Informatiebrief 48 Aanpassingen Jaarrekening 2023 (incl. bijlagen)

Nr. 48 Informatiebrief Zaaknummer:

Z - 24/085654

Documentnummer:

402787

Datum:

2 juli 2024 / verzonden 2 juli 2024

Onderwerp:

Jaarrekening 2023

Portefeuillehouder:

Wethouder Van der Elst

Bijlage(n):

1. Jaarrekening 2023 - aangepast 2. Jaarrekening 2023 Aanpassing 1 van 4 – Paragraaf Bedrijfsvoering (aangepast) 3. Jaarrekening 2023 Aanpassing 2 van 4 – Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling (aangepast) 4. Jaarrekening 2023 Aanpassing 3 van 4 – Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening (aangepast) 5. Jaarrekening 2023 Aanpassing 4 van 4 – Rechtmatigheidsverantwoording (aangepast)

Geachte Raad, Op grond van bevindingen van de accountant heeft het college de jaarstukken tekstueel aangepast. Wijzigingen vindt u gemarkeerd in bijlage 2 t/m 5. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de jaarrekening 2023 - aangepast (bijlage 1) die definitief op 11 juli 2024 ter vaststelling voorligt. Het jaarresultaat 2023 blijft onveranderd. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

ti

JAARSTUKKEN 2023

Colofon Uitgave Gemeente Voorschoten Postbus 393 2250 AJ Voorschoten info@voorschoten.nl

2

Infographic

3

Inhoudsopgave Infographic ....................................................................................................................... 3 Inhoudsopgave.................................................................................................................. 4 Leeswijzer ........................................................................................................................ 5 Jaarverslag 2023 ............................................................................................................... 7 Inleiding ......................................................................................................................... 8 Algemeen ...................................................................................................................... 8 Financiële resultaten ...................................................................................................... 12 Recapitulatie ................................................................................................................. 22 P0 Bestuur en ondersteuning............................................................................................ 23 P1 Veiligheid ..................................................................................................................

36 P2 Verkeer en vervoer ..................................................................................................... 42 P3 Economie .................................................................................................................. 46 P4 Onderwijs .................................................................................................................. 51 P5 Sport, cultuur en recreatie ........................................................................................... 56 P6 Sociaal Domein .......................................................................................................... 64 P7 Volksgezondheid en milieu ........................................................................................... 80 P8 Wonen en bouwen ...................................................................................................... 89 Verplichte paragrafen ...................................................................................................... 95 Paragraaf Lokale heffingen .............................................................................................. 95 Paragraaf Weerstandsvermogen..................................................................................... 101 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..........................................................................

110 Paragraaf Financiering .................................................................................................. 116 Paragraaf Verbonden partijen ........................................................................................ 123 Paragraaf Bedrijfsvoering .............................................................................................. 136 Paragraaf informatieveiligheid en privacy ........................................................................ 144 Paragraaf Grondbeleid .................................................................................................. 146 Paragraaf Bezuinigingen, taakstellingen en ombuigingen................................................... 148 Openbaarheidsparagraaf WOO ....................................................................................... 149 Jaarrekening 2023 .......................................................................................................... 150 Balans per 31 december 2023 ........................................................................................ 151 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ........................................................... 153 Toelichting op de balans per 31 december 2023 ...............................................................

161 Programmarekening........................................................................................................ 190 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening .............................................................. 190 Incidentele baten en lasten ............................................................................................ 191 Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid ................................................ 193 Structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ................................................... 194 Specificatie gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen ...................................................... 194 Overzicht van baten en lasten per taakveld ...................................................................... 195 Specifieke uitkeringen: Single information, Single Audit ..................................................... 198 Wet normering Topinkomens .......................................................................................... 211 Rechtmatigheidsverantwoording ..................................................................................... 214 Bijlagen .........................................................................................................................

216 Bijlage 1: Overzicht over te hevelen en af te sluiten kredieten ............................................ 217 Bijlage 2: Algemene uitkering......................................................................................... 220 Bijlage 3: Subsidies....................................................................................................... 223 Bijlage 4: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant .......................................... 225

4

Leeswijzer Voorwoord en inleiding Met de jaarstukken 2023 legt het college van burgemeester en wethouders van Voorschoten verantwoording af aan de raad over het gevoerde beleid. Het jaarverslag start met de inleiding waarin kort en bondig wordt ingegaan op de belangrijkste inhoudelijke en financiële ontwikkelingen in 2023. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) bestaan de jaarstukken uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De jaarrekening omvat het zogenaamde overzicht van baten en lasten en de balans waarop de controleverklaring van de accountant betrekking heeft. Daarnaast is detailinformatie beschikbaar in de vorm van bijlagen. Hierin is ook de wettelijk verplichte informatie als de SiSa-bijlage en het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld opgenomen. Jaarstukken Op grond van artikel 8 van het BBV volgt deze jaarrekening de beleidsbegroting 2023 waar de programma's onderverdeeld zijn in taakvelden. In de programma’s is opgenomen welke maatschappelijke doelen we nastreven op de langere termijn en wordt aangegeven welke activiteiten per taakveld we in 2023 daarvoor hebben uitgevoerd en wat het heeft gekost. De beleidsindicatoren geven aan in hoeverre de gewenste maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd en hoe deze effecten worden gemeten.

Deze beleidsindicatoren worden aangereikt vanuit de VNG (waarstaatjegemeente.nl), tenzij anders aangegeven. Programmaverantwoording De programmaverantwoording bevat de beleidsmatige verantwoording over 2023, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, de kosten van de overhead, het gebruik van de post onvoorzien en het bedrag voor de vennootschapsbelasting. In dit deel gaan we vooral in op de beleidsmatige verantwoording aan de hand van de volgende vragen: 1. Wat hebben we bereikt? 2. Wat hebben we hiervoor gedaan? 3. Wat heeft het gekost (inclusief verschillenverklaring)? Beleidsindicatoren Met de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van 5 maart 2016 (Stb. 101) zijn gemeenten voortaan gehouden om in de programmaverantwoording in het jaarverslag, de maatschappelijke effecten die met de verschillende programma’s worden

5

beoogd of gerealiseerd, toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Deze indicatoren dragen bij om het jaarverslag meer beleidsmatig te maken. Paragrafen Naast de programma's moet de gemeente minimaal zeven programma overstijgende paragrafen in het jaarverslag opnemen. In de paragrafen staat belangrijke informatie voor het krijgen van inzicht in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's. De Jaarrekening De jaarrekening omvat de balans met toelichting en het zogenaamde overzicht van baten en lasten met een toelichting per programma. Controleverklaring De jaarrekening is onderworpen aan de accountantscontrole en leidt tot een controleverklaring van de onafhankelijke accountant met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Algemene disclaimer Doordat tabellen in de jaarrekening gecomprimeerd worden gepresenteerd, kunnen door afrondingen verschillen ontstaan.

6

Jaarverslag 2023

7

Inleiding Algemeen In deze jaarrekening wordt er teruggeblikt op 2023. Afgelopen jaar was een bewogen jaar voor Voorschoten. In april vond er in Voorschoten een treinongeluk plaats. Velen hebben inspanningen geleverd, waaronder de hulpdiensten, omwonenden en de gemeente. In deze jaarrekening staat het college stil bij de resultaten, inkomsten en uitgaven van de gemeente Voorschoten. Er wordt een beeld geschetst van de hoofdlijnen en de programmalijnen. Een deel van het nieuwe beleid betreft het uitvoeren van coalitieambities en een deel betreft het inpassen van autonome ontwikkelingen. Samenwerking Met een betrouwbare open en transparante houding werkt Voorschoten intensiever samen met de gemeenten in de Leidse regio, Holland Rijnland en de andere buurgemeenten. Hierdoor behartigt Voorschoten actief de belangen van de Voorschotense samenleving in regionaal verband. Daarnaast werkt de gemeente ook samen met inwoners, betrekt hen waar mogelijk bij de beleidsontwikkeling en communiceert de gemeente veel intensiever over wat er binnen de muren van het gemeentehuis gebeurt. Dat blijkt bijvoorbeeld uit meer gebruik van sociale media, en een participatief proces voor de herinrichting van Adegeest. Woningmarkt In het ruimtelijk domein spelen momenteel veel vraagstukken die vragen om een oplossing voor inwoners waar het gaat om wonen. Onlangs is de nieuwe woonvisie vastgesteld.

Ook het voorstel voor flexwoningen maakt duidelijk dat de maatschappelijke vraag naar woningen serieus genomen wordt. Ontheemden Een taak van de gemeente bestaat uit het opvangen van ontheemden. De afgelopen tijd heeft het college het aantal plekken in de opvang, welke in het gemeentehuis is gerealiseerd, op kunnen schalen naar 83 ontheemden. Ook huurt de gemeente een aantal huurwoningen waar ook nog eens 28 ontheemden worden opgevangen en worden er ook nog 4 in huize Bijdorp opgevangen. Doorontwikkeling organisatie In september 2023 is een analyse gemaakt van de staat van de organisatie. Hier zijn een aantal ontwikkelpunten uit naar voren gekomen zoals een hoge werkdruk, gebrek aan integraliteit, taakvervaging, organisatie zonder (eigen) identiteit, ontevredenheid bij de “klanten”, hoog ziekteverzuim, hoog verloop en veel externe inhuur. Daarnaast is een medewerkerstevredenheid onderzoek geweest en een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Dit alles heeft geresulteerd in een organisatieontwikkelprogramma met inmiddels zeventien projecten die vrijwel allemaal in oktober 2023 zijn gestart.

8

De projecten richten zich onder andere op: 

Het aanpassen van de structuur, inrichten van de organisatie en optimaliseren van processen.



De toekomst van onze gebouwen en het tijdelijk verbeteren van de werkomstandigheden.



Het verbeteren van de communicatie- en overlegstructuren.



Het verbeteren van de HR-doelstellingen gericht op werkplezier en gezondheid van onze medewerkers.



Het verbeteren van de identiteit van Voorschoten als werkgever (arbeidsmarktcommunicatie).

Vrijwel elk project heeft een projectleider die een plan van aanpak heeft gemaakt en voortvarend aan de slag is gegaan. De meeste van de zeventien projecten lopen conform planning en de eerste resultaten zijn inmiddels geboekt. Ontvlechting sociaal domein In 2023 zijn er noodzakelijke stappen gezet voor de ontvlechting van het sociaal domein, dat de gemeente deelt met Wassenaar. Dit krijgt verder zijn beslag in 2024. Voor het onderdeel jeugdhulp sluit Voorschoten aan bij de GR Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. Ook voor maatschappelijke zorg en WMO werkt de gemeente Voorschoten samen op Leidse regio niveau. Centrum en Kruispuntkerk De ontwikkelvisie Centrum is in 2023 vastgesteld. Waarin heldere keuzes worden gemaakt over waar toekomstige ontwikkelingen gaan plaatsvinden. Er wordt gewerkt aan de aanpak van de openbare ruimte, alsmede de ontwikkeling van de Noordflank centrum. Het project Kruispuntkerk valti hieronder. In de Kruispuntkerk wordt een onderkomen gerealiseerd voor de gebruikers van het huidige cultureel centrum aan de Prinses Marijkelaan. Dit is essentieel voor het kunnen vrijspelen van de locatie Prinses Marijkelaan voor de nieuwbouw van de Fortgensschool met Integraal Kind Centrum en woningen. Cultuur In maart 2023 is de Cultuurvisie 2023-2026 door de raad vastgesteld, waarna de uitwerking van deze visie in de Uitvoeringsagenda Cultuur 2024 is vormgegeven.

Economie Met het programma economie zetten we in op een toekomstbestendige lokale economie. Onze winkelcentra worden versterkt, zodat wij het lokale voorzieningenniveau op peil houden. De ontwikkelvisie centrum geeft per locatie de potentiële kansen voor de kwalitatieve verbetering van de openbare ruimte (onder andere aan: het Churchillplein, het Treubplein, de Wagenerf en het MOC-terrein). Ook dragen onze bijdragen aan de centrummanager en ‘ingroeiplekken’ (die worden gecreëerd voor startende ondernemers), bij aan een actieve leegstandsaanpak en versterking van het centrumgebied. Bij winkelcentrum Hofland en de Van Beethovenlaan wordt gewerkt aan een herinrichting van de openbare ruimte die past bij de huidige behoefte van het winkelend publiek.

9

Voldoende ruimte voor het behoud van een vitale economie is het uitgangspunt van de ontwikkelvisie bedrijventerreinen Voorschoten. Zo versterken wij onze lokale economie en werkgelegenheid door het economisch potentieel optimaal te benutten. We spelen hiermee in op de behoeften van onze ondernemers en bewoners en bevorderen de toekomstbestendigheid van deze terreinen door de uitgangspunten voor de duurzaamheid in brede zin hierin mee te nemen. In het regionale samenwerkingsverband Economie071 zetten wij ook in op de versterking van onze lokale economie door bijvoorbeeld in te zetten op projecten die MKB-ers helpen met digitaliseringsvraagstukken en de arbeidsmarktproblematiek. Gerichte dorpsmarketing die past bij Voorschoten wordt ingezet als instrument voor het behoud van lokale voorzieningen, waar bewoners en bezoekers van Voorschoten van kunnen genieten, door een toename van bestedingen in Voorschoten aan toerisme en recreatie. Sport De sportvisie is door de raad aangenomen in november 2023. In 2024 wordt het sportaccommodatiebeleid verder uitgewerkt. Tegelijkertijd zijn er voorbereidende werkzaamheden en gesprekken gaande over de mogelijke aanleg van de zogeheten combibaan en vervanging van de atletiekbaan. Onderwijshuisvesting In december 2023 is het IHP (Integraal Huisvestingsplan) onderwijs herijkt en vastgesteld door de raad.

Goede onderwijshuisvesting vraagt om forse investeringen. De komende jaren wordt er geld gereserveerd om nieuwbouw zoals de Fortgensschool mogelijk te maken. In 2024 wordt uitgezocht hoe, op de per 1 januari 2026 vrijkomende locatie aan de Prinses Marijkelaan 2-4, de nieuwbouw van de Fortgensschool stedenbouwkundig het beste kan worden ingevuld. Daarin wordt bekeken hoe op deze locatie naast de nieuwbouw van de Fortgensschool ruimte kan worden gemaakt voor een BSO, peuterspeelzaal, wonen en/ of andere functie(s). Duurzaamheid en klimaat De lokale energie strategie (LES) en het klimaatadaptatieplan zijn vastgesteld en er is een start gemaakt met het opstellen van het eerste wijkuitvoeringsplan in de Krimwijk en wordt er een duurzaamheidscampagne ontwikkeld voor de hele gemeente. Daarbij zijn er in 2023 8 energiescans verricht bij bedrijven, 15 duurzaamheidsleningen verstrekt en is de Regeling Reductie Energiegebruik Woningen (RREW) succesvol afgerond. Verder geeft het Duurzaam Bouwloket 3.243 duurzaamheidsadviezen aan inwoners en wordt een interne risicodialoog voor klimaatadaptatie georganiseerd. Er wordt steeds nauwer samen gewerkt met onze inwoners om ons dorp blijvend te verduurzamen. Tot slot geeft de gemeente graag het goede voorbeeld. Bij regulier onderhoud van het eigen vastgoed wordt standaard ledverlichting gebruikt en wordt energieprestatieadvies ingewonnen.

10

Veiligheid Conform artikel 18 van de Politiewet 2022 worden één keer in de vier jaar landelijke beleidsdoelstellingen vastgesteld (De Landelijke Veiligheidsagenda). Aan de hand van deze doelstellingen is het regionaal beleidsplan Coalitie voor veiligheid 2023-2026 opgesteld. Ook is het Integraal Veiligheidsplan vastgesteld. In het Integraal Veiligheidsplan 2023-2026 van de gemeente Voorschoten zijn de doelstellingen op de vijf regionale thema’s verder uitgewerkt. Ondermijning is hierin als één van de vijf geprioriteerde thema’s opgenomen en heeft structurelere aandacht gekregen.

11

Financiële resultaten Rekeningresultaat 2023 In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is bepaald dat per programma eerst alle baten en lasten en het saldo daarvan worden verantwoord. Om het gerealiseerde resultaat te bepalen worden vervolgens per programma toevoegingen en/of onttrekkingen aan reserves verantwoord. De resultaatbestemmingen die in deze inleiding samengevat zijn weergegeven, worden in mindering gebracht op het gerealiseerde resultaat. Het hierna resterende bedrag wordt het saldo na bestemming 2023 genoemd en wordt toegevoegd aan de concernreserve. De begroting zoals benoemd in onderstaande tabel, betreft de laatste door de raad vastgestelde begroting van 2023, hierin zijn de mutaties uit de najaarsnota 2023 verwerkt.

Tabel Opbouw resultaat Begroting

Rekening

Totaal baten

79.676

78.779

Totaal lasten

-83.607

-80.092

Saldo van baten en lasten

-3.931

-1.313

Onttrekking reserves

5.644

4.140

Toevoeging reserves

-841

-1.141

4.803

2.999

872

1.686

(bedragen x € 1.000)

Saldo reservemutaties Begroot / gerealiseerd resultaat Tabel Opbouw resultaat jaarrekening 2023 (bedragen x € 1.000)

Begroting

Rekening

Totaal baten

79.676

78.779

Totaal lasten

-83.607

-80.092

Gerealiseerde totaal saldo baten en lasten

-3.931

-1.313

Onttrekking reserves

5.644

4.140

Toevoeging reserves

-841

-1.141

4.803

2.999

872

1.686

Saldo toevoeging/onttrekking aan reserves

Gerealiseerde resultaat Bestemming resultaat Budgetoverhevelingen (A+B)

446

Toevoeging en onttrekking aan reserves/ bestemming resultaat (C)

Saldo na bestemming

1.263

872

-22

12

Gerealiseerd resultaat 2023 Het verwachte resultaat op basis van de najaarsnota 2023 bedroeg € 872.000 voordelig. Het gerealiseerde resultaat over 2023 (voor bestemming) bedraagt € 1.686.000 voordelig. Dat is een afwijking van 2,0% in verhouding tot de totale lastenbegroting (€ 83,6 miljoen) en een verbetering ten opzichte van het resultaat van de jaarrekening 2022. In dat jaar ging het om een afwijking van 7,7%. Een uitgebreide toelichting op het verschil tussen het verwachte resultaat in de najaarsnota en het gerealiseerde resultaat treft u aan in de financiële toelichtingen aan het eind van de verschillende programma’s in het programmaverslag van deze jaarrekening. Ter aanvulling, de afwijkende over- en onderschrijdingen waren bij het opstellen van de najaarsnota niet in beeld. Het verschil tussen het verwachte resultaat na de najaarsnota en het gerealiseerde resultaat laat zich tweeledig verklaren. Enerzijds is het resultaat het gevolg van financiële effecten van reserves en voorzieningen. Op de geraamde reservemutaties geldt een afwijking van bijna 38% (€ 1,8 miljoen). Hiervan is € 1,5 miljoen gerelateerd aan begrote uitgaven die niet zijn gerealiseerd. Deels betreft dit klimaatmiddelen, maar grotendeels betreft aanvullende inhuurbudgetten op taakveld overhead. De overige € 0,3 miljoen wordt verklaard door de extra storting in de reserve Onderwijshuisvesting.

Naast het effect van de reserves, worden bij de jaarrekening ook 3 nieuwe voorzieningen ingesteld: 

Voorziening verlofsparen (Programma 0)



Voorziening degeneratievergoeding (Programma 2)



Voorziening begraafplaatsen (Programma 7)

In totaal wordt er circa € 1,6 miljoen euro in deze nieuwe voorzieningen gestort, die een nadelig effect hebben op het begrotingsresultaat. Bij de financiële toelichting van het bijbehorende programma worden de voorzieningen nader toegelicht. Naast bovengenoemde financiële effecten, spelen de verschillende ontwikkelingen zoals benoemd bij de jaarrekening 2022 ook in 2023 nog steeds een substantiële rol: 1. Arbeidsmarktproblematiek. De krapte op de arbeidsmarkt in Nederland is de afgelopen jaren sterk toegenomen en was ook in 2023 onverminderd hoog. Veel gemeenten hebben moeite met het aanstellen van personeel op moeilijk vervulbare vacatures. Dit geldt ook voor de gemeente Voorschoten. Het aantal vacatures is redelijk gemiddeld, maar de duur dat ze vacant zijn is langer. Om die reden wordt regelmatig gekozen voor tijdelijke externe inhuur. Echter, ook bij externe inhuur is de krapte op de arbeidsmarkt merkbaar, waardoor het tijdelijk extern invullen van een vacature niet altijd lukt. Dit heeft gevolgen voor het uitvoering van het werk en de werkdruk en daaraan gerelateerd het ziekteverzuim. Kijkend naar de data over 2023 landelijk vergeleken met die van de gemeente Voorschouten dan ziet dat er als volgt uit: Landelijk

Voorschoten

Instroom

18,1%

21,0%

Doorstroom

11,2%

6,3%

13

Uitstroom

9,3%

15,5%

Externe inhuur

18,1%

23,7%

Hieruit kan geconcludeerd worden dat zowel de instroom, de uitstroom als de externe inhuur boven het landelijk gemiddelde ligt. Als kleinere gemeente heeft Voorschoten grotere uitdagingen op de arbeidsmarkt en hogere in- en uitstroompercentages dan grotere gemeenten. In het organisatieontwikkelprogramma met zeventien projecten is het doel de instroom van vaste medewerkers te vergroten. Door in te zetten op het verbeteren van de secundaire arbeidsvoorwaarden per 1 januari 2025, verbetering van de werkomstandigheden in het gemeentehuis en een nieuwe arbeidsmarktcommunicatiestrategie die in Q3 van 2024 gelanceerd wordt. De invoering van de nieuwe klantgerichte organisatiestructuur biedt veel kansen voor medewerkers om door te groeien of zich te verbreden. Dit wordt ondersteund door de nieuwe leergang die in 2024 twee keer van start gaat. De projecten Belonen en waarderen en een nieuw introductie en inwerkprogramma zijn gericht op het vergroten van werkplezier en behoud van onze medewerkers waardoor uitstroom wordt verminderd. 2. Extra taken rijk. Evenals in 2022 zorgen de extra taken vanuit rijk, zoals de opvang van ontheemden uit Oekraïne en statushouders, maar ook de uitvoering van de energietoeslag en klimaatakkoord, voor een positief effect in de jaarrekening. Het restantbudget voor de energietoeslag en klimaatakkoord zal worden overgeheveld naar 2024.

De middelen die beschikbaar zijn gesteld voor Oekraïne, worden conform het advies van het VNG, in de bijbehorende bestemmingsreserve gestort. 3. Nieuw traject Organisatieontwikkeling. In 2023 zijn een medewerkerstevredenheidsonderzoek en risico-inventarisatie en evaluatie gehouden. Daarnaast zijn er gesprekken geweest met medewerkers, het MT en het college. Hieruit is geconcludeerd dat de organisatie nog slagen te maken heeft als het gaat om slagvaardige, efficiënte, effectieve en klantgerichte dienstverlening zowel in- als extern. Ook de dynamische omgeving en de maatschappelijke ontwikkelingen vragen om een toekomstbestendige organisatie. In het tweede deel van 2023 is een interim gemeentesecretaris aangesteld, die onder andere met de organisatieontwikkeling aan de slag is gegaan. In november 2023 is het programma organisatieontwikkeling gestart, waar 17 projecten onder vallen gericht op het verbeteren van de organisatie. De structuur, cultuur maar ook de werkprocessen en werkomgeving worden onderzocht en waar mogelijk aangepast om te ontwikkelen naar een toekomstbestendige organisatie. De afwijkingen die substantieel bijdragen aan het positievere resultaat staan benoemd in onderstaande tabel. In de programmaverantwoording worden deze verder toegelicht.

14

Tabel Verschillenverklaring Jaarrekening 2023 Voordelen

Bedragen X € 1.000

Opvang Oekraïne (P6) Overhead (P0) Afval & Riool (P7) Energietoeslag (P6) Jeugd (P6) BUIG (P6) Overig Sociaal Domein (P6) Klimaatmiddelen (P7) Rente kapitaallasten (P1 t/m P8) OZB (P0) Openbaar Groen (P5) Diverse budgetten

Nadelen

Bedragen X €1.000

1.270 Voorz.Begraafpl. (P0) 1.031 Voorz.Verlofsparen (P0) Voorz.Deg.vergoeding 495 (P2) 298 Rente (P0) 198 166 Niet benutten reserves 218 BR Onderwijshuisvesting 212 323 136 167

995 492 116 331 1.504 300

38

Totaal

4.552

Saldo

814

3.738

Resultaatbestemming In 2023 zijn de beschikbare budgetten niet in alle gevallen volledig benut. Voor een deel van de middelen die hierdoor niet zijn besteed wordt voorgesteld om deze over te hevelen naar 2024. In totaal gaat het hier om een bedrag van € 1.708.789. Naast de budgetoverhevelingen ten laste van het resultaat (A+C; € 445.943 + € 1.262.846) betreft dit overhevelingen welke in 2023 reeds dekking hadden vanuit reserves danwel toegezegde subsidies (B;€ 1.860.431). Het saldo van de jaarrekening voor resultaatbestemming (€ 1.686.370) wijzigt als gevolg van bovenstaande resultaatbestemming naar een negatief bedrag van € 22.419. Dit bedrag wordt onttrokken aan de concernreserve. De toelichting op de bestemming van het resultaat volgt hieronder. De letters A t/m C verwijzen naar de tabel "Opbouw resultaat jaarrekening 2023" voorin deze paragraaf. A. Budgetoverheveling ten laste van het resultaat 2023 € 445.943 Energietoeslag (€ 297.539) In 2023 is de energietoeslag in meerdere tranches uitgekeerd aan Voorschotense huishoudens. De laatste tranche kon eind 2023 worden aangevraagd, en wordt begin 2024 uitgekeerd. Rekening houdend met de uitvoeringskosten resteert er € 298.000. Er wordt daarom voorgesteld om het restant budget over te hevelen naar 2024.

Actualisatie visie Dobbewijk/ Bedrijventerreinen (€ 25.000) Het project ‘ontwikkelvisie Dobbewijk’ is breder getrokken naar een ontwikkelvisie voor alle bedrijventerreinen in Voorschoten en wordt in 2024 opgestart. Voorgesteld wordt om het budget (€ 25.000) over te hevelen naar 2024.

15

Sportaccommodatiebeleid (€ 31.338) Het sportaccommodatiebeleid is gestart na het vaststellen van de sportvisie in december 2023. Dit loopt daarmee door in 2024 en dan wordt beroep gedaan op de middelen. Bij de najaarsnota zijn aanvullende middelen naar voren gehaald. Voorgesteld wordt om de nog niet bestede middelen over te hevelen naar 2024. Evaluatie welzijnsorganisatie (€ 31.000) Het onderzoek naar Voorschoten voor Elkaar loopt door in 2024, in het tweede kwartaal worden de resultaten van het onderzoek aan de raad gepresenteerd. Opleidingsbudget (€ 30.066) In 2023 is onder andere vanwege de hoge werkdruk en ziekteverzuim onvoldoende aandacht besteed aan de individuele ontwikkeling van de medewerkers. Het is van belang dat medewerkers zich (blijven) ontwikkelen waarmee in 2024 dus een inhaalslag gemaakt dient te worden. Daartoe is onder meer een Leergang voor Ambtenaren ontwikkeld om de ontwikkeling zowel individueel als integraal een extra impuls te geven. Baggeren watergangen (€ 23.000) Bij waterkeringen en afwateringen heeft de gemeente Voorschoten te maken met een cyclus voor het baggeren van de watergangen. Het grootste gedeelte van de geplande uitvoeringswerkzaamheden heeft in 2023 plaatsgevonden, behalve de watergangen bij het Buizerderf en Huize Bijdorp.

Deze baggerwerkzaamheden zullen gaan plaatsvinden in 2024 en daarom wordt voorgesteld het restantbudget van € 23.000 over te hevelen naar 2024. Projectbudget economie/ British school (€ 8.000) Het project British school is in 2023 niet uitgevoerd. Het project British School streeft verbinding tussen British School en het dorpscentrum na. Er is nog geen concrete uitwerking. Voorgesteld wordt om het budget (€ 8.000) over te hevelen naar 2024. B. Budgetoverheveling waarvoor specifieke dekking beschikbaar is (geen invloed op het resultaat; € 1.860.431 Reorganisatie/ Ontvlechting (€ 447.732 tlv reserve reorganisatie) In 2023 was circa € 448.000 incidenteel budget beschikbaar gesteld uit de bijbehorende bestemmingsreserve voor de reorganisatie. Een deel van dit budget is toegewezen aan de incidentele ontvlechtingskosten van de DVO Mens & Samenleving van Wassenaar. Daar er voldoende dekking in 2023 was vanuit het salarisbudget, wordt voorgesteld om dit bedrag inclusief de dekking uit de reserve reorganisatie beschikbaar te stellen voor 2024. De middelen zullen worden ingezet ter dekking van de eerder genoemde ontvlechting, maar ook voor incidentele kosten voor organisatieontwikkeling.

16

Doorbelasting personeelskosten Oekraïne (€ 270.728 tlv concernreserve) Bij de jaarrekening 2022 is als gevolg van de inzet van eigen personeel voor opvang van Oekraïners, een incidenteel inhuurbudget (€ 270.000), beschikbaar gesteld voor het inhalen van achtergesteld werk. Voorgesteld wordt dit bedrag in 2024 opnieuw beschikbaar te stellen. Arbeidsmarktproblematiek (€ 200.000 tlv concernreserve) Het incidentele budget (€ 200.000) dat in 2023 beschikbaar was voor inhuur in verband met de krappe arbeidsmarkt en langdurig verzuim in verband met een relatief groot aantal zieke medewerkers is als gevolg van de ruimte op de salarislasten niet uitgeput. Zowel de krapte op de arbeidsmarkt als het langdurig verzuim zijn actueel. Vandaar de wens dit budget in 2024 beschikbaar te hebben inclusief de dekking uit de concernreserve. Nationaal Programma Onderwijs (€ 185.229 tlv rijksvergoeding) De specifieke uitkering voor het inhalen van onderwijsachterstanden door de coronacrisis (NPO) mag in de jaren 2021-2025 worden besteed. Voor niet bestede middelen in dit tijdvak geldt dat deze aan het einde daarvan moeten worden terugbetaald aan het rijk. Het t/m 2023 niet bestede deel moet daarom inclusief de dekking worden overgeheveld naar 2024. Klimaatakkoord (€ 150.000 tlv reserve klimaatgelden) Dit budget is nodig voor de intensivering van de uitvoering van het Klimaatakkoord.

Voorgesteld wordt om het restantbudget ad € 150.000 over te hevelen naar 2024 en te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve klimaatgelden. Wet Inburgering (€ 112.994 tlv rijksvergoeding) De specifieke uitkering voor de Wet Inburgering is niet volledig besteed. Dit mag worden doorgeschoven naar volgend jaar. Daarom wordt voorgesteld het resterend deel van bijna € 113.000 inclusief dekking van de rijksmiddelen door te schuiven naar 2024. Energiearmoede (€ 81.501 tlv rijksvergoeding) In het kader van de regeling Energiearmoede heeft de gemeente een specifieke uitkering ontvangen. Omdat er nog een deel resteert dat in het volgende jaar mag worden besteed wordt voorgesteld het resterende deel, inclusief de rijksmiddelen, over te hevelen naar 2024. Gemeentelijk Onderwijsachterstandenbeleid (€ 73.084 tlv rijksvergoeding) Het rijksbudget voor gemeentelijk onderwijsachterstandenbeleid (GOAB) wordt jaarlijks aan gemeenten beschikbaar gesteld in de vorm van een specifieke uitkering. Voor niet bestede middelen van 2023 geldt dat deze mogen worden overgeheveld naar 2024, mits het minder dan 50% van de SPUK betreft. Omdat aan deze voorwaarde is voldaan, wordt voorgesteld het resterend deel inclusief dekking over te hevelen naar 2024.

SPUK GALA (€ 55.160 tlv rijksvergoeding) Binnen de regeling van de specifieke uitkering (SPUK) GALA bestaat er de mogelijkheid om 20% van het budget, als dat in 2023 niet is besteed, mee te nemen naar het volgende jaar. Omdat de 17

lasten worden gedekt door de rijksbijdrage, is de budgetoverheveling van ruim € 55.000 neutraal voor het begrotingsresultaat van 2024. Duurzaamheidsfonds (€ 53.793 tlv reserve duurzaamheid) Het beschikbare budget voor 2024 wordt ingezet voor nieuwe leningen die gedekt worden uit het Duurzaamheidsfonds. Voorgesteld wordt om het restantbudget (€ 53.793) over te hevelen naar 2024 en te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve duurzaamheid. Omklap jeugd naar de Leidse regio (€ 49.129 tlv reserve sociaal domein) Per 1 januari 2024 is de jeugdzorg van Voorschoten onderdeel van de Leidse regio. De middelen die worden overgeheveld bieden dekking aan de implementatie kosten van deze transitie. WarmtelinQ (€ 46.871 tlv concernreserve) De gemeente Voorschoten werkt samen in het verband Warmte Leidse Regio (WLR) om regionaal afspraken te maken over WarmtelinQ en een collectief warmtesysteem. In 2024 neemt de intensiteit van de activiteiten toe. De activiteiten bestaan naast een gemeentelijke bijdrage aan WLR ook uit de toegenomen werkzaamheden van betrokken ambtenaren binnen de gemeente Voorschoten. Gezien de extra werkzaamheden wordt voorgesteld het restantbudget over te hevelen naar 2024 en te dekken door een onttrekking uit de concernreserve.

Invoering Omgevingswet (€ 41.954 tlv reserve invoering omgevingswet) Voor de invoering van de Omgevingswet is in 2023 budget beschikbaar gesteld. Dit is niet in zijn geheel gebruikt. Voorgesteld wordt om het restant over te hevelen naar 2024. Verduurzaming vastgoed (€ 28.115 tlv concernreserve) In de jaren 2022 en 2023 is ter voorbereiding van het verduurzamingsproject een onderzoek gestart naar de verduurzaming van de panden uit het Gemeentelijke maatschappelijke vastgoedportefeuille. In 2024 wordt dit onderzoek gecontinueerd en een zogenaamde ‘routekaart verduurzaming’ op gemaakt om de (financiële)opgave inzichtelijk te maken. De routekaart zal bestaan uit een strategie en uitvoeringsplan van 4 jaar die ter goedkeuring voorgelegd zal worden aan college en raad. Voorgesteld wordt om het restantbudget over te hevelen naar 2024 en te dekken door een onttrekking uit de concernreserve. Inburgering onderwijsroute (€ 23.141 tlv rijksvergoeding) De specifieke uitkering voor de Onderwijsroute is niet volledig besteed. Dit mag worden doorgeschoven naar volgend jaar. Daarom wordt voorgesteld het resterend deel inclusief dekking van de rijksmiddelen door te schuiven naar 2024. Onderhoud beeld buitenruimte (€ 21.000 tlv concernreserve) Het onderhoud van de beelden in de buitenruimte staat gepland voor begin 2024.

18

Scheve huisjes (€ 20.000 tlv vergoeding regio) Regionaal zijn afspraken gemaakt om in elke gemeente een tweetal scheve huisjes te plaatsen. Dit zijn woonvormen voor mensen die met begeleiding in een prikkelarme omgeving moeten wonen omdat zij zich niet kunnen handhaven in een woonwijk. Het college besloot in 2023 een locatie aan de Rosenburgherlaan te onderzoeken op haalbaarheid voor twee scheve huisjes. Door formatiegebrek is dit onderzoek in 2023 niet opgestart maar pas begin 2024. De middelen voor dit onderzoek dienen dus (inclusief vergoeding hiervoor vanuit de regio) overgeheveld te worden naar 2024. C. Bestemming van het resultaat ad. € 1.262.846 Bestemmingsreserve Opvang Oekraïners (€ 1.269.553) De Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne regelt een specifieke uitkering aan gemeenten die de kosten voor een groot deel via normbedragen vergoedt. Van de middelen die in 2023 zijn ontvangen resteert een bedrag van € 1.270.000. Bij de jaarrekening wordt voorgesteld dit restantbedrag in de bestemmingsreserve Opvang Oekraïne te storten. Bij de jaarrekening 2022 is hiertoe al een bedrag van €687.000 gestort. Rekenkamercommissie (€ 43.293) De gemeente Voorschoten voert de administratie van de Rekenkamercommissie. In het jaar 2023 was het jaarrekeningresultaat van de Rekenkamercommissie bijna € 43.000 voordelig.

Voorgesteld wordt om conform de aanwezige afspraken het voordelig resultaat te storten in de daarvoor benoemde bestemmingsreserve Rekenkamercommissie. Bijdrage Intratuin (-/- € 50.000) Voor plankosten verkeersontsluiting Leiden Voorschoten conform anterieure overeenkomst wordt voorgesteld om kosten die eerst voor het jaar 2024 waren voorzien reeds in de jaarrekening 2023 te dekken uit de bestemmingsreserve bovenwijkse voorzieningen. Resterend saldo Na de voorgestelde bestemmingen resteert een negatief jaarrekeningresultaat na bestemming ter grootte van € 22.419. Voorgesteld wordt dit resultaat te onttrekken aan de concernreserve. Afwikkeling oude investeringskredieten en -budgetten Jaarlijks stelt de raad middelen beschikbaar voor het doen van investeringen. De praktijk wijst uit dat door omstandigheden niet alle projecten binnen de voorgenomen termijn (volledig) uitvoeren waardoor kredieten (deels) onbenut blijven. Om te voorkomen dat door de gemeenteraad beschikbaar gestelde kredieten te lang aan de integrale afweging van de aanwending van schaarse middelen onttrokken blijven, is in de nota activabeleid verwoord dat kredieten voor investeringen maximaal 2 jaar beschikbaar blijven. Daarom wordt bij het opstellen van de jaarrekening de projecten tegen het licht gehouden mede om te zien of de nog niet bestede middelen nodig zijn in 2024.

19

Voorgesteld wordt om in lijn met Bijlage 1 Jaarrekening 2023 “Overzicht over te hevelen en af te sluiten kredieten”: 1.

Een bedrag van € 107.272 aan restantkredieten af te boeken. Deze restantkredieten hebben betrekking op 15 afgeronde investeringsprojecten;

2.

Een bedrag van € 413.564 voor 8 restantkredieten die in 2022/2023 zijn gestart conform het activabeleid 2 jaar beschikbaar te stellen voor de uitvoering in 2024;

3.

In afwijking op de nota activabeleid 5 lopende investeringsprojecten uit 2019/2021 een bedrag van € 37.454 nog één jaar beschikbaar te houden voor de afronding.

Reserves en Voorzieningen Reserves en voorzieningen worden jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening geëvalueerd. Bij alle reserves wordt beoordeeld of het doel waarvoor de reserves zijn gevormd nog relevant is en of de omvang nog in overeenstemming is met de gestelde doelen. Toelichting op de vermogenspositie Eigen vermogen Onder voorbehoud van de resultaatbestemming neemt het eigen vermogen ten opzichte van eind 2022 in eerste instantie af met € 1,3 miljoen aan het eind van 2023. In deze (sub)paragraaf ligt de nadruk op de ontwikkeling van de concernreserve, het vrij besteedbare deel en de financieringspositie.

bedragen x € 1.000 Algemene reserves* Bestemmingsreserves* Gerealiseerde resultaat Eigen Vermogen

31-12-2023

31-12-2022

21.478 16.588 1.686 39.753

18.509 16.622 5.934 41.065

*Zie de balanstoelichting verder op in de jaarstukken voor een nadere toelichting op de reserves. De algemene reserves De algemene reserves zijn te onderscheiden in een vrij besteedbaar deel (de concernreserve) van € 16,3 miljoen eind 2023 en een reserve Weerstandsvermogen van € 5,2 miljoen. Het vrij besteedbare deel is in 2023 toegenomen met € 3,0 miljoen. De bestemmingsreserves zijn nagenoeg gelijk gebleven. Het gerealiseerde resultaat De jaarrekening 2023 laat een positief gerealiseerd resultaat van € 1,7 miljoen zien en dat is meer dan het begrote overschot (najaarsnota 2023) van € 0,9 miljoen. Een bedrag van per saldo negatief € 1,4 miljoen van dit resultaat komt voort uit incidentele baten en lasten. Het materieel resultaat bedraagt een overschot van € 3,1 miljoen wat voornamelijk veroorzaakt wordt door incidentele overschotten op structurele budgetten.

20

Wat is nu het effect van dit resultaat op de financiële positie en het eigen vermogen van de gemeente? Deze vraag wordt hieronder puntsgewijs beantwoord. Ontwikkeling van het eigen vermogen In de veronderstelling dat de voorstellen voor resultaatbestemming worden gehonoreerd neemt de concernreserve af met € 22.000 en wordt er door het doorschuiven van budgetten in 2024 een bedrag van € 567.000 ten laste van de concernreserve gebracht. Ontwikkeling van de schuldpositie Ultimo 2023 is sprake van een schuldpositie van € 23,2 miljoen dat voor € 27,6 miljoen uit lang aangetrokken geldleningen en voor € 4,4 miljoen uit lang uitgezette geldleningen bestaat. In totaliteit is dit ca. € 2,6 miljoen meer dan vorig jaar, met name door het aantrekken van een langlopende geldlening. Dit heeft wel geleid tot een toename van het saldo op het schatkistbankieren van € 3,4 miljoen naar € 15,7 miljoen. De netto schuldquote is gunstiger uitgevallen met 19% (was 21%). Voor een toelichting op de berekening, zie de paragraaf financiering. Toekomstig kader investeringsbeslissingen In het huidige meerjarenperspectief wordt rekening gehouden met de uitvoering van nog openstaande investeringen uit 2023 en eerdere jaren van ca. € 0,6 miljoen en van voorgenomen investeringen 2024-2027 van in totaal € 70 miljoen.

Aan deze investeringsuitgaven is een financieringsbehoefte verbonden omdat het eigen vermogen niet in liquide middelen beschikbaar is. In het lange meerjarenperspectief zullen de hierboven gekwantificeerde investeringen leiden tot een netto schuldquote die flink op zal lopen. Financiering investeringen Voorschoten zal elke grotere uitgave extern moeten financieren, mede daarom zijn in 2022 al twee nieuwe langlopende geldleningen aangetrokken, waarvan één gestort is in 2023. Gedurende de levensduur worden de liquiditeiten voor de benodigde aflossingen (mede) verkregen uit de afschrijvingen. Het is dus zaak om zowel in de exploitatie als in de liquiditeitenplanning voldoende ruimte voorhanden te hebben om de investeringslasten (afschrijvingen, maar ook onderhoud e.d.) en de aflossingen te kunnen voldoen. De exploitatiebegroting dient structureel en reëel sluitend te zijn. Met dit gegeven is niet uit te sluiten dat vermogen toch ingezet wordt om afschrijvingslasten van investeringen te dekken binnen de exploitatie.

21

Recapitulatie Bedragen x € 1.000 ( "-" = nadeel / "+" = voordeel ) Programma's

Begroting

Begroting

Rekening

primair 2023

na wijziging 2023

2023

baten

lasten

saldo

baten

lasten

saldo

baten

lasten

saldo

P0 Bestuur en ondersteuning

574

-6.626

-6.051

528

-3.829

-3.301

572

-3.800

-3.228

P1 Veiligheid

218

-2.171

-1.953

439

-2.471

-2.032

423

-2.459

-2.036

P2 Verkeer en vervoer

150

-3.346

-3.196

412

-4.695

-4.283

470

-4.751

-4.281

P3 Economie

42

-554

-511

69

-562

-492

70

-528

-458 -1.400

P4 Onderwijs

472

-2.406

-1.933

741

-2.354

-1.613

696

-2.096

P5 Sport, cultuur en recreatie

1.033

-6.358

-5.325

3.103

-8.970

-5.867

2.688

-8.493

-5.805

P6 Sociaal Domein

5.473

-24.322

-18.849

9.330

-30.910

-21.580

9.735

-29.165

-19.430

P7 Volksgezondheid en milieu

8.075

-8.294

-219

8.410

-9.048

-638

8.761

-9.602

-841

P8 Wonen en bouwen

2.991

-4.535

-1.544

1.450

-4.007

-2.558

650

-3.135

-2.485

Totaal programma's

19.030

-58.612 -39.582

24.482

-66.846 -42.364

24.065

Algemene dekkingsmiddelen

48.680

-926

47.754

50.920

-944

49.976

50.645

-983

49.661

Overhead

-10.512

-64.029 -39.964

3.895

-12.269

-8.375

4.274

-15.817

-11.543

4.070

-14.582

Vennootschapsbelasting

0

0

0

0

0

0

0

-6

-6

Onvoorzien

0

-26

-26

0

0

0

0

-492

-492

71.604

-71.833

-228

79.676

-83.607

-3.931

78.779

-80.092

-1.313

P0 Bestuur en ondersteuning

378

0

378

1.362

0

1.362

416

0

416

P2 Verkeer en vervoer

116

0

116

1.116

0

1.116

1.116

0

1.116

Saldo van baten en lasten Reserves

P3 Economie

0

0

0

0

0

0

0

0

0

P4 Onderwijs

0

-500

-500

0

-500

-500

0

-800

-800

P5 Sport, cultuur en recreatie

197

-20

177

336

-186

150

223

-186

37

P6 Sociaal Domein

387

0

387

1.671

-80

1.591

1.580

-80

1.500

P7 Volksgezondheid en milieu

0

0

0

387

0

387

130

0

130

P8 Wonen en bouwen

57

0

57

772

-75

697

675

-75

600

Mutaties reserves

1.135

-520

615

5.644

-841

4.803

4.140

-1.141

2.999

Gerealiseerde resultaat

72.739

-72.353

386

85.320

-84.448

872

82.920

-81.233

1.686

* De Algemene dekkingsmiddelen (taakveld 0.5, 0.61, 0.62, 0.64, 0.7 en taakveld 3.4, de overhead (taakveld 0.4), de heffing vennootschapsbelasting (taakveld 0.9) en het bedrag voor onvoorzien (taakveld 0.8 alleen bedrag onvoorzien) zijn in deze tabel apart zichtbaar gemaakt en met regels onder het totaal van programma's opgenomen. De bedragen van deze taakvelden horen bij programma 0 en programma 3 en zijn in deze tabel anders dan in de overige tabellen in deze begroting in mindering gebracht op de bedragen in te tabelregel van programma 0 en programma 3.

22

P0 Bestuur en ondersteuning Doelstelling: "Wat wilden we bereiken ?" Als gemeente zijn we er voor onze inwoners. De dienstverlening aan inwoners is één van de belangrijkste taken van de gemeente. Inwoners weten waar ze moeten zijn als zij iets van de gemeente nodig hebben. We willen graag de inwoners op een kwalitatief hoog serviceniveau kunnen bedienen. Bij een goede dienstverlening hoort een lage regeldruk: we proberen waar mogelijk regels te vereenvoudigen en regeldruk te verminderen. Informatie aan inwoners is essentieel. Daarom denken we goed na over hoe we communiceren naar de diverse doelgroepen. Daarbij willen we de beschikbare communicatiemiddelen zo effectief mogelijk inzetten. We maken een verbeteringsslag in het afhandelen van e-mails, brieven en telefoontjes, handhaving en de controle daarop. Klachten handelen we snel af en doen dit liever in gesprek dan via papier. De afstand tussen ambtenaren en het dorp verkleinen we. Voorschoten is een zelfstandige gemeente, maar dat betekent niet dat we alles zelf doen. Daar waar het meerwaarde heeft of wat we simpelweg niet alleen kunnen doen we samen met andere gemeenten. Voorschoten richt zich daarbij op de Leidse regio. We maken duidelijke afwegingen over welk beleid in Voorschoten te maken is en voor welk beleid we gebruik willen maken van de regionale denk- en organisatiekracht.

We willen dat inwoners zich herkennen in het bestuur en willen als bestuur dicht bij de inwoners staan. Daarom maken we beleid waar mogelijk in samenspraak met inwoners. Om dit tot stand te brengen willen we onze participatie verbeteren.

Het college vult deze doelstelling in met de volgende taakvelden: Taakveld: 0.1 Bestuur Belangrijkste ontwikkelingen  

De ontvlechting is afgerond. De basis van de organisatie is zoveel mogelijk op orde gebracht.

Beoogde resultaten  

We werken efficiënter en effectiever. We werken dichter bij de inwoner.

Focus van regionale samenwerking in de Leidse regio Regionale samenwerking Er is door Voorschoten veel samengewerkt met regionale partners, op meerdere beleidsterreinen en in verschillende samenwerkingsverbanden. Regionale samenwerking is voor Voorschoten erg belangrijk. Doelen en ambities kunnen in veel gevallen alleen bereikt worden door met medeoverheden samen te werken. Voorschoten heeft binnen de samenwerkingen de eigen doelstellingen op de maatschappelijke en ruimtelijke opgaven behartigd, onder meer in de ontwikkeling van de Regionale Investeringsagenda Holland Rijnland, waarvoor werkzaamheden in 2023 startten. Ook is er aandacht voor de regionale doelstellingen waar binnen de verbonden partijen afspraken over zijn gemaakt.

23

In het kader van het project Grip op Gemeenschappelijke regelingen is in 2021 door de raad besloten om jaarlijks voor iedere gemeenschappelijke regeling volgens een vastgesteld format een dashboard op te leveren. In 2023 zijn deze dashboards opnieuw opgeleverd. Op ambtelijk niveau wordt er los van het gebied op openbare orde en veiligheid nog weinig samengewerkt in de Leidse regio, kennis kan daar meer worden gedeeld, zodat de gemeenten niet separaat het wiel hoeven uit te vinden. Het vaststellen van het raadsvoorstel Omklappen sociaal domein Leidse regio onderdeel jeugd (48022-322128) was een belangrijke stap in het verder versterken van de samenwerking van het sociaal domein in de Leidse regio. Daarbij is besloten dat per 1 januari 2024 voor de gezamenlijke inkoop en afstemming van het beleid jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering de overstap wordt gemaakt van de jeugdhulpregio Haaglanden naar de jeugdhulpregio Holland Rijnland via de Service Organisatie Zorg (SOZ). Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen Per 1 juli 2022 is de Wet op de gemeenschappelijke regelingen aangepast. Met deze wijziging wordt de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het bestuur van een samenwerkingsverband verbeterd. Zo krijgen zij meer invloed op besluiten van een gemeenschappelijke regeling.

De gemeenschappelijke regelingen hebben twee jaar de tijd om de implementatie van deze wet te regelen. Voor de GR-en Hecht en ODWH heeft de raad een zienswijze op de wijzigingen van deze regelingen gegeven. Inwonersparticipatie Om concreet inhoud te geven aan participatie, worden inwoners steeds tijdiger bij bouwplannen betrokken. Ook wordt het werken met het participatiekompas bevorderd binnen de gemeente. Daarnaast is een start gemaakt met de ontwikkeling van een participatieverordening en wordt het opzetten van een digitaal burgerplatform nader onderzocht, mede met het oog op de nieuwe Wet open overheid.

Samenwerkingsverbanden Samenwerkingsverband Leidse Regio Juridische vorm Vestigingsplaats Bestuur en toezicht

Informele bestuurlijke samenwerking Leiden Samenwerkingsverbanden in de regio Portefeuillehouders regio van de 5 Leidse regio-gemeenten (Leiden, Oegstgeest, Leiderdorp, Voorschoten en Zoeterwoude).

Doelstelling

De gemeente Voorschoten werkt waar dit meerwaarde biedt samen in de Leidse regio (gemeenten Leiden, Leiderdorp, Voorschoten, Oegstgeest en Zoeterwoude). We zien daarin de Leidse regio als een “daily urban system”. Afhankelijk van het onderwerp kan dit op verschillende schaalniveaus zijn. Soms is dat Holland Rijnland-niveau, soms Hollands Midden en soms Leidse regio. Gemeenten kunnen meer bereiken voor hun inwoners wanneer zij hun krachten bundelen en samenwerken met burgers, bedrijven en maatschappelijke partners. Uitgangspunt is dat Voorschoten zelfstandig blijft. We zien daarin regionale samenwerking als het slimste antwoord op de opgaven van de toekomst: de overgang naar duurzame energie; toenemende vergrijzing; een groeiende zorgbehoefte; behoud van banen en welvaart; de beschikbaarheid van voldoende betaalbare woningen; de bereikbaarheid van huis, school en werk; een leefbare en veilige 24

omgeving. Bestuurlijk belang

Bestuurlijk belang omdat de Leidse regio met vijf gemeenten, hun inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen één stedelijk gebied gebruiken, is samenwerking noodzakelijk. Relatie met andere verbonden partijen Holland Rijnland en de Leidse Regio zijn voor de gemeente communicerende vaten. Dat betekent dat weer meer gedaan wordt in de Leidse Regio en minder in de Samenwerking Holland Rijnland. De gemeenten die deelnemen aan de samenwerking Leidse Regio maken daarnaast ook alleen deel uit van de regionale samenwerking Holland Rijnland.

Taakveld: 0.2 Burgerzaken Belangrijkste ontwikkelingen 





Een belangrijk uitgangspunt in de dienstverlening blijft digitaal waar het kan en persoonlijk waar het nodig is. De aandacht voor identiteitsfraude blijft belangrijk bij Burgerzaken. Aandacht voor adresfraude in het kader van ondermijning en de aanpak adreskwaliteit blijven ook van groot belang. Op 15 maart 2023 zijn er Provinciale Statenverkiezingen en die van de Waterschappen en op 22 november de vervroegde Tweede Kamerverkiezing.

Beoogde resultaten 





Wij verbeteren de dienstverlening aan inwoners en bedrijven continue op basis van de uitkomsten van de peilingen in 2020 en de continue feedback die wij vragen. We werken door aan de realisatie van de Samenhangende objectenregistratie. Goed verlopen verkiezingen, voor de Provinciale Staten en de Waterschappen en de Tweede Kamer, waarbij toegankelijkheid een aandachtspunt blijft.

Dienstverlening in 2023 heeft de organisatie te maken gehad met veel personele verschuivingen, dat heeft de aandacht verschoven van ontwikkelen, naar het op niveau houden van de basisdienstverlening. De verbetering van de informatie op de website, het meer en eenvoudiger maken van het maken van afspraken en verkrijgen van informatie, zijn aangepakt en nog in ontwikkeling. Burgerzaken Het team Burgerzaken heeft zich voorbereid op de verwachte paspoortpiek. Extra maatregelen; samenwerking met de telefonistes/medewerksters Balie en procedurele aanpassingen; zijn genomen om deze piek (naast de reguliere werkzaamheden) aan te kunnen. De maatregelen lijken in de praktijk goed te functioneren. Doel is om het proces zodanig te laten verlopen, zodat wachttijden voor onze inwoners zoveel mogelijk worden voorkomen. Zodoende kan de organisatie de paspoortpiek aan. De getroffen maatregelen werken. Verwacht wordt dat de paspoortpiek aanhoudt tot de start van de zomervakantie. Tijdens de ontvlechting uit de werkorganisatie Duivenvoorde is gekozen om de personeelsleden een grote mate van keuze vrijheid te geven om of te gaan werken bij de Wassenaar of bij de gemeente Voorschoten. Daardoor is onevenwichtigheid ontstaan in de opbouw van team Burgerzaken. Deze onevenwichtigheid is grotendeels opgelost door te investeren in ontwikkeling van vakkennis.

Ontwikkeling van de individuele kwaliteit en ontwikkeling van benodigde kwaliteit teambreed. Het ontwikkelen van team Burgerzaken gaat verder door werkprocessen en procedures passend te maken om de noodzakelijke kwaliteit te borgen. 25

Verkiezingen De verkiezingen van 2023 zijn uitstekend verlopen. De opkomst in Voorschoten ligt boven het landelijk gemiddelde. Er is veel inzet geweest vanuit de ambtelijke organisatie. Er zal een procesbeschrijving worden opgesteld, zodat het werkproces rondom de verkiezingen nog beter wordt geborgd in de organisatie. Daarnaast worden de Europese verkiezingen aangewend om verbeteringen door te voeren. Verschillende stappen in de organisatie van de verkiezingen zijn gedigitaliseerd.

Taakveld: 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden Belangrijkste ontwikkelingen    

Strategische visie maatschappelijk vastgoed. Verduurzamen pilot maatschappelijk vastgoed. Start plan Huisvesten ambtelijke organisatie. Bibliotheek plus.

Beoogde resultaten 



  

Het definiëren van een strategische visie; kader voor de sturing op gemeentelijk vastgoed. Het opstellen van een routekaart van de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed als uitwerking van de gemeentelijke verduurzamingskaders. Het bepalen van de gewenste omvang van de vastgoedportefeuille. Het afronden van de business case huisvesten ambtelijke organisatie. Het vormgeven en uitvoeren van de business case bibliotheek plus.

Definiëren strategische visie Het definiëren van een strategische visie beschrijft de uitgangspunten waarmee een toekomstbestendige vastgoedportefeuille en in een vervolgfase een toekomstbestendige vastgoedbeheerorganisatie kan worden bereikt. Vaststelling visie op vastgoed vindt plaats in 2024. Het opstellen van een routekaart van de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed als uitwerking van de gemeentelijke verduurzamingskaders In het kader van de pilot verduurzaming maatschappelijk vastgoed zijn er 2 panden/5 adressen verduurzaamd. De routekaart verduurzaming volgt in 2024. Het bepalen van de gewenste omvang van de vastgoedportefeuille De nota Vastgoedbeleid Voorschoten beschrijft de uitgangspunten waarmee een toekomstbestendige vastgoedportefeuille en in een vervolgfase een toekomstbestendige vastgoedbeheerorganisatie kan worden bereikt. In de vervolgrapporten, zoals de Routekaart verduurzaming en beheerplan vastgoed, zal er een specificatie gemaakt worden van de panden die in eigendom blijven of afgestoten worden. Hierin zullen de verduurzamingsmaatregelen uitgewerkt worden en de daarbij behorende financiële consequenties.

Eerste fase Businesscase Huisvesting Gemeentelijke Organisatie Met het vaststellen van de startnotitie in de Raad van 28 september 2023 heeft de raad groen licht gegeven om met de businesscase Huisvesting Gemeentelijke Huisvesting en Bibliotheek van start te gaan. De startnotitie is bedoeld om de raad kaders mee te geven voor het proces van beleidsvorming en de onderwerpen die daarin worden meegenomen. In 2023 is de eerste fase van de businesscase (het bepalen van uitgangspunten) grotendeels uitgewerkt. Participatie van elke

26

stakeholder (o.a. medewerkers, raadsleden, inwoners, directie bibliotheek) is meegenomen in dit onderzoek. Huisvesting bibliotheek De bibliotheek blijft de komende 5-7 jaar nog op de huidige locatie, met de intentie daarna mee te gaan in een ontwikkeling van het gemeentehuis conform de huidige ontwikkelvisie centrum. De businesscase huisvesten ambtelijke organisatie in combinatie met bibliotheek is zoals hierboven beschreven in 2023 gestart.

Taakveld: 0.4 Overhead Belangrijkste ontwikkelingen 

Op dit taakveld worden geen beleidsmatige ontwikkelingen verwacht.

Beoogde resultaten 

Niet van toepassing.

Organisatieontwikkeling Na een zorgvuldige analyse en gesprekken binnen onze organisatie, waaronder feedback vanuit de medewerkers (medewerkerstevredenheidsonderzoek en risico-inventarisatie en evaluatie), het management en het college is vastgesteld dat de organisatie op veel vlakken toekomstbestendiger, klantgerichter, efficiënter en slagvaardiger moet worden. De dynamische omgeving en de maatschappelijke ontwikkelingen vragen daarnaast om een organisatie die hierin kan meebewegen. Dit betekent dat zowel de structuur, cultuur, werkomstandigheden als de inrichting van de organisatie en de werkprocessen verbeterd moeten worden. Met deze uitkomsten en opgaven is in de tweede helft van 2023 besloten een organisatieontwikkelprogramma op te zetten en van start te laten gaan. Dit heeft geresulteerd in een programma dat zich richt op:  herijking organisatiestructuur  huisvesting ambtelijke organisatie (gemeentehuis, buitendienst en begraafplaats)  vermindering aandeel externe inhuur en verlaging verzuim  verbetering communicatie en overleg ( in-en extern)  procesinrichting (o.a.

sturing collegeprogramma, agendakamer)  arbeidsvoorwaarden, arbeidsmarktcommunicatie  identiteit en werkplezier  verbeteren werkomstandigheden  verbeteren bereikbaarheid  ontwikkeling medewerkers (introductieprogramma, leergangen) Er is een stuurgroep ingericht om zowel de bestuurlijk portefeuillehouder als Ondernemingsraad niet alleen goed op de hoogte te houden van de voortgang, maar zijn daardoor ook direct betrokken. De Raad wordt één keer per half jaar bijgepraat over de laatste stand van zaken door de portefeuillehouder en gemeentesecretaris, en vaker indien nodig. Beëindiging DVO Sociaal domein Begin 2023 sprak het college het voornemen uit om de dienstverleningsovereenkomst Maatschappelijke Ondersteuning Taken tussen gemeente Voorschoten en gemeente Wassenaar op te zeggen. In 2023 heeft een projectorganisatie waarin de beide gemeenten vertegenwoordigd waren alle voorbereidingen getroffen om per 1 mei 2024 de ontvlechting te realiseren. Later dat jaar worden alle andere nog bestaande verplichtingen afgewikkeld. Na de splitsing hebben beide gemeenten weer volledige vrijheid om zelf te bepalen welke taken binnen het Sociaal domein, op welke manier en met welke partijen uitgevoerd worden. 27