Raadsvoorstel Controleprotocol en normen- en toetsingskader 2023

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/078690/361505

Datum collegebesluit:

maandag 28 augustus 2023

Datum commissievergadering:

donderdag 21 september 2023

Datum raadsvergadering:

donderdag 28 september 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Controleprotocol en normen en toetsingskader 2023

Portefeuillehouder:

Wethouder Van der Elst

Programma:

Bestuur en ondersteuning

Kernboodschap:

Het college stelt voor om het ‘Protocol accountantscontrole jaarrekening van de gemeente Voorschoten uit 2014’ te vervangen door het ‘Controleprotocol gemeente Voorschoten 2023’. Dat is onder andere nodig vanwege de invoering van de rechtmatigheids-verantwoording door het college. Hieruit vloeit voort dat de raad vanaf 2023 het normen- en toetsingskader vaststelt.

Bijlagen:

Bijlage 1: ‘Controleprotocol gemeente Voorschoten 2023 (inclusief het normen-/ toetsingskader voor het jaar 2023)’ ;

Beslispunten:

1.

Het ‘Protocol accountantscontrole jaarrekening van de gemeente Voorschoten 2014’ in te trekken.

2.

Het ‘Controleprotocol gemeente Voorschoten 2023 (inclusief het normen-/ toetsingskader voor het jaar 2023)’ vast te stellen.

Relatie met:

Planning LTA

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Inleiding en samenvatting Ter uitvoering van artikel 213 van de Gemeentewet (GW) zal de gemeenteraad van Voorschoten op 28 september van dit jaar een nieuwe controleverordening vaststellen. Het doel van de verordening is om nadere regels te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële beheersorganisatie. In het verlengde van deze controleverordening is het controleprotocol 2023 opgesteld. Met het controleprotocol geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties. Daarnaast heeft het controleprotocol met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording college ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportagetoleranties ten behoeve het opnemen en toelichten van de door het college geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering vast te leggen. Object van controle is de jaarrekening 2023 en verder en daarmede tevens het gevoerde financieel beheer over het desbetreffend controlejaar, zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Voorschoten.

Beoogd effect Een controleprotocol waarin de normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportage-toleranties voor de controle van de jaarrekening op getrouwheid door de accountant en de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college duidelijk, actueel en goed leesbaar zijn.

Argumenten

2.1

Het is nodig te beschikken over een actueel en goed leesbaar controleprotocol.

Een actueel controleprotocol is noodzakelijk voor de accountant om de controle op de jaarrekening goed uit te kunnen voeren. Zie bijlage 1.

Pagina 2 van 5

2.2

Het is gewenst het bestaande protocol te vervangen

Het huidige protocol volstaat niet langer. Het dient te worden geactualiseerd op basis van de wetswijziging. Met de wetswijziging is bepaald dat vanaf 2023 de rechtmatigheidsverantwoording bij het college ligt. Dit is een substantiële wijziging. Om die reden is het wenselijk om het bestaande protocol te vervangen door een nieuw protocol.

2.3

Het actuele normen-/ en toetsingskader dient jaarlijks en vanaf 2023 door de raad te worden vastgesteld.

Continue wijzigen er wetten of worden er nieuwe wetten door de regering vastgesteld. Daarmee wijzigen ook de juridische kaders waarbinnen de gemeente rechtmatige uitgaven mag doen. Datzelfde geldt ook voor de lokale wetgeving: de verordeningen. Ook deze wijzigen ieder jaar. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de verschillende verordeningen die betrekking hebben op de lokale heffingen (Onroerende zaakbelasting, Hondenbelastingen). Tot 2022 lag de bevoegdheid het normenkader vast te stellen bij het college. Het college informeerde daarbij de raad via een raadsbrief. Deze raadsbrief werd vooral behandelt in de commissie P&C. Met ingang van 2023 ligt de bevoegdheid om het normen-/ en toetsingskader vast te stellen bij de gemeenteraad. Het college is vanaf 2023 verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle op de rechtmatigheid en de verantwoording daarover aan de raad. De raad stelt daarom vast welke (lokale) en landelijke wetgeving door het college betrokken dient te worden bij de controle op financiële rechtmatigheid.

Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen bij dit voorstel. Inwonersparticipatie en communicatie Het nieuwe controleprotocol is met de accountant afgestemd en wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad en treedt daardoor in werking. Het nieuwe controleprotocol wordt na het in werking treden als geldend getoond in de decentrale regelingenbank. Het huidige protocol wordt daarbij ingetrokken. Inwonersparticipatie is niet van toepassing.

Pagina 3 van 5

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Juridisch kader Het controleprotocol vloeit voort uit artikel 213 lid 6 van de GW, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid, alsmede de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) die bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden van de accountant. Risico’s Er zijn geen risico’s bekend die van invloed zijn op dit voorstel. Duurzaamheid Duurzaamheid speelt geen rol bij dit voorstel.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 4 van 5

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer:

Z/23/078690/361505

De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 213 lid 6 van de Gemeentewet (GW), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid, alsmede de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) die bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden van de accountant; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van maandag 28 augustus 2023,

besluit: 1.

Het ‘Protocol accountantscontrole jaarrekening van de gemeente Voorschoten 2014’ in te trekken.

2.

Het ‘Controleprotocol gemeente Voorschoten 2023’ en het normen-/ toetsingskader voor het jaar 2023 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op donderdag 28 september 2023

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 5 van 5