Memo dd 04-04-2023 WH Vd Elst met aanvullende toelichting nav technische sessie beheerplannen (03-04-2023) w.docx

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp:

dinsdag 4 april 2023 Gemeenteraad Wethouder Van der Elst Aanvullende toelichting technische sessie beheerplannen 3 april 2023

Geachte raad, Tijdens de technische sessie Beheerplannen op maandag 3 april jl. hebben wij gemerkt dat er onduidelijkheden en vragen waren over groot onderhoud en de spelregels omtrent voorzieningen. Onderstaand vindt u een nadere toelichting op deze onderdelen. Groot onderhoud civiele kunstwerken Tot groot onderhoud behoren die werkzaamheden die niet vallen onder het dagelijks onderhoud en niet voldoen aan de criteria van investeringen. Het zijn (grootschalige) werkzaamheden, over het algemeen met een lage frequentie (2 tot 3 keer gedurende de levensduur), die uitgevoerd worden om een object weer te laten voldoen aan de vastgestelde normen en prestaties. Groot onderhoud bestaat uit werkzaamheden die worden uitgevoerd wanneer de technische conditie van het te onderhouden kunstwerk een bepaald minimum heeft bereikt en hersteld moet worden. Dit soort onderhoud heeft een lange terugkerende cyclus (vaak langer dan vijf jaar) en is planbaar. De maatregelen zijn bedoeld om de beschikbaarheid van kunstwerken tot het einde van de levensduur te waarborgen. Voorbeelden zijn: het volledig conserveren (verven ter bescherming) van een stalen hoofddraagconstructie of het vervangen van asfalt op brugdekken. De toestandsinspecties, die elke vier jaar uitgevoerd worden, verifieert of de cyclus van vervangingen/herstellingen benodigd zijn.

Met deze maatregelen wordt het kwaliteitsniveau van de objecten zo efficiënt mogelijk op niveau gehouden. Vanuit inspecties wordt aangegeven of (periodieke) onderhoudsmaatregelen conform planning worden uitgevoerd, of dat deze naar voren of achter kunnen worden verschoven. Voorziening Groot onderhoud Civiele kunstwerken Voorzieningen kunnen worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren. In de voorziening mogen geen lasten worden opgenomen die betrekking hebben op regulier jaarlijks onderhoud of investeringen. Grondslag vormen van onderhoudsvoorzieningen Indien een gemeente besluit tot het vormen van onderhoudsvoorzieningen dan stelt het BBV een recent beheerplan als eis. Een beheerplan is van belang om de omvang van de voorziening te bepalen die nodig is om het toekomstig groot onderhoud te kunnen bekostigen. Onder recent wordt door de commissie BBV een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. In geval van Voorschoten geldt de peildatum van 2016. De verlenging van de voorgaande beheerplannen in 2021 en 2022 bevatten geen financiële consequenties. Binnen deze vijf jaar bestaat wel de verplichting om het beheerplan

tussentijds bij te stellen, indien het beheerplan in belangrijke mate niet meer aansluit bij de actuele situatie van de staat van het onderhoud. In de motivatie moet tevens worden aangegeven welke maatregelen er worden genomen om achterstallig onderhoud te voorkomen. Opheffen van voorzieningen bij geen actuele beheerplannen Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek (maximaal 5 jaar, in geval van Voorschoten 4 jaar) te worden geactualiseerd. Indien er geen (recente) beheerplannen aanwezig is, dan moet de voorzieningen worden opgeheven en vallen de middelen vrij ten gunste van het betreffende taakveld/product in de exploitatie. Controle omvang hoogte voorziening accountant Het is inderdaad gebruikelijk dat de accountant dat bij de jaarrekening de omvang van de voorzieningen beoordeeld. Echter, dient de omvang van voorzieningen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen, risico’s en beheerplannen. Over- en onderdekking zijn niet toegestaan. Dus op het moment dat beheerplannen zijn geactualiseerd (naar verwachting 5 april 2023) is bekend welke omvang de voorzieningen op dat moment moeten hebben.

Het is dan ook noodzakelijk de stortingen of vrijval via een begrotingswijziging gelijk te verwerken, om onrechtmatigheid te voorkomen (Gemeentewet).

Pagina 2 van 2