Raadpleegbrief 02 Evaluatie van de processen rond de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis

Raadpleegbrief artikel 160 gemeentewet

Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp:

Z/23/074320 339996 14 maart 2023 verzonden: 16 maart 2023 Evaluatie van de processen rond de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis

Bijlage(n):

Geachte Raad, Aanleiding Tijdens de raadsvergadering van 2 februari 2023 hebben we als college toegezegd om het proces rond de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis te evalueren. In deze brief lichten we onze keuzes voor wat betreft de voorbereiding van de evaluatie toe. Gezien het eerdere proces leggen we in deze raadpleegbrief onze keuzes ook aan u voor, om een evaluatieproces in te richten dat op breed draagvlak kan rekenen. Deze evaluatie is onderdeel van een pakket aan maatregelen om de herhaling van zo’n proces te voorkomen. Een van de andere maatregelen is de herziening van het verkoopbeleid. Doel Deze evaluatie laten we uitvoeren om te leren van de fouten die in de processen rond de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis zijn gemaakt. Ook willen we dat er wordt gekeken naar onderdelen die niet perse verkeerd zijn gegaan, maar waar we ook verbeteringen in kunnen aanbrengen. We onderkennen dat er veel verbeteringen in de processen mogelijk zijn en willen met deze evaluatie alle verbeterpunten in beeld brengen. Randvoorwaarden openbaarheid In het proces streven we naar een zo groot mogelijke openbaarheid. Hierbij zijn we wel genoodzaakt om ons te houden aan de geheimhoudingsplicht voor wat het Bibob-onderzoek betreft, zoals de Wet Bibob ons voorschrijft.

Voor de vaststellingsovereenkomst met Boris Bayer Beheer geldt ook geheimhouding, zoals we dat met de betrokken partijen zijn overeengekomen. Onderzoekscontour De onderstaande vragen willen we voorleggen aan een extern onderzoeksbureau die de evaluatie voor ons gaat uitvoeren. Dit zijn niet de uiteindelijke onderzoeksvragen, we gaan in gesprek met bureaus die de vraag die we bij hen neerleggen ook zelf kritisch tegen het licht houden en hierop reflecteren. Deze onderzoeksvragen vormen de start van het gesprek over de evaluatie.

1. Hoe is het proces omtrent verkoop van het AB-huis verlopen? a. Welke (formele en informele) processtappen zijn gezet in de besluitvorming? b. Welk orgaan (college, raad, organisatie) had in welke stap welke taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid en hoe hebben deze hun taken ingevuld? c. Welke beleidsdocumenten/kaders waren er bij de start van het proces en de stappen hierna en hoe is daar mee omgegaan? Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 2 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

2. Hoe is de informatievoorziening in het proces gelopen? a. Op welke momenten informeerde het college de gemeenteraad en wat was de aard van de informatie (vooraf/achteraf, openbaar/geheim, actieve informatieplicht of informatie noodzakelijk voor wensen & bedenkingen of besluiten). b. Hoe is omgegaan met de openbaarheid van informatie (actieve openbaarmaking naar raad/pers/publiek, geheime informatie gedeeld met de raad, geheime informatie alleen berustend bij het college)? 3. Hoe is de ondersteuning van het proces verlopen? a. Op welke gebieden is eigen expertise ingezet? b. Hoe is de inhuur van externen gegaan? c. Op welke wijze zijn de verkoopdocumenten tot stand gekomen en is geadviseerd over andere juridische stappen in het proces (waaronder geheimhouding in verschillende fasen, bevoegdheden)? Vraag aan de gemeenteraad Kunt u zich als raad vinden in de voorgestelde doelen en onderzoekscontouren om de processen rond de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis te evalueren? We spreken hier graag met u over in de Commissie Burger en Bestuur op 30 maart 2023. Na de bespreking hiervan zullen we uw input verwerken in de uiteindelijke opdrachtomschrijving. Vervolgproces Na bespreking in de commissie starten we de meervoudig onderhandse aanbesteding.

We verwachten het aanbestedingsproces in zes weken te kunnen doorlopen, zodat het onderzoeksbureau medio mei 2023 kan starten met de evaluatie. Toezegging We zeggen de raad toe om ieder kwartaal de raad door middel van een informatiebrief op de hoogte te stellen van de stand van zaken van de evaluatie. De eerstvolgende brief ontvangt u uiterlijk in juni 2023, inclusief de planning voor de uitvoering van de evaluatie, zodat deze kan worden meegenomen bij de bespreking van de kadernota. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, Burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 2 van 2