Oplegger diverse raadsvoorstellen m.b.t. Wet decentrale rekenkamers

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp:

donderdag 24 augustus 2023 Gemeenteraad Wethouder van der Elst Oplegger raadsvoorstellen m.b.t. Wet versterking decentrale rekenkamers

Geachte raad, Op de agenda van de commissie B&B van 21 september en de gemeenraad van 28 september staan een vijftal raadsvoorstellen die betrekking hebben op de Wet versterking decentrale rekenkamers. De bedoeling van deze oplegger is om helderheid te geven in de samenhang van deze stukken en om advies uit te brengen over de behandeling daarvan. Zoals waarschijnlijk wel bij u bekend is, is eind september 2022 de Wet versterking decentrale Rekenkamers aangenomen. Daarin is bepaalt dat het college vanaf verslagjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet opstellen. Daarnaast stelt deze wet nadere eisen t.a.v. de informatievoorziening door het college over doelmatigheid en doeltreffendheid. Onderstaande tabel schets de samenhang van de verschillende aangeboden stukken. Wet versterking decentrale rekenkamers: 2. Financiële verordening 1. Rechtmatigheidsverantwoording

1. Notitie rechtmatigheidsverantwoording

2. Informatievoorziening doelmatigheid en doeltreffendheid

3. Controleverordening

4. Controleprotocol en Normen- en toetsingskader 2023

5. Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid

1. Rechtmatigheidsverantwoording De notitie rechtmatigheidsverantwoording geeft een nadere toelichting op de gevolgen van de wet voor de raad, het college en de gemeentelijk accountant. De raad staat daarbij voor twee kader stellende keuzes: 1. 2.

Het vaststellen van de verantwoordingsgrens Het vaststellen van de rapportagegrens

Als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording dienen verschillende verordeningen te worden geactualiseerd. Het betreft de verordeningen: 1.

2.

Financiële verordening: Deze wordt uitgebreid met nieuwe artikelen t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording, regelt formeel juridisch de verantwoordingsgrens en rapportagegrens; De controleverordening: De verantwoordelijkheden van de accountant en college wijzigen. Hierop moet de controleverordening worden aangepast.

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 3

Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Omdat de controleverordening wijzigt dient ook het controleprotocol te worden herzien. Met het controleprotocol geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties. Daarnaast dient de raad het normen- en toetsingskader voor 2023 vast te stellen. Daarbij stelt de raad vast welke landelijke en lokale wet- en regelgeving het juridische kader vormt voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college in 2023. In de stukken die betrekking hebben op de rechtmatigheidsverantwoording komen vaak dezelfde begrippen terug. Daarom is in de bijlage van deze oplegger een begrippenlijst opgenomen met de meest voorkomende begrippen.

2. Informatievoorziening doelmatigheid en doeltreffendheid Een tweede onderdeel van de Wet versterking decentrale rekenkamers betreft de informatievoorziening op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid door het college aan de raad. Dit vraagt om een herziening van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid.

Behandeladvies Raadsstukken Geadviseerd wordt om de stukken in de volgorde van het opgenomen schema in de raadscommissie en gemeenteraad te behandelen: 1. 2. 3. 4. 5.

Notitie Rechtmatigheidsverantwoording Financiële verordening Controleverordening Controleprotocol en normen-en toetsingskader 2023 Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid

Pagina 2 van 3

Begrippenlijst Goedkeuringstolerantie: de goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Verantwoordingsgrens: De verantwoordingsgrens betekent hier dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. De verantwoordingsgrens wordt uitgedrukt in een % van de totale gemeentelijke lasten. Rapportagegrens (of rapportagetolerantie): De rapportagetolerantie/ rapportagegrens is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapportagetolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Fouten/onjuistheden: Bij de accountantscontrole draait het vooral om het vaststellen dat een jaarrekening geen fout van materieel belang bevat.

Informatie is materieel indien het weglaten of onjuist weergeven daarvan de economische beslissingen die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou kunnen beïnvloeden. Onzekerheden: Van een onzekerheid is sprake als een financiële transactie in de boekhouding is opgenomen, waarvan niet met zekerheid kan worden vastgesteld dat de feitelijke levering heeft plaatsgevonden of de levering zal plaatsvinden. Ter illustratie: Een deel van de cliënten die dagbesteding ontvangen weten niet meer of zij daadwerkelijk op de dag waarover een zorgverlener een factuur heeft ingediend naar de dagbesteding zijn geweest. Als de gemeente dat niet op een andere manier kan vaststellen is de uitbetaling van die factuur onzeker. Getrouwheid: De jaarrekening moet betrouwbaar zijn voor de gebruikers. Betrouwbaarheid betekent dat de informatie vrij is van wezenlijke onjuistheden en vooroordelen, en dat gebruikers van de jaarrekening ervan uit mogen gaan dat deze een getrouw beeld weergeeft. Dit betekent dat de jaarrekening juist en volledig moet zijn, waardoor gebruikers goede beslissingen kunnen maken. Gebruikers mogen ervan uitgaan dat de jaarrekening getrouw weergeeft van wat het zou moeten weergeven. Rechtmatigheid: Rechtmatigheid is de overeenstemming met de geldende regels en besluiten van een (voorgenomen) handelwijze.

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording van het college richt deze zich op de financiële rechtmatigheid. Dat houdt in dat handelswijze van het college in overeenstemming dient te zijn met de financiële bepalingen van lokale en landelijke wet en regelgeving.

Pagina 3 van 3