Informatiebrief 48 Voorgenomen samenwerking Voorschoten Voor Elkaar en Participe (incl. bijlagen)

48 Informatiebrief Zaaknummer:

Z/25/099064

Documentnummer:

453581

Datum:

Dinsdag 1 juli 2025/verzonden 4 juli 2025

Onderwerp:

Voorgenomen samenwerking Voorschoten Voor Elkaar en Participe

Portefeuillehouder:

Wethouder Schokker

Bijlage(n):

1a. Brief Voorschoten Voor Elkaar en Participe. 1b. Visiedocument Voorschoten Voor Elkaar en Participe. 2. Brief van het college aan Voorschoten Voor Elkaar en Participe.

Geachte Raad,

In deze raadsinformatiebrief informeert het college u over de recente ontwikkelingen bij Voorschoten Voor Elkaar. Aanleiding Op vrijdag 19 juni ontving het college een brief en visiedocument van Voorschoten Voor Elkaar. Deze zijn bijgevoegd als bijlage bij deze Raadsinformatiebrief. Het college steunt deze voorgenomen samenwerking en zal die steun ook uitspreken in een reactie aan Voorschoten Voor Elkaar en Participe. Stichting Voorschoten Voor Elkaar is een zelfstandige stichting die zelf dit besluit mag nemen, zonder dat het college hiermee formeel hoeft in te stemmen. De bestuurder van Voorschoten Voor Elkaar heeft de afgelopen periode verschillende opties verkend om de dienstverlening te continueren, daarbij is recent de keuze gemaakt om met Participe verder te gaan. Inleiding

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Voorschoten Voor Elkaar (VVE) is sinds 2020 de lokale brede welzijnsorganisatie die eraan bijdraagt dat iedereen naar vermogen kan participeren in de samenleving. VVE brengt Voorschotenaren met elkaar in contact en ondersteunt hen thuis en in de wijk. Samen met andere organisaties vergroot VVE als centrale netwerkpartner en sociaal makelaar de zelfstandigheid en betrokkenheid van buren, vrijwilligers en hulpvragers van alle leeftijden. VVE is een organisatie voor het bieden van hulp, advies en ondersteuning met een preventief karakter (nulde lijn) en de professionele disciplines voor vrij toegankelijke voorzieningen (eerste lijn) voor alle inwoners van Voorschoten van 0-100+ jaar. De activiteiten van VVE passen ook bij de ambitie van de gemeente Voorschoten om met een brede welzijnsorganisatie het voorliggende veld te verstevigen, waardoor inwoners sneller de meest passende hulp krijgen en er minder aanspraak wordt gedaan op maatwerkvoorzieningen voor ondersteuning. In dit kader is VVE een belangrijke partner in de integrale toegang 0100+jaar met een eigen loket, dat laagdrempelig en toegankelijk is. De afgelopen periode heeft, gezien de beoogde doorontwikkeling 2026, de financiële ontwikkelingen en besloten ombuigingen, nauw overleg plaatsgevonden tussen de gemeente en VVE.

VVE heeft onderzoek gedaan en ons aangegeven dat duidelijk is geworden dat het volledig zelfstandig blijven van VVE een moeilijke opgave wordt omdat de bedrijfsvoeringkosten en daarmee de overhead te groot zijn in verhouding tot de totale omzet. VVE heeft onderzoek gedaan en verkend is op welke wijze VVE de dienstverlening voort kan blijven zetten op een manier die recht doet aan de doelstelling en op een zo geruisloze manier. VVE heeft ons laten weten deze te hebben gevonden in de samenwerking met Participe. Over Participe Participe is een professionele welzijnsorganisatie die werkt aan het versterken van de zelfredzaamheid, participatie en het welzijn van inwoners. Vanuit de visie "welzijn voorkomt zorg" biedt Participe laagdrempelige ondersteuning aan inwoners bij het omgaan met levensgebeurtenissen, het voorkomen van sociale problematiek en het benutten van eigen kracht en netwerk. De organisatie werkt wijkgericht en in nauwe samenwerking met vrijwilligers, maatschappelijke partners en lokale overheden, en levert onder andere diensten op het gebied van mantelzorgondersteuning, buurtinitiatieven en sociaal werk. Participe gaat de overheadtaken van VVE overnemen. Zij kunnen door hun schaalgrootte deze taken efficiënt en effectiever uitvoeren tegen lagere kosten dan dat VVE dat zelf kan. Participe is actief in de volgende gemeenten:

Pagina 2 van 5

1. Alphen aan den Rijn 2. Amstelveen 3. Delft 4. Aalsmeer 5. Kaag en Braassem 6. Ouder-Amstel 7. Nieuwkoop 8. Lansingerland 9. Uithoorn Door deze samenwerking verandert er voor de dienstverlening aan onze inwoners in Voorschoten niets. VVE blijft lokaal actief, zichtbaar en herkenbaar als uitvoerder van het geven van informatie en advies, als centrale netwerkpartner, sociaal makelaar en partner in de integrale toegang 0-100 jaar en van activiteiten gericht op volwassenen/ouderen, jeugd, bestaanszekerheid en clientondersteuning. Zij worden op het gebied van bedrijfsvoering en kennis gevoed door Participe. VVE blijft ook de subsidie aanvragen en ontvangen en verantwoorden. Participe werkt zowel op basis van contractuele afspraken als subsidierelaties met gemeenten. De dienstverlening wordt afgestemd op de lokale beleidsdoelstellingen en maatschappelijke opgaven. Dit resulteert in maatwerk per gemeente, waarbij Participe onder andere verantwoordelijk gemaakt wordt voor een breed en compleet palet van dienstverlening op het gebied voor het uitvoeren van welzijnswerk, vrijwilligers- en mantelzorgondersteuning, en preventieve hulpverlening. Participe legt periodiek verantwoording af aan gemeenten over de voortgang en maatschappelijke effecten van haar inzet via vast te leggen afspraken, concreet voor VVE en Voorschoten via de subsidiebeschikking en de samenwerkingsovereenkomst.

Daarnaast stimuleert de organisatie kennisdeling en innovatie door succesvolle werkwijzen uit verschillende gemeenten met elkaar te verbinden. De mogelijkheden voor VVE hiertoe worden de komende tijd nog verder verkend. De samenwerking tussen Participe en gemeenten is gebaseerd op vertrouwen, maatwerk en gedeelde maatschappelijke doelen. Door haar lokale verankering en brede expertise levert Participe een waardevolle bijdrage aan een veerkrachtige en inclusieve samenleving. Inwoners uit Voorschoten krijgen door een samenwerking tussen VVE en Participe een betere dienstverlening.

Pagina 3 van 5

Governancestructuur van Participe Participe is georganiseerd volgens een holdingstructuur waarin meerdere werkmaatschappijen opereren als zelfstandige stichtingen. Deze structuur is opgezet om enerzijds lokale verankering en maatwerk mogelijk te maken, en anderzijds centrale ondersteuning en strategische sturing te waarborgen. Elke werkmaatschappij beschikt over een eigen begroting, jaarrekening en vermogensopbouw, die uitsluitend binnen de betreffende stichting wordt aangewend. De centrale aansturing vindt plaats vanuit Stichting Participe Holding, waarin de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht zijn ondergebracht. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en de uitvoering van het strategisch beleid. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het functioneren van de organisatie en vervult tevens de rol van werkgever, klankbord en goedkeurder. De governance is ingericht conform de Governance Code Zorg en de Governance Code Sociaal Werk, waarmee transparantie, integriteit en maatschappelijke verantwoording worden geborgd. Deze structuur stelt Participe in staat om flexibel in te spelen op lokale beleidsdoelstellingen, terwijl tegelijkertijd de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening op organisatieniveau worden gewaarborgd.

Het vervolg VVE gaat dit verder uitwerken en blijft ons informeren over de voortgang zodat per 1 januari 2026 een bestendige en toekomstgerichte samenwerking tussen VVE en Participe kan starten en VVE voldoende robuust is voor de toekomst. Ook kunnen tussen de gemeente en VVE en VVE en Participe complete sets afspraken worden gemaakt waarin deze naar tevredenheid voor alle partijen worden vastgelegd en de verschillende rollen van partijen zorgvuldig worden geborgd. In de Voorjaarsnota 2025 heeft het college een bedrag opgenomen dat beschikbaar komt voor aantoonbaar gemaakte transitiekosten, zodat een soepele overgang zonder hinder voor onze inwoners gerealiseerd kan worden.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

Pagina 4 van 5

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

mw. drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 5 van 5

Visiedocument Voorschoten voor Elkaar & Participe – Samen verder 19 juni 2025 (definitief)

Het huidige jaar is voor Voorschoten voor Elkaar een belangrijk transitiejaar. De opdracht vanuit de gemeente is aanzienlijk gewijzigd en Voorschoten voor Elkaar is momenteel volop bezig de organisatie in te richten zodat vanaf 2026 binnen de nieuwe kaders de gewenste opdracht uitgevoerd kan worden. Naast aanpassing van de interne werkorganisatie is het ook wenselijk dat Voorschoten voor Elkaar zich aan een strategische partner verbindt. Voorschoten voor Elkaar en Participe zijn al jaren toonaangevende welzijnspartners van hun gemeenten en werken vanuit dezelfde visie, met dezelfde achtergrond en hechten belang aan lokale inbedding. Binnen de regio Zuid-Holland Zuid werken we samen in het kader van de regionale IZA akkoorden. Wij hebben de wens om onze krachten te bundelen en samen onder één dak verder te gaan. Omdat we geloven dat we binnen één gezamenlijke organisatie meer impact kunnen maken op de samenleving en binnen het sociaal domein. En zo een grotere bijdrage kunnen leveren aan de maatschappelijke participatie van onze inwoners. Onze visie op het verder samen gaan, wordt kort beschreven in dit document. Er zijn inmiddels diverse verkennende gesprekken gevoerd. De Raad van Toezicht van Voorschoten voor Elkaar, bestuurder en externe betrokkenen zijn daarbij overtuigd geraakt van het goede van de beoogde samenwerking.

Als opdrachtgever van Voorschoten voor Elkaar speelt de gemeente Voorschoten op de achtergrond een belangrijke rol. Wij vinden het cruciaal dat ook de gemeente overtuigd is van deze keuze. Graag vragen wij als organisaties dan ook een blijk van waardering voor deze keuze. Het is daarmee ook een traject dat we samen met de gemeente verder willen ingaan.

Hoe ziet ‘samen verder’ eruit?

Voorschoten voor Elkaar wordt onderdeel van de Participe Groep en daarbij een van de werkmaatschappijen (naast Participe Alphen aan den Rijn, Participe Projecten, Participe Amstelland, Participe Delft en Participe Holding). Stichting Voorschoten voor Elkaar blijft bestaan. Via een bestuurlijke fusie gaat de raad van toezicht en het bestuur van Participe ook fungeren als raad van toezicht en bestuur van Voorschoten voor Elkaar. De naam en branding van Voorschoten voor Elkaar én het personeel blijven behouden, de opdrachten worden onverminderd uitgevoerd. Voor Voorschoten voor Elkaar wordt een manager aangesteld die op tactisch/strategisch niveau zal opereren en het eerste aanspreekpunt voor de gemeente Voorschoten zal zijn. Onderdeel van diens werkzaamheden blijft een optimale aansturing van Voorschoten voor Elkaar met een voortdurende blik op de lokale eigenheid. De manager borgt de couleur locale, heeft de opgave om de Voorschotense stijl te behouden en moet Voorschoten voor Elkaar laten ingroeien tot een volwaardig onderdeel van de Participe Groep. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ‘best practices’ die binnen Participe zijn opgesteld en kan worden teruggevallen op robuuste en efficiënte centrale ondersteuning. Daartoe zal de manager ook deel uitmaken van het managementteam van de Participe Groep.

Visiedocument samenwerking Voorschoten voor Elkaar – Participe, 19 juni 2025 (definitief)

1 van 3

Welke voordelen zijn er voor Voorschoten

In het algemeen: Een stevige lokale partner die ook op strategisch niveau met de gemeente kan samenwerken; Grotere slag- en ontwikkelkracht door bundeling van krachten; Synergievoordelen door de combinatie van expertises op het gebied van vrijwilligerswerk en welzijn, maar ook breder binnen het sociaal domein en in de beweging naar de zorg; Door een gezamenlijke bedrijfsvoering creëren we schaalvoordelen, behalen we een grotere efficiëntie, verbetert de kwaliteit, is de continuïteit van de dienstverlening beter geborgd en kunnen we ons aanbod nog beter afstemmen op de behoeften van de inwoners; Binnen de groep is meer ruimte voor Strategie & Innovatie ter ondersteuning van het primaire proces en het partnerschap met de gemeente. Specifiek zien we de volgende voordelen: Voorschoten voor Elkaar blijft Voorschoten voor Elkaar Voorschoten, de gemeente en de inwoners, krijgen niet ineens met een andere welzijnsorganisatie te maken, met andere werkers, werkwijzen of een ander ‘standaard’ aanbod. Voorschoten voor Elkaar wordt onderdeel van de Participe Groep en krijgt daarmee de voordelen van een groter verband. Maar Voorschoten voor Elkaar blijft het eigen Voorschoten voor Elkaar; ook bij de andere werkmaatschappijen van de Participe Groep zit de lokale eigenheid en inbedding in het DNA.

Voorschoten voor Elkaar krijgt meer ruimte voor de uitvoeringspraktijk Participe heeft ondersteunende diensten als HR, ICT, Financiën en facilitaire diensten ondergebracht in het Bedrijfsbureau. Daarnaast is Strategie & Innovatie als apart aandachtsgebied vorm gegeven. Deze bedrijfsonderdelen staan dichtbij de werkorganisaties, zijn robuust opgezet en op voldoende niveau om op hun eigen werkgebieden de grotere uitdagingen aan te kunnen en aan de steeds hogere standaarden te voldoen. Hierdoor kunnen alle werkers, inclusief het lokale management, zich volledig richten op – is er meer ruimte en tijd voor – de dagelijkse uitvoeringspraktijk. De uitvoeringspraktijk wordt robuuster Als onderdeel van de Participe groep kan Voorschoten voor Elkaar voortaan gebruik maken van de draagkracht van het grotere geheel; vraagstukken worden gezamenlijk aangepakt en opgelost. De uitvoeringspraktijk bij Voorschoten voor Elkaar wordt afgestemd op de ‘best practices’ binnen Participe. Grotere slagkracht om bestaande ambities van beide partijen vorm te geven Er liggen kansen in de samenwerking met andere domeinen en voor andere opdrachtgevers zoals VVT-organisaties, zorgverzekeraars of woningcorporaties. Deze zijn veelal regionaal georganiseerd. Ook het meedoen in ontwikkelingen rondom het IZA, eventueel het AZWA vragen een grotere schaal.

Met name voor kleinere organisaties is het lastig om hier goed op aan te sluiten vanuit een klein werkgebied. Wij voorzien dat deze ontwikkelingen de komende jaren vragen om schaalvergroting en sorteren daar nu al op voor zodat we straks goed aan tafel zitten. Grotere slag- en ontwikkelkracht voor nieuw kansen Participe en Voorschoten voor Elkaar zien kansen waar we gezamenlijk beter op in kunnen spelen, waaronder: - Het ontwikkelen van ons vakmanschap en expertise zodat we een goede gesprekspartner zijn voor (potentiële) opdrachtgevers; - Het verder ontwikkelen van instrumenten die de toegevoegde waarde van ons werk meer transparant maken zoals effectmeting van ons werk;

Visiedocument samenwerking Voorschoten voor Elkaar – Participe, 19 juni 2025 (definitief)

2 van 3

-

Het expliciteren van onze methodische aanpak op huidige en toekomstige opgaves, denk aan eenzaamheid, langer zelfstandig wonen, polarisatie, zodat we een interessante partner zijn en blijven.

Door deze voordelen dragen we beter bij aan de realisatie van een aantal doelstellingen in het Sociaal Domein zoals vastgesteld door de raad van de gemeente Voorschoten. We geloven dat hierdoor Voorschoten voor Elkaar met de bijgestelde subsidie doelgericht en ook in de toekomst die impact kan maken die van waarde is voor de inwoners en organisaties in Voorschoten.

Aanbod van Voorschoten voor Elkaar en Participe versterken elkaar

Het Sociaal Werk aanbod van Voorschoten voor Elkaar sluit in belangrijke mate aan op het aanbod van Participe. We zijn werkzaam in dezelfde regio en werken samen bij de regionale IZA akkoorden onder penvoerderschap van Participe. Belangrijk is dat – zoals al aangegeven – wij vanuit dezelfde visie en met dezelfde achtergrond werken; Voorschoten voor Elkaar is destijds op dezelfde bouwstenen gefundeerd als Participe; Participe was daar destijds ook bij betrokken. Het samenbrengen van de werkers en daarmee van hun denkkracht, het uitwisselen van best-practices verstevigt elkaars aanbod. Participe voert daarnaast al jaren aanvullende diensten die nu binnen het bereik van Voorschoten komen.

Aandachtspunten, verder traject en globaal tijdspad

We zien nu als voornaamste aandachtspunten het krappe tijdspad waarbinnen de bestuurlijke fusie van Voorschoten voor Elkaar en Participe gerealiseerd moet worden, de beweging die Voorschoten voor Elkaar aan het maken is om binnen de nieuwe subsidiekaders vanaf 2026 tot een passend aanbod te komen, borging van het toekomstperspectief van Voorschoten voor Elkaar en de aanloopkosten. Na afstemming met de gemeente starten Voorschoten voor Elkaar en Participe direct het verdere traject op: We spreken de intentie uit dat Voorschoten voor Elkaar onderdeel wordt van de Participe Groep en formaliseren deze intentie. We geven kleur en inhoud aan de beelden die er zijn rondom deze vorm van samenwerking, de gedeelde ambities in relatie met de eigen belangen en het proces hoe er toe te komen. Dit wordt met de interne gremia en externe stakeholders besproken. Voor afstemming, draagvlak en daar waar nodig toestemming. In een tweetal stappen verdiepen we en komen we tot definitieve overeenstemming en besluitvorming. In een nadere verkenning worden alle aspecten van de bestuurlijke fusie en verdere integratie in beeld gebracht en onderzocht. Inhoudelijke en financiële randvoorwaarden worden getoetst. Voor pijnpunten worden oplossingen gezocht.

Nadat tussentijds is vastgesteld dat we op de goede weg zijn, wordt de onderliggende businesscase en het implementatieplan definitief vorm gegeven; definitieve besluitvorming kan vervolgens plaatsvinden. Ook bij deze twee fases worden interne gremia en externe stakeholders betrokken. Globaal is de planning dat we in juni de intentieverklaring en een plan van aanpak rond hebben. Direct daarna wordt met de nadere verkenning gestart. In september hebben we een tussentijds go/no-go en zal op basis van de nadere verkenning de businesscase en het implementatieplan opgesteld worden. Hierop vindt in oktober definitieve besluitvorming plaats. Per 1 januari 2026 kan stichting Voorschoten voor Elkaar als onderdeel opgenomen worden in de Participe groep.

Visiedocument samenwerking Voorschoten voor Elkaar – Participe, 19 juni 2025 (definitief)

3 van 3