Informatiebrief 55 Jaarverslag adviescommissie bezwaarschriften 2023 (incl. bijlage)

Nr. 55 Informatiebrief Zaaknummer:

Z/24/086051

Documentnummer:

402945

Datum:

16 juli 2024 / verzonden: 16 juli 2024

Onderwerp:

Jaarverslag adviescommissie bezwaarschriften 2023

Portefeuillehouder:

Burgemeester Stemerdink

Bijlage:

Jaarverslag adviescommissie bezwaarschriften 2023

Geachte raad, Hierbij ontvangt u het jaarverslag van de adviescommissie bezwaarschriften 2023. Met het jaarverslag verschaft de adviescommissie bezwaarschriften (hierna: commissie) inzicht in haar werkwijze, het aantal behandelde bezwaarschriften, uitkomsten van adviezen en doorlooptijden. Naast een beschouwing over het jaar 2023 voorziet dit jaarverslag ook in aanbevelingen. Het college heeft besloten de aanbevelingen over te nemen en, daar waar nodig, door te voeren. Resultaten 2023 In het jaar 2023 ontving de gemeente Voorschoten 42 bezwaarschriften. Dit is een lichte toename ten opzichte van 2022, in welk jaar de gemeente 39 bezwaarschriften ontving. In totaal heeft de commissie 30 adviezen (in 2022 waren dit er 39) uitgebracht, waarvan 13 bezwaarschriften ongegrond en 9 bezwaarschriften gegrond. Acht besluiten werden in stand gelaten met het advies deze nader te motiveren. Gebleken is dat de in 2020 geïmplementeerde informele aanpak zijn vruchten blijft afwerpen. Ook in 2023 is veelvuldig contact geweest met procespartijen om bezwaren te bespreken en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen. Er zijn 19 bezwaarzaken informeel afgehandeld. Aanbevelingen Een belangrijk onderdeel van het jaarverslag betreft de door de commissie gedane aanbevelingen.

Hieronder treft u deze aanbevelingen aan, waarbij tevens wordt aangegeven hoe deze aanbevelingen door de organisatie zijn/en of worden aangepakt. [1] Een terugkerende aanbeveling ziet erop dat de commissie graag actief wordt geïnformeerd over het vervolg van bezwaarprocedures. Zij verzoekt de gemeente om in ieder geval de

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

beslissingen op bezwaar die in afwijking van het commissieadvies worden genomen, alsmede rechterlijke uitspraken, aan de commissie toe te zenden als feedback. Reactie college: er wordt al gebruik gemaakt van Ibabs om de commissieleden te informeren. Daarbij zal het maandelijks overlegmoment tussen het secretariaat en de vertegenwoordigers worden voorgezet om de voortgang van bezwaarzaken te bespreken, alsmede de commissie hiervan op de hoogte te houden. [2] Meer aandacht voor de kwaliteit van primaire besluiten. Er dient een juridische toetsing van primaire besluiten plaats te vinden. Reactie college: het college zal dit verder uitwerken in de organisatie.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E. A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 2 van 2

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Jaarverslag TITEL TOEVOEGEN

adviescommissie bezwaarschriften Gemeente Voorschoten Subtitel toevoegen

Voorwoord Hierbij treft u het jaarverslag aan van de adviescommissie bezwaarschriften van de gemeente Voorschoten over het jaar 2023. In dat jaar is een groot aantal leden van de adviescommissie wegens het verstrijken van de zittingstermijn afgetreden. Dit onder grote dankzegging voor de inzet die de leden en voorzitter in de afgelopen jaren hebben gepleegd bij de uitvoering van hun belangrijke taak. Verheugd kan ik u meedelen, dat na openstelling van de vacature er talrijke reacties zijn binnengekomen en er vijf nieuwe leden benoemd zijn. Voorschoten beschikt zo weer over een complete adviescommissie met een brede expertise. Een nieuwe commissie, een nieuwe presentatie van de jaarcijfers over 2023. De commissie heeft gemeend dat met een wat compactere inhoud en het vatten van de belangrijkste resultaten in één overzicht de gemeente Voorschoten een goed inzicht krijgt in het geleverde werk. In 2023 heeft de commissie op 13 maandagavonden een hoorzitting gehouden. Per zitting zijn vaak meerder zaken behandeld. Ten opzichte van het jaar 2022 zijn er met betrekking tot de uitgebrachte adviezen geen grote verschillen qua aantallen en soort zaken te zien. Wel hebben we een toename geconstateerd van het aantal bezwaren gerelateerd aan de Wabo en verkeersmaatregelen. De commissie heeft zich in 2023 ingezet voor kwalitatief goede en tijdige advisering.

Dat is ook terug te zien in de behaalde resultaten. De commissie hoopt dat haar adviezen bijdragen aan de door de gemeente Voorschoten nagestreefde kwaliteit van de gemeentelijke besluitvorming. Dank aan de betrokken bestuursorganen voor het vele en prettige overleg dat werd gevoerd ondanks de bestaande werkdruk, alsmede de inwoners van Voorschoten die tijdens de informele aanpak op grote schaal meedachten in de behandeling van hun bezwaarschrift. Graag geef ik burgemeester Stemerdink in een persoonlijk gesprek een mondelinge toelichting op dit jaarverslag. .

Ben van Hoek

Algemeen Voorzitter Adviescommissie bezwaarschriften Mei 2024 2

SAMENSTELLING ADVIESCOMMISSIE Voorzitter Algemeen De heer mr. D. Stapel (tot 29 mei 2023) De heer mr. B.N. van Hoek (vanaf 29 mei 2023) Overige leden De heer mr. D.O. Bogers, tevens plv. voorzitter De heer mr. M. Gazenbeek, tevens plv. voorzitter (vanaf 1 april 2023) Mevrouw mr. M.Y. van Hattum (tot 29 mei 2023) Mevrouw drs. B. Krot (vanaf 1 april 2023) De heer Mr. R. Miedema (vanaf 1 april 2023) De heer mr. E.G. Nuboer De heer mr. J.A.W. Oosterveer (tot 29 mei 2023) De heer mr. M.R. Plug (vanaf 1 april 2023) Mevrouw mr I.V.Th. Pril (vanaf 1 april 2023) Mevrouw J. Rabhi De heer mr. R.W.I. Rietveld, tevens plv. voorzitter (tot 29 mei 2023) Secretarissen Mevrouw mr. M.P. Buising Mevrouw mr. I.L. Schretlen De heer mr. M.A.J. Martens Administratieve ondersteuning Mevrouw J.M. Gorter

3

Terugblik aanbevelingen jaarverslag 2022 In het jaarverslag van 2022 zijn aanbevelingen gedaan die te maken hebben met de voorbereiding van vertegenwoordigers op de hoorzitting, de volledigheid van bezwaardossiers en verweerschriften en de aanwezigheid bij de hoorzitting van opstellers van primaire besluiten. In 2023 is daar door de betrokken vakafdelingen aandacht aan besteed en is een verbetering zichtbaar. Waar nodig is ook tijdig met het secretariaat afstemming gezocht, zodat de commissie en partijen op de hoogte gesteld kunnen worden van nagezonden processtukken of verweerschriften. Uit de adviezen van de commissie blijkt dat de motivering van besluit onverminderd aandacht vereist. Datzelfde geldt voor het ambtelijk horen. In 2023 zijn slechts twee zaken op deze wijze afgehandeld. Mogelijk heeft dat te maken met de toename van informele oplossingen. Zaken die informeel zijn afgehandeld lenen zich soms ook voor ambtelijk horen. In zoverre heeft het ambtelijk horen ‘concurrentie’ van de informele geschilbeslechting.

4

RESULTATEN IN ÉÉN OVERZICHT

5

TOENAME INFORMELE OPLOSSINGEN In 2023 valt met name de toename in informeel afgehandelde bezwaren op. De laatste jaren is de belangstelling voor alternatieve vormen van geschilbeslechting gestegen. Vanuit de gedachte dat de meeste burgers niet uit zijn op een juridische procedure maar vooral ‘gehoord’ willen worden als zij hun mening geven of ongenoegen kenbaar maken over een besluit, wordt gezocht naar een laagdrempelige vorm van afdoening. Dat heeft ertoe geleid dat bezwaarmakers in eerste instantie telefonisch worden benaderd om het bezwaar te bespreken en te bezien of een oplossing kan worden bereikt zonder hoorzitting en advies van de commissie. Het secretariaat van de commissie streeft er in samenspraak met de vakafdelingen naar om bezwaren zoveel mogelijk op informele wijze af te handelen. Deze alternatieve oplossing kan bestaan uit een toelichting op het bestreden besluit aan bezwaarmaker – doorgaans door de vakafdeling - of uit een aanpassing of intrekking van het bestreden besluit door het bestuursorgaan. Als bezwaarmaker zich kan vinden in de oplossing, leidt dat tot een intrekking van het bezwaar. Ook in 2023 is bij de meeste bezwaren de informele aanpak beproefd en in 16 gevallen heeft dat geleid tot intrekking van het bezwaar. In 2 gevallen is het (pro forma) bezwaar zonder tussenkomst van het secretariaat op eigen initiatief door de bezwaarmaker ingetrokken.

Met name bezwaren tegen verkeersbesluiten zijn het afgelopen jaar dankzij de inspanningen van de medewerkers van Verkeer op informele wijze opgelost. Daarbij geldt dat in 3 gevallen een uitleg tot intrekking van het bezwaar heeft geleid. Daarnaast zijn 6 bezwaren tegen 1 besluit vervallen doordat het college het bestreden besluit heeft ingetrokken. De overige bezwaren zijn voor advies aan de commissie voorgelegd. Voorts zijn 4 bezwaarschriften voor behandeling doorgestuurd naar de rechtbank. Dit was het gevolg van een onjuiste rechtsmiddelclausule onder 2 besluiten. Daarin was vermeld dat bezwaar openstond, terwijl deze (herziene) besluiten onderdeel waren van een beslissing op bezwaar. Daardoor was beroep bij de rechtbank de volgende stap in de procedure. De ingediende bezwaarschriften zijn daarom als beroepschrift doorgezonden aan de rechtbank met het verzoek deze in behandeling te nemen. In het schema is de afhandelingswijze van bezwaarschriften in 2022 en 2023 vergeleken. Daarin valt met name de toename in informele afdoeningen op. 6

ONDERWERPEN VAN BEZWAAR 25

Met 42 ingediende bezwaren is er een lichte toename van het aantal ingediende bezwaren ten opzichte van 2022 (39). Er is een toename te zien van WABO-zaken (38% in 2022 en 47% in 2023). Ook is het aantal zaken met als onderwerp verkeer toegenomen (23% in 2022 en 33% in 2023). Het betreft vaak meerdere bezwaren tegen één verkeersbesluit: het realiseren van parkeerplaatsen gereserveerd voor elektrisch laden bijlaadpalen of éénrichtingsverkeer.

20

15

10

5

0 2022 WABO

7

APV

Verkeer

2023 WMO

WOO

Subsidie

Handhaving

Overig

2023 7%

UITKOMST ADVIEZEN EN TIJDIGHEID De commissie heeft in 2023 in 30 zaken advies aan het college uitgebracht. Het dictum van deze adviezen is hieronder schematisch weergegeven in procenten. Er zijn geen grote verschillen in de uitkomsten tussen 2022 en 2023. Wel is bij de besluiten met motiveringsgebreken onderscheid gemaakt in besluiten die in stand kunnen blijven met een verbetering van de motivering en besluiten waarvoor een heroverweging met inachtneming met het advies is geadviseerd. In de laatste categorie staat niet op voorhand vast dat het besluit in stand kan blijven, maar dient het bestuursorgaan een nieuwe afweging te maken en afhankelijk van de uitkomst daarvan het besluit ofwel te herroepen ofwel in stand te laten met verbetering van de motivering. De nadere afweging die moet worden gemaakt is in dat geval aan het college; de commissie wil niet ‘op de stoel’ van het bestuursorgaan gaan zitten. Dat heeft te maken met de complexiteit van de afweging of met het ontbreken van informatie over de af te wegen belangen. De grafieken laten ook zien dat het de commissie is gelukt om meer adviezen binnen de afgesproken termijn aan te leveren. Er zijn 30 adviezen uitgebracht waarvan 27 (90%) tijdig en 3 (10%) niet tijdig. Tijdigheid Het is de commissie gelukt om in 2023 in 90% van de gevallen een tijdig advies uit te brengen. In 2022 was dat nog 68%.

15%

52% 26% Ongegrond Gegrond Besluit in stand met nadere motivering

Gedeeltelijk gegrond

2022 7% 30%

56%

7%

Ongegrond Gegrond Besluit in stand met nadere motivering

8

Gedeeltelijk gegrond

Beslissingen op bezwaar Het college heeft in 2023 32 beslissingen op bezwaar verzonden. Hiervan zijn 20 beslissingen tijdig verzonden (65%) en 12 niet tijdig (35%). Dit is een grote verbetering in vergelijking met het jaar daarvoor, toen slechts 27% van de beslissingen op bezwaar op tijd zijn verzonden. Het college heeft in alle gevallen het advies van de commissie opgevolgd.

9

Aanbevelingen 2023 1. De adviescommissie streeft ernaar om een beter inzicht te krijgen hoe haar optreden en functioneren door alle betrokken partijen wordt ervaren. Om die reden stelt zij voor om door middel van een enquêteformulier feedback te verzamelen onder bezwaarmakers en andere betrokkenen. 2. Meer aandacht voor de reeds gemaakte afspraak dat de commissie standaard een terugkoppeling ontvangt van beslissingen op bezwaar en uitspraken in (hoger) beroep van zaken die eerder aan de commissie zijn voorgelegd. Dus niet alleen bij een contrair besluit. 3. Nog meer aandacht voor de kwaliteit van de primaire besluiten. De commissie constateert dat er met regelmaat geen of onvoldoende juridische toetsing van het primaire besluit heeft plaatsgevonden, waardoor soms onnodig procedures in gang zijn gezet.

10