Raadsvoorstel Evaluatie verkoopproces Ambachts- en Baljuwhuis (get.)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/074320/393266

Datum collegebesluit:

dinsdag 23 april 2024

Datum commissievergadering:

donderdag 16 mei 2024

Datum raadsvergadering:

donderdag 23 mei 2024

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Evaluatie verkoopproces Ambachts- en Baljuwhuis

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Programma:

0.3 Beheer overige gebouwen en gronden

Kernboodschap:

De evaluatie naar het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis is uitgevoerd, deze is door het college aan de raad gestuurd. De raad in de gelegenheid gesteld om de evaluatie te bespreken.

Bijlagen:

Beslispunten:

1.

Evaluatie verkoopproces Ambachts- en Baljuwhuis

2.

Reactie van het college op de aanbevelingen

3.

Informatiebrief feitenrelaas

1.

Het college te verzoeken om de raad via de P&C documenten te informeren over de uitvoering van de aanbevelingen.

2.

Het college te verzoeken om de conclusie dat er sprake is van een beperkt vertrouwen tussen raad en college te betrekken bij het bestuurskrachtonderzoek.

Relatie met:

Eerder genomen B&W-besluit/actiepunt, toezegging 323

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting In de raadsvergadering van 2 februari 2023 heeft het college toegezegd om met een voorstel te komen voor de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis. Dit voorstel is door middel van de raadpleegbrief van 30 maart 2023 met de raad besproken. Hierna is de onderzoeksopzet in een informatiebrief van 11 juli 2023 aan de raad gestuurd. Op basis van de definitieve onderzoeksopzet zijn de onderzoekers aan de slag gegaan met het uitvoeren van de evaluatie. De onderzoekers van KWINK Groep hebben de evaluatie van het Ambachts- en Baljuwhuis opgeleverd. Dit college- en raadsvoorstel gaat in op de onderzoeksopzet, uitvoering, de conclusies en aanbevelingen die in de evaluatie worden gedaan. Met deze evaluatie rondt het gemeentebestuur een lang proces af. Het is noodzakelijk om terug te blikken op het verkoopproces, om aan de hand van de aanbevelingen uit de evaluatie verbeteringen door te voeren in de werkprocessen. Evaluatie In 2023 is in samenspraak met de raad de onderzoekscontour opgesteld. Deze bestond uit 18 onderzoeksvragen. De onderzoekers hebben aan de hand van deze contour de evaluatie uitgevoerd. Per hoofdstuk is in de evaluatie steeds aangegeven welke onderzoeksvraag daarin wordt behandeld. De evaluatie gaat in op het verkoopproces, de informatievoorziening en de ondersteuning van het proces.

Aan deze drie onderdelen zijn ook aanbevelingen gekoppeld om te kunnen leren en verbeteren van het achterliggende proces. In dit voorstel worden enkele punten toegelicht, in bijlage 1 is de evaluatie integraal opgenomen. -

Verkoopproces

De onderzoekers hebben, door gebruik te maken van deskresearch en interviews, zoveel mogelijk relevante feiten en zienswijzen verzameld. Aan de hand hiervan hebben ze een reconstructie gemaakt van het totale verkoopproces. In het rapport gaan de onderzoekers gedetailleerd in op het verloop van het proces. Op de onderdelen waarbij het handelen afwijkt van de juridische kaders is dat aangegeven. Hierbij wordt specifiek aandacht besteed aan de wensen en bedenkingenprocedure, de instemming door de raad en het herroepen van het besluit geen wensen en bedenkingen te uiten. -

Informatievoorziening

Bij het onderdeel informatievoorziening hebben de onderzoekers alle informatie- en communicatiemomenten tussen college en raad onderzocht. Daarbij hebben ze in het bijzonder

Pagina 2 van 6

aandacht voor de openbaarheid van informatie. De situaties waarbij de toepassing of opheffing van geheimhouding onregelmatigheden zijn opgemerkt zijn hier specifiek toegelicht. -

Ondersteuning van het proces

De onderzoekers gaan in op de kennis, expertise en vaardigheden van de ambtelijke organisatie en de ingehuurde experts. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk beschreven hoe met de inhuur van externen is omgegaan: voor welke expertise en op welke momenten externen zijn ingehuurd in het proces. De onderzoeksvraag over de totstandkoming van de verkoopdocumenten is ook in dit hoofdstuk behandeld. Aanbevelingen Op de bovenstaande punten hebben de onderzoekers aanbevelingen gedaan. Om te leren van dit proces is het van belang dat deze aanbevelingen worden omgezet in acties. In Bijlage 2 wordt toegelicht hoe het college uitvoering geeft of gaat geven aan de gedane aanbevelingen. Feitenrelaas Met het versturen van de informatiebrief feitenrelaas (bijlage 3) is de toezegging 323 uitgevoerd. Het feitenrelaas is gebaseerd op openbaar beschikbare informatie. Het feitenrelaas geeft zo goed mogelijk weer wat tijdens de zitting is gedeeld. Doordat de rechter geen uitspraak heeft gedaan in de zaak is er geen rechtbankverslag beschikbaar. De zitting is meermaals geschorst, er is geen informatie beschikbaar over het aantal schorsingen en wat tijdens de schorsingen is besproken. Omdat er geen formele bronnen zijn om een feitenrelaas uit op te bouwen is het feitenrelaas de zo concreet mogelijke reconstructie op basis van de beschikbare informatie.

In chronologische volgorde worden eerst de aanleidingen benoemd, die belangrijke momenten aangeven in het verkoopproces. Vervolgens wordt zoveel als mogelijk is ingegaan op de bodemprocedure en kort geding. Beoogd effect Met dit voorstel blikt de raad nog een keer terug op het verkooptraject en de daaropvolgende juridische procedure. Het doel van de evaluatie is om lessen te trekken uit het proces om te kunnen voorkomen dat dit soort situaties zich opnieuw voordoen.

Pagina 3 van 6

Argumenten 1.1

De evaluatie bevat relevante aanbevelingen voor het verbeteren van de gemeentelijke

werkprocessen. De aanbevelingen die de onderzoekers meegeven naar aanleiding van deze evaluatie helpen om herhaling van fouten te voorkomen. De aanbevelingen zijn gericht aan het college en de organisatie. Omdat de aanbevelingen veel facetten van de gemeente raakt richt het voorgestelde besluit zich op het informeren van de raad via de P&C cyclus. Door de informatie op logische plekken te bundelen ontstaat meer tijd voor de implementatie van de aanbevelingen, dan wanneer over de aanbevelingen afzonderlijk wordt gecommuniceerd. 2.1

De conclusie dat er sprake is van beperkt vertrouwen tussen raad en college raakt aan

de bestuurskracht. Omdat deze conclusie specifiek gaat over de samenwerking tussen de raad en het college, en betrekking heeft op de bestuurskracht van het gemeentebestuur wordt voorgesteld om deze conclusie onder de aandacht van de onderzoekers van het bestuurskrachtonderzoek te brengen, zodat zij kunnen afwegen of dit wordt meegenomen in het onderzoek. Kanttekeningen 1.1

Het implementeren en uitvoeren van de aanbevelingen kost tijd.

De implementatie en uitvoering van de aanbevelingen zal in verschillende werkprocessen worden ondergebracht. Daarbij kosten verandering van cultuur en werkwijze tijd. Daarom wordt voorgesteld om de monitoring van de uitvoering in de reguliere P&C producten onder te brengen, de uitvoering van de acties wordt namelijk zoveel mogelijk in lopende processen geïmplementeerd. Inwonersparticipatie en communicatie N.v.t. Financiën N.v.t. Juridisch kader Gemeentewet, artikel 169, tweede lid. Risico’s N.v.t. Duurzaamheid N.v.t.

Pagina 4 van 6

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 5 van 6

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/23/074320/393266

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op Gemeentewet, artikel 169, tweede lid, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van dinsdag 23 april 2024, gelet op het aangenomen amendement 295, besluit: 1. 2.

Het college te verzoeken om de raad in Q2 2025 middels een informatiebrief te informeren over de genomen, en eventueel nog te nemen, maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen uit de Evaluatie verkoopproces Ambachts- en Baljuwhuis. Het college te verzoeken het rapport Evaluatie verkoopproces Ambachts- en Baljuwhuis met bijlagen door te geleiden naar de onderzoekers in het lopende proces van het bestuurskrachtonderzoek.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 23 mei 2024

de griffier,

ValidSigned door B.J. Urban op 31-05-2024 drs. B.J. Urban

Pagina 6 van 6

de voorzitter, ValidSigned door Nadine Stemerdink op 01-06-2024

drs. N. Stemerdink