Raadpleegbrief 01 Evaluatie P&C proces 2020.pdf

Raadpleegbrief Zaaknummer:

Z/21/052544

Documentnummer:

Z/21/052544/236302

Datum:

dinsdag 23 maart 2021

Onderwerp:

Evaluatie P&C proces 2020

Bijlage(n):

Geachte leden van de Commissie Planning en Control, Op 4 april 2019 heeft de gemeenteraad een besluit genomen over de gewenste inrichting van de P&C cyclus. Omdat inmiddels de eerste gehele P&C cyclus volgens de nieuwe werkwijze is doorlopen, acht het college dit een goed moment om met u het verloop van de P&C cyclus te evalueren. Doel van deze brief is de P&C documenten langs te lopen en te zien waar verbetering in de cyclus of behandelwijze van de stukken nodig is. Op dit moment bevindt de P&C cyclus 2020 zich in de laatste fase. In deze fase wordt de jaarrekening opgesteld. Volgens de planning wordt die in mei 2021 aan de gemeenteraad aangeboden ter vaststelling in de vergadering op 10 juni 2021. Daarmee wordt de financiële jaarcyclus 2020 afgesloten. Wijzigingen in de p en c cyclus Kadernota Eén van de belangrijkste wijzigingen was dat er meer nadruk is gelegd op de kadernota als het politieke moment in de P&C cyclus. Besloten is om de algemene beschouwingen te verleggen van begroting naar kadernota. Dit past goed bij de ontwikkeling binnen de raad om meer aan de voorkant van beleidsopstelling te sturen. Daarnaast is besloten om de voor- en najaarsnota niet meer alleen in de commissie B&B te behandelen, maar in alle drie de commissies. Najaarsnota Op 22 april 2020 is de commissie geraadpleegd over de evaluatie van de P&C cyclus 2019 door college.

Hierbij is door college voorgesteld om, in afwijking van het eerdere besluit van 2019, bij de begroting 2021 alleen de financiële stand van zaken over 2020 met de meerjarige financiële ontwikkelingen op te stellen. Hierdoor kon de najaarsnota naar achteren schuiven in de planning van de P&C cyclus, waardoor meer maanden in de najaarsnota konden worden verwerkt, de ambtelijke inzet niet tegelijkertijd op twee P&C documenten werd verdeeld en ook meer ruimte werd gegeven aan de digitale publicatie van beide documenten. Ervaringen Kadernota Twee kadernota’s zijn behandeld sinds het ingaan van de nieuwe werkwijze. Beide keren vormden ze het politieke zwaartepunt in de cyclus, door het houden van de algemene

beschouwingen en het indienen van amendementen en moties. Hiermee is invulling gegeven aan de kaderstellende en voorkantsturende rollen van de raad. Burgerparticipatie bij de Kadernota De commissie P&C heeft destijds aangegeven inwoners meer te willen betrekken bij het opstellen van de kadernota. In 2019 heeft hiertoe een informatieavond plaatsgevonden. Hier is informatie uitgewisseld en zijn er dilemma’s met inwoners besproken. Dit is positief ervaren door inwoners. De doelstelling was om in 2020 weer een dergelijke bijeenkomst te organiseren, maar dit heeft niet plaatsgevonden in verband met onvoldoende capaciteit. Begroting 2021 Met de nieuwe manier van behandelen ligt het politieke zwaartepunt niet meer bij de begroting. De begrotingsbehandeling is meer een moment geworden van beoordelen of de bij de kadernota meegegeven kaders goed zijn uitgewerkt. Toch blijkt dat zich in de periode tussen vaststellen van de kadernota en behandeling van de begroting regelmatig nieuwe ontwikkelingen voordoen waarop geen beschouwing heeft kunnen plaatsvinden bij de kadernota. De behoefte leeft om daarop alsnog te beschouwen bij de begrotingsbehandeling. Hoewel er geen algemene beschouwingen meer worden gehouden bij de begroting, is er door een extra uur vergadertijd (4 uur i.p.v. 3 uur) toch voldoende ruimte voor de raad om alsnog te beschouwen op de nieuwe ontwikkelingen.

Participatie bij de begroting 2021 Naar aanleiding van de begroting 2021 is een live chatsessie georganiseerd voor inwoners. Bij deze live chatsessie konden inwoners de wethouder Financien vragen stellen over de financiën van de gemeente. Hierop zijn positieve reacties gekomen. Voorjaarsnota 2020 De voorjaarsnota is in 2020 in de drie commissies (WRG, M&S en B&B) besproken. Daardoor kon er per commissievakgebied beter bij die onderdelen van de voorjaarsnota worden stilgestaan. De raad heeft aangegeven dit een prettige werkwijze te vinden. De voorjaarsnota is als hamerstuk in de raad van 9 juli 20202 vastgesteld. Najaarsnota 2020 Ook de najaarsnota is behandeld in de drie commissies van de laatste vergadercyclus van 2020. De oorspronkelijk afspraak uit 2019 was dat de najaarsnota eind oktober wordt aangeleverd voor behandeling. In april 2020 is in de commissie P&C afgesproken dat de najaarsnota zal verschijnen nadat de begroting al is vastgesteld omdat het ambtelijk niet haalbaar was deze gelijktijdig met de begroting op te leveren. Wel heeft het college voorafgaand aan de begroting de algemene financiële stand van zaken aan de raad gestuurd, waardoor deze informatie betrokken kon worden bij de begrotingsbehandeling en bijsturing mogelijk was. Door de latere behandeling van de najaarsnota konden meer maanden in de reportage worden betrokken.

Jaarrekening 2020 De Jaarrekening is de laatste fase van de planning- en control cyclus en vormt de verantwoording over de programmabegroting. Met de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Daarbij wordt aangegeven in welke mate maatschappelijke effecten zijn behaald en doelstellingen zijn bereikt. Verder wordt ook over de daadwerkelijk gerealiseerde inzet van middelen verantwoording afgelegd. Over de werkwijze rond de jaarrekening waren geen nieuwe afspraken gemaakt.

Bespreekpunten Burgerparticipatie bij de kadernota en de begroting Een informatiebijeenkomst digitaal dan wel fysiek waarin inwoners geïnformeerd worden over de voorgestelde keuzes lijkt gezien de positieve ervaringen voor herhaling vatbaar. Aangezien dit jaar pas bij de begroting naar verwachting veel zaken duidelijk zijn, is het voorstel om dit in de aanloop naar de begroting en niet ook al bij de kadernota te organiseren. Fysiek, dan wel digitaal, afhankelijk van de coronabeperkingen. Gebruik PM posten Bij de behandeling van de begroting 2021 is vanuit de raad kritiek gekomen op het gebruik van zogeheten PM posten. Bij de P&C cyclus 2021 zal extra aandacht worden besteed om PM posten waar mogelijk te verduidelijken en te verminderen. Het instellen van een zogeheten nota van wijzigingen zou hier een bijdrage in kunnen leveren. Nota van wijzigingen In de nota van wijzigingen kan voorafgaand aan de begroting inzicht geven in de algemene financiële stand van zaken en waarin ook de septembercirculaire is verwerkt. De najaarsnota zelf met meer informatie over de lopende begrotingsuitvoering wordt in november opgeleverd. Dit heeft het voordeel dat ook de ambtelijke organisatie minder wordt belast hetgeen zeer in het jaar van ontvlechting een voordeel is. Aan de voorgestelde werkwijze met een nota van wijziging zitten verschillende voor- en nadelen die we hieronder voor u opsommen.

Voordelen: Structurele effecten uit de najaarsnota kunnen alsnog in begroting voor volgende jaar worden verwerkt; Het aantal PM-posten zal afnemen omdat er meer tijd beschikbaar voor uitwerken van plannen en prognoses. Nadelen: Extra behandeling van begroting, in de vorm van een aanvullende nota van wijzigingen; Het volledige financiële meerjarenbeeld is een kwartaal later bekend dan normaal. Voorstel P&C cyclus 2022 – invoeren nota van wijzigingen rond oktober in het proces van begroting, om zodoende effecten najaarsnota/ septembercirculaire te verwerken. Nog geen aanpassingen doen in P&C cyclus 2021 in verband met ontvlechting en druk op ambtelijke organisatie. Kadernota 2022: samenloop met kabinetsformatie In juni biedt het college aan de raad de kadernota aan met het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De financiële kaders bepalen de ruimte waarbinnen de begrotingsvoorbereiding gestart kan worden. Dit jaar is het proces van de kadernota 2022 anders dan voorgaande jaren. Tijdens het proces van kadernota naar begroting vindt parallel ook de vorming van het nieuwe kabinet plaats. Het rijk heeft aangekondigd belangrijke beslissingen omtrent herziening van het gemeentefonds en gelden voor het sociaal domein en andere onderwerpen bij de kabinetsformatie te nemen.

Het lijkt verstandig bij de kadernota goed de financiële situatie van de gemeente in kaart te brengen, en ruimte te houden voor de oplossing van de problematiek door diverse scenario’s te voor oplossingen te schetsen. Die kunnen concreter zijn naarmate duidelijker is wat voor beleid het nieuwe kabinet gaat voeren. Zolang dat niet duidelijk is, lijkt het nemen van eventueel ingrijpende beslissingen pas aan de orde bij vaststelling van de begroting .

Tot slot Het college raadpleegt graag uw commissie over de opgedane ervaringen met de nieuwe P&C cyclus en verneemt graag of u kunt instemmen met de voorstellen in deze brief. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, Gemeentesecretaris

Ch. B. Aptroot, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief