen gebruik van te maken. Dit omdat onder meer de financiële garantie van het kabinet om een eventueel groter aantal dan 2000 vluchtelingen in de regio te vergoeden, ontbreekt.

De veiligheidsregio heeft er derhalve voor gekozen bij het oorspronkelijke uitgangspunt te blijven en de vluchtelingen naar rato over de gemeenten binnen de veiligheidsregio te spreiden. . Voor Voorschoten betekent dit dat we voor 63 vluchtelingen een goede opvanglocatie gaan realiseren voor ten minste 6 maanden. Parallel aan het onderzoek voor de grote regionale opvang, is er tevens gekeken of er in Voorschoten mogelijkheden waren voor kleinschalige opvang. Deze zoektocht is de afgelopen dagen geïntensiveerd, nadat duidelijk werd dat de potentiële grote locatie niet meer aan de orde was. Zo zijn de panden in eigendom van de gemeente beoordeeld op het opvangen van vluchtelingen uit Oekraïne en is er contact opgenomen met eigenaren van mogelijk geschikte ruimtes. Op dit moment is geen van de onderzochte locaties geschikt (te maken) voor het op korte termijn opvangen van vluchtelingen uit Oekraïne. Een andere optie om vluchtelingen uit Oekraïne op korte termijn op te kunnen vangen, is door een deel van het gemeentehuis hiervoor vrij te maken. Het college stelt uw raad voor om deze optie te benutten. Het geschikt maken van een deel van het gemeentehuis is de beste optie en kan relatief snel worden aangepast voor bewoning. Dit vergt naast de aanpassing aan het

Pagina 2 van 8

gebouw ook aanpassing van de gemeentelijke organisatie, maar dat is een aanpassing waar we samen graag voor staan Intussen hebben al 7 vluchtelingen een goede plek gevonden in huize Bijdorp. Daarnaast stellen diverse particulieren in Voorschoten hun huis beschikbaar om mensen onderdak te bieden. Met al deze vluchtelingen is contact. Zij zijn ingeschreven in het Basis Register Personen. Vluchtelingenwerk zal de mensen spreken om hun situatie in kaart te brengen, medische zorg te regelen, mensen naar werk te begeleiden en er wordt hard gewerkt om de kinderen op korte termijn onderwijs te kunnen laten volgen. De opvang bij particulieren telt, conform de afspraak met het Rijk, niet mee in de regionale opgave om 2.000 opvangplekken (en daarbinnen de gemeentelijke opgave voor 63 plekken) te realiseren. Zie ook bij 1.5., tenzij de gemeente optreedt als locatie-verantwoordelijke. De betrokkenheid en inspanningen vanuit de inwoners, verenigingen, kerkbesturen en andere organisaties van Voorschoten is groot. Velen hebben zich aangemeld voor hulp, ondersteuning en vrijwilligerswerk. Beoogd effect De gemeente Voorschoten voldoet aan haar taakstelling om 63 vluchtelingen op te vangen. Argumenten 1.1. Voorschoten bereidt zich voor op de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.

Om ons voor te bereiden op grote aantallen vluchtelingen is het van belang om opvangplekken te realiseren en te exploiteren in gemeenten per Veiligheidsregio. Derhalve, geeft het kabinet de veiligheidsregio’s middels het Veiligheidsberaad de opdracht om samen met gemeenten grootschaliger (crisis) noodopvang van vluchtelingen uit Oekraïne integraal vorm te geven. Dit kan een mix zijn van publieke, private en/of publiekprivate initiatieven. 1.2. Op dit moment is geen sprake van een vorm van gezamenlijke opvang van de vluchtelingen uit Oekraïne in de veiligheidsregio. Op regionaal niveau zijn verschillende opties bekeken en besproken. Voorschoten heeft in de veiligheidsregio het aanbod gedaan om te kiezen voor grootschaliger opvang om gemeenten uit onze veiligheidsregio te ontlasten. Vooralsnog heeft de veiligheidsregio gekozen voor kleinschalige opvang, omdat dit beter aansluit bij de lokale samenleving en het realisatievermogen van gemeenten. Bovendien zijn veel gemeenten al vergevorderd in het realiseren van hun aandeel in de regionale opgave. Voor Voorschoten betekent dit dat een een oplossing gevonden moet in de grote die past bij onze taakstelling (63 opvangplekken). 1.3. Het beschikbaar stellen van een deel van het gemeentehuis is de meest praktische oplossing. Er zijn diverse locaties om vluchtelingen uit Oekraïne te huisvesten binnen de gemeente onderzocht.

Er vielen locaties af omdat deze niet geschikt zijn (te maken) voor bewoning of momenteel worden verhuurd aan derden. Een deel van het gemeentehuis is op korte termijn aan te passen naar woonruimte voor maximaal 50 vluchtelingen uit de Oekraïne. 1.4. Er is een bedrijf wat gespecialiseerd is van het aanpassen van kantoor- naar woonruimte Er is een offerte opgevraagd bij een bedrijf dat kantoorruimtes en leegstaande panden gereed kan maken voor (tijdelijke) bewoning. Daar waar mogelijk worden diensten afgenomen van lokale ondernemers, voor bijvoorbeeld de huur/aanschaf van witgoed.

Pagina 3 van 8

1.5. Met deze oplossing kan de gemeente per direct invulling geven aan de taakstelling van 63 vluchtelingen uit Oekraïne. Hiervoor ontvangt de gemeente een vergoeding vanuit het rijk. Inmiddels zijn 7 mensen gastvrij opgevangen door de congregatie van huize Bijdorp. Daarnaast zijn op dit moment verschillende vluchtelingen opgevangen bij particuliere gastgezinnen. In sommige gevallen treedt de gemeente daar als locatie-verantwoordelijk op, zodat deze Oekraïners meetellen in de taakstelling. Als gemeente dienen we nog opvang voor maximaal 50 personen te realiseren om aan onze huidige taakstelling te voldoen. 1.6. Gemeentehuis is in eigen beheer, direct beschikbaar en centraal gelegen Er worden slaapkamers gecreëerd, leefruimtes, toiletten, douches, kantoorgedeeltes voor beveiliging en coördinator, eetruimtes, keukens e.d. Alles om de vluchtelingen uit Oekraïne een zo goed mogelijk onderdak te kunnen bieden conform de instructies van de brandweer en uit de handreiking Gemeentelijke Opvang Oekraïners (GOO) (bijlage 1). 1.7. Ondersteuning vanuit de gemeente is dichtbij Voor de opvang van de Oekraïense vluchtelingen is al enige tijd een gemeentelijke projectgroep aan de slag. Zij hebben o.a. locaties geïnventariseerd, houden contact met Bijdorp en de overige gastgezinnen.

Voor het uitwerken van de opvang van Oekraïense vluchtelingen in het deel van het gemeentehuis is de projectgroep ook aan zet. Een voordeel hiervan is dat de leden van de projectgroep direct kunnen worden ingezet bij het ombouwen en zijn tevens dichtbij wanneer de vleugel betrokken worden door de vluchtelingen uit Oekraïne. 1.8. De bestemming van het gemeentehuis is maatschappelijk De bestemming van het gemeentehuis is “maatschappelijk” en daarmee dus bestemd voor maatschappelijke voorzieningen. Het opvangen van vluchtelingen uit Oekraïne kan gezien worden als een maatschappelijke voorziening. Voor het gebruiken van een deel van het gemeentehuis voor de opvang van vluchtelingen is géén omgevingsvergunning vereist. 1.9. Gemeentelocatie is gunstig gelegen voor kinderen Het gemeentehuis ligt direct aan het park en in de nabijheid van een speeltuin. 1.10. Kruispuntkerk voor dagactiviteit is beschikbaar en dichtbij De huidige eigenaar van de Kruispuntkerk, gelegen tegenover het gemeentehuis, heeft ruimte aangeboden voor de Oekraïense vluchtelingen (m.u.v. zondag). De ruimte kan o.a. worden ingezet voor dagbesteding en andere activiteiten. 1.11.

Het budget is noodzakelijk om kosten die gemaakt worden te kunnen betalen Op korte termijn worden kosten gemaakt voor het voorschieten van het leefgeld, de verbouwing van een deel van het gemeentehuis en de personeelskosten van de projectgroep. Vooruitlopend op de vergoeding van het Rijk moeten deze kosten door de gemeente worden betaald, waarvoor een budget noodzakelijk is. Kanttekeningen 1.1. De situatie is nog erg onzeker en verandert met de dag. Hierdoor is het vooralsnog lastig om concreet aan te geven met welke aantallen vluchtelingen Nederland rekening moet houden. Er gaan verschillende schattingen rond over het aantal mensen dat Oekraïne zal ontvluchten. Deze aantallen liggen tussen de drie en zeven miljoen mensen. Hoeveel mensen uiteindelijk Oekraïne zullen ontvluchten naar Nederland hangt in grote mate af van de duur en intensiteit van de oorlog. De verwachting is dat een groot deel van Oekraïense vluchtelingen in de buurlanden rondom Oekraïne zal blijven. Een deel van deze groep zal mogelijk doorreizen naar andere Europese landen. Ook hierbij geldt dat deze groep groter zal worden naar mate de oorlog langer duurt.

Pagina 4 van 8

1.2. Het beschikbaar stellen van een deel van het gemeentehuis vraagt veel van het personeel. Na 2 jaar corona waren veel collega’s weer blij om elkaar te ontmoeten en te kunnen werken op kantoor. Nu er echter voor wordt gekozen om een deel van het gemeentehuis in te richten als opvang voor de vluchtelingen, wordt er wederom een beroep gedaan om de veerkracht van de organisatie. Er zullen extra werkplekken worden gecreëerd in het gemeentehuis. Er wordt een plan gemaakt om zo goed mogelijk om te gaan met de beschikbare kantoorruimte. Daarnaast wordt er gevraagd om weer meer thuis te werken. Communicatie/Inwonersparticipatie Na besluitvorming: - vindt communicatie plaats met de medewerkers van de gemeente; - wordt ook de pers geïnformeerd. Financiën Om opvang te realiseren zullen kosten moeten worden gemaakt: Algemene projectkosten Om de opvang van de vluchtelingen uit de Oekraïne in onze gemeente vorm te geven is een ambtelijke projectgroep op 7 maart gestart. Deze projectgroep heeft o.a. taak geschikte locaties te vinden voor de huisvesting, hierover contractafspraken te maken met eventuele externe partijen, en het organiseren van dagbesteding, onderwijs en de zoektocht naar werk. Gedurende de toestroom van vluchtelingen uit de Oekraïne zal deze projectgroep actief zijn. Voor de bemensing van de projectgroep wordt een beroep gedaan op de huidige ambtelijke capaciteit.

De daadwerkelijk bestede uren worden nauwgezet bijgehouden en geboekt op het project. Voor de reguliere taken van de projectgroepleden is vervanging nodig. De ambtelijke uren die aan dit project worden besteed worden geraamd op € 80.000. Huisvesting vluchtelingen in het gemeentehuis Om de acute noodopvang van maximaal 50 vluchtelingen voor een duur van zes maanden zo spoedig mogelijk te realiseren adviseert de projectgroep deze te huisvesten in een vleugel van het gemeentehuis. Om dit mogelijk te maken zijn nodig:

Kosten Algemene projectkosten Huisvesting gemeentehuis Voorbereidingskosten (ambtelijke uren) Inrichtingskosten Vleugel Registratie burgerzaken Opvangkosten (huisvesting, beveiliging, dagbesteding en begeleiding) Totaal huisvesting gemeentehuis Totaal **) gemiddelde kosten per vluchteling per dag huisvesting gemeentehuis

Pagina 5 van 8

Vergoedingen Rijk* € 80.000 € 80.000

€ 65.000 € 104.000 € 3.000

€ 65.000 € 104.000 € 3.000

€ 401.000 573.000

€ 401.000 573.000

€ 653.000

€ 653.000

€ 79,58

* **

Het uitgangspunt is een volledige compensatie door het Rijk zonder dat gemeenten erop achteruit gaan. De gemiddelde opvangkosten per dag per persoon per bed bedragen € 79,58.

Indien de financiële kosten hoger uitvallen dan wordt uw raad hier direct over geïnformeerd. Bevoorschotting Leefgeld Een deel van de vluchtelingen die nu bij particulieren worden opgevangen hebben gevraagd om een voorschot op het leefgeld. Het leefgeld zal worden uitgekeerd door de SVB maar dit is momenteel nog niet operationeel. In afwachting van de inwerkingtreding van de genoemde regeling, krijgen gemeenten beleidsvrijheid in de wijze van het uitkeren en administreren van het leefgeld. Zo schrijft de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid in zijn brief van 21 maart 2022. De gemeente zal daarom het leefgeld bevoorschotten aan de gezinnen die hier om hebben gevraagd tot het moment dat dat de uitbetaling wordt uitgevoerd door de SVB. De gemeente zal hiervoor worden gecompenseerd. Binnen de veiligheidsregio is afgesproken om een bedrag van €60 p.p. per week te hanteren (bestaande uit een Toelage voedsel € 46,97 en een Toelage Kleding en andere persoonlijke uitgaven € 12,95). Financiële compensatie van gemeenten voor opvang vluchtelingen Op dit moment werkt het kabinet samen met partners binnen en buiten de Rijksoverheid (o.a. VNG en een aantal gemeenten) aan financiering van de opvanglocaties en bijhorende kosten in gemeenten. Het uitgangspunt daarbij is een volledige compensatie zonder dat gemeenten erop achteruit gaan. Dit is toegezegd door het kabinet.

Wij gaan er dan ook van uit dat alle hierboven genoemde kosten worden gecompenseerd door het rijk. Zie paragraaf financiën uit de brief van de staatssecretaris justitie en veiligheid aan de voorzitter van de tweede kamer dd 17 maart 2022 (bijlage 2). Als richtlijn wordt daarbij uitgegaan van € 100 per nacht per bed. Financieel risico De gemeente loopt natuurlijk het risico dat de compensatie door het rijk lager is dan de gemaakte kosten. Wij beschouwen de kans zeer gering. De gemiddelde kosten per vluchteling per dag waar de gemeente op uit komt is € 79,58. Het rijk zet in op een normbedrag per gerealiseerde opvangplek. Informeel is er bericht vanuit het Directoraat-Generaal Migratie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid gekomen, waarin wordt gesproken over een bedrag van € 100 per persoon per dag per bed. De uitwerking vanuit het Rijk volgt. Risico Gezien de druk vanuit de overheid is na besluitvorming in het college op 31 maart, direct overgegaan tot uitvoering vooruitlopend op definitief akkoord van de raad. Duurzaamheid Bij het ombouwen van de vleugel Sociaal Domein, wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met duurzaamheid. Dit geldt ook gedurende de opvang van de vluchtelingen.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, gemeentesecretaris

Pagina 6 van 8

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Pagina 7 van 8

Besluit Zaaknummer:

Z/22/64156/296372

De raad der gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 13 van de Europese Richtlijn Tijdelijke Bescherming (De basis voor het bieden van huisvesting). gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 maart 2022,

besluit: Een budget beschikbaar te stellen van € 653.000,- voor de huisvesting van vluchtelingen uit Oekraïne conform bijgaande begrotingswijziging.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 21 april 2022

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 8 van 8