Raadsvoorstel 3e wijziging financiële verordening Voorschoten 2018.docx

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer:

Z/21/059893/276108

Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

dinsdag 23 november 2021 donderdag 9 december 2021 donderdag 16 december 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder:

Adviesnota Derde wijziging Financiële verordening Voorschoten 2018 Wethouder Cramwinckel

Programma:

Alle

Kernboodschap:

Twee ontwikkelingen bij de jaarrekening 2020, te weten het terugdraaien van de restwaardesystematiek en het boeken van reservemutaties conform begroting, hebben geleid tot ongewenste mutaties bij de jaarrekening 2020. Door het aanpassen van de Financiële Verordening en de nota Activabeleid met ingang van boekjaar 2021 wordt de lokale regelgeving in overeenstemming gebracht met het gewenste beleid.

Bijlagen:

1. Was-wordt lijst 3e wijziging financiële verordening Voorschoten 2018; 2. Was-wordt nota Activabeleid 2020-2024; 3. Nota Activabeleid 2020-2024.

Beslispunten:

1. De derde wijziging Financiële verordening Voorschoten 2018 vast te stellen. 2. De aangepaste nota Activabeleid vast te stellen.

Relatie met:

Pagina 1 van 8

Agendapunt: Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Derde wijziging van de financiële verordening Voorschoten 2018. Samenvatting Met ingang van 1 januari 2020 is in Voorschoten voor bepaalde gebouwen en transportmiddelen een restwaardesystematiek ingevoerd. Deze stelselwijziging leidde tot een flink lager bedrag aan afschrijvingslasten. De accountant heeft voorafgaand aan de start van de controle van de jaarrekening 2020 aangegeven dat de uitwerking van deze systematiek, namelijk groepsgewijs met als onderbouwing de WOZ-waarde per pand, niet voldoet aan de voorwaarden die daaraan worden gesteld vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording. Middels de informatiebrief 013 van 4 maart 2021, is de raad hierover geïnformeerd. Deze wijziging wordt met dit voorstel teruggedraaid. Een andere gewenste aanpassing betreft het vastleggen van nadere afspraken met betrekking tot het muteren van reserves. Bij de jaarrekening 2020 moest namelijk voor het eerst, op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna te noemen: BBV), de regel worden toegepast dat reserves worden gemuteerd conform het begrote bedrag ongeacht de realisatie van lasten of baten (conform gemeentewet, budgetrecht raad).

Nadeel is dat hierdoor het aantal verschillen toeneemt bij de jaarrekening, waarvan vervolgens weer wordt voorgesteld om deze verschillen bij resultaatbestemming terug te storten in, dan wel te onttrekken uit, de betreffende reserve. Om deze mutaties zoveel mogelijk te voorkomen en de jaarrekening daarmee niet te belasten wordt voorgesteld om een stelselafspraak op te nemen in de financiële verordening, dat de gerealiseerde lasten en baten leidend zijn voor een reservemutatie, en niet de begrote lasten en baten. Deze werkwijze is conform een aanbeveling in de door de commissie BBV opgestelde kadernota rechtmatigheid 2021. Concreet betekent dit dat als in een jaar een bedrag van € 100.000 is begroot ten laste van een reserve, maar uiteindelijk € 35.000 is besteed, er € 35.000 wordt onttrokken aan de reserve en niet de begrote € 100.000. Beoogd effect De Financiële verordening Voorschoten 2018 in overeenstemming brengen met het afschaffen van de restwaardesystematiek en het gewenste reservebeleid. Argumenten 1.1 Van de eerder ingevoerde restwaarde systematiek voldoet de uitwerking niet aan de voorwaarden die daaraan worden gesteld door het BBV. In 2020 is in Voorschoten de restwaardesystematiek ingevoerd. De concrete uitwerking bleek echter niet conform BBV.

Uit nader eigen onderzoek en aanvullende gesprekken met accountants in het land wordt voorgesteld om de restwaardesystematiek niet verder uit te werken. 1.2 Wanneer er slechts gemuteerd wordt in de reserve wat er daadwerkelijk tot besteding is gekomen, dan wel aan inkomsten is gerealiseerd, dan zal dit leiden tot betere sturing voor de raad en minder afwijkingen bij de jaarrekening. Er wordt voorgesteld om een stelselafspraak op te nemen in de Financiële verordening over de wijze waarop binnen een door de raad goedgekeurde begrote reservemutatie door het college wordt gemuteerd. Momenteel worden bij reserves het volledige begrote bedrag gemuteerd. Dit leidt ertoe dat er bijvoorbeeld een bedrag uit de reserve wordt onttrokken terwijl er geen kosten zijn gemaakt of andersom, er wordt een bedrag in de reserve gestort terwijl hier geen inkomsten tegenover staan. Bij de jaarrekening wordt middels resultaatbestemming voorgesteld

Pagina 2 van 8

om deze mutaties weer te corrigeren. Deze methodiek leidt in eerste instantie tot een hogere afwijking in de jaarrekening en vervolgens tot een hogere resultaatbestemming. Kortom, wel extra werk, maar onder aan de streep niet zozeer extra transparant. Voorstel is om binnen de begrote mutatie de daadwerkelijke lasten of baten te verrekenen met de reserve. Hiermee sluit het uiteindelijke jaarrekeningresultaat beter aan bij de werkelijkheid. Duidelijk is dat de begroting altijd leidend blijft. De raad gaat over de besteding ten laste van reserves en door middel van een begroting geeft zij akkoord op de besteding ten laste van deze reserves. Het is duidelijk dat de mutatie dus te allen tijde binnen de begroting moet blijven, ook in deze voorgestelde aanpassing van de verordening. 1.3 Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om een administratieve aanpassing in de verordening door te voeren (artikel 11 lid 2. onder f). 2.1 Gezien het afschaffen van de restwaardesystematiek dient de nota Activabeleid aangepast te worden. De nota activabeleid komt voort uit de Financiële verordening. In de Financiële verordening is opgenomen dat het college éénmaal in de vier jaar de nota activabeleid aanbiedt aan de raad ter vaststelling. In 2020 is de nota activabeleid aangepast, de herziening zou daarom regulier moeten plaatsvinden in 2024.

Nu wordt voorgesteld om de gemeentelijke financiële spelregels te wijzigen, wordt ook de nota met de nieuwe regels in overeenstemming gebracht. Kanttekeningen 1. De hier voorgelegde derde wijziging gaat eerder in dan de eerder voorgelegde tweede wijziging die op 1 september 2021 is ingegaan. Op 4 maart 2021 heeft uw raad de tweede wijziging van de financiële verordening vastgesteld. Deze wijziging heeft betrekking op de ontvlechting van de WODV en is van kracht geworden op 1 september 2021. Aangezien voorliggende derde wijziging met terugwerkende kracht ingaat per 1 januari 2021, ontstaat de situatie dat de derde wijziging eerder in werking treedt dan de tweede wijziging. Een en ander levert geen strijd op met de regelgeving. Communicatie/Inwonersparticipatie De voorgestelde wijziging van de Financiële verordening wordt bekend gemaakt door plaatsing in het Gemeenteblad. De bijgewerkte Financiële verordening wordt met bijbehorende gegevens aan het publiek beschikbaar gesteld in decentrale regelingenbank. Deze is onder andere vindbaar via www.overheid.nl. Financiën De financiële consequenties van de afschaffing van de restwaardesystematiek zijn verwerkt in de voorjaarsnota 2021 en de kaderbrief 2022. Risico’s De wijziging van de verordening brengt geen risico’s met zich mee. Duurzaamheid De wijziging van de verordening heeft geen aspecten van duurzaamheid.

Pagina 3 van 8

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, gemeentesecretaris

Pagina 4 van 8

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Besluit Zaaknummer: Z/21/059893/276108

De raad der gemeente Voorschoten; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; overwegende dat actualisering van de financiële verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid verantwoording en controle kan worden voldaan; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van dinsdag 23 november 2021, gehoord het advies van de Commissie Burger & Bestuur Voorschoten d.d. 9 december 2021; besluit: 1.

vast te stellen de derde wijziging van de Financiële verordening Voorschoten 2018:

Artikel I Artikel 9 lid 1 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

1.

Materiële en immateriële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in bijlage 1 “afschrijvingsbeleid” bij deze verordening.

Artikel II Artikel 11 lid 2 tot en met 5 wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; d. de functie van de reserve; e. de maximale looptijd; f. de (meerjaren)raming van en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan. 3. Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd; 4. In de jaarstukken en de begroting wordt een actueel overzicht van de stand van zaken en mutaties in van de reserves en voorzieningen opgenomen. 5. Mutaties van reserves vinden plaats op basis van de werkelijke lasten en baten in enig jaar ten laste van de betreffende reserve en bevinden zich altijd binnen de begrote reservemutatie.

Pagina 5 van 8

Artikel III De tekst van bijlage 1 bij de Financiële verordening wordt gewijzigd en komt te luiden als volgt:

Bijlage 1 bij Financiële verordening Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa a. 4 jaar lineair: geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief; b. 4 jaar lineair: een saldo voor agio of disagio; c. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden lineair afgeschreven in een termijn die gelijk is aan die van het onderliggende actief. Afschrijvingsbeleid materiele vaste activa 1. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 20.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. 2. Op kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde wordt niet afgeschreven; 3. De volgende materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in: a. Maximaal 60 jaar: - rioleringen; b. Maximaal 40 jaar: - tunnels, viaducten en bruggen; - parken, sportvelden, onderlaag kunstgrasvelden en groenvoorzieningen; - kades en waterkeringen; - waterwegen, waterbergingen en walbeschoeiing; - nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen; - nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen; c. Maximaal 30 jaar: - wegen, pleinen en rotondes; - openbare verlichting; d. 25 jaar: - geluidswallen (maximaal 25 jaar); - renovatie, restauratie en aankoop woonruimten - renovatie, restauratie en aankoop kantoren en bedrijfsgebouwen; - aanleg tijdelijke terreinwerken. e.

15 jaar: - technische installaties in bedrijfsgebouwen; - pompen en gemalen; f. 10 jaar: - nieuwbouw tijdelijke woonruimten en tijdelijke bedrijfsgebouwen; - veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; - kantoormeubilair en schoolmeubilair; - straatmeubilair; - aanhangwagens en schaftwagens; 7 jaar: - zware transportmiddelen; - personenauto’s en lichte motorvoertuigen; - toplaag kustgrasvelden

Pagina 6 van 8

g. 5 jaar: - telefooninstallaties; - automatiseringsapparatuur. 4. De volgende materiële vaste activa worden annuïtair afgeschreven in: 000007200037.0000

Aankoop woonwagens

ANNU

2005

020

000007200039.0000

Ver.Geb.R.Wagnerln 22:vern.gevel

ANNU

1995

040

000007200043.0000

Mult.acc.Noord-Hofl:Bouwk

ANNU

1993

040

000007200045.0000

J.W.Frisolaan 16 : aanbr.voorz

ANNU

1993

030

000007200046.0000

Hummelhof Waalsln 26: vern gev.

ANNU

2000

040

000007200048.0000

A v Leeuwenhoekk.37:verv.gevelkoz

ANNU

1999

040

000007200049.0000

A v Leeuwenhoekk 37: aftimmerw

ANNU

2000

040

000007200050.0000

Brede school Starrenburg

ANNU

2005

040

000007200051.0000

Brede school Starrenburg

ANNU

2005

040

000007200052.0000

Raadhuis :nieuwbouw

ANNU

1989

050

000007200054.0000

Brandweerkazerne : verbouwing

ANNU

1993

035

000007200056.0000

De Vos vern.gevelonderb.

ANNU

1998

040

000007200057.0000

Herstel voegw.Pr Einsteinln 2

ANNU

1998

040

000007200058.0000

De Vos vern.boeidl.gootconstr.

ANNU

1998

040

000007200061.0000

Elckerlyc: bouwkosten

ANNU

1995

040

000007200079.0000

Emmaus:Bouwkosten

ANNU

1979

040

000007200080.0000

Emmaus:Bouwkosten

ANNU

1979

040

000007200107.0000

Cultureel Centrum : vern.gevelk.

ANNU

1995

040

000007200108.0000

Cultureel Centrum : herstel voegw

ANNU

1995

030

000007200110.0000

Cultureel Centrum : aanl.leid.inbr.prv

ANNU

1999

024

000007200112.0000

Aanpassing lok.Kinderopvang

ANNU

2003

015

000007200113.0000

Gemeentetoren syst trap hekken

ANNU

2000

040

000007200119.0000

Krediet renovatie Het Wedde

ANNU

2003

020

000007200120.0000

Overdekt Bad Adegeest : bouw

ANNU

2003

020

000007200121.0000

Sporthal : Bouw

ANNU

1975

050

000007200122.0000

Vliethorst plafond/wandsysteem

ANNU

2001

025

000007200123.0000

Vlietzaal vern. Zachtboardplafond

ANNU

1998

030

000007200124.0000

Vlietzaal vern. Gevelkozijn

ANNU

1998

040

000007200130.0000

Ambtswoning burgemeester

ANNU

2010

040

000007201010.0000

Nieuwbouw Basisschool Krimwijk

ANNU

2010

040

000007200131.0000

Woonwagenkamp - Voorb.San.Leidseweg Nrd

ANNU

2003

020

Pagina 7 van 8

000007200133.0000

Cultureel Centrum : verv riolering

ANNU

1999

040

000007200210.0000

J.W.Frisoln 16:na-isl.beg.grndv.cv

ANNU

1999

040

000007200211.0000

Peutsp.zl vd Waalsln:herst.vw

ANNU

1995

030

000007200212.0000

A v Leeuwenhoekk.37:verv. CV ins

ANNU

1999

030

000007200213.0000

A v Leeuwenhoekk.37:vervn. Elec/cv

ANNU

1999

030

000007200214.0000

Gemeentelijke Basisadministratie pers.

ANNU

1995

025

000007200217.0000

Brandweerkazerne verv. Cv leid.

ANNU

2002

030

000007200275.0000

Kunstw.Nrd Hofl: aanbr.waterc.

ANNU

1995

030

000007202126.0000

Begr.pl.Rosenburgh:vern.wand/vlrt

ANNU

1995

040

000007202127.0000

Opwaardering aula Rosenburgh

ANNU

1998

040

000007202129.0000

KCA gebouw : depot

ANNU

1995

030

000007202179.0000

Rioolgem Vlietwijk: stucl kelder

ANNU

1995

030

000007202181.0000

Rioolgem Nrd-Hofland :drie pompen

ANNU

1995

025

000007202185.0000

Nrd-Hofland rioolgem vuilw keld

ANNU

1999

020

000007202186.0000

Adegeest 3 vuilwaterpompen

ANNU

2000

025

000007202187.0000

Gemaal Adegeest:rep coating

ANNU

1999

020

000007202197.0000

Aanleg wisselplaats

ANNU

2003

020

000007202198.0000

Aanleg brengplaats afval

ANNU

2004

020

000007202199.0000

Aanleg verzamelplaatsen

ANNU

2002

020

000007202284.0000

Div.invest verz Containers

ANNU

2001

020

Artikel IV Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking en werkt dan terug tot en met 1 januari 2021. 2.

De aangepaste nota Activabeleid vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Voorschoten, gehouden op 16 december 2021.

de griffier,

de voorzitter,

drs. B.J. Urban

drs. N. Stemerdink

Pagina 8 van 8