Raadsvoorstel Beheerplannen openbare ruimte.

Raadsvoorstel Zaaknummer:

Z/23/074124/339139

Datum collegebesluit:

Dinsdag 28 februari 2023

Datum commissievergadering:

Donderdag 16 maart 2023

Datum raadsvergadering:

Woensdag 5 april 2023

Soort Voorstel:

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Beheerplannen openbare ruimte

Portefeuillehouder:

Wethouder Zoetemelk

Programma:

2.1 Verkeer en vervoer 5.7 Openbaar groen, (openlucht) recreatie

Kernboodschap:

Met de nieuwe beheerplannen openbare ruimte 2023 – 2026 heeft de gemeente Voorschoten haar beheermaatregelen met financiële onderbouwing voor de komende vier jaar vastgelegd. Daarmee is voor de komende 4 jaar duidelijk hoe en op welke wijze de gemeente Voorschoten met het beheer van de openbare ruimte omgaat.

Bijlagen:

Bijlage 1. Beheerplan Wegen Bijlage 2. Beheerplan Civiele kunstwerken; Bijlage 3. Meerjarenonderhoudsplanning Civiele kunstwerken; Bijlage 4. Beheerplan Groen; Bijlage 5. Beheerplan Spelen; Bijlage 6. Beheerplan Wegmeubilair en RVV-bebording; Bijlage 7. Notitie exploitatiekosten Openbare Verlichting; Bijlage 8. Begrotingswijziging.

Beslispunten:

1.

In te stemmen met de beheerplannen openbare ruimte

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

2023 – 2026 en bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. 2.

De exploitatiebudgetten voor beheer en klein onderhoud Wegmeubilair & RVV-bebording, Wegen, Spelen, Groen, Civiele kunstwerken en Openbare verlichting voor 2023 te verhogen met € 564.326, voor 2024 met € 564.384, voor 2025 met € 564.442 en voor 2026 met € 552.500 en te dekken uit de stelpost nieuwe beheerplannen met de volgende verdeling:

3.

Een eenmalige storting per 01-01-2023 te doen in de voorziening Civiele kunstwerken met een bedrag van € 1.000.000.

4.

Deze eenmalige storting voor Civiele kunstwerken te dekken uit de concernreserve.

5.

De jaarlijkse groot onderhoud budgetten voor de jaren 2023 tot en met 2026 met € 217.322 te verhogen volgens de volgende verdeling:

Pagina 2 van 13

Relatie met:

Planning LTA Beleidsplannen en -notities

Inleiding en samenvatting In 2016 is een achttal beheerplannen voor de periode 2012-2016 vastgesteld. Deze oude (deels verlengde) beheerplannen 2016-2020/2023 waren nog gebaseerd op de uitgangspunten rondom onderhoudsniveau B. Inmiddels zijn deze inzichten – mede door besluitvorming – gewijzigd. Ook zijn er nieuwe inspectiemethodieken en hebben er areaalwijzigingen plaatsgevonden. Thans is er behoefte aan beheerplannen gebaseerd op onderhoudsniveau C en raming op vigerend prijsniveau. De voorliggende beheerplannen voldoen aan deze uitgangspunten en zijn een vervolg op de eerdere (verlengde) beheerplannen. Bij het opstellen is het onderhoudsniveau C als uitgangspunt genomen met tevens een financiële doorkijk naar onderhoudsniveau B. Ook areaalwijzigingen ten opzichte van eerdere beheerplannen zijn in beeld gebracht en verwerkt. Bij de financiële doorrekening van de beheerplannen is uitgegaan van het prijspeil 1 januari 2023. De beheerplannen Wegen, Kunstwerken, Groen, Spelen, Straatmeubilair/RVV zijn volledig nieuw opgesteld. Voor de Openbare Verlichting (OVL) is voor dit moment een financiële vertaalslag gemaakt. De verkeersregelinstallatie’s (VRI’s) worden in de loop van 2023 in (technisch) beheer ondergebracht bij de gemeente Leiden. Voor het beheer en onderhoud van de VRI’s wordt binnenkort een regionaal beheerplan opgesteld.

Het beheer van de begraafplaats is vooralsnog ondergebracht in het beheerplan Groen. Gelet op het specifiek karakter en de maatschappelijke vraag wordt voor de begraafplaats een separaat beleids- en beheerplan opgesteld. Tenslotte wordt binnen het Integraal Waterketenplan (IWKP, Q4-2023) nader ingegaan op het beheerplan rondom water, waterkwaliteit, pers- en vrijvervalriolering en bijkomende aspecten en maakt geen onderdeel uit van dit voorstel.

Beoogd effect Voor de komende vijf jaar, verdeeld naar acht werkvelden, op een transparante wijze inzicht geven in maatregelen en bijhorende kosten voor systematisch en planmatig beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Rekening houdend met een meerjarige onderhoudstermijn die, minimaal, tot en met 2025 loopt.

Pagina 3 van 13

Argumenten 1.1

De beheerplannen zijn afgestemd op de diverse beleidsnotities en –plannen

Met de beheerplannen wordt de vertaalslag van beleid naar beheer gemaakt. Eén en ander afgestemd op het onderhoudsniveau C. De beheerplannen zijn tevens een middel om de kwaliteit van de openbare ruimte te bewaken. Ze vormen de basis voor langdurige afspraken over de werkprocessen - voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Het geeft niet alleen de beheerders, maar ook de uitvoerders en de inwoners helderheid over het te plegen niveau van onderhoud en bijkomende beheerkosten. 2.1

Het is wenselijk voorzieningen te hebben zodat de kosten voor groot onderhoud niet

jaarlijks fluctueren Daar waar de kosten voor grootonderhoud op jaarbasis fluctueren is het wenselijk deze kosten voor de begroting te egaliseren zodat grote financiële schommelingen in de begroting voorkomen worden. 3.1

Beheerplannen zijn de verantwoordelijkheid van het college

Het college is bevoegd de beheerplannen vast te stellen en zal voor de financiële consequenties goedkeuring moeten krijgen van de raad. Daar de wijze waarop het beheer uitgevoerd wordt financiële consequenties heeft, is het raadzaam de raad te laten instemmen met de beheerplannen en besluitvorming te vragen op de financiële voorstellen. 4.1

De doorgerekende kosten voor beheer en onderhoud zijn hoger dan voorheen

In de nieuwe beheerplannen zijn de arealen en de staat van onderhoud beter inzichtelijk gemaakt. Om met het huidige areaal aan de veiligheidseisen blijvend te kunnen voldoen is er echter aanvullend budget nodig. Zie voor een cijfermatige onderbouwing de tabel onder het kopje Financiën. Kanttekeningen 1.1

Integrale programmering is deels nog in ontwikkeling

Bij de programmering van de uitvoeringsagenda’s uit de nieuwe beheerplannen wordt intern afgestemd. Nog niet alle beschikbare informatie is volledig gedigitaliseerd. Dit is echter wel nodig om een volledige en integrale programmering te kunnen doen. In samenwerking met de gemeente Wassenaar wordt een zogenaamde GIS-tool ontwikkeld die de informatie uitwisseling voor deze integrale programmering zal optimaliseren.

1.2

De beheerplannen moeten mogelijk tussentijds worden aangepast

Pagina 4 van 13

De beheerplannen zijn gebaseerd op de huidige inzichten, inventarisaties, inspecties en verwachtingen. De scope gaat tot en met 2026. Het is dus goed mogelijk dat er in de tijd wijzigingen of aanpassingen wenselijk zijn. Financiële bijstelling kan op basis van verantwoording dan jaarlijks worden doorgevoerd zonder de plannen grootschalig aan te passen. Actualisatie is voorzien in 2026 of daar moet op een eerder moment aanleiding toe zijn.

Inwonersparticipatie en communicatie De beheerplannen zijn vooral intern gericht en ter onderbouwing van de benodigde financiën. Communicatie met inwoners over de uitvoering van onderhoudsmaatregelen zal afzonderlijk plaatsvinden via bewonersbrieven, gemeenterubriek en de website. Voor de (integrale) projecten in de openbare ruimte wordt per project een participatieplan opgesteld. Financiën In onderstaande tabel is weergegeven wat de financiële consequenties zijn van de nieuwe beheerplannen. Er is een vergelijk gemaakt per beheerplan en onderdeel tussen de nu beschikbare budgetten en de gevraagde budgetten per beheerplan. Indien er bij een beheerplan sprake is van een voorziening, is bekeken of er mutaties in de voorzieningen noodzakelijk zijn. De nieuwe beheerplannen vormen hiervoor de grondslag en dit is ook van belang voor de accountant. Voor de nieuwe beheerplannen is voor 2023 een verhoging van het totale budget noodzakelijk van € 781.648. Voor de jaren 2024 tot en met 2026 is een respectievelijke verhoging nodig van € 781.962, € 782.276 en € 770.589. Daarnaast is voor het beheerplan Civiele kunstwerken een extra eenmalige storting aan de voorziening noodzakelijk van € 1.000.000 om de voorziening op het gewenste niveau te brengen. Voorgesteld wordt om deze eenmalige storting te dekken uit de concernreserve.

Pagina 5 van 13

Binnen de gemeentelijke begroting is rekening gehouden met financiële consequenties als gevolg van de nieuwe beheerplannen. In totaal is er een stelpost voor de nieuwe beheerplannen beschikbaar van € 800.000 (structureel) binnen het programma 0 Bestuur en ondersteuning, taakveld 0.8. Deze stelpost is gebaseerd op de grond, weg- en waterbouw index. Door in te stemmen met de nieuwe beheerplannen vindt financiële uitrol van de stelpost nieuwe beheerplannen plaats van het programma 0 Bestuur en ondersteuning, taakveld 0.8 naar programma 2 Verkeer en vervoer en programma 5 Sport, cultuur en recreatie. In deze twee

Pagina 6 van 13

programma’s zitten de budgetten van de nieuwe beheerplannen om zo de benodigde budgetten op het gewenst niveau te krijgen. Hiermee wordt het kwaliteitsniveau C binnen de gemeente Voorschoten gewaarborgd. In onderstaande tabel staan de financiële consequenties per programma / beheerplan voor de jaren 2023 tot en met 2026 weergegeven.

De grotere en bijzondere afwijkingen worden hieronder per beheerplan nader toegelicht. Beheerplan wegen Met behulp van het beheersysteem is een doorrekening gemaakt van de kosten voor klein onderhoud. De kosten worden dan bepaald volgens de CROW-systematiek¹ door een percentage te nemen van het benodigd budget voor de instandhouding van het wegennet op de lange termijn. Er is gerekend met 10% klein onderhoud en daarmee mag er € 108.000 aan klein onderhoud verricht worden. Daarnaast is onder klein onderhoud ook het wegbeheer voor de markering ondergebracht. Voor het onderhouden van de markering is jaarlijks een bedrag benodigd van € 25.000. Totaal is er voor wegen klein onderhoud € 133.000 benodigd. Het klein onderhoud mag niet gebruikt worden om het kwaliteitsniveau C te compenseren. Bij het uitvoeren van klein onderhoud moet ook het kwaliteitsniveau in de afweging betrokken worden. Naast de kosten voor het onderhoud zijn er ook jaarlijkse beheerkosten benodigd € 103.000 om de beheertaak te vullen onder andere bestaande uit; onderzoeks- en advieskosten; weginspectie, raamcontract, technisch advies; licentiekosten en lidmaatschappen en materiële lasten/belastingen. Met de jaarlijkse dotatie van € 703.000 en de stand van de voorziening kan het groot onderhoud uitgevoerd worden.

¹ CROW is een Nederlandse stichting die zich opstelt als kennisinstituut voor infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer, en werk en veiligheid.

Pagina 7 van 13

Beheerplan Spelen Het beheer van de speelvoorzieningen en ondergronden is gericht op het in stand houden van aantrekkelijke, veilige en goed verzorgde speelplekken. Op dit moment wordt er veelal reactief onderhoud gepleegd. Door in de toekomst een aantal extra onderhoudswerkzaamheden uit te voeren (preventief) is er jaarlijks een extra budget van circa € 61.000 voor klein onderhoud noodzakelijk. Het uitvoeren van het preventieve onderhoud richt zicht op het voorkomen van onveilige situaties en is van belang voor de duurzaamheid van de speeltoestellen. Hierbij moet gedacht worden aan het aanbrengen van een beschermende laklaag bij speeltoestellen ter voorkoming van graffiti, behandeling van paalkoppen of reinigen van toestellen en ondergronden tegen slijtage door bv. algen. Het klein onderhoud aan de toestellen wordt voornamelijk uitgevoerd door de buitendienst en het preventieve onderhoud door de DZB. Om gehoor te kunnen geven aan de ambities uit het speelruimteplan is er ook budget benodigd voor groot onderhoud. Dit om het herinrichten en het vervangen van toestellen mogelijk te maken. Het huidige budget voor groot onderhoud van € 173.000 per jaar is onvoldoende om het speelruimteplan te realiseren en daarom is een extra dotatie aan de voorziening van € 70.000 per jaar noodzakelijk.

Om de toekomstige grote vervangingspiek op te kunnen vangen wordt er gekeken om de uitvoering van dat jaar (2027) verder te verspreiden over andere jaren of de vervanging verder uit te stellen door extra levensverlengend onderhoud te plegen.

Beheerplan Groen Het beheerplan groen gaat in op onderhoud (dagelijks en periodiek beheer),vervangingen van beplanting, grassen, bomen, straatmeubilair en specifieke verharding in de gemeente Voorschoten. Het gemeentelijk groen wordt beheerd op beeldkwaliteitsniveau C volgens de CROW-systematiek. Voor elke beheergroep zijn er werkpakketten gemaakt die inzicht geven in de werkzaamheden, waaraan de jaarlijkse kosten zijn gekoppeld. Dit is om inzicht te krijgen of de huidige budgetten voor nog voldoende dekking geven, of dat er op bepaalde onderdelen extra budget nodig is. Er is ten opzichte van het huidige budget, en bij een onderhoudsniveau C, een jaarlijks tekort van circa € 473.000. Deze stijging wordt veroorzaakt door prijsindexactie en areaaluitbreiding. Het groenareaal is met 90.000 m2 toegenomen ten opzichte van het vorige beheerplan, door areaaluitbreidingen in de vorm van nieuwbouwlocaties en herinrichtingen. Om de vervangingskosten te berekenen is er gebruik gemaakt van de afschrijvingstermijnen per beheergroep. De daadwerkelijke vervanging op plantvakniveau wordt bepaald aan de hand van

Pagina 8 van 13

de technische kwaliteitseisen van beeldkwaliteit C. Een van de belangrijkste factoren in deze keuze is de conditie van de beplanting, kale plekken, de aanwezigheid van wortelonkruiden en natuurlijk invloeden (hittestress, droogte en vernatting). Per Beheergroep zijn er eenheidsprijzen gebaseerd. Wanneer dit teruggerekend wordt naar jaarlijkse kosten per jaar is dat € 590.000. Ten opzichte van het huidige budget betekent dit dat er een jaarlijks tekort is van circa € 100.000. Deze stijging wordt veroorzaakt door de voorbereiding, administratie en toezicht werkzaamheden die gekoppeld zijn aan deze investeringen.

Beheerplan Civiele kunstwerken Bij het dagelijks onderhoud van de civiele kunstwerken is een stijging van het budget noodzakelijk van € 33.462. Om gehoor te kunnen geven aan de ambities uit het beheerplan is er ook budget benodigd voor groot onderhoud. Het huidige budget voor groot onderhoud van € 64.500 per jaar is onvoldoende om het beheerplan te realiseren en daarom is een extra dotatie aan de voorziening van € 100.000 per jaar noodzakelijk. Daarnaast is er ook nog een eenmalige storting van € 1.000.000 noodzakelijk om de voorziening op het juiste niveau te brengen, dit om kosten voor groot onderhoud in de toekomst te kunnen dekken. Om te voorkomen dat door de geplande onttrekkingen een negatief saldo ontstaat en de dotaties over de jaren heen zoveel mogelijk gelijk te houden, wordt voorgesteld een eenmalige storting te doen en te dekken uit de concernreserve.

Beheerplan Openbare verlichting Het beheerplan openbare verlichting laat een daling van de jaarlijkse beheerkosten zien ten opzichte van het vorige beheerplan. In het begin van de vorige beheerperiode hebben er aanzienlijke investeringen plaatsgevonden onder andere in het vervangen van de armaturen. Hiermee heeft een inhaalslag plaatsgevonden wat heeft geresulteerd in lagere beheerskosten als gevolg van minder energiegebruik. De lagere onderhoudskosten worden veroorzaakt doordat de nieuwe LED armaturen minder onderhoud behoeven. Om gehoor te kunnen geven aan de ambities uit het beheerplan OVL is er ook budget benodigd voor groot onderhoud. De huidige dotatie aan de voorziening OVL is begroot op € 160.000 per jaar. Deze jaarlijkse dotatie is op basis van het nieuwe beheerplan te hoog en wordt jaarlijks verlaagd met € 53.000 (structureel).

Beheerplan VRI

Pagina 9 van 13

Bij het beheerplan VRI zijn de beschikbare budgetten conform de huidige begrote budgetten gehouden. De gemeente onderzoekt momenteel of het mogelijk is om het beheer van de VRI’s per medio 2023 over te dragen aan de Leidse regio. Indien dit daadwerkelijk doorgang krijgt zal door de overnemende partij een beheer- en vervangingsplan opgesteld worden wat als uitgangspunt gaat dien bij de overdracht. De raad zal hierover voortijdig geïnformeerd worden.

Juridisch kader De gemeente Voorschoten kent evenals ieder andere gemeente in Nederland een zorgplicht voor het behoud van een veilige omgeving. Dit is beschreven in het burgerlijk wetboek. De wijze waarop we deze zorg uitoefenen binnen de diverse beheervelden is omschreven in deze beheerplannen. In de plannen zijn de wettelijke en beleidsmatige kaders voor het beheerveld aangegeven. In de plannen wordt onder andere verwezen naar de Wegenverkeerswet, onze aanbestedingsregels, duurzaamheidsafspraken, Natuurbeschermingswet, NPR( Richtlijnen openbare verlichtingsinstallaties), de diverse NEN- normen en CROW richtlijnen. Met de beheerplannen wordt ook richting provincie duidelijk gemaakt hoe we onze financiën besteden en willen voldoen aan de zorgplicht.

Risico’s De extra benodigde financiële middelen moeten beschikbaar worden gesteld om het beheerareaal op een veilige manier te kunnen onderhouden. Het is een risico dat niet alle gevraagde financiën beschikbaar worden gesteld. In dat geval kan niet of slechts gedeeltelijk voldaan worden aan het schoon, heel en veilig houden van de openbare ruimte. De kwaliteit van de buitenruimte zal, al dan niet locatie gestuurd of per vakdiscipline, afnemen. Waardering van inwoners, bedrijven en bezoekers voor de buitenruimte als een integraal geheel neemt af. Een gevoel van onveiligheid kan toenemen doordat de buitenruimte in toenemende mate een minder verzorgd karakter krijgt omdat er structureel te weinig geld beschikbaar is. Daarmee lopen de basisvoorzieningen in kwaliteit en staat van onderhoud terug en een eventuele toekomstige inhaalslag zal een steeds grotere inspanning vergen. Ook externe factoren (zoals prijsstijgingen, krapte op de arbeidsmarkt, klimaatverandering, invasieve exoten en dergelijke) kunnen van invloed zijn. Voor zover deze invloeden zijn in te schatten is er binnen de beschikbare budgetten een kleine marge aanwezig om deze risico’s op te vangen. Daarbij zijn prijsstijgingen meegenomen binnen de begroting als risico in de paragraaf weerstandsvermogen.

Pagina 10 van 13

Duurzaamheid In de beheerplannen is duurzaamheid ingebed als ‘ongoing item’, oftewel daar is altíjd aandacht voor. Daarbij kan het gaan om langzame veranderingen in de materiaalkeuzen, zoals bomen die bestand zijn tegen – toekomstige – klimaatveranderingen, verlichting naar LED, nieuwe duurzame technieken, vermindering uitstoot Co2 en geluidsreducerende deklagen. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf, gemeentesecretaris

Pagina 11 van 13

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer: Z/23/074124/339139 De raad van de gemeente Voorschoten; Gelet op Wettelijke zorgplicht gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van dinsdag 28 februari 2023, besluit: 1.

In te stemmen met de beheerplannen openbare ruimte 2023 – 2026 en bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen.

2.

De exploitatiebudgetten voor beheer en klein onderhoud Wegmeubilair & RVVbebording, Wegen, Spelen, Groen, Civiele kunstwerken en Openbare verlichting voor 2023 te verhogen met € 564.326, voor 2024 met € 564.384, voor 2025 met € 564.442 en voor 2026 met € 552.500 en te dekken uit de stelpost nieuwe beheerplannen met de volgende verdeling:

3.

Een eenmalige storting per 01-01-2023 te doen in de voorziening Civiele kunstwerken met een bedrag van € 1.000.000.

4.

Deze eenmalige storting voor Civiele kunstwerken te dekken uit de concernreserve.

5.

De jaarlijkse groot onderhoud budgetten voor de jaren 2023 tot en met 2026 met € 217.322 te verhogen volgens de volgende verdeling:

Pagina 12 van 13

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op woensdag 5 april 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 13 van 13