Raadsvoorstel aanpassing P&C cyclus met nota van wijzigingen.docx

VOORBLAD Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering: Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Voorstel aan de Raad nvt donderdag 1 juli 2021 donderdag 15 juli 2021 Adviesnota Toevoegen van een Nota van wijzigingen aan de Planning en Control cyclus Wethouder Cramwinckel

Kernboodschap:

De raad besluit een product toe te voegen aan de P&C cyclus: de Nota van wijzigingen. Deze nota komt uit in september/oktober van iedere jaar en geeft inzicht in de algemene financiële stand van zaken en de septembercirculaire is erin verwerkt. Deze informatie kan de raad gebruiken bij de behandeling van de begroting in november. In 2022 komt er voor het eerst een nota van wijzigingen.

Bijlagen:

Raadpleegbrief 01 evaluatie P&C proces 2021 d.d. 23 maart 2021

Beslispunten

Per 2022 een nota van wijzigingen rond september/oktober in te voeren in het proces van begroting, om zodoende effecten najaarsnota/ septembercirculaire te verwerken.

Relatie met:

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Pagina 1 van 3

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Toevoegen van een Nota van wijzigingen aan de Planning en Control cyclus Samenvatting In april 2019 heeft de gemeenteraad de huidige inrichting van de P&C cyclus vastgesteld. De belangrijkste wijzigingen waren dat de algemene beschouwingen voortaan bij de kadernota als politiek meest zwaarwegend document plaatsvinden en dat de voor- en najaarsnota voortaan in alle drie de vakcommissies behandeld worden. Afgesproken is om deze nieuwe invulling van de cyclus te evalueren in de commissie P&C. Dat is voor het eerst gebeurd in de commissie P&C van april 2020. Toen konden nog niet alle producten uit de P&C cyclus worden geëvalueerd, omdat er nog geen complete cyclus doorlopen was. Er is vooral stilgestaan bij het continueren van de behandelwijze van de kadernota en het naar achteren in het jaar schuiven van de behandeling van de najaarsnota. In de commissie P&C van maart 2021 is aan de hand van Raadpleegbrief 01 Evaluatie P&C cyclus voor de tweede keer stilgestaan bij de P&C cyclus. Deze keer is bij alle producten uit de cyclus stilgestaan. In het bijzonder gold dat voor de najaarsnota. Gebleken is dat de raad het onwenselijk en onpraktisch vindt als de najaarsnota pas na de begroting verschijnt, omdat de effecten van de najaarsnota niet meegenomen kunnen worden bij de behandeling van de begroting.

Daarom heeft het college in de raadpleegbrief voorgesteld om voorafgaand aan de begroting een zogenaamde Nota van wijzigingen aan de raad aan te bieden. Deze geeft inzicht in de algemene financiële stand van zaken en de septembercirculaire is erin verwerkt. Het is een financiële/cijfermatige nota die wordt gevuld door autonome en exogene ontwikkelingen waar de gemeente geen keuzes in heeft. De najaarsnota zelf met meer informatie over de lopende begrotingsuitvoering wordt in november opgeleverd. Voordelen van de nota van wijzigingen: -

Structurele effecten uit de najaarsnota kunnen alsnog in begroting voor volgende jaar worden verwerkt; Het aantal PM-posten zal afnemen omdat er meer tijd beschikbaar voor uitwerken van plannen en prognoses.

De nadelen zijn: -

Extra behandeling van begroting, in de vorm van een aanvullende nota van wijzigingen; Het volledige financiële meerjarenbeeld is een kwartaal later bekend dan normaal.

De commissie P&C heeft het voorstel voor de invoering van een nota van wijziging uitvoerig besproken en besloten hiermee akkoord te gaan. Omdat het een concrete wijziging is in de P&C cyclus zoals die in 2019 is vastgesteld, wordt de raad middels dit voorstel gevraagd te besluiten de nota van wijzigingen toe te voegen aan de P&C cyclus. Deze wijziging gaat in per 2022. De ontvlechting van de Werkorganisatie Duivenvoorde en de druk op de ambtelijke organisatie maken invoering in dit jaar niet mogelijk. Met vriendelijke groet, de commissie Planning en Control

Pagina 2 van 3

Besluit Zaaknummer:

De raad der gemeente Voorschoten; gezien het voorstel van de commissie Planning en Control d.d. 31 maart 2021; Gelezen raadpleegbrief 01 Evaluatie P&C proces 2021, d.d. 23 maart 2021,

besluit:

per 2022 een nota van wijzigingen rond september/oktober in te voeren in het proces van begroting, om zodoende effecten najaarsnota/ septembercirculaire te verwerken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 15 juli 2021

de griffier,

de voorzitter,

Drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 3 van 3