Raadsvoorstel mandaatbesluit griffier inzake Woo en AVG-verzoeken

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/25/106946/474829

Datum collegebesluit:

n.v.t.

Datum commissievergadering:

Presidium 10 december 2025

Datum raadsvergadering:

29 januari 2026

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Mandateren van griffier om namens de gemeenteraad te beslissen op verzoeken op grond van de Woo en AVG

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Programma:

Gemeenteraad

Kernboodschap:

Aan de griffier wordt mandaat verleend om namens de gemeenteraad te beslissen op verzoeken op grond van de Woo en de AVG.

Bijlagen:

1.

Mandaatbesluit inzake Woo-verzoeken en AVGverzoeken griffier gemeente Voorschoten 2025.

Beslispunten:

Het mandaatbesluit inzake Woo-verzoeken en AVG-verzoeken griffier gemeente Voorschoten 2025 vast te stellen.

Relatie met:

Instemming met het mandaatbesluit door de fractievoorzitters in het presidium d.d. 3 september 2025

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting De gemeenteraad is een bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Dit betekent dat verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij de gemeenteraad ingediend kunnen worden. Dit is in het verleden ook gebeurd. In september 2025 heeft de gemeenteraad bijvoorbeeld besloten op een Woo-verzoek. Op dit moment is voor de afhandeling van een Woo-verzoek en AVG-verzoek aan de gemeenteraad een formeel besluit van de gemeenteraad nodig. Om de afhandeling van Wooverzoeken en AVG-verzoeken aan de gemeenteraad eenvoudiger te maken wordt de gemeenteraad gevraagd om mandaat te verlenen aan de griffier om namens de gemeenteraad te beslissen op Woo-verzoeken en AVG-verzoeken. Dit mandaatbesluit is reeds aangekondigd in het presidium van 3 september 2025. In deze vergadering is door de fractievoorzitters ingestemd met het vaststellen van een dergelijk mandaatbesluit. Beoogd effect Het efficiënter afdoen van Woo-verzoeken en AVG-verzoeken gericht aan de gemeenteraad. Argumenten 1.1. Het mandateren van de griffier is efficiënter. Een Woo-verzoek moet binnen een korte termijn worden afgedaan. Hetzelfde geldt voor het afdoen van AVG-verzoeken.

Daarom is het handiger als de griffier namens de gemeenteraad een besluit kan nemen op dergelijke verzoeken dan dat de gemeenteraad hier zelf een besluit op moet nemen (en dus hiervoor bijeen moet komen). Het risico bestaat dan dat niet tijdig wordt besloten op een Woo-verzoek of een AVG-verzoek. De griffier zal na besluitvorming op grond van de Woo en de AVG de gemeenteraad hierover informeren. Dit is opgenomen in artikel 4 van het mandaatbesluit. Na besluitvorming door de griffier betreffende het hierboven genoemde mandaat wordt, op grond van artikel 10:6 lid 2 Awb, de raad ter kennisgeving deze besluiten toegezonden. 1.2. De Algemene wet bestuursrecht maakt een dergelijk mandaat mogelijk. Mandaat is mogelijk op grond van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

Pagina 2 van 6

In dit mandaatbesluit is daarnaast gebruik gemaakt van artikel 10:6 Algemene wet bestuursrecht. 1.3. Ook andere gemeenten hanteren een dergelijk mandaat bij het afdoen van Woo-verzoeken en verzoeken op grond van de AVG. Kanttekeningen Niet van toepassing. Inwonersparticipatie en communicatie Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Juridisch kader Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht In het bijzonder artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht: Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. en artikel 10:6 lid 2 Algemene wet bestuursrecht: de griffier zal de gemeenteraad informeren over de wijze waarop besluitvorming heeft plaatsgevonden op grond van de Woo en de AVG. Risico’s Geen. De griffier kan in geval van complexe of gevoelige verzoeken de raad of het presidium vooraf betrekken. Duurzaamheid Niet van toepassing. Met vriendelijke groet, het presidium,

E. Krijgsman, Griffier presidium

Pagina 3 van 6

mw. drs. N. Stemerdink, Voorzitter presidium

Besluit Zaaknummer: Z/25/106946/474829

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op Titel 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht, Gelet op artikel 4.1. tot en met 4.4. Wet open overheid en artikel 13 tot en met 17 Algemene verordening gegevensverwerking,

gezien het voorstel van het presidium van 10 december 2025; besluit: 1.

het mandaatbesluit inzake Woo-verzoeken en AVG-verzoeken griffier gemeente Voorschoten 2025 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 29 januari 2026

de griffier,

de voorzitter,

dhr. drs. E. Krijgsman

mw. drs. N. Stemerdink

Pagina 4 van 6

Mandaatbesluit inzake Woo-verzoeken en AVG-verzoeken griffier gemeente Voorschoten 2025 Artikel 1 Definities a. Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100, 107 t/m 107e van de Gemeentewet of diens plaatsvervanger. b. Woo: Wet open overheid. c. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Artikel 2 Mandaat aan de griffier betreffende Woo-verzoeken De griffier wordt de bevoegdheid gemandateerd om over de volgende aan de raad gerichte verzoeken te besluiten:

a. een verzoek om informatie (artikel 4.1 Woo) b. een verzoek om precisering (artikel 4.1 Woo) c. het verwijzen naar een ander bestuursorgaan (artikel 4.2 Woo) d. het verdagen van een beslistermijn (artikel 4.4 Woo) Artikel 3 Mandaat aan de griffier betreffende AVG-verzoeken De griffier wordt de bevoegdheid gemandateerd om over de volgende aan de raad gerichte verzoeken te besluiten:

a. een verzoek om informatie te verstekken (artikelen 13 en 14 AVG) b. een verzoek om inzage (artikel 15 AVG) c. een verzoek om rectificatie / gegevenswissing (artikel 16 en 17 AVG) Artikel 4 Uitvoering mandaat Na besluitvorming door de griffier betreffende het hierboven genoemde mandaat wordt, op grond van artikel 10:6 lid 2 Awb, de raad ter kennisgeving deze besluiten toegezonden. Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit griffier inzake Woo-verzoeken en AVGverzoeken gemeente Voorschoten 2025.

Pagina 5 van 6

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 29 januari 2026

de griffier,

de voorzitter,

dhr. drs. E. Krijgsman

mw. drs. N. Stemerdink

Pagina 6 van 6