Raadsvoorstel Grip op Gemeenschappelijke regelingen

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Registratienummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/21/058023/265503 5 oktober 2021 4 november 2021 18 november 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Grip op Gemeenschappelijke regelingen Wethouder Cramwinckel Bestuur en Ondersteuning

Kernboodschap:

Vanuit een raadswerkgroep is de wens ontstaan om meer grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen. Dit zijn samenwerkingsverbanden tussen gemeenten onderling die al dan niet verplicht zijn. Bijv. Holland Rijnland, de omgevingsdienst, GGD, Belastingsamenwerkingen etc. Grip begint bij goede informatie over o.a. de financiën en ontwikkelingen bij deze regelingen. Daarom is besloten om een tweejaarlijks een dashboard te gebruiken.

Bijlagen:

Beslispunten

Bijlage 1 Verslag besprekingen Grip op Samenwerking februari t/m juni 2021 Bijlage 2 Opzet dashboard

1. akkoord te gaan met de opzet van het uitgebreide dashboard gemeenschappelijke regelingen; 2. ermee akkoord te gaan dat het college het uitgebreide dashboard jaarlijks begin februari met de raad deelt, dat deze ook als bijlage bij de raadsvoorstellen zienswijze ontwerpbegroting worden gevoegd en dat in de begroting het gebruikelijke korte dashboard wordt gehanteerd.

Relatie met:

Agendapunt: Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad

Onderwerp Grip op samenwerking Samenvatting

De gemeente werkt met andere gemeenten / overheden samen in een aantal gemeenschappelijke regelingen (GR-en). Inhoudelijk en financieel zijn GR-en van substantieel belang voor de gemeente. In 2018/’19 hield een raadswerkgroep zich bezig met het onderwerp grip op gemeenschappelijke regelingen. Op 4 april 2019 is een raadsbesluit vastgesteld, met afspraken over o.m. bespreking van oplegnotities voor GRvergaderingen, actieve en vroegtijdige informatie naar de raad, inzet van raadsrapporteurs en een dynamisch dashboard per regeling. In de periode februari t/m juni 2021 hebben betrokken wethouders, raadsleden (vooral raadsrapporteurs / AB-leden), ambtenaren en griffie enkele overleggen gehad om te kijken waar we staan en welke acties nodig zijn. Reden voor deze samenstelling is het besef dat we als Voorschoten alleen goed gepositioneerd kunnen zijn in de regio als college, raad, ambtelijke adviseurs en griffie elkaar in de verschillende overleggen en netwerken versterken. De uitkomst van de gesprekken is samengevat in het ‘Verslag besprekingen Grip op Samenwerking februari t/m juni 2021’. Het verslag is ter kennisneming bijgevoegd.

De constateringen en afgesproken verbeteracties gaan over structurele afstemming in de driehoek wethouder – raadslid – ambtelijk accounthouder, benutten van contacten op alle niveaus, aandacht vragen voor kwaliteit en transparantie van besluitvormingsprocessen, tijdigheid en toegankelijkheid van stukken, benutten van het instrument oplegnotities, invloed vanaf het begin van besluitvormingsprocessen en uitvoering van de afspraken over het dashboard. Met dit raadsvoorstel worden de afspraken over het dashboard vastgelegd; kern is dat de raad jaarlijks aan het begin van het jaar een dynamisch dashboard per regeling krijgt voorgelegd. Argumenten

1. De nieuwe opzet zorgt voor een meer dynamisch dashboard Met het raadsbesluit van april 2019 kreeg het college opdracht “een dynamisch dashboard voor gemeenschappelijke regelingen te ontwikkelen. Dit aan de raad te presenteren en twee keer per jaar de raad actief te informeren over de ontwikkelingen aan de hand van de dashboard”. Afgelopen maanden is het dashboard uitgewerkt en in genoemde overleggen besproken. Op 2 september jl. heeft het presidium het college gevraagd dit ter besluitvorming aan de raad voor te leggen. Met de agendering van verslag en voorstel markeert de raad waar we staan in de grip op samenwerking en worden de afspraken over de dashboards vastgelegd. De opzet van het dashboard is als bijlage toegevoegd. Belangrijkste ontwikkeling is dat deze dynamischer is gemaakt dan het overzicht in de begroting. Dit geeft meer zicht op (financiële) ontwikkelingen, Voorschotense doelen en actuele aandachtspunten in de politiek-bestuurlijke sturing.

2. Het ritme waarmee de raad wordt geïnformeerd sluit aan op de zwaartepunten in de sturing Voor het informeren van de raad wordt het volgende jaarlijkse ritme voorgesteld: a. Begin februari stuurt het college de uitgebreide dashboards naar de raad. Aan het begin van het jaar stellen de GR-en hun kadernota vast, met daarin de kaders voor de op te stellen begroting. Het precieze moment dat deze naar de raad wordt gestuurd, verschilt per regeling. In het raadsbesluit uit 2019 heeft de raad aangegeven eerder betrokken te willen worden bij de begrotingsontwikkelingen en dat de kadernota van een gemeenschappelijke regeling daarvoor het goede moment is. Hoe de raad inbreng kan leveren is mede afhankelijk van het moment dat de kadernota beschikbaar is, maar beschikbaarheid van het dashboard is dan in ieder geval van belang. b. Het uitgebreide dashboard per regeling wordt ook gevoegd bij het raadsvoorstel zienswijze ontwerpbegroting, dat in mei naar de raad gaat. Dit is dezelfde versie als die in februari, zo nodig op belangrijke punten geactualiseerd. c. Voor de programmabegroting van de gemeente wordt volstaan met de gebruikelijke korte format die al in de begroting zit. Het is wel de bedoeling deze beter dan voorgaande jaren in te vullen. De format in de begroting is korter, sluit aan op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en voorkomt zo extra ambtelijke inzet.

Die extra inzet kan zoals hiervoor toegelicht beter aan het begin van het jaar worden geleverd. Ambtelijk worden het uitgebreide dashboard en de kortere in de begroting nog eens naast elkaar gelegd om te borgen dat deze in terminologie e.d. goed op elkaar aansluiten. Beoogd effect Borging van de uitgewerkte afspraken over een dynamisch dashboard gemeenschappelijke regelingen. Communicatie/Inwonersparticipatie N.v.t. Financiën Dit voorstel heeft geen directe financiële consequenties.

Besluit Zaaknummer: Z/21/058023/265503

De raad van de gemeente Voorschoten;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 oktober 2021,

besluit:

1. akkoord te gaan met de opzet van het uitgebreide dashboard gemeenschappelijke regelingen; 2. ermee akkoord te gaan dat het college het uitgebreide dashboard jaarlijks begin februari met de raad deelt, dat deze ook als bijlage bij de raadsvoorstellen zienswijze ontwerpbegroting worden gevoegd en dat in de begroting het gebruikelijke korte dashboard wordt gehanteerd.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Voorschoten, gehouden op 18 november 2021, de griffier,

de voorzitter,

Drs. B.J. Urban

Drs. N. Stemerdink