Oplegnotitie PHO Bestuur en Middelen HR 22-9-21.docx

Oplegnotitie Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp: Bijlage(n):

14 september 2021 Voorbereiding Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen Holland Rijnland 22 september 2021 -

Geachte Raad, Op 22 september 2021 vindt de regiomiddag van Holland Rijnland plaats. Ter voorbereiding van uw reactie in de commissie sturen wij u hierbij onze inzet en vragen bij de diverse regionale onderwerpen. Wij beperken ons hierbij tot de onderwerpen die o.i. de aandacht van de raad behoeven. Uiteraard staat het u vrij om ook over overige onderwerpen opmerkingen mee te geven of vragen te stellen. Op www.hollandrijnland.nl onder ‘Vergaderstukken’ vindt u de agenda en vergaderstukken van de regiomiddag. Deze oplegnotitie gaat over het separate deel Bestuur en Middelen. Link naar de stukken: https://hollandrijnland.stackstorage.com/s/wSPDiaPzdn6s1ToY Bestuur en Middelen 03 TURAP 2021 Het Dagelijks Bestuur te adviseren om de TURAP 2021 ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen Bestuur. Beslispunten: 1. De Tussentijdse rapportage 2021 vast te stellen; 2. In te stemmen met de onderstaande begrotingswijziging. Voorschotens perspectief: Het Dagelijks Bestuur te adviseren om de TURAP 2021 ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen Bestuur. Deze annotatie beperkt zich tot het onderdeel reguliere bedrijfsvoering, omdat Voorschoten niet deel neemt aan de TWO. Overigens is een traject gaande waarbij TWO wordt ondergebracht in een aparte gemeenschappelijke regeling. Welke consequenties dat precies heeft voor Holland Rijnland is nog niet in beeld gebracht.

Het tekort op de reguliere bedrijfsvoering wordt geprognosticeerd op € 265.000, maar kent nog wel veel onzekerheden. Het DB stelt voor het verwachte tekort voor het overgrote deel (€ 250.000) te dekken uit de algemene reserve. De overige € 15.000 moet komen uit extra bijdragen van de deelnemers. Voor Voorschoten zou dit neerkomen op bijna € 1.000. Gelet op de onzekerheden worden definitieve bedragen pas bekend en vast gesteld bij de jaarrekening. Voor 2021 biedt dat een oplossing. Uit de toelichting blijkt echter dat een deel van de overschrijdingen die voor dit jaar wordt verwacht structureel van aard is. Er is in de begroting voor de komende jaren geen rekening mee gehouden, dus zal dan tot overschrijdingen leiden. Uit het voorstel komt niet naar voren aan welke maatregelen het DB denkt om de dreigende overschrijding te voorkomen. Gaan zij op zoek naar bezuinigingen of wordt er gedacht aan een (extra) verhoging 1

van de bijdrage. Het zou goed zijn als daar een uitspraak over komt. Hetzelfde geldt voor de wijze waarop de algemene reserve weer op peil moet worden gebracht. Met tijdige informatie kunnen gemeenten zich vooraf uitspreken over de manier het dreigende tekort in de komende jaren wordt opgelost. Advies: Het advies is om de bovenstaande vragen aan het DB voor te leggen en overigens akkoord te gaan met het advies.

04 Erratum Jaarrekening 2020 Toelichting: Het Dagelijks Bestuur te adviseren om het erratum jaarrekening 2020 ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen Bestuur. Beslispunten: 1. Beslispunt 10 van de jaarstukken Holland Rijnland 2020 (“In te stemmen met de budgetoverheveling TWO van € 73.857,-) te vervangen door: in te stemmen met de storting van het bedrag van € 73.857in de in te stellen bestemmingsreserve budgetoverhevelingen en dit bedrag vervolgens toe te voegen aan het budget 2021 voor het onderdeel TWO Jeugdhulp. 2. Beslispunt 15 van de jaarstukken Holland Rijnland 2020 (“In te stemmen met de budgetoverheveling bedrijvenstrategie van € 20.000,-), te vervangen door: “in te stemmen met de storting van het bedrag van € 20.000 in de bestemmingsreserve budgetoverhevelingen en dit bedrag vervolgens toe te voegen aan het budget 2021 onderdeel bedrijvenstrategie; 3. Beslispunt 11 van de jaarstukken Holland Rijnland 2020 (“In te stemmen met de budgetoverheveling Thuiszitters van € 34.944,-) te vervangen door: in te stemmen met de storting van het bedrag van € 34.944 in de in te stellen bestemmingsreserve budgetoverhevelingen en dit bedrag vervolgens toe te voegen aan het budget 2021 voor het onderdeel Thuiszitters. 4.

Beslispunt 12 van de jaarstukken Holland Rijnland 2020 (“In te stemmen met de budgetoverheveling Ruimte en Wonen van € 100.000,-) te vervangen door: in te stemmen met de storting van het bedrag van € 100.000 in de in te stellen bestemmingsreserve budgetoverhevelingen en dit bedrag vervolgens toe te voegen aan het budget 2021 voor het onderdeel Ruimte en Wonen. 5. In te stemmen met de begrotingswijziging waarbij de lasten van het domein Ruimte en Energie en het domein Maatschappij en Jeugd stijgen met respectievelijk € 120.000 en € 108.801,- (zie overzicht pag. 2) en er een onttrekking aan de reserve budgetoverheveling plaatsvindt van €228.801. Voorschotens perspectief: Het Dagelijks Bestuur te adviseren om het erratum jaarrekening 2020 ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen Bestuur. Het betreft een erratum op de vaststelling van de jaarrekening 2020. Het is een technische wijziging om ervoor te zorgen dat de budgetoverhevelingen, die in de jaarrekening zijn besloten, goed geregeld kunnen worden. Er is hiertegen geen bezwaar.

Advies: 2

Het advies is om in te stemmen met het voorstel.

05 Nota rechtmatigheid en controleplannen Toelichting: De notitie rechtmatigheid, het interne controleplan 2021 en het controleplan 2021 van publiek Belang accountants worden u ter kennisname aangeboden vooruitlopend op de behandeling in het PHO Bestuur en Middelen van 22 september 2021. Beslispunten: Kennisnemen van de notitie rechtmatigheid, het interne controleplan 2021 en het controleplan 2021 van Publiek Belang Accountants. Voorschotens perspectief: Voor gemeenschappelijke regelingen gaat gelden dat het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 moet opnemen in de jaarrekening. Kort gezegd komt het er op neer dat het dagelijks bestuur onderzoek moet doen naar de rechtmatige uitvoering van landelijke en eigen regelgeving. De bedoeling van Holland Rijnland is om dit zo veel mogelijk onderdeel te maken van de dagelijkse uitvoering aangevuld met een systeem van verbijzonderde interne controle. Dit bestaat voor een deel al maar wordt verdient nog verfijning en aanvulling. De voorgestelde pilot voorziet daarin. Een goede voorbereiding op deze nieuwe taak is aan te bevelen. Bovendien zal uit de pilot duidelijk worden wat de personele en financiële consequenties zijn. Advies: Geadviseerd wordt kennis te nemen van de stukken. Voor betreft het overige zijn er geen specifieke opmerkingen.

A.R. de Graaf, secretaris

Drs. N. Stemerdink, burgemeester

3