Memo evaluatie Accountant Verstegen

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp:

16-09-2025 Commissie P&C Griffie en concerncontroller Evaluatie Accountant Verstegen

Inleiding Op 16 december 2021 heeft de raad besloten Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. te Dordrecht voor de verslagjaren 2022 t/m 2025 aan te wijzen als accountant; Besluit raad 16 december 2021: 1. 2.

Verstegen accountants en belastingadviseurs B.V. te Dordrecht voor de verslagjaren 2022 t/m 2025 aan te wijzen als accountant; Geheimhouding voor onbepaalde tijd te bekrachtigen op het verslag van de beoordelingscommissie.

De beoordelingscommissie heeft destijds geadviseerd om in het contract een optie op te nemen voor twee jaar verlenging, gelet op het feit dat het contract eindigt in het jaar voor de verkiezingen en dat is niet het meest handige moment om de procedure voor een nieuwe accountant op te starten. Na dit besluit heeft het college, conform artikel 160 Gemeentewet, de privaatrechtelijke overeenkomst met de accountant gesloten voor de duur van vier (4) jaren en twee (2) optiejaren. 2025 is het laatste jaar van het reguliere contract en er dient dus een besluit genomen te worden het vervolg. De verlenging dient 6 maanden voorafgaand aan het einde van het contract (30-06-2026) schriftelijk te worden overeengekomen, dus uiterlijk 31-122025. In de verordening op het instellen van een commissie Planning en Control is opgenomen in artikel 1 (lid 4-6) 4.

5.

6.

De aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole, behoort primair tot het aandachtspunt van de commissie. De commissie adviseert de raad hierover. De commissie is eerste aanspreekpunt voor de accountant en volgt op vooraf afgesproken momenten de stand van zaken van de werkzaamheden van de accountant. De commissie zorgt voor de aansturing van en is eerste aanspreekpunt voor de accountant.

In Artikel 7, lid 4 is opgenomen: De commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder 4.

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 3

Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

De griffie heeft aan het team Kernsupport en de concerncontroller gevraagd naar hun ervaringen met Verstegen accountants. Advies Kernsupport Het proces van de accountantscontrole over de boekjaren 2022 tot en met 2024 is steeds soepeler verlopen. Het eerste controlejaar waren we nog wat zoekende naar de wederzijdse verwachtingen en naar de bedoelingen achter bepaalde vragen. Dat is ook logisch omdat een nieuwe accountant en de organisatie elkaar eerst moeten leren kennen. Gesprekken hierover bleven altijd constructief, wat ertoe leidde dat de controle van 2023 al soepeler verliep. Bij de controle over boekjaar 2024 bleek dat deze goed was verlopen. De accountant heeft dit zelf ook in hun verslag gerapporteerd. Hieruit blijkt dat een langduriger samenwerking met dezelfde accountant zeker zijn vruchten afwerpt. Team Kernsupport staat er dan ook positief tegenover om de samenwerking met Verstegen Accountants te verlengen. Advies concerncontroller Ik heb naast mijn eigen oordeelsvorming ook gesproken met, en input opgehaald bij, mijn (interim) voorgangers. Ons gezamenlijk beeld is dat we tevreden zijn over de werkzaamheden en adviseren de opdracht met nog twee jaar te verlengen Verstegen accountants:     

Is goed benaderbaar en betrouwbaar; Heeft voldoende inhoudelijke kennis van de gemeentelijke processen en inmiddels ook die van gemeente Voorschoten in het bijzonder; Is voldoende kritisch op de interne beheersing en signaleert in voldoende mate verbeterpunten; Heeft voldoende oog voor wat realistisch en haalbaar is voor een gemeente van onze omvang; Blijft zuiver in zijn rol.

Aanvullend speelt ook dat een nieuwe accountant een gemeente eerst weer helemaal eigen moet maken voordat hij van meerwaarde kan zijn, wat ook een forse impact heeft op de medewerkers van Voorschoten. Het potentiële kwaliteits- en kostenvoordeel m.b.t. een de overgang naar een andere accountant binnen deze periode schat ik in als laag. In de kwaliteit van dienstverlening is maar beperkt verschil tussen de verschillende accountantskantoren. Alle accountants moeten namelijk aan de standaard van de beroepsgroep voldoen. De beroepsgroep houdt daar streng toezicht op. Griffie De contacten tussen de griffie en de accountant verlopen soepel. De lijnen zijn kort en de accountant is goed bereikbaar voor vragen of toelichting. Twee keer per jaar is de accountant aanwezig in de commissie P&C: in november om aandachtspunten op te halen voor de controle van de jaarstukken en in mei/juni voor het geven van een toelichting op de uitgevoerde controle. De indruk is dat dit naar tevredenheid is van de commissie. Hierom en

Pagina 2 van 3

gelet op de adviezen van Kernsupport en de concerncontroller ziet de griffie geen aanleiding om het contract met de accountant niet te verlengen. Het aanbestedingsproces om tot een nieuwe accountant te komen is lang en intensief en vergt veel tijd van een aantal leden van de commissie P&C en de ambtelijke organisatie. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 is dit voor nu niet opportuun. Gelet op het bovenstaande: Advies aan de commissie P&C Op basis van het advies van de concerncontroller, griffie en afdeling kernsupport een voorstel aan de raad voor te leggen gericht op verlenging van het contract met Verstegen Accounts met twee jaar in overeenstemming met de mogelijkheid in het huidige contract. Een conceptversie van dit voorstel is bijgesloten bij deze memo.

Pagina 3 van 3