Raadsvoorstel aanwijzen accountant 2022-2025.docx

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/21/053120/272426 n.v.t. donderdag 9 december 2021 donderdag 16 december 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Aanwijzen accountant 2022-2025 Commissie P&C Programma 0 Bestuur en ondersteuning

Kernboodschap:

Omdat het contract met de huidige accountant na 2021 afloopt, wijst de raad voor de periode 2022-2025 een nieuwe accountant aan. Na een aanbestedingsprocedure en beoordeling door de selectiecommissie wijst de raad Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. aan als accountant.

Bijlagen:

Verslag beoordelingscommissie d.d. 15 oktober 2021 (geheim ter inzage)

Beslispunten

1. 2.

Relatie met:

Pagina 1 van 4

Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. te Dordrecht voor de verslagjaren 2022 t/m 2025 aan te wijzen als accountant. Geheimhouding voor onbepaalde tijd te bekrachtigen op het verslag van de beoordelingscommissie.

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Aanwijzen accountant 2022-2025 Samenvatting Het contract met de huidige accountant Baker Tilly loopt na de controle van het verslagjaar 2021 af. Omdat verlenging binnen het huidige contract niet meer mogelijk was, moest er een nieuwe accountant worden aangewezen. Ingevolge artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze accountant is belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Onder regie van de commissie Planning en Control en gefaciliteerd door de ambtelijke organisatie en de griffie is begin dit jaar het proces opgestart om te komen tot een nieuwe accountant voor de controle jaren 2022-2025. Het aanbestedingsproces is samen met de gemeente Wassenaar vormgegeven. Reden hiervoor is dat beide gemeenten komende jaren financieel verweven blijven door de hosting van de afdelingen MO, P&A en I&A voor elkaar. Omdat de WODV in de loop van dit jaar is ontbonden nam de WODV niet deel aan het aanbestedingsproces. Na het vaststellen van het programma van eisen in de raad van 15 juli 2021 is de Europese aanbesteding gepubliceerd.

In verband met de zomervakantie is de reactietermijn met enkele weken verlengd om aanbieders meer tijd te geven om te reageren. Na sluiting van de termijn zijn 3 offertes ontvangen. Op 8 en 15 oktober heeft de beoordelingscommissie beoordelingsberaad gevoerd. De beoordelingscommissie bestaat uit: Vertegenwoordiging Raad: • Tessa Schalm (Commissielid D66 gemeente Wassenaar) • Mark van Oostrum (Raadslid CDA gemeente Voorschoten) • Katrien van Meenen (Raadslid VVD gemeente Voorschoten) Ambtelijke organisatie: • Jacko van der Windt (Coach/Coördinator HR & Financiën gemeente Wassenaar) • Suzanne van Schaik (Teammanager Financiën en HR-gemeente Voorschoten) De commissie heeft de drie aanbieders beoordeeld op kwalitatieve criteria en prijs. Het verslag hiervan ligt geheim ter inzage. De beoordelingscommissie stelt u voor Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. te Dordrecht aan te wijzen als accountant voor de verslagjaren 2022 t/m 2025, met optie van verlenging voor 2026 en 2027.

Beoogd effect Door het aanwijzen van een accountant voldoet de gemeente Voorschoten aan de wettelijke vereisten. Argumenten 1.1 De gemeenteraad is bevoegd een accountant aan te wijzen. Ingevolge artikel 213 lid 2 is de gemeenteraad bevoegd tot het aanwijzen van een accountant. 1.2 Na besluit van de gemeenteraad om Verstegen tot accountant te benoemen, sluit het college de privaatrechtelijk overeenkomst met de accountant. Het college is bevoegd, conform artikel 160 Gemeentewet, privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en zal, onder voorbehoud dat de gemeenteraad op 16 december 2021 besluit

Pagina 2 van 4

Verstegen als accountant te benoemen, een overeenkomst sluiten voor de duur van vier (4) jaren en twee (2) optiejaren. 2.1 De beoordelingsoverzichten in het eindverslag van de selectiecommissie bevatten bedrijfsgegevens en bekendmaking ervan kan de economische en financiële belangen van de inschrijvers schaden. Daarnaast kan bekendmaking, in de toekomst, bij nieuwe inschrijvingen, de economische en financiële belangen van de gemeente schaden. Geheimhouding vloeit daarnaast voort uit de Aanbestedingswet, artikel 2.57. Om deze redenen geldt geheimhouding ten aanzien van deze stukken. U kunt deze stukken uiteraard wel inzien bij de griffier. Wij adviseren u, overeenkomstig het bepaalde in artikel 25 van de Gemeentewet, deze geheimhouding te bekrachtigen voor onbepaalde tijd. Kanttekeningen N.v.t. Communicatie Nadat dit raadsvoorstel op 24 november in de commissie P&C is behandeld en de commissie ermee instemt dat dit raadsvoorstel aan de raad wordt aangeboden, worden de drie accountantskantoren ingelicht over de voorlopige gunning. Vervolgens begint de zogenaamde Alcateltermijn van 20 kalenderdagen, waarin partijen een kort geding aanhangig kunnen maken tegen de voorlopige gunning. Mocht een partij gebruik maken van dit recht, dan wordt de definitieve gunning opgeschort totdat uitspraak gedaan is.

In dat geval zal de raad mogelijk niet op 16 december 2021 een definitief besluit tot aanwijzing van Verstegen kunnen nemen. Dit zal dan op later datum plaatsvinden. Mocht geen partij gebruik maken van dit recht, dan wordt na besluitvorming op 16 december een overeenkomst met Verstegen aangegaan. Financiën De kosten van de accountantsdiensten worden structureel gedekt binnen de huidige meerjarenbegroting. Risico’s Zoals hierboven onder Communicatie staat, kan er tijdens de Alcateltermijn een kort geding aanhangig worden gemaakt. Indien dat gebeurt, kan besluitvorming in december 2021 niet plaatsvinden. Afhankelijk van de uitkomst, zal de besluitvorming dan begin 2022 plaatsvinden. Duurzaamheid N.v.t. Met vriendelijke groet, de commissie Planning en Control,

M.P.A. van Oostrum, voorzitter

Pagina 3 van 4

M. Elkerbout, secretaris

Besluit Zaaknummer:

Z/21/053120/272426

De raad der gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 213 lid 2 en artikel 25 Gemeentewet, artikelen 10 lid 1 onder c en 10 lid 2 onder b Wet openbaarheid van bestuur en artikelen 2.57 en 212 Aanbestedingswet; gezien het voorstel van de commissie P&C d.d. 24 november 2021,

besluit:

1. 2.

Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. te Dordrecht voor de verslagjaren 2022 t/m 2025 aan te wijzen als accountant. Geheimhouding voor onbepaalde tijd te bekrachtigen op het verslag van de beoordelingscommissie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 16 december 2021

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 4 van 4