Informatiebrief 50 Opvolging aanbevelingen evaluatie AB-huis (incl. bijlage)

Nr 50 Informatiebrief Zaaknummer:

Z/25/101463

Documentnummer:

453588

Datum:

dinsdag 8 juli 2025 / verzonden: 8 juli 2025

Onderwerp:

Opvolging aanbevelingen evaluatie AB-huis

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Bijlage(n):

1. Reactie van het college op de aanbevelingen d.d. 23 april 2024

Geachte Raad, Onderzoeksbureau KWINK heeft in de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis twaalf aanbevelingen gedaan om verbeteringen aan te brengen in de gemeentelijke processen en werkwijze. In deze informatiebrief nemen we de stand van de uitvoering van de aanbevelingen door. Deze brief is een vervolg op de eerste reactie van het college op de aanbevelingen, waarin we een uitgebreide beschouwing op de aanbeveling hebben gegeven (zie bijlage 1). Met deze informatiebrief voeren we toezegging 410 uit en we verzoeken de raad daarom deze toezegging als afgedaan te beschouwen. Een aantal aanbevelingen hebben betrekking op volgende verkoopprocessen. In de begroting 2025 is aangegeven dat twee gemeentelijke panden in 2025 verkocht worden; Antonie van Leeuwenhoekkade 37 en Richard Wagnerlaan 22. Deze panden zijn nog niet verkocht, de aanbevelingen ten aanzien van verkoop worden betrokken bij de verkoopprocessen. Onder geven we cursief de aanbevelingen aan met een toelichting over de uitvoering of inbedding hiervan. 1. Stel voor een volgend verkoopproces een projectleider aan, met voldoende (bestuurlijk) gewicht en senioriteit.

Zorg daarnaast voor een projectteam, waarin ambtenaren zitten met expertise op het gebied van de verkoop van maatschappelijk vastgoed en waarin voldoende juridische kennis aanwezig is (zowel privaatrechtelijk, voor het toezien op het opstellen van de koopovereenkomst als publiekrechtelijk). 2. Zie erop toe dat het projectteam keuzes herleidbaar documenteert, voor het geval er wisselingen plaatsvinden.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

3. Daarnaast bevelen we aan om in volgende verkoopprocessen vooraf uit te denken welke expertise op welk moment nodig is, zodat tijdig gezocht kan worden naar de juiste expertise en er bijvoorbeeld een selectie uit meerdere experts kan worden gemaakt. Ook raden we aan om voldoende tijd in te bouwen voor het bespreken van en reflecteren op externe adviezen. Aan deze aanbevelingen is opvolging gegeven door in de nieuwe organisatie-inrichting projectmanagement primair te beleggen bij het team projecten. De aanbevolen kaders worden gebruikt bij de formulering van projectopdrachten voor de verkoop van vastgoed. Bij projectopdrachten is uitdrukkelijk aandacht voor juridische kennis en vastgoedkennis, het vastleggen en overdragen van informatie en projectplanningen om expertise op het juiste moment in te kunnen zetten. 4. Het gebrek aan vertrouwen tussen de raad en het college is niet simpel op te lossen. We hebben de evaluatie over het AB-huis gedeeld met de onderzoekers van het bestuurskrachtonderzoek. Zij hebben de evaluatie meegenomen bij het vormen van een beeld van de bestuurskracht van onze gemeente. 5.

Voor een volgend verkoopproces bevelen we het college wel aan om steeds expliciet en proactief aan te geven wat de rol van het college is op de verschillende momenten in het proces: wanneer krijgt de raad informatie in het kader van de actieve informatieplicht? Wanneer kan de raad kaders meegeven? Wanneer heeft de raad een controlerende rol, maar neemt het college de besluiten? 6. Communiceer als college proactief naar de raad over gevoelige dossiers, ook als dit formeel nog niet nodig is. Voorkom hiermee dat raadsleden uit openbare bronnen informatie verkrijgen, in plaats van via het college. 7. Geef vanuit het college bij de informatievoorziening richting de raad steeds aan in welk kader en met welk doel het college de informatie deelt: is dit in het kader van de actieve informatieplicht? En zo ja, op welk moment wordt de raad dan bijvoorbeeld om wensen en bedenkingen gevraagd? Als het gaat over een langer lopend proces, is het raadzaam om vooraf weer te geven welke stappen doorlopen gaan worden, en op welk moment de raad welke rol heeft. Vervolgens kan op ieder moment van informatieverstrekking aangegeven worden waar in het proces de gemeente zich bevindt.

Pagina 2 van 5

De bestuurlijke rolverdeling volgt de wettelijke kaders (Gemeentewet, artikel 160, lid 1) die aangeven dat het college bevoegd is tot besluiten over privaatrechtelijke rechtshandelingen. De momenten waarop besluitvorming plaatsvindt en de bijbehorende informatiestromen worden als vereist onderdeel in de projectplanningen opgenomen. Wat de informatiestromen betreft maken we de afweging dat we zo transparant mogelijk informatie delen, zowel over het verkoopproces zelf als over de inhoudelijke condities, dat laatste zolang dit de lopende verkoopprocessen niet schaadt. 8. Vraag daarnaast tijdig advies van de raadsgriffier bij de inzet van instrumenten zoals de wensen en bedenkingenprocedure. Dit is een van de aanbevelingen die nog wordt uitgevoerd. Met het project agendakamer, onderdeel van de organisatieontwikkeling werken we aan de permanente inbedding van de adviesrol van de griffie, vroeg in processen waarbij wensen- en bedenkingen van de gemeenteraad worden gevraagd. 9. Het kan helpen om beleid of richtlijnen op te stellen over de verkoop van vastgoed en het inzetten van Bibob-onderzoeken. Om de verkoop van gemeentelijk vastgoed in goede banen te leiden heeft het college een Gestandaardiseerde werkwijze vastgoed vastgesteld. Hierin zijn de benodigde stappen opgenomen om verkoopprocessen soepel te laten verlopen.

Het Bibob-beleid is in 2024 geactualiseerd zodat de Bibob-instrumenten effectief ingezet kunnen blijven worden, waarbij uitkomsten van Bibob-onderzoeken de gemeente informatie verschaffen die gebruikt wordt bij de beoordeling van vergunningen, of het sluiten van vastgoedtransacties.

Pagina 3 van 5

10. Belangrijker bij complexe processen, is ons inziens een cultuur waarin ruimte is voor de organisatie om tussentijds te reflecteren op het proces en waarin wordt geluisterd naar (kritische) signalen vanuit de organisatie. Dit betreft cultuur en houding, en dat is niet eenvoudig te veranderen of verbeteren. Begin door hier intern het gesprek over aan te gaan. Het versterken van de werkcultuur is onderdeel van de organisatieontwikkeling. Door de herinrichting van de organisatie is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de samenwerking tussen ambtenaren onderling. Het management draagt actief uit dat het delen van professionele opvattingen van vakcollega’s bijdraagt aan de kwaliteit van de advisering richting college en raad. 11. Verbeter de duidelijkheid van de informatievoorziening naar de raad. Laat raadsstukken bijvoorbeeld controleren op begrijpelijkheid. Als informatie te complex en gevoelig is voor in een informatiebrief, overweeg dan een (vertrouwelijke) bijeenkomst met de raad. De kwaliteit van de ambtelijke stukken ten behoeve van de besluitvorming in raad en college heeft de aandacht van de organisatie. Binnen de organisatieontwikkeling is het project Agendakamer gericht op de verbetering van het voorbereidingsproces en de stukken die voor besluitvorming worden geagendeerd. 12.

Stel beleid op over de geheimhouding van stukken, onder andere stukken die in het kader van Bibob-onderzoek zijn verzameld. Verwerk hierin ook op welke manier (processen, systemen) de geheimhouding daadwerkelijk geborgd wordt en zorg dat hierop gestuurd wordt. Deze aanbeveling is geïmplementeerd. Het management heeft in 2024 de Gestandaardiseerde werkwijze geheime documenten laten opstellen, met daarin advies over hoe om te gaan met geheimhouding, inclusief ondersteunende formats.

Pagina 4 van 5

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen,

mw. drs. N. Stemerdink,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 5 van 5

MEMO Datum: Aan: Van: Onderwerp:

dinsdag 23 april 2024 Gemeenteraad College van B&W Reactie van het college op de aanbevelingen evaluatie AB-huis

De onderzoekers hebben in de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis verschillende aanbevelingen gedaan om verbeteringen aan te brengen in de gemeentelijke processen, werkwijze en onderlinge omgang. Per deelaanbeveling geeft het college aan, aan wie de aanbeveling is gericht en wat het voorstel is om met deze aanbeveling te doen.

1

2

3

Aanbeveling (door KWINK Groep) Stel voor een volgend verkoopproces een projectleider aan, met voldoende (bestuurlijk) gewicht en senioriteit. Zorg daarnaast voor een projectteam, waarin ambtenaren zitten met expertise op het gebied van de verkoop van maatschappelijk vastgoed en waarin voldoende juridische kennis aanwezig is (zowel privaatrechtelijk, voor het toezien op het opstellen van de koopovereenkomst als publiekrechtelijk). Zie erop toe dat het projectteam keuzes herleidbaar documenteert, voor het geval er wisselingen plaatsvinden.

Aan wie Organisatie

Daarnaast bevelen we aan om in volgende verkoopprocessen vooraf uit te denken welke expertise op welk moment nodig is, zodat tijdig gezocht kan worden naar de juiste expertise en er bijvoorbeeld een selectie uit meerdere experts kan worden gemaakt. Ook raden we aan om voldoende tijd in te bouwen voor het bespreken van en reflecteren op externe adviezen.

Organisatie

Pagina 1 van 3

Organisatie

Wat doen we Projectmatig werken wordt in de organisatie verankerd, als onderdeel van de organisatieontwikkeling. Het werken met een (senior) projectleider en een projectteam waar de benodigde disciplines in zitten, vanuit de eigen organisatie of, indien nodig, extern, valt straks onder de standaard werkwijze. Wanneer sprake is van een verkooptraject van een gemeentelijk eigendom wordt ook kennis van de relevante juridische domeinen ingewonnen. Een van de taken van een projectleider is het toezien op de documentatie en archivering van informatie, zodat de continuïteit van een project gewaarborgd blijft. Binnen de organisatie is aandacht voor bij het inbedden van projectmatig werken in de organisatie. Inzicht krijgen in de benodigde expertise krijgt een plaats aan de start van de projecten bij het schrijven van de projectopdracht. Het advies om voldoende tijd in de processen in te bouwen voor reflectie op externe adviezen nemen we ter harte en is een blijvend aandachtspunt bij het uitwerken van een projectplanning. Voor inkoop- en aanbestedingen werkt de organisatie samen

4

Het gebrek aan vertrouwen tussen de raad en het college is niet simpel op te lossen.

Raad en college

5

Voor een volgend verkoopproces bevelen we het college wel aan om steeds expliciet en proactief aan te geven wat de rol van het college is op de verschillende momenten in het proces: wanneer krijgt de raad informatie in het kader van de actieve informatieplicht? Wanneer kan de raad kaders meegeven? Wanneer heeft de raad een controlerende rol, maar neemt het college de besluiten? Communiceer als college proactief naar de raad over gevoelige dossiers, ook als dit formeel nog niet nodig is. Voorkom hiermee dat raadsleden uit openbare bronnen informatie verkrijgen, in plaats van via het college. Geef vanuit het college bij de informatievoorziening richting de raad steeds aan in welk kader en met welk doel het college de informatie deelt: is dit in het kader van de actieve informatieplicht? En zo ja, op welk moment wordt de raad dan bijvoorbeeld om wensen en bedenkingen gevraagd? Als het gaat over een langer lopend proces, is het raadzaam om vooraf weer te geven welke stappen doorlopen gaan worden, en op welk moment de raad welke rol heeft. Vervolgens kan op ieder moment van informatieverstrekking aangegeven worden waar in het proces de gemeente zich bevindt. Vraag daarnaast tijdig advies van de raadsgriffier bij de inzet van instrumenten zoals de wensen en bedenkingenprocedure.

College

6

7

8

Pagina 2 van 3

met Stichting Rijk. Het college heeft op 26 maart 2024 een gestandaardiseerde werkwijze voor de verkoop van gemeentelijk vastgoed vastgesteld, om eenduidig transparante, openbare en marktconforme verkopen mogelijk te maken. We stellen voor om de opgave voor het versterken van het vertrouwen tussen de raad en het college aan de onderzoekers van het bestuurskrachtonderzoek mee te geven als ontwikkelpunt voor het gemeentebestuur. We nemen het advies ter harte om de raad proactief te informeren, waarbij we aangeven welke soort informatie de raad mag verwachten, en waarbij helder is wat de rolverdeling tussen raad en college is, zodat beiden hun eigen rol goed kunnen invullen.

College

Zie aanbeveling 5

College

Zie aanbeveling 5 Een van de plekken waar het college de raad meeneemt in de processen zijn de startnoties die voorafgaand aan beleidsontwikkeling of projecten naar de raad worden gestuurd. Hierbij houden we rekening met eventuele adviezen die de werkgroep startnotities formuleert.

Organisatie

In de organisatieontwikkeling is aandacht voor het tijdig advies vragen aan collega’s over het gebruik en inzet van de sturingsinstrumenten van college en raad, waaronder de

9

10

11

12

Het kan helpen om beleid of richtlijnen op te stellen over de verkoop van vastgoed en het inzetten van Bibobonderzoeken. Belangrijker bij complexe processen, is ons inziens een cultuur waarin ruimte is voor de organisatie om tussentijds te reflecteren op het proces en waarin wordt geluisterd naar (kritische) signalen vanuit de organisatie. Dit betreft cultuur en houding, en dat is niet eenvoudig te veranderen of verbeteren. Begin door hier intern het gesprek over aan te gaan. Verbeter de duidelijkheid van de informatievoorziening naar de raad. Laat raadsstukken bijvoorbeeld controleren op begrijpelijkheid. Als informatie te complex en gevoelig is voor in een informatiebrief, overweeg dan een (vertrouwelijke) bijeenkomst met de raad.

College

Stel beleid op over de geheimhouding van stukken, onder andere stukken die in het kader van Bibob-onderzoek zijn verzameld. Verwerk hierin ook op welke manier (processen, systemen) de geheimhouding daadwerkelijk geborgd wordt en zorg dat hierop gestuurd wordt.

Organisatie

Pagina 3 van 3

Organisatie

College, organisatie

wensen- en bedenkingenprocedure. Het college werkt aan nieuw verkoopbeleid voor maatschappelijk vastgoed, deze aanbeveling wordt daarin uitgewerkt. Het verder ontwikkelen van een open cultuur waarin ruimte is voor inzichten vanuit verschillende hoeken van de organisatie is een onderdeel van de organisatieontwikkeling, waar op dit moment aan wordt gewerkt. Aangezien cultuurveranderingen langzaam gaan zal dit in de komende jaren een aandachtspunt blijven. De kwaliteit van de ambtelijke stukken ten behoeve van de besluitvorming in raad en college heeft de aandacht van de organisatie. Binnen de organisatieontwikkeling is het project Agendakamer gericht op de verbetering van het voorbereidingsproces en de stukken die voor besluitvorming worden geagendeerd. Het MT heeft een gestandaardiseerde werkwijze geheime documenten laten opstellen (dd. 8 maart 2024), met daarin advies over hoe om te gaan met geheimhouding, inclusief ondersteunende formats.