Raadsvoorstel Controleverordening gemeente Voorschoten 2023

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/078687/360790

Datum collegebesluit:

maandag 28 augustus 2023

Datum commissievergadering:

donderdag 21 september 2023

Datum raadsvergadering:

donderdag 28 september 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Controleverordening gemeente Voorschoten 2023

Portefeuillehouder:

Wethouder Van der Elst

Programma:

Bestuur en ondersteuning

Kernboodschap:

De gemeenteraad vervangt de huidige controleverordening uit 2004 door een nieuwe controleverordening. Dat is onder andere nodig vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Bijlagen:

Bijlage 1 De tabel “oud - nieuw” bij het raadsvoorstel inzake de controleverordening gemeente Voorschoten 2023. Bijlage 2 Controleverordening gemeente Voorschoten 2023

Beslispunten:

1.

de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten uit 2004 in te trekken;

2.

de controleverordening gemeente Voorschoten 2023 vast te stellen.

Relatie met:

Planning LTA

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting In Artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven dat de gemeenteraad bij verordening de regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vaststelt en dat de raad de accountant, belast met de controle van de jaarrekening, aanwijst. In 2022 is de wet versterking decentrale rekenkamers vastgesteld, waarvan de rechtmatigheids-verantwoording college een onderdeel is, welke van invloed is op de controleverordening. Daarnaast zijn er na het vaststellen van de verordening in 2004 wijzigingen van werkwijzen in de praktijk van de gemeente Voorschoten ontstaan en is het wenselijk om een enkele tekstuele aanpassingen, die de leesbaarheid/ helderheid van de verordening ten goede komen, in de verordening door te voeren. Het gaat vooral om technische aspecten, inhoudelijk verandert er vrijwel niets. De aanpassingen zijn opgenomen in de tabel “oud - nieuw” die als bijlage bij het raadsvoorstel is gevoegd. Beoogd effect Een controleverordening waarin de regels voor de controle op het financiële beheer en de regels op de inrichting van de financiële organisatie helder en goed leesbaar zijn, aansluiten op de actuele wet- en regelgeving en past bij de praktijk in Voorschoten. Argumenten 2.1 Het is noodzakelijk om de huidige controleverordening uit 2004 te herzien.

De huidige verordening is gedateerd en dient aangepast te worden aan de actuele wetgeving, de huidige omstandigheden en de praktijk in Voorschoten. Daarnaast is het vanuit het oogpunt van leesbaarheid wenselijk de verordening te actualiseren. Zie inleiding en bijlage 1. 2.2

Het is wenselijk te kiezen voor vervanging van de huidige verordening.

Bij een wijziging van een verordening is het wenselijk om zo veel mogelijk aan te sluiten bij de modelverordening. Dit maakt toekomstig beheer en onderhoud aan de verordening eenvoudiger. Daarnaast is het voor de gemeenteraad makkelijker om vast te stellen dat alle relevante artikelen zijn opgenomen. Om die reden is aangesloten op de modelverordening van november 2022. Het aansluiten bij de modelverordening betekent dat er artikelen inhoudelijk zijn gewijzigd en nieuwe artikelen zijn toegevoegd. In de modelverordening is ook de rubricering van de artikelen gewijzigd. Vanwege de vele wijzigingen is gekozen voor vervanging in plaats van wijziging van de huidige verordening.

Pagina 2 van 5

Kanttekeningen De verordening wijkt op enkele onderdelen af van de modelverordening van de VNG. In beginsel is het nuttig om een modelverordening van de VNG te volgen. Dan kan het onderhoud plaatsvinden naar aanleiding van wijzigingen of vervanging van de modelverordening. Bij de uitwering is ervoor gekozen om op een aantal punten af te wijken van de modelverordening, om aan te sluiten op eerdere keuzes, of vanwege de lokale praktijk. De belangrijkste afwijkingen van de modelverordening zijn: -

In artikel 2 lid 2 is op verzoek van de accountant toegevoegd dat de aanbesteding van de accountantscontrole de controle van de jaarrekening met de bijbehorende rechtmatigheids-verantwoording van het college op getrouwheid betreft.

-

In artikel 3 lid 2 is de redactie van de controleverordening uit 2004 aangehouden, omdat deze redactie het college de bevoegdheid geeft om de controleopdracht voor specifieke uitkeringen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant te verlenen, indien dit in het belang van de gemeente is.

-

Aan artikel 4 is lid 2 ingevoegd, die van de accountant voorafgaand aan de controle kennisgeving aan de gemeentelijke organisatie vraagt en het gebruik van een 'provided by client' of 'prepared by client' (PBC)-lijst. Dit is al bestaande praktijk.

-

Aan artikel 6 is lid 1 toegevoegd, dit lid is overgenomen uit de controleverordening 2004.

Inwonersparticipatie en communicatie De nieuwe controleverordening is met de accountant afgestemd en wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad en treedt daardoor in werking. De nieuwe controleverordening wordt na het in werking treden als geldend getoond in de decentrale regelingenbank en de huidige verordening als niet meer geldend. Inwonersparticipatie is niet van toepassing. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Juridisch kader De controleverordening vloeit voort uit de regelingsopdracht aan de gemeenteraden in artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet en in het kader van de rechtszekerheid en kwaliteit van de besluitvorming is periodieke vernieuwing/ aanpassing van de verordening aan gewijzigde wetgeving gewenst.

Pagina 3 van 5

De aanpassing van de controleverordening vloeit onder andere voort uit het in werking treden van de Wet versterking decentrale rekenkamers, waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college een onderdeel is. Door wijziging van artikel 213, derde lid, van de Gemeentewet betreft de accountantsverklaring niet meer het rechtmatig tot stand zijn gekomen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dat moet het college zelf verklaren bij gelegenheid van de in artikel 197, eerste lid van de Gemeentewet voorgeschreven verantwoording. Dit is verwerkt in artikel 5, eerste lid, van de voorgestelde controleverordening. Risico’s Dit voorstel kent geen risico’s. Duurzaamheid Duurzaamheid speelt bij dit voorstel geen rol. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 4 van 5

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/23/078687/360790

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van maandag 28 augustus 2023,

besluit: 1. De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voorschoten uit 2004 in te trekken; 2.

De controleverordening gemeente Voorschoten 2023 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 28 september 2023

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 5 van 5