Raadpleegbrief wensen en bedenkingen DVO.pdf

Raadpleegbrief artikel 169 Gemeentewet

Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp:

Z/21/51492 230699 dinsdag 9 februari 2021 Wensen en bedenkingen samenwerking met Wassenaar

Bijlage(n): geen

Geachte Raad,

Aanleiding De colleges en burgemeesters van Voorschoten en Wassenaar hebben, na toestemming daarvoor van beide gemeenteraden, op 16 december 2020 besloten uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde. De colleges hebben eveneens besloten om de samenwerking tussen gemeenten voort te zetten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Informatievoorziening & Automatisering (I&A) en Post & Archief (P&A) via gastheerschap door dienstverleningsovereenkomsten. Bestuurlijk en financieel is het belangrijk dat u meegenomen wordt in de vorming van deze samenwerking. Daarom stellen wij u in de gelegenheid om op grond van artikel 160, lid 1, onder e, en artikel 169, lid 4, Gemeentewet de wensen en bedenkingen te uiten over het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Wassenaar ten behoeve van het gastheerschap. In deze brief geven wij de overwegingen ervan weer. Eenzelfde proces wordt in de raad van Wassenaar doorlopen. Waarom samenwerken op deze gebieden? De ontvlechting van de WODV valt samen met een aantal ontwikkelingen die gaande zijn in het sociaal domein in Voorschoten en Wassenaar. Er komen nieuwe WMO-taken richting het sociaal domein, zoals beschermd wonen en maatschappelijke opvang. Daarnaast is ook de nieuwe Wet inburgering in aantocht.

De doelgroep voor ondersteuning vanuit de Jeugdwet en Wmo groeit door diverse externe factoren sterk, waardoor het aantal klanten behoorlijk toeneemt. Daarnaast liggen er fikse opgaven ten aanzien van kostenbeheersing op het hele sociaal domein. De onderdelen I&A en P&A worden steeds belangrijker, omdat de digitale dienstverlening en het informatiemanagement een steeds grotere rol gaan spelen. Ontvlechting van deze onderdelen zou veel tijd en geld kosten, waarbij het naast dat incidentele geld ook substantiële meerkosten met zich zou brengen als gevolg van gemis aan synergievoordelen. Het uitgangspunt is dat alle onderdelen van het ICT-landschap gemeenschappelijk worden ingezet voor beide gemeenten. We hebben het dan o.a. over een gemeenschappelijke infrastructuur, informatiesystemen, ITapparatuur en IT-diensten. De post & archieftaken worden overeenkomstig de huidige wijze voortgezet.

Minder bestuurlijke drukte We gaan de samenwerking niet meer via een gemeenschappelijke regeling vorm geven; we willen de bestuurlijke drukte verminderen. Daarom kiezen we voor een eenvoudige manier: gezamenlijk gastheerschap. De taken worden voor beide gemeenten uitgevoerd. MO komt in de organisatie van Voorschoten en verleent diensten aan Wassenaar, I&A en P&A verlenen de diensten vanuit de organisatie van Wassenaar aan Voorschoten. De juridische vorm waarin dit gegoten wordt zijn dienstverleningsovereenkomsten. Welke taken vallen eronder? Alle huidige taken op het gebied van MO, I&A en P&A zullen onder het gastheerschap vallen, met uitzondering van het wijkmanagement en het Integraal Huisvestingsplan (dat laatste geldt voor Wassenaar). Deze taken worden opgesomd in een taken- of producten- en dienstencatalogus (PDC) van de drie onderdelen. Een overzicht is bijgevoegd en vormen bijlagen bij de DVO. Naast deze drie organisatieonderdelen zullen ook taken van de ondersteunende bedrijfsvoeringonderdelen die direct gerelateerd zijn aan de primaire taken van I&A en P&A vanuit de organisatie van Voorschoten plaatsvinden. Daarbij valt te denken aan financieel en juridisch advies, aanbestedingen, klachten en Wob-verzoeken. Personeel Met de hiervoor aangegeven taken komt het personeel in dienst van de gemeente.

Dus voor MO komt het personeel in dienst van Voorschoten; voor I&A en P&A in dienst van Wassenaar. De keuze om al het personeel van één onderdeel bij één gemeente onder te brengen is gemaakt vanwege de eenheid van en eenduidigheid voor het personeel. Van belang is ook dat de vakbonden in het Lokaal Overleg aandacht hebben gevraagd voor het belang dat de rechtspositie van het personeel goed geborgd is, mocht er in de toekomst een splitsing plaatsvinden. Die gezamenlijke verantwoordelijkheid zien we bijvoorbeeld in het feit dat beide algemeen directeuren/gemeentesecretarissen bestuurder en medebestuurder zijn bij reorganisatie of taakoverdracht in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In het kader van de medezeggenschap hebben werknemers zowel actief als passief kiesrecht voor de ondernemingsraad van de gemeente waarin zij in dienst zijn. Sturing Belangrijk is dat voor beide partijen duidelijk is wat jaarlijks de dienstverlening inhoudt. Dat wordt opgeschreven in een jaarplan. Een jaarplan om de activiteiten strak omlijnd te hebben, te kunnen sturen op resultaten, de verwachtingen van beide kanten te managen en de bedrijfsvoering erop af te kunnen stemmen. Uiteraard geldt voor de uitvoering van alle activiteiten dat dit gebeurt conform het vastgestelde beleid van de gemeente en binnen de geldende financiële kaders.

Rekening dient dus wel gehouden te worden met de diversiteit in beleid en daarmee in uitvoering. Hoewel efficiency qua beleid geen uitgangspunt bij het hosten is, hebben de colleges wel met elkaar afgesproken dat de uitvoering zoveel mogelijk wordt afgestemd om efficiënt te kunnen werken. Daarnaast is het mogelijk dat bepaalde taken uitgevoerd moeten worden, die door allerlei omstandigheden niet in het jaarplan zijn opgenomen. Daarvoor zullen aanvullende opdrachtovereenkomsten worden gesloten. Bij de uitvoering van de taken wordt rekening gehouden met de wijze waarop de gemeenten hun taken willen vervullen en welke inzichten ze daarbij hanteren. Zo zal voor wat betreft het onderdeel sport, cultuur en welzijn worden gekeken hoe naar een nieuwe integrale werkwijze kan worden gestreefd die meer bijdraagt aan de vitaliteit van inwoners en dorp. De dienstverlening MO zal zich dan zowel op inhoud als cultuur aansluiten op de opgaven die

Voorschoten zich stelt in het sociaal domein. Tevens wordt dan goed aangesloten op de netwerken die zo belangrijk zijn in het sociaal domein. De taken die in het jaarplan staan mogen alleen worden uitgevoerd door de gemeente zelf. Derde partijen mogen die taken niet overnemen, tenzij beide partijen daarmee instemmen. Dat heeft te maken met de arbeidszekerheid voor de werknemers die die taken uitvoeren. Daarom is een beslissing om het uit te besteden aan een derde partij eerst mogelijk als de Ondernemingsraad daarover geadviseerd heeft. De sturing wordt vormgegeven door een opdrachtgeversoverleg op diverse niveaus: bestuurlijk (college) en ambtelijk op het niveau van gemeentesecretaris/algemeen directeur. Daarnaast is er een accounthoudersoverleg tussen de leidinggevende van een eenheid en de daarvoor aangewezen accounthouder in de opdrachtgevende gemeente. Op dit onderdeel dient het opdrachtgever-opdrachtnemerschap goed uitgedacht te worden. Een jaarplan, waarin basistaken en eventueel aanvullende taken zijn beschreven, vormt de basis van overleg. Financiën Er wordt uitgegaan van een eenvoudige systematiek van kostenverrekening om de administratieve lasten te beperken. Daarbij is het uitgangspunt dat zoveel mogelijk vantevoren genormeerde bedragen worden gehanteerd – en derhalve ook kunnen worden begroot - voor personele en materiele kosten.

Voor wat betreft de kosten die voortvloeien uit het medeondernemerschap worden in de DVO afspraken gemaakt om deze naar evenredigheid te verdelen. Voor risicodragende factoren zoals ziekte, afwezigheid om diverse redenen worden een opslagpercentage gehanteerd. Daarmee wordt voorkomen dat er achteraf herrekeningen plaats behoeven te vinden. Uiteraard wordt er voor meerwerk meer betaald, maar daarover worden aparte afspraken gemaakt. Meerwerk dat van tevoren in het jaarplan kan worden opgenomen, wordt op de gebruikelijke wijze begroot. Is dat niet het geval dan zal dat via de diverse P&C-producten aan u voorgelegd worden. Verder kunnen er op een gegeven moment wijzigingen in de uit te voeren wetgeving en cao-afspraken zijn, die substantiële financiële gevolgen hebben. Dan wordt gekeken naar de werkelijke kosten per gemeente. Tot slot Deze samenwerking borduurt weliswaar voort op de huidige samenwerking, maar heeft ook nieuwe elementen in zich. Het zal zich in de komende tijd moeten zetten. Daarom wordt afgesproken dat we regelmatig op alle punten de voortgang in de gaten houden en ook gaan evalueren om, als dat nodig is, de afspraken in de dienstverleningsovereenkomsten bij te stellen. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf, gemeentesecretaris

Ch. B. Aptroot burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.