Raadpleegbrief 03 P&C cyclus 2021.pdf

Raadpleegbrief Zaaknummer:

Z/21/058390

Documentnummer:

268324

Datum:

28 september 2021 verz: 28 september 2021

nderwerp:

P&C cyclus 2021

Bijlage(n):

n.v.t.

Geachte leden van de Commissie Planning en Control, Op 4 april 2019 heeft de gemeenteraad een besluit genomen over de gewenste inrichting van de Planning & Control (p&c) cyclus. De p&c cyclus 2020 is inmiddels afgerond met een vastgestelde jaarrekening en de cyclus van 2021 is in volle gang. Op 13 september jl. heeft de Provincie een tussenbericht Financieel Toezicht 2021 aan de gemeenteraad van Voorschoten gestuurd. Dit betreft de Jaarrekening 2020 en de Begroting 2022. Wij nemen u graag mee in hoe het college voorstelt met de opmerkingen van de Provincie in dit tussenbericht om te gaan. De gemeenteraad heeft op 29 april 2021 de motie 186 aangenomen waarin zij het college oproept de informatie- en control functie te versterken. Wij nemen u graag mee hoe het college deze motie invult. Niet alleen door de inhoudelijke onderwerpen zoals in deze brief zijn opgenomen aan u voor te leggen, maar ook in de vorm van de versterking van de p&c-functie die wij mede in het licht van de nieuwe organisatie per 1 september 2021 doorvoeren. Tenslotte vormen financiële spelregels een belangrijke basis in de p&c cyclus. U heeft in uw raad van 8 juli 2021 de motie 194 over monitoring op investeringen en liquiditeit besproken. Uit deze bespreking zijn enkele aandachtspunten gekomen t.a.v. de systematiek van het investeringsplafond en schuldenplafond.

Ook speelt bij de financiële spelregels hoe om te gaan met risico’s. Beide onderwerpen leggen wij graag aan u voor. Tussenbericht Financieel Toezicht 2021 Met het vaststellen van de jaarrekening 2020 is de p&c cyclus van 2020 afgesloten. Behalve de goedkeurende accountantsverklaring heeft ook de toezichthouder bevestigd dat er sprake is van een structureel sluitende jaarrekening1. Daarnaast geeft de Provincie Zuid-Holland drie aandachtspunten inzake de begroting 2022, die hieronder kort worden toegelicht. Ook wordt aangegeven hoe het college met deze aandachtspunten voorstelt om te gaan.

1

Brief d.d. 13/9/2021 ‘Tussenbericht Financieel Toezicht 2021’ – Provincie Zuid-Holland

1. Ontvlechting Werkorganisatie Duivenvoorde (WODV) De toezichthouder adviseert om de financiële gevolgen van de ontvlechting zichtbaar te maken in de begroting 2022. Daarnaast wijzen zij op het belang dat er voldoende aandacht wordt gegeven aan de continuïteit van de gemeentelijke taken. Bij de begroting 2022 is rekening gehouden met bovengenoemde financiële gevolgen, die worden gedekt door de bestemmingsreserve die hiertoe eerder door de raad is ingesteld. 2. Herijking van het gemeentefonds De besluitvorming over de invoering van de nieuwe verdeling wordt overgelaten aan het volgende kabinet en daardoor is de voorgestelde invoeringsdatum verschoven naar 1 januari 2023. Het geldende kader vanuit de Provincie is dat in de begroting 2022 wel vooruitgelopen kan worden op eventuele nadelen (voorzichtigheidsprincipe) maar niet op eventuele voordelen. Bij de begroting 2022 is een meerjarige stelpost opgenomen, die de laatste negatieve indicatieve bedragen voor 50% dekt. De overige 50% is opgenomen als risico in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. 3. Extra middelen jeugdzorg Met betrekking tot de toegezegde extra middelen voor jeugdzorg stelt de toezichthouder dat voor 2023 en verder een stelpost opgenomen kan worden voor 75% van de bedragen uit de Hervormingsagenda. Dit conform verwerkt in de begroting 2022.

Provincie geeft ook aan dat met de nog op te stellen Hervormingsagenda er landelijk een eerste bezuiniging van € 214 miljoen moet worden gerealiseerd. Daarmee blijft de noodzaak om maatregelen te nemen die het jeugdhulpstelsel financieel houdbaar maken onverminderd hoog. In de begroting 2022 zijn middelen voor besparende maatregelen voor jeugdzorg opgenomen. Tevens is een incidenteel bedrag gereserveerd ter dekking voor aanvullende maatregelen uit de Hervormingsagenda. Nieuwe organisatie – de basis op orde Met de start van de nieuwe organisatie bestaat ook de wens de financiële cultuur binnen de organisatie te veranderen. Nieuwe ambities en taken hoeven niet per definitie te betekenen dat er extra geld bij moet. Door kritischer te kijken naar planningen en budgetten, kan het zijn dat verschuivingen kunnen leiden tot de benodigde extra ruimte. Bij de kaderbrief 2022 is hiertoe een start gemaakt door de introductie van ‘operatie Arendsoog’. Bij de komende p&c producten zal deze operatie worden herhaald. Er zal meer aandacht zijn voor het invullen van het budgethouderschap met duidelijkere verantwoordelijkheden en korte lijnen die zorgen voor een betere basis voor financieel beheer. Projectmatig en opgavegericht werken en een focus op integrale advisering zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.

Het integreren van voortgangsrapportages en bestaande monitoren binnen de organisatie met de planning van de P&C cyclus maken het eenvoudiger om ontwikkelingen financieel te kunnen volgen en hierop te sturen. Enkele voorbeeld zijn de WMO Monitor en rapportage voortgang Woningbouw. Bij dat laatste wordt ook invulling gegeven aan motie 190, om een kwantitatieve meerjaren-woningbouwplanning uit te werken en op te nemen in de aangehaalde documenten van de P&C-cyclus van 2022 en verder. In de nieuwe ambtelijke organisatie van Voorschoten zal meer aandacht worden gegeven aan de leesbaarheid van financiële producten. Het is de wens om de p&c producten korter en bondiger op te stellen, zonder hierbij de eisen zoals gesteld door de commissie BBV uit het oog te verliezen. Hiertoe zal mede worden gewerkt aan basispalet aan interne opleidingen en trainingen om de financiële knowhow van de ambtelijke organisatie te verbeteren. Daarnaast zal worden geïnvesteerd in onderliggende systemen die het begrotingsproces zullen vereenvoudigen. Dat zal ook bijdragen tot het sneller verwerken van aanpassingen in investeringsplanningen en gevolgen

voor de algehele kapitaallasten en bijbehorende financieringen. De effecten van deze ingezette verbeteringen zullen in de loop van de tijd zichtbaar worden. Ter verdere verbetering van de P&C cyclus, zal in 2022 de nota van wijzigingen worden ingevoerd. Hiermee wordt de raad in staat gesteld om tijdig de structurele effecten uit de septembercirculaire en najaarsnota als eerste wijziging op de begroting mee te nemen. Financiële spelregels Nota schuldenbeheersing Behalve de wettelijke regels heeft de gemeente Voorschoten ook haar eigen financieel beleid aangescherpt door het vaststellen van de nota schuldenbeheersing. Door het toepassen van de beleidsregels uit deze nota wordt bijgedragen aan een risico beheersende investerings- en financieringsplanning. De kaders uit de nota zijn in 2015 opgesteld. Het periodiek actualiseren van kaders is vast onderdeel van de p&c cyclus. Onderwerpen kunnen dan een mogelijke toepassing van indexatie zijn. Daarnaast is de markt van financiële middelen anno 2021 met lage rentestanden wezenlijk anders is dan destijds in 2015. Voorgesteld wordt deze actualisering voor 2022 met elkaar te plannen. Bij behandeling van de kaderbrief zijn technische vragen (412) gesteld over de toepassing van het investeringsplafond.

In de nu geldende nota schuldenbeheersing is een investeringsplafond voor nieuwe investeringen van jaarlijkse afschrijvingslasten van € 100.000 opgenomen. Voorgesteld wordt dit niet als een absoluut getal per jaar te zien, maar als een gemiddelde over een (coalitie)periode van 4 jaar. Deze maatregel heeft immers niet als doel om minder te investeren, maar om verantwoord te investeren zodat er ook ruimte blijft voor toekomstige investeringen. Ter illustratie: de afschrijvingslasten van nieuwe investeringen zijn in 2016 t/m 2020 in totaal minder dan € 200.000, gemiddeld jaarlijks € 40.000. Dit ligt nog ruim onder het investeringsplafond van € 100.000. Dit gezien het beperkte aantal nieuwe investeringen die wij met elkaar hebben afgesproken. Risico’s & onzekerheden De onzekerheid omtrent de rijksmiddelen geven een spanningsveld voor ambities, financiën en organisatie. We proberen hier zo goed mogelijk mee om te gaan door het instellen van financiële buffers, zoals de stelpost herijking gemeentefonds, en het benoemen van de juiste risico’s zodat er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is. Om te zorgen voor een structureel sluitende begroting is operatie Arendsoog ingevoerd. Op basis van realisatiecijfers van voorgaande jaren worden bepaalde budgetten extra doorgelicht. Dit heeft bij het proces van de kaderbrief geleidt tot een structurele besparing.

Ook is er in de Begroting 2022 niet of nauwelijks pm-posten opgenomen, waarmee gehoor wordt gegeven aan uw oproep zo min mogelijk met pm-posten te werken. Tienjarige prognose opnemen in de begroting Bij het vaststellen van de kaderbrief is de motie 194 aangehouden. In deze motie wordt het college verzocht in de begroting 2022 een tienjarige prognose van (mogelijke) investeringen en de effecten hiervan op de liquiditeitspositie van Voorschoten op te nemen. In de kadernota stelt u de kaders vast voor de uitwerking van de begroting. In de kadernota past een doorkijk op langere termijn. En daarmee de financiële effecten van (mogelijke) investeringen op langere termijn zowel voor de begroting als voor de liquiditeitspositie en daarmee de lening behoefte.

Een vast onderdeel in de begroting betreft de paragraaf financiering. Net als in de gehele begroting betreft het meerjarenperspectief het komende begrotingsjaar en de drie jaar erop volgend. Dit conform de wettelijke eisen en richtlijnen van de commissie BBV. Een van de belangrijkste uitgangspunten betreft realistisch ramen, vandaar dat het BBV uitgaat van deze periode van 4 jaar. Wij stellen dan ook voor de 10-jarige doorkijk (alleen) op te nemen in de kadernota. Hierbij kunt u sturen op welke investeringen in welk periode aangegaan moeten worden en welke gevolgen dit op langere termijn heeft. In de begroting wordt cf. de richtlijnen van het BBV uitgegaan van een periode van totaal 4 jaar. Tot slot Het college raadpleegt graag uw commissie over bovenstaande onderwerpen inzake de p&c cyclus en verneemt graag uw reactie op de voorstellen in deze brief. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, Gemeentesecretaris

Drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief