MEMO onderzoek jaarrekening door commissie P&C.docx

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp: 1.

donderdag 2 juni 2022 Gemeenteraad Mw. drs. Minke Elkerbout Onderzoek jaarrekening door de commissie Planning en Control

Inleiding

De commissie voor Planning en Control is ingesteld om de controlerende rol van de raad te versterken. Daartoe heeft de raad aan deze commissie een aantal taken opgedragen, waaronder het onderzoek van de jaarrekening. In artikel 2, lid 3 van de Verordening voor de Commissie voor Planning en Control is bepaald dat deze commissie de jaarrekening en het jaarverslag onderzoekt en daarover verslag uitbrengt aan de raad. Deze notitie gaat in op de volgende vragen: • Wat zijn de primaire verantwoordelijkheden van accountant, college van burgemeester en wethouders, commissie Planning en Control en de gemeenteraad met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag. • De reikwijdte van het onderzoek van de jaarrekening dat de commissie P&C moet uitvoeren? • Op welke wijze kan dit worden uitgevoerd?. • Wat zijn de specifieke bevoegdheden van de commissie Planning en Control om haar taak te kunnen uitoefenen. 2. De verschillende verantwoordelijkheden. De Gemeentewet zegt hierover in hoofdzaak het volgende: Artikel 197: Het college legt aan de raad over elke begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 198: De raad stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgende op het begrotingsjaar. De jaarrekening betreft alle baten en lasten van de gemeente.

Artikel 213 (verkorte versie) De raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen. b. De baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. c. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en: d. Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. De vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b. Onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Pagina 1 van 2

3. De reikwijdte en werkwijze van het onderzoek De commissie voor Planning en Control onderzoekt de jaarrekening met het oog op voorbereiding van besluitvorming door de raad. Dat betekent dat deze commissie zich primair niet zal moeten richten op onderzoek naar werkzaamheden die al door de accountant zijn verricht. Wel kan hierover met de accountant het gesprek worden aangegaan om inzicht te krijgen in de bevindingen van de accountant en een beeld te krijgen van de door accountant verrichte werkzaamheden. De commissie kan zich in aanleg beperken tot de bevindingen van de accountant zoals vastgelegd in zijn verslag van bevindingen. Dit betekent dat de commissie zich moet richten op De bevindingen van de accountant over de getrouwheid , de rechtmatigheid en de verenigbaarheid van jaarrekening en jaarverslag, zoals beschreven in artikel 213 Gemeentewet (zie ook hiervoor) De vraag of voldoende informatie wordt gegeven om een duidelijk inzicht te krijgen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De bevindingen van de accountant over de kwaliteit van het financieel beheer Dit onderzoek betekent in de praktijk dat de commissie op basis van haar onderzoekswerk aanvullende en/of verduidelijkende informatie kan vragen en vervolgens op basis daarvan verslag doet aan de raad over het antwoord op de vraag of de jaarrekening/-verslag voldoet aan de eisen die je mag stellen aan een goede verantwoording van het in het verslagjaar gevoerde bestuur. Dit verslag is aan de raad gericht maar wordt met de overige stukken eerst in de commissie Burger en Bestuur behandeld. De commissie voor planning en control heeft de opdracht van de raad gekregen dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek is bedoeld om een adequate bestuurlijke besluitvorming mogelijk te maken. Deze opdracht is tevens een mandaat. Dat betekent dat de commissie P&C het vertrouwen heeft gekregen dat ze dit goed zal doen en de commissie/raad daarmee in beginsel zal moeten volstaan.

4. Welke bevoegdheden heeft de commissie? De bevoegdheden van de commissie zijn beschreven in artikel 7 van de verordening. • • • • •

•

De commissie is bevoegd aan de raad als uitoefening van de in artikel 2 vermelde taken, voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant. De commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige. De commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder 4. De commissie is bevoegd om leden van het college, de gemeentesecretaris, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder 4., medewerkers van de gemeente Voorschoten, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen en/of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de commissie medewerkers uitnodigt informeert zij het college hierover.

Pagina 2 van 2