Informatiebrief 39 Certificering bibliotheek (incl. bijlage)

039 Informatiebrief Zaaknummer: Documentnummer:

Z–24/087301 399920

Datum:

11 juni 2024

Onderwerp:

Certificering bibliotheek

Portefeuillehouder:

Wethouder Hans van der Elst

Bijlage(n):

1

Verzonden 13 juni 2024

Geachte raad, Deze raadsinformatiebrief is bedoeld om u te informeren over ontwikkelingen aangaande de Stichting Openbare Bibliotheek Voorschoten Wassenaar, (hierna: de bibliotheek). De brief hangt samen met het aan u in de voorjaarsnota gedane verzoek om eenmalig ten laste van de concernreserve € 61.250,- beschikbaar te stellen voor de bibliotheek in het kader van de certificering en het maken van een efficiëntieslag door de bibliotheek. Signaal van de bibliotheek De directeur van de bibliotheek heeft het signaal afgegeven dat de bibliotheek het momenteel zwaar heeft. Naar aanleiding van amendement 138 (raadsbesluit van 11 november 2021) is de subsidie aan de bibliotheek weliswaar omhoog gegaan naar € 13,60 per inwoner exclusief huisvesting en daarna voor het jaar 2024 met 4,4% verhoogd in het kader van de indexatie van subsidies. Echter onder meer door fors gestegen lasten en onvoorziene tegenvallers krijgt de bibliotheek de begroting niet sluitend. Reserves staan onder druk. Als gevolg van Corona en interne onrust en wisselingen in het MT in de jaren 2020 t/m 2022 is er daarnaast sprake van stilstand en achteruitgang in de bedrijfsvoering op diverse niveaus.

Ondanks de verschillende maatregelen die de bibliotheek in 2023 en 2024 heeft ingezet om deze situatie aan te pakken heeft de bibliotheek dit tij nog niet voldoende kunnen keren hetgeen ook tot uitdrukking is gekomen in de uitslag van de huidige certificeringsronde. Certificering Ééns per vier jaren vindt er een audit plaats van de bibliotheek door de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). Deze organisatie toetst als onafhankelijke organisatie de kwaliteit en toekomstbestendigheid van onder meer bibliotheekorganisaties. In februari 2024 heeft er een audit plaatsgevonden van de bibliotheek door CBCT.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl

BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Recentelijk hebben wij vernomen dat dit niet heeft geleid tot een nieuwe 4-jarige certificering, maar tot een voorwaardelijk certificeringsadvies. Op een aantal zaken scoorde de bibliotheek onvoldoende. Zo is verbetering nodig op het gebied van compliance, in- en outputmeting en verslaglegging en contractbeheer. Vanaf het eerste kwartaal 2025 vindt er daarom een heraudit plaats waarbij de bibliotheek opnieuw wordt beoordeeld op de normen die nu onvoldoende scoorden. Als het advies van CBCT dan wel positief is dan is de bibliotheek alsnog gecertificeerd. Certificering is onder meer belangrijk om als bibliotheek lid te zijn van het bibliotheeknetwerk, het behouden van de Anbistatus (nodig voor het verwerven van extra inkomsten via fondsen en serviceclubs) en wordt door de gemeente als voorwaarde gesteld in het kader van de subsidieverlening. Efficiëntieslag De bibliotheek heeft berekend dat bij gelijkblijvende inkomsten op basis van de huidige situatie de bibliotheek een toenemend tekort zal hebben t/m 2027. Om dit tegen te gaan wil de bibliotheek een efficiëntieslag maken. De bibliotheek geeft aan deze stappen alleen te kunnen zetten wanneer klanten zich zelfstandig kunnen bewegen in de bibliotheek. Momenteel kan dit onvoldoende door verouderde ICT-toepassingen. Deze zijn daardoor niet gebruiksvriendelijk en onbetrouwbaar wat veel tijd vraagt van de (balie-)medewerkers.

Wat is er nodig? De bibliotheek heeft op een rijtje gezet welke eenmalige investeringen nodig zijn voor: 1. het goed doorlopen van de heraudit ten behoeve van het behalen van de certificering (ten bedrage van € 36.250,- voor zowel de gemeente Wassenaar als voor de gemeente Voorschoten); 2. het kunnen nemen van noodzakelijke stappen om de kosten de komende jaren beheersbaarder te maken en de druk op de reserve te verlichten door tekorten niet verder te laten oplopen (ten bedrage van € 25.000,- voor de gemeente Voorschoten, € 33.000,- voor de gemeente Wassenaar). In totaal gaat het voor de gemeente Voorschoten om een eenmalig bedrag van € 61.250,-. In de voorjaarsnota is daarvoor ondergaande tekst opgenomen.

Taakveld 5.6 Media Bijdrage bibliotheek Mutatie

hogere lasten € 61.250

lagere baten€ 0

Om te komen tot een vierjarige certificering in 2025 is een eenmalige extra bijdrage aan de bibliotheek noodzakelijk. Inclusief het maken van een efficiëntieslag met het systeem Open Library gaat het om een bedrag van € 61.250. Deze bijdrage wordt voornamelijk ingezet voor ICT en personeel. Meer informatie staat in de raadsbrief over de bibliotheek.

Pagina 2 van 3

De bijlage bij deze brief bevat een nadere specificering van dit bedrag en maakt verder inzichtelijk welke middelen waarvoor worden gevraagd en waarom. Overleg na besluitvorming in de raden De bibliotheek heeft een vestiging in Voorschoten en in Wassenaar. De dienstverlening van de bibliotheek is zowel aan de inwoners van Voorschoten als de inwoners van Wassenaar. Het verzoek om de eenmalige bijdrage wordt daarom niet alleen in Voorschoten, maar ook in Wassenaar gedaan. Wat betreft het voor beide gemeenten gevraagde budget van € 36.250,benodigd voor essentiële ingrepen om alsnog gecertificeerd te kunnen worden, geldt dat het college van Voorschoten als voorwaarde stelt dat ook de gemeente Wassenaar dit bedrag aan de bibliotheek beschikbaar stelt. Dit betekent dat na besluitvorming in de beide raden vervolgens onderling bestuurlijk overleg en ook overleg met de bibliotheek zal plaatsvinden over de inzet van de dan beschikbare middelen. Wij verwachten dat het behalen van de certificering door de bibliotheek voor beide gemeenten een prioriteit zal zijn. Uiteraard informeren wij u over de uitkomst van het genoemde overleg.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 3

Bijlage 1 bij Raadsinformatiebrief Certificering van de bibliotheek Specificeringsoverzicht gevraagde eenmalige investering van € 61.250,- in volgorde van urgentie

Wat? Inhuur projectleider 14 weken/20 uur per week ten behoeve van het doorvoeren van de benodigde verbeteringen op het gebied van compliance, in- en outputmeting en verslaglegging/contactbeheer.

Gevraagde investering per gemeente € 11.500,-

Vervangen en verbeteren van ICT apparatuur per vestiging: 1 x printzuil ‘Honeycube’; 2 x Nex.Kiosk Nordic (in en uitname ); 1 x ‘Honeysmart’ Kiosk (betaalautomaat

€ 12.500,-

Onvoorziene tegenvallers begroting 2024 (Langdurig verzuim Q1 en Q2 2024 en heraudit)

€ 12.250,-

Totaal van deze essentiële ingrepen De aanschaf van Open Library (eenmalig) valt niet onder de noemer essentieel, maar wenselijk.

€ 36.250,€ 25.000,- (vs) € 33.000,- (ws)

Totaal Voorschoten

€ 61.250,-

Noodzakelijk omdat? De invoering van genoemde punten zijn zeer arbeidsintensieve projecten, waarvoor de bibliotheek de capaciteit momenteel niet heeft, zonder dat andere verplichtingen in gevaar komen. Nodig in verband met het voldoen aan de normen in het kader van de certificering. De inschatting van de bibliotheek is dat zij momenteel op 65% zitten qua compliance. Zonder deze ICT-oplossingen voor klanten te moderniseren/aan te passen is verdere krimp op de lasten niet mogelijk. Het op orde zijn van automatisering en gebruiksvriendelijkheid is een voorwaarde om met minder personele inzet de bibliotheek te kunnen openen. Door de geschetste situatie begroot de bibliotheek steeds strakker, waardoor het opvangen van tegenvallers, zonder dat dit ten koste gaat van de klanten, steeds lastiger wordt. De langdurige onvoorziene uitval van een tweetal medewerkers van de bibliotheek heeft vanwege de hogere vervangingskosten van deze krachten gezorgd voor een extra kostenpost. Vanwege het nog niet behalen van de certificering moet een heraudit plaatsvinden, waaraan opnieuw kosten verbonden zijn. Met dit systeem kan de bibliotheek langer en vaker onbemand open. Bezoekers (waaronder jongeren) kunnen dan vaker en langer bij de bibliotheek terecht. De bibliotheek heeft een systeem om personele inzet op maat te plannen (efficiëntieslag).