Informatiebrief 27 Evaluatie Voorschoten Voor Elkaar (incl. bijlagen)
Tekst van het document
027 Informatiebrief Zaaknummer:
Z-55777
Documentnummer:
389957
Datum:
23 april 2024
Onderwerp:
Vervolg op rapport Regioplan evaluatie VVE
Portefeuillehouder:
Wethouder Schokker
Bijlage(n):
1. Rapport Regioplan ‘Doelen en resultaten VVE’
Verzonden 24 april 2024
2. Uitwerking aanbevelingen rapport Regioplan Geachte Raad, Naar aanleiding van uw motie 286 tot een externe evaluatie Voorschoten Voor Elkaar informeren wij u als volgt. Met deze brief wordt deze motie afgedaan. De afgelopen periode heeft bureau Regioplan in opdracht van de gemeente een evaluatie uitgevoerd. Het rapport Regioplan ‘Doelen en resultaten Voorschoten Voor Elkaar’ is ter informatie bijgevoegd in de bijlage. De conclusies en aanbevelingen zijn op p.30-35 van het rapport aangegeven. Bureau Regioplan heeft een evaluatie uitgevoerd met als hoofdvraag hoe de samenwerking tussen de gemeente en Voorschoten Voor Elkaar (verder VVE) is verlopen sinds 1 januari 2020, toen de opdracht is uitgebreid met de integrale toegang 0-100, en of die samenwerking heeft opgeleverd wat de gemeente daarbij voor ogen had. Daarbij is ook gekeken naar de samenwerking tussen VVE en overige (gemeentelijke) organisaties die actief zijn in het sociaal domein. Samenvatting conclusies en aanbevelingen rapport Welzijn Regioplan geeft aan dat het algehele beeld van wat VVE presteert positief is op het gebied van welzijnsactiviteiten; partijen zijn hierop samen goed op weg. Er worden mooie resultaten geboekt en de samenwerkingsafspraken helpen hierbij. Wel zijn er aandachtspunten. Zo is er gebrekkige op- en navolging van afspraken en monitoring.
Overlegstructuren zijn versnipperd, er zijn verschillende aanspreekpunten, er is onvoldoende eenduidigheid in de oorspronkelijke bedoeling van afspraken en de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling zijn onduidelijk. Het leidt op onderdelen tot gebrekkige kwaliteit van samenwerking en integraliteit. Dit geeft ontevredenheid over en ruis in het overleg en de samenwerking tussen beide partijen (en hun partners).
Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G
Het college herkent bovengenoemde en volgt alle aanbevelingen op het gebied van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, (waaronder verder verduidelijken van de opdracht en ook onderzoek naar de meest passende constructie opdrachtgever- en opdrachtnemerschap), de overlegstructuur en sturing en verantwoording op. Wij blijven daarom kritisch op de samenwerking. Allereerst wordt ingezet op ontwikkeling van een beter functionerend sturingsarrangement, waarbij de Plan-Do-Check-Act-cyclus nadrukkelijker wordt doorlopen, zodanig dat de verwachtingen van de gemeente steviger worden verankerd in het sturingsarrangement. Dit levert naar verwachting ook meer rust en minder ruis op in de samenwerking. Het sluit ook aan op de constatering van Regioplan dat op basis van de huidige manier van verantwoorden en beschikbare informatie niet te bevestigen is of en in hoeverre de beleidsdoelen worden gerealiseerd. De beleidsdoelen zijn nog te abstract en te algemeen geformuleerd en daarmee zijn ook de KPI’s vanuit de gemeente en de verantwoordingsinformatie van VVE nog te veel op output (activiteiten) en te weinig op outcome (resultaten en effecten). Wij zetten een gezamenlijk traject met VVE in gang om de aanbevelingen en verbetermogelijkheden voor het deel welzijn op te pakken en uit te werken. Daarnaast gaan wij op ons initiatief de breedte en grenzen (taken) van de opdracht VVE heroverwegen.
Dit start via een onderzoek naar de meest passende constructie opdrachtgeveropdrachtnemerschap, waarvan we de uitkomsten gaan betrekken bij het beleidsplan 2025 ev. Afhankelijk hiervan wordt een vervolg proces bepaald. Toegang Jeugd Voor de opdracht toegang jeugd en het jeugd- en jongerenwerk zijn de conclusies minder positief. Bij de opdracht toegang jeugd geeft Regioplan weer dat meerdere keren onder externe begeleiding is/wordt gewerkt aan een verbeterproces (zie weergave ontwikkeling opdracht toegang jeugd p. 23). Regioplan ziet dat de visies van de gemeente en VVE niet altijd op elkaar aansluiten. Daarbij is een belangrijk aspect van de gezamenlijke ambitie: integraliteit. Met een integrale toegang 0-100 en een integraal aanbod 0-100 in het voorveld willen de gemeente en VVE de gezamenlijke ambitie waarmaken om vroegtijdig te voorzien in de ondersteuningsbehoefte van (kwetsbare) inwoners en bijtijds opschalen waar nodig. Bij de conclusies en aanbevelingen op p. 32 wordt door Regioplan aangegeven dat met elkaar moet worden overwogen hoe breed de opdracht aan VvE moet en kan zijn en ook waar de grenzen liggen, en dat onderdeel daarvan is de keuze waar en hoe de toegang jeugd wordt belegd.
De geadviseerde heroverweging voor de toegang jeugd geeft voor het college de noodzaak aan voor het direct nemen van de regie, het maken van keuzes en zetten van stappen hoe de toegang jeugd in de nabije toekomst wordt belegd. Het college komt hiervoor met een apart
Pagina 2 van 4
voorstel terug. Dit start met het door de gemeente formuleren van een (hernieuwde) visie op een integrale toegang, waarbij de uitkomst van de huidige verbeteropdracht jeugd wordt meegenomen en wordt ingezet op een zorgvuldig proces bij de verdere uitwerking. Jeugd- en jongerenwerk Ten aanzien van het jeugd- en jongerenwerk wordt door Regioplan geconcludeerd dat de opdracht, rolverdeling, overlegstructuur en afstemming tussen gemeente, VVE en andere betrokken partijen op dit gebied onvoldoende zijn uitgewerkt en daardoor de samenwerking moeizaam verloopt. Het college neemt het initiatief om verder te werken aan ten eerste een duidelijkere opdracht voor het jeugd- en jongerenwerk, gericht op preventie voor de jongere doelgroep, ten tweede een verbeteraanpak voor samenwerking met BOA’s en Politie, gericht op preventie overlast en veiligheid jongeren en ten derde een advies over het heroverwegen van de organisatie. Ook dit leidt tot een advies en besluit over het herijken van het jeugd- en jongerenwerk en afhankelijk van de uitkomst een zorgvuldig proces bij de uitwerking. Een overzicht van de uitwerking van alle aanbevelingen op de onderdelen welzijn en toegang jeugd en jeugd- en jongerenwerk is bijgevoegd in bijlage 2.
Samenvattend stelt het rapport vast dat er geen eenduidig beeld is over het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap door de gemeente en VVE, de relatie als partners, de samenwerking, de opdracht en de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling en de monitoring en sturing. Daarnaast is er de geconstateerde tweedeling welzijn (dat grosso modo goed verloopt) en toegang jeugd en jeugd- en jongerenwerk (waar verbetering noodzakelijk is). Dit zijn stevige conclusies en verplicht tot nadere introspectie, na meerdere jaren van intensieve samenwerking en meerdere externe interventies op het gebied van de toegang jeugd. Wij blijven daarom kritisch op de samenwerking. De doorontwikkeling van een integrale toegang 0100 is voor de gemeente een leidend beleidsuitgangspunt geweest bij de uitbreiding van de opdracht aan VVE en een belangrijk sturingsmechanisme in zowel kwaliteit, als kostenbeheersing in het sociaal domein. Uw raad wordt de komende periode bij besluitvorming over het beleidsplan sociaal domein en daarmee het deel toegang jeugd verder betrokken. Over uitwerking van het vervolg van de implementatie van de aanbevelingen voor het traject welzijn gezamenlijk met VVE en daarnaast herijking van het jeugd- en jongerenwerk op initiatief van het college, wordt u in het najaar van
Pagina 3 van 4
2024 verder geïnformeerd. Bij eventuele financiële consequenties van adviezen en voorstellen wordt dit via de P&C cyclus, en mogelijk al via de Kadernota, meegenomen. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,
drs. N. Stemerdink, E.A. van Wattingen, Gemeentesecretaris
burgemeester
Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.
Pagina 4 van 4
Doelen en resultaten Voorschoten voor Elkaar
Doelen en resultaten Voorschoten voor Elkaar
- EINDRAPPORT -
Auteurs Noor Galesloot Frank Kriek Marjon Tijl
Amsterdam, 11 maart 2024 Publicatienr. 23111
© 2024 Regioplan, in opdracht van de gemeente Voorschoten Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/ of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Regioplan. Regioplan aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.
Inhoudsopgave 1 Introductie 1.1 Aanleiding 1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen 1.3 Methode 1.4 Leeswijzer
1 1 1 2 2
2 Het beleid binnen het sociaal domein 2.1 Beleidsanalyse 2.2 Ervaringen van de gemeente en Voorschoten voor Elkaar
4 4 12
3 Samenwerking tussen de gemeente en Voorschoten voor Elkaar 3.1 Samenwerkingsafspraken 3.2 Ervaringen van de gemeente en VvE met de samenwerking
15 15 17
4 Rapportage door de gemeente en Voorschoten voor Elkaar 4.1 Rapportage door Voorschoten voor Elkaar aan de gemeente 4.2 Informatievoorziening aan de gemeenteraad 4.3 Ervaringen van de gemeente en VvE met de rapportage 4.4 Ervaringen van samenwerkingspartners 4.5 Ervaringen van deelnemers en vrijwilligers
20 20 25 25 26 27
5 Conclusies en aanbevelingen 5.1 Beantwoording onderzoeksvragen 5.2 Conclusies en aanbevelingen 5.3 Stappenplan
30 30 33 34
Introductie
1
1 Introductie
1.1 Aanleiding Voorschoten voor Elkaar (hierna: VvE) is een brede welzijnsorganisatie die in opdracht van het college van B en W van de gemeente Voorschoten actief is in het sociaal domein, specifiek in de sociale basis. VvE is een stichting die zich inzet om de zelfredzaamheid van kwetsbare inwoners te vergroten. Als basis voor de opdracht aan VvE zijn de volgende uitgangspunten meegenomen: meer samenhang in zorg, ontschotting en versimpeling; behoud en benutting van burgerinitiatieven; regie en coördinatie uitbesteden aan strategische partners; verminderen detailbemoeienis gemeente, meer sturen op resultaten en effecten; verder optimaliseren vrij toegankelijke zorg; één loket voor alle inwoners. De stichting organiseert verschillende vormen van (informele) zorg en contacten voor kwetsbare burgers zowel thuis als in de wijken, organiseert een vrijwilligersstructuur (waar vraag en aanbod samenkomen), en werkt samen met andere organisaties om de zelfredzaamheid en betrokkenheid van burgers, vrijwilligers en zorgvragers te vergroten. De stichting is actief op de volgende terreinen: opvoeden en opgroeien; ontmoeten en meedoen; wonen en leefbaarheid; relaties en welzijn; mantelzorg en meer; geldzaken en regelgeving.
De stichting werkt eveneens samen met andere organisaties die in opdracht van het college van B en W van de gemeente Voorschoten actief zijn in het sociaal domein. Het gaat dan bijvoorbeeld om de samenwerking inzake sport, onderwijs, huisartsen, schuldhulpverlening, maatschappelijke opvang, ggz in de wijk (waaronder suïcidepreventie), langer thuis wonen en jeugd- en gezinsondersteuning. De gemeente Voorschoten wilde een evaluatie laten uitvoeren met als hoofdvraag hoe de samenwerking tussen de gemeente en VvE is verlopen sinds 01-01-2020, toen de opdracht is aangepast met de integrale toegang van 0 tot 100, en of die samenwerking heeft opgeleverd wat de gemeente daarbij voor ogen had.
1.2 Doelstelling en onderzoeksvragen Deze evaluatie heeft tot doel om vast te stellen hoe de gemeente (als opdrachtgever) en de stichting VvE (als opdrachtnemer) samenwerken om een effectieve en efficiënte uitvoering van het gemeentelijke beleid in de sociale basis annex het voorliggend veld te kunnen realiseren. Daarbij dient ook gekeken te worden naar de samenwerking tussen VvE en overige (gemeentelijke) organisaties die actief zijn in het sociaal domein. De vier hoofdvragen van de evaluatie zijn: 1. Hoe werkt de gemeente Voorschoten als opdrachtgever samen met VvE als opdrachtnemer? 2. Leidt die samenwerking tot het realiseren van de beoogde beleidsdoelen zoals geformuleerd door de gemeente? 3. Welke mogelijkheden zijn er om de samenwerking te verbeteren daar waar wenselijk en hoe zouden deze mogelijkheden benut kunnen worden? 4. Welke mogelijkheden zijn er om de effectiviteit en de efficiency van de werkzaamheden van VvE (als opdrachtnemer en als samenwerkingspartner) te verbeteren daar waar dat nodig is en hoe kunnen die mogelijkheden benut worden? De volgende deelvragen zijn leidend in de evaluatie: 1. Welke gemeentelijke beleidsdoelen worden uitgevoerd met subsidiëring van VvE? 1
2. Wat zijn de afspraken met VvE over prestaties en effecten? 3. Zijn de organisatie en de werkwijze van VvE zodanig ingericht dat optimaal gewerkt kan worden aan het bereiken van de beoogde resultaten zoals afgesproken met de gemeente? 4. Hoe wordt in de praktijk samengewerkt tussen de gemeente als opdrachtgever en VvE als opdrachtnemer, via de overlegstructuren? 5. Hoe wordt in de praktijk samengewerkt tussen VvE en andere organisaties die actief zijn in het sociaal domein? 6. Wat is afgesproken over rapporteren en verantwoorden? 7. Hoe wordt in de rapportages gerapporteerd over prestaties en effecten? 8. Hoe wordt de raad geïnformeerd over prestaties en effecten? 9. Hoe ervaren de samenwerkingspartners de samenwerking met VvE? 10. Hoe ervaren de inwoners de ondersteuning die zij ontvangen van VvE?
1.3 Methode Voor deze evaluatie voerden we de volgende onderzoeksactiviteiten uit: 1. Deskstudie: we begonnen met een analyse van de documenten van de gemeente, waaronder de beleidsdocumenten, uitvraag richting VvE en rapportages aan de raad. Daarnaast keken we naar de documenten van VvE, waaronder uitvoeringsplannen en voortgangsrapportage. 2. Tussenrapportage: op basis van de deskstudie stelden we een tussenrapportage op, die we hebben besproken met de begeleidingscommissie. 3. Interviews met de volgende partijen: - ambtelijke dossierhouders gemeente, enkele raadsleden, de bij VvE betrokken wethouders en de burgemeester; - medewerkers en vrijwilligers van VvE; - de Raad van Toezicht van VvE; - medewerkers van samenwerkingspartners; - deelnemers aan activiteiten; - de Adviesraad Sociaal Domein. 4. Eindrapportage: ten slotte stelden we deze eindrapportage op, waarin de uitkomsten van de deskstudie en de perspectieven van de verschillende partijen bij elkaar komen. Dit rapport leggen we voor aan de begeleidingscommissie en het College.
1.4 Leeswijzer Deze rapportage is als volgt opgesteld: In hoofdstuk 2 gaan we in op het beleid van de gemeente Voorschoten en de uitvoeringsplannen van VvE. In hoofdstuk 3 beschrijven we de samenwerkingsafspraken tussen de gemeente Voorschoten en VvE. In hoofdstuk 4 zetten we de verantwoordingsafspraken uiteen, waaronder de rapportage door VvE aan de gemeente Voorschoten en de rapportage van de gemeente aan de raad. In hoofdstuk 5 beantwoorden we onze onderzoeksvragen en sluiten we af met onze conclusies en aanbevelingen.
2
Het beleid binnen het sociaal domein
2
2 Het beleid binnen het sociaal domein
In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende deelvragen: 1. Welke gemeentelijke beleidsdoelen worden uitgevoerd met subsidiëring van VvE? 2. Wat zijn de afspraken met VvE over prestaties en effecten?
2.1 Beleidsanalyse In deze paragraaf gaan we in op het beleid van de gemeente Voorschoten binnen het sociaal domein. We beginnen met de maatschappelijke hoofddoelen en het programma Samenwerken in het Sociaal Domein 2.0 zoals geformuleerd in het beleidsplan voor het sociaal domein.1 2.1.1 Beleidsdoelen van de gemeente voor het sociaal domein In het beleidsplan voor het sociaal domein identificeerde de gemeenten Voorschoten vijf maatschappelijke hoofddoelen voor 2018 t/m 2021. Voor ieder maatschappelijk hoofddoel zijn een aantal indicatoren geïdentificeerd, zie de tabel B.1 in de bijlage. Dit betreft verplichte beleidsindicatoren vastgesteld door het Rijk voor het begrotingsprogramma ‘Sociaal domein’, alsook enkele aanvullende indicatoren die de gemeente Voorschoten in de Monitor Sociaal Domein had opgenomen. Ook wordt voor iedere indicator een streefwaarde geformuleerd voor de opvolgende jaren, gebaseerd op trends en prognoses. Voor de verplichte beleidsindicatoren vanuit het Rijk zijn tevens de landelijke waarden opgenomen. 1. Inwoners zijn zo zelfredzaam mogelijk en kunnen zo lang mogelijk de regie over hun eigen leven houden: iedere inwoner krijgt de gelegenheid om op een passende wijze te participeren in de samenleving.
De gemeente faciliteert dit door toegankelijke ondersteuning te organiseren, in samenwerking met maatschappelijke partners, voor inwoners die dat nodig hebben. 2. Inwoners groeien gezond en veilig op en kunnen zich maximaal ontwikkelen: de gemeente faciliteert dit door onder andere een rijk verenigingsleven en een vangnet voor jeugdigen die opgroeien in een moeizame en/of onveilige situatie. 3. Voorschoten is veilig en er is sociale cohesie: inwoners zijn actief betrokken bij en voelen zich verantwoordelijk voor hun eigen welbevinden en dat van anderen in de directe omgeving. De buurt of wijk is een prettige woon- en leefomgeving, waar alle inwoners zich veilig, geaccepteerd en gewaardeerd voelen. 4. Er is een duurzaam systeem voor zorg en ondersteuning. De ondersteuning vindt dicht bij huis plaats. Inwoners met een hulpvraag proberen deze eerst op eigen kracht of met behulp van het netwerk op te lossen. Indien nodig wordt hulp gezocht bij een algemene voorziening; wanneer dit onvoldoende werkt kan een (aanvullende) maatwerkvoorziening worden verstrekt. De organisaties die deze algemene, collectieve en preventieve voorzieningen uitvoeren zijn goed georganiseerd en zorgen dat deze voorzieningen effectief, efficiënt en in onderlinge samenhang worden uitgevoerd. 5. Inwoners die hulp nodig hebben krijgen de juiste ondersteuning op tijd.
De gemeente faciliteert dit door heldere en eenduidige afspraken te maken met de maatschappelijke partners en zorgaanbieders die de ondersteuning leveren. Hierbij wordt de eerstelijnszorg gecoördineerd door de gemeente en ketenpartners via een netwerkconvenant en de tweedelijnszorg door de gemeente. Programma Samenwerken in het Sociaal Domein 2.0 In het eerdergenoemde beleidsplan zette de gemeente Voorschoten tevens het Programma Samenwerken in het Sociaal Domein 2.0 uiteen. Met dit programma beoogt men de volgende doelen te bereiken: Integraliteit: adequate en op elkaar afgestemde antwoorden op alle vragen die het sociaal domein betreffen, waardoor inwoners geactiveerd en waar mogelijk gemotiveerd worden om mee te doen. Regie: er is sprake van vertrouwen, cohesie en efficiëntie in samenwerking en uniformiteit in handelen. Het is duidelijk wie de regisseur is en welke rol die heeft. Monitoring en sturing: vergroten van de efficiency en kwaliteit van de dienstverlening aan alle inwoners en specifiek voor diegenen die zorg en ondersteuning nodig hebben, en het behalen van de beoogde maatschappelijke effecten. Verstevigen netwerken: door adequate zorg en ondersteuning voor inwoners vanuit een duurzaam stelsel doet iedereen naar vermogen mee en valt niemand tussen wal en schip.
1 Beleidsnota ‘Iedereen doet mee: Beleidsplan Sociaal Domein 2018 – 2021’.
4
2.1.2 Subsidieplan en uitvraag In 2017 besloot de gemeente Voorschoten haar subsidiebeleid te herzien, om zo de kosten en baten van de gemeente beter in balans te brengen.2 Een onderdeel daarvan was een bezuiniging van ruim €400.000 op de subsidies. In het Subsidieplan 2020-2023 beschrijft de gemeente Voorschoten aan welke voorwaarden te subsidiëren activiteiten en organisaties moeten voldoen, waaronder algemene voorwaarden en voorwaarden voor het thema Welzijn. Tot slot gaat de gemeente in op de relatie met de brede welzijnsorganisatie, dit beschrijven we in hoofdstuk 3. Algemene voorwaarden Ten eerste moeten alle te subsidiëren activiteiten bijdragen aan minimaal één van de maatschappelijke beleidseffecten die de gemeente Voorschoten in haar Maatschappelijke agenda identificeerde op basis van gesprekken met inwoners en netwerkpartners, het eerdergenoemde beleidsplan Sociaal domein 2018-2021 en het coalitieakkoord ‘Duurzaam vooruitstrevend’.3 Dit zijn zeven beleidseffecten, waaronder de vijf hoofddoelen die wij in de voorgaande paragraaf beschreven en twee aanvullende effecten: 1.
Het culturele DNA van Voorschoten wordt beschermd en uitgedragen: de gemeente wil de samenwerking stimuleren tussen cultuuraanbieders onderling en tussen cultuur, zorg, sport en welzijn, voorzien in cultureel aanbod voor degenen die tot dusver niet bereikt werden en het cultuureducatieaanbod vergroten. 2. Inwoners hebben een gezonde leefstijl: de gemeente Voorschoten beoogt het aantal sportende inwoners te verhogen, ongezonde leefgewoonten te verminderen en de geestelijke gezondheid van inwoners te verhogen. Daarnaast moeten alle te subsidiëren activiteiten aan de volgende voorwaarden voldoen: De activiteit moet gericht zijn op Voorschoten. De activiteit moet andere activiteiten die de gemeente Voorschoten subsidieert aanvullen. De activiteit wordt uitgevoerd door vrijwilligers, wat wil zeggen dat de activiteit niet commercieel van aard is en in beginsel door vrijwilligers wordt georganiseerd, tenzij inzet van een betaalde professional noodzakelijk en goed onderbouwd is. De activiteit wordt verricht op basis van een gedegen financiële huishouding, wat betekent dat de kosten aantoonbaar onderbouwd moeten zijn en niet redelijkerwijs aan gebruikers of deelnemers kunnen worden doorberekend.
Tot slot moeten alle te subsidiëren organisaties aan de volgende voorwaarden voldoen: De organisatie moet gericht zijn op samenwerking, waarbij de organisatie met minimaal één andere organisatie op het gebied van welzijn, sport, cultuur, scouting, onderwijs, gezondheid of veiligheid samenwerkt. De organisatie moet een gedegen financiële huishouding hebben, oftewel actief op zoek gaan naar geldstromen buiten het subsidieplan om. De organisatie moet gericht zijn op een goed bestuur van de organisatie, waaronder het voldoen aan wettelijke regelgeving, het respecteren van diversiteit, het tegengaan van discriminatie en het bijdragen aan de (bewustwording van) duurzaamheid. Voorwaarden voor de Brede Welzijnsorganisatie In dit subsidieplan spreekt de gemeente Voorschoten tevens de ambitie uit om een Brede Welzijnsorganisatie (BWO) te subsidiëren, waarin alle dienstverlening met een preventief karakter en professionele disciplines voor de doelgroep 0-100+ zijn gebundeld om het voorliggende veld te verstevigen en daarmee aanbod te genereren waardoor er minder aanspraak wordt gemaakt op de maatwerkvoorzieningen om de stijgende ondersteuningsbehoefte op te vangen. Deze behoefte speelde al in Voorschoten sinds 2017: naar aanleiding van de versnippering in het sociaal domein wilde men de coördinatie binnen het sociaal domein en de toegang naar laagdrempelige hulp verbeteren.
Een haalbaarheidsstudie 4 liet zien dat het beleggen van de nulde- en eerstelijnsdienstverlening bij een BWO kansrijk was, zolang de BWO 2
Subsidieplan 2020-2023 ‘Samen werken, samen delen, samen sterker.’ (13 juni 2019).
3 Maatschappelijke agenda Voorschoten ‘Samen werken, samen delen, samen sterker.’ (13 juni 2019). 4 Lameris, P., & Pasman H. (2018). Rapportage haalbaarheidsstudie breed welzijn Voorschoten. Utrecht: Bosman & Vos.
5
in kwestie over voldoende bestuurskracht en over de door de gemeentelijke verstrekte investeringsmiddelen beschikt. Hierbij worden specifieke voorwaarden geïdentificeerd voor te subsidiëren welzijnsactiviteiten en -organisaties: De organisatie moet een lokaal georiënteerde BWO zijn, waarin de eerdergenoemde dienstverlening en professionele disciplines voor de doelgroep 0-100+ worden gebundeld. De organisatie is goed bereikbaar, vormt een laagdrempelige, toegankelijke en herkenbare ingang voor inwoners en organisaties en heeft een informatie- en adviesfunctie voor inwoners met vragen over het sociaal domein. De organisatie draagt zorg voor de toeleiding naar tweedelijnsondersteuning. De organisatie vormt een stevig netwerk met wijk- en activiteitencentra. De organisatie verbindt de formele en informele ondersteuning en de vrijwilligersinitiatieven en heeft hierbij een coördinerende functie om passend aanbod te stimuleren en/of te creëren. De organisatie heeft deskundig personeel en het loket heeft kwalitatief personeel dat gespecialiseerd is in vraagverheldering, triage, adviseren en consulteren. De activiteiten gaan uit van kortdurende ondersteuning en zijn gericht op collectief aanbod zodat minder aanspraak wordt gedaan op maatwerkondersteuning. De activiteiten zijn zonder indicatie en wachtlijst bereikbaar.
Hiermee dragen de activiteiten bij aan het normaliseren en afschalen van specialistische ondersteuning en het verbeteren van vroegtijdige signalering. De activiteiten zijn kwalitatief en kwantitatief toereikend op het gebied van welzijn van inwoners en passend bij de (eventuele) ondersteuningsbehoefte. De activiteiten zijn gericht op het vergroten van de zelfredzaamheid, participatie in de samenleving en het versterken van sociale netwerken rondom inwoners met een ondersteuningsbehoefte. De activiteiten gaan uit van de eigen talenten en mogelijkheden van inwoners en betreffen onafhankelijke cliëntondersteuning. Op financieel gebied moet de brede welzijnsorganisatie verantwoording afleggen over de samenwerking met en eventuele kostenvergoeding van overige welzijnsorganisaties en -verenigingen, alsook de belangrijkste Prestatie Indicatoren (KPI’s). Een onderdeel van de subsidie is het coördineren van vrijwilligersinitiatieven. Voor deze initiatieven krijgt de BWO €75.000 van de gemeente om te verdelen over de welzijnsorganisaties en -verenigingen. 2.1.3 Uitvoeringsplannen van Voorschoten voor Elkaar In haar jaarplannen beschrijft VvE wat ze zal inzetten in het komende jaar om de maatschappelijke effecten te bereiken. Dit doet ze apart voor ieder van de maatschappelijke effecten die hierboven beschreven werden (m.u.v. het uitdragen van het culturele DNA van Voorschoten).
In tabel 2.1 zijn de activiteiten per maatschappelijk effect omschreven voor 2020. Tabel 2.1 Activiteiten van VvE voor 2020 per maatschappelijk effect Maatschappelijk effect Activiteiten van VvE Toegankelijke hulp en ondersteu- - Toegang via de telefoon, servicepunten, e-mail en website. ning: inwoners weten waar ze - VvE is zichtbaar aanwezig in de wijk en werkt outreachend (huisbezoeken en rondes op met hun vragen terechtkunnen straat). en krijgen de juiste ondersteu- Klantgerichte en eenduidige processen, waaronder adequate toeleiding naar de tweedelijnsning. ondersteuning en een registratiesysteem voor het vastleggen en analyseren van vragen en resultaten. - Onafhankelijke cliëntondersteuning, waaronder informatie- en adviesverstrekking, vraagverduidelijking, kortdurende ondersteuning en bevordering van zelfredzaamheid en casusregie. Een duurzaam systeem voor zorg - Versterken van de basis in de nuldelijn en het verzorgen van een breed scala aan algemene en ondersteuning: Voorschoten is voorzieningen, zonder overlappingen en lacunes. Hiervoor wordt een netwerk opgezet met een gemeente waar de zorg en vrijwilligersorganisaties, wijk- en activiteitencentra en maatschappelijke organisaties.
ondersteuning goed georgani- Versterken van af- en opschalen met de eerste en tweede lijn, waaronder het inzetten van seerd zijn voor die inwoners die algemene voorzieningen en lichtere vormen van ondersteuning om gebruik van maatwerkdat nodig hebben. voorzieningen te verminderen. In 2020 wil men hier afspraken voor maken.
6
Vervolg tabel 2.1 Activiteiten van VvE voor 2020 per maatschappelijk effect Maatschappelijk effect Activiteiten van VvE Zelfredzaamheid: inwoners zijn Algemene individuele ondersteuning: met maatschappelijk werk ondersteunen van inwoners zelfredzaam en kunnen zo lang die tijdelijk hulp nodig hebben. mogelijk de regie over hun eigen Ouderen ondersteunen via de Odensehuiskamer (open inloop), Alzheimercafé, welzijnsvisites leven houden. voor 75-plussers, klussen- en boodschappendienst, alarmering en een maatjesproject. Mantelzorgers ondersteunen via de Odensehuiskamer, individuele mantelzorgondersteuning, trainingen, respijtzorg en de Dag van de Mantelzorg. Financiële zelfredzaamheid stimuleren via sociale activering, ondersteuning van vrijwilligers bij het invullen van formulieren of thuisadministratie, en Sociaal Juridische Dienstverlening. Sociale cohesie/samenredzaam- Creëren van ontmoetingsplekken voor inwoners, waaronder buurtontmoetingsplekken, het heid: inwoners zijn actief betrokVliethuis, Open Eettafel, dineren bij gezinnen thuis en het digitaal platform Voorschoten voor ken bij hun omgeving en zetten Elkaar. zich voor elkaar in. Zij voelen zich - Vrijwilligerssteunpunt Voorschoten voor Elkaar. geaccepteerd en gewaardeerd. - Toename van buurtactiviteiten en -initiatieven.
Gezonde leefstijl: inwoners heb- Bewegen stimuleren via het project Bewegen voor ouderen en het Fitplein. ben een gezonde leefstijl. Zij zijn - Welzijn op recept via de huisartsenpraktijk. goed toegerust om gezonde en - Voorlichting over alcoholgebruik en drugs. uitgebalanceerde keuzes te maken en zij maken meer en beter gebruik van beweegactiviteiten. Opgroeien en ontwikkelen van - Ambulant jongerenwerk, waaronder een outreachende aanpak en het tegengaan van overjeugd: kinderen en jongeren last. groeien gezond en veilig op en - Accommodatiegebonden jongerenwerk, o.a. het vergroten van het sociale netwerk en weerkunnen zich maximaal ontwikkebaarheid van jongeren. len. - Digitale aanwezigheid (o.a. WhatsApp). - Voorlichting en bewustwording drank en drugs. - Sport- en beweegactiviteiten. - Versterken van weerbaarheid in vroegtijdig stadium (basisschool). - Opvoedondersteuning. - Schoolmaatschappelijk werk.
De bovenstaande activiteiten worden deels uitgevoerd door de sociaal werkers van VvE. Daarnaast zijn er elf organisaties5 die een bijdrage krijgen van VvE, namens de gemeente om activiteiten uit te voeren. VvE voerde in haar jaarplan voor 2020 tevens een voorstel op voor de KPI’s (zie tabel B.2 in de bijlage), men beoogde in 2020 definitieve KPI’s op te stellen. In het jaarplan is tot slot een concept begroting opgenomen voor het opvolgende jaar, waaronder de baten, waaronder de subsidies, andere financiële bijdragen en opbrengsten van activiteiten, en de kosten, waaronder personeels-, huisvestings-, organisatie- en projectkosten en vermogensopbouw. Voor 2020 leverde dit een verwacht negatief resultaat op van €-7.310. VvE geeft hierbij aan dat er momenteel sprake is van een negatief eigen vermogen en dat een extra vermogensopbouw de komende jaren noodzakelijk is. Ontwikkelingen in de uitvoering(splannen) van VvE In het jaarplan van 20216 zijn dezelfde activiteiten per maatschappelijk effect opgenomen als in tabel 2.1. De gemeente en VvE zijn ten tijde van dit jaarplan nog in gesprek over de KPI’s.
5 Deze elf organisaties – ook wel de C11 genoemd – zijn: WeZoDo, Stichting Assalem, Stichting Ouderenbus Voorschoten, Activitei-
tencentra Alettahof en De Boschbloem, SchuldHulpMaatje, De Zonnebloem, Humanitas, Vitalis maatjes, Stichting Jeugd en Samenleving Rijnland (JES) en Stichting VTV. 6 Jaarplan 2021, Voorschoten voor Elkaar (1 september 2020).
7
Uit een prestatiedocument7 van 2021 blijkt dat de gemeente en VvE in werksessies georganiseerd door het bureau Hiemstra & De Vries8 de KPI’s hebben besproken. Uit dit gesprek kwamen een aantal generieke procesindicatoren. Deze hebben we opgenomen in figuur B.1 in de bijlage. De generieke procesindicatoren moesten nog verder worden ingevuld met activiteiten en kenmerken van de resultaten. Deze ingevulde procesindicatoren zouden betrekking hebben op de effectiviteit van het aanbod, de aantallen (gebruik, beschikbaarheid en snelheid van levering) en de kwaliteit van het aanbod. Hierbij sprak men af tussentijds te reflecteren op de KPI’s om ze waar nodig bij te stellen. Het prestatiedocument zou gebruikt worden bij het gesprek over de voortgang van de doelstellingen in de hoofd- en subtafels (zie hoofdstuk 3 voor een beschrijving van de verschillende overlegtafels). Afgesproken werd dat VvE per kwartaal informatie aanlevert over de KPI’s voorafgaand aan de hoofdtafel en/of bestuurlijke tafel. Per indicator is vastgelegd wanneer het gemeten wordt, onder andere via het registratiesysteem van VvE, enquêtes en geabstraheerde individuele informatie. Indien nodig kan van deze meetfrequentie worden afgeweken, bijvoorbeeld wanneer er op een onverwacht moment meer informatie nodig is naar aanleiding van een bestuurlijke vraag.
De beoogde doorontwikkeling van de bovenstaande generieke procesindicatoren lijkt echter niet van de grond te zijn gekomen; in de plannen of rapportages is geen nieuwe versie terug te vinden. In het jaarplan van 20229 staan eveneens veelal dezelfde activiteiten benoemd per maatschappelijk effect. Ook is in dit jaarplan aangegeven welk aanbod VvE innoveert, zoals het project sociale activering, een pilot ggz voor een brede integrale analyse en de outreachende aanpak via welzijns- en jongerenwerk. In dit jaarplan zijn eveneens geen KPI’s opgenomen. In 2022 schreef VvE naar aanleiding het coalitieakkoord een subsidieaanvraag voor 2023.10 Hierbij waren de eerdergenoemde maatschappelijke effecten nog steeds leidend voor de opdracht. VvE zegt dezelfde activiteiten te willen inzetten voor 2023 als in de voorgaande jaren. VvE maakte voor de begroting van 2023 een aantal kanttekeningen11: zo is dit jaar de cao-stijging meegenomen alsook bijtelling voor energiekosten. Daarnaast heeft VvE drie financiële scenario’s opgesteld, waaruit naar voren komt dat VvE de noodzaak ziet om de eerdere subsidiëring op te hogen om het bestaande aanbod te kunnen blijven bieden en bij voorkeur ook uit te breiden: 1. Het toekomstbestendige scenario: dit scenario weerspiegelt wat volgens VvE nodig is om te doen wat noodzakelijk is in Voorschoten en heeft daarom sterk de voorkeur van VvE.
Dit scenario bevat de kosten van het huidige personeel en een uitbreiding van 4,67 fte en de hoogste bedragen voor energiekosten, wat neerkomt op een bedrag van €2.826.155. VvE stelt daarbij dat dit bedrag nodig is voor een gezonde bedrijfsvoering (opbouw eigen vermogen) en gezond werkgeverschap (bijv. opleidingskosten). 2. Het kostendekkende scenario: dit scenario omvat de bestaande bedrijfsvoering met realistische kosten, oftewel geen uitbreiding, maar wel een toevoeging van cao-stijging en een ophoging van kosten, wat neerkomt op een bedrag van €2.397.837. VvE geeft aan dat zij mogelijk tekort komt met dit bedrag. Ook kan VvE in dit scenario niet alle speerpunten voor 2023 kan realiseren. Zo kan ze niet effectief de vroegsignalering inrichten en de huidige wachttijd en capaciteitstekort niet oplossen. 3. Het bestaande bedrijfsvoering scenario: in dit scenario krijgt VvE dezelfde subsidie als in 2022, oftewel een bedrag van €2.121.166. Dit bedrag leidt voor VvE tot een negatief resultaat van €122.784 en heeft als consequentie dat VvE de speerpunten voor 2023 niet zal realiseren en bovendien keuzes zal moeten maken welke reguliere activiteiten zij blijft voortzetten. Ook heeft dit scenario tot gevolg dat VvE niet tot gezonde bedrijfsvoering zal komen en nog minder capaciteit heeft dan voorheen, wat ook kan leiden tot langere wachttijden.
7 Prestatiedocument Gemeente Voorschoten & Voorschoten voor Elkaar “Inzicht de resultaten van Voorschoten voor Elkaar”. 8 Voorschoten voor Elkaar: Voorstel sturing en opdrachtgeverschap brede welzijnsorganisatie, Hiemstra & De Vries (16 augustus
2019). 9 Jaarplan 2022, Voorschoten voor Elkaar (9 september 2021). 10 Subsidieaanvraag 2023, Voorschoten voor Elkaar (september 2022). 11 Toelichting achtergrondinformatie begroting 2023, Voorschoten voor Elkaar (16 oktober 2022).
8
Naar aanleiding van de bovenstaande aanvraag koos de gemeente Voorschoten voor het tweede scenario, oftewel het kostendekkende scenario. 12 Daarbij kwamen enkele aanvullende middelen voor de caoindexering, de pilots Buurtcirkel en Odensehuiskamer en de inzet van het jeugdteam. Aanvullend op deze algemene subsidieaanvragen schreef VvE begin 2022 een subsidieaanvraag met betrekking tot het jongerenwerk.13 De aanleiding voor deze aanvullende aanvraag was dat de problematiek bij jongeren groter was dan verwacht bij de start.14 Zo constateerde VvE dat er sprake is van zorgwekkend drugsgebruik in Voorschoten en dat er erg weinig te doen is voor jongeren in Voorschoten, waardoor ze meer losraken van de gemeenschap. VvE zag daarom reden om het jongerenwerk te verbreden, waarbij ook aandacht was voor jongerenwerk op locatie en voor een jongere doelgroep (10-14 jaar), om meer in te zetten op een preventieve aanpak. In de aanvraag zet VvE een aantal activiteiten uiteen binnen het jongerenwerk met de beoogde resultaten, alsook de verbinding met de maatschappelijke effecten. Om deze aanpak uit te kunnen voeren waren volgens VvE twee extra jongerenwerkers nodig naast de twee jongerenwerkers die al dienst waren. In totaal was er voor de jaren 2022 en 2023 volgens VvE €324.444 aan aanvullende subsidie nodig (oftewel €162.222 per jaar).
In de beschikking voor 202315 en het overzicht van de financiële ontwikkeling van VvE in tabel B.4 zien we dat de gemeente voor 2023 een aanvullend bedrag van €72.500 vrijmaakt voor de uitbreiding van het jongerenwerk (de helft van de kosten) en in 2024 een bedrag van €145.000 (de volledige kosten). Voor 2022 lijken geen extra gelden te zijn vrijgemaakt voor de uitbreiding van het jongerenwerk. In tabel B.3 zijn de activiteiten opgenomen die VvE heeft uitgevoerd binnen de opdracht. Opvallend is dat het aantal activiteiten per jaar toeneemt: zo krijgt VvE nieuwe opdrachten vanuit de gemeente, zoals het bieden van ondersteuning aan burgers bij energietoeslagen vanaf 2022 en de inzet van een peuterconsulente vanaf 2023. Met uitzondering van de opvang van Oekraïners en de belactie onder ondernemers in het kader van de TOZO (incidentele activiteiten) lijken deze activiteiten onderdeel te worden van de reguliere opdracht aan VvE. Daarnaast ontwikkelt VvE zelf ook aanbod waar zij dat nodig vindt, bijvoorbeeld de Voorraadkast vanaf 2023. Dit terwijl de activiteiten die VvE al uitvoerde voordat zij als BWO ging functioneren en de activiteiten die zij overnam van MEE, Kwadraad en Stichting Jeugd & Jongerenwerk ook deel blijven uitmaken van de opdracht. We kunnen dus stellen dat de opdracht aan VvE vanaf 2019 steeds uitgebreider is geworden.
Deze uitbreiding lijkt zich ook te uiten in de financiële ontwikkeling van VvE: in tabel B.4 in de bijlage zien we dat het aantal subsidies waarmee VvE haar opdrachten uitvoert ook toeneemt. Zo kreeg VvE in 2019 nog zes verschillende subsidies, in 2022 waren dit er al dertien. Wat betreft de C11 heeft men in 2023 besloten het financieren van de C11 terug te leggen bij gemeente. VvE wilde wel de samenwerking, financiering en coördinatie van de inzet voort blijven zetten met een deel van de C11-organisaties, te weten de vrijwilligersorganisaties. Zij bieden namelijk activiteiten aan die het aanbod van VvE aanvullen. Hierbij vraagt VvE in een memo16 de gemeente om haar subsidiebeleid aan te passen, zodat dit voorstel beter werkbaar is. Met de overige organisaties zal VvE de samenwerking ook voortzetten, de financiering en coördinatie zal echter voortaan door de gemeente uitgevoerd worden. Uit een memo van juli 202217 blijkt dat de gemeente de financiering bij VvE wilde laten. In deze memo spreekt VvE opnieuw de wens uit om de financiering terug te leggen bij de gemeente. De aanleiding hiervoor is dat de controlerend accountant meermaals had aangegeven VvE onvoldoende te kunnen vaststellen in hoeverre de vergoedingen aan de C11 juist, volledig en rechtmatig zijn. VvE stelt daarom voor om de financiële constructie aan te passen.
12 Aanvullend besluit over uw subsidieaanvraag 2023, Voorschoten voor Elkaar (12 oktober 2023). 13
Jongerenwerk in Voorschoten: Van reactief naar preventief. Subsidieaanvraag 2022-2023, Voorschoten voor Elkaar (7 februari 2022). 14 Subsidie aanvraag uitbreiding jongerenwerk, Voorschoten voor Elkaar (7 februari 2022). 15 Besluit over uw subsidieaanvraag 2023, gemeente Voorschoten (21 december 2022). 16 Memo ‘C11 & Voorschoten voor Elkaar’, Voorschoten voor Elkaar (mei 2021). 17 Memo ‘C11 & Voorschoten voor Elkaar’, Voorschoten voor Elkaar (juni 2022).
9
2.1.4 De jeugdopdracht In 2021 beschreef de gemeente Voorschoten haar visie op jeugdhulp in het document ‘Kaders voor de (toegang tot) jeugdhulp in Voorschoten’. In dit document wordt deze visie tevens vertaald naar een opdracht voor de verschillende partijen die in Voorschoten de (toegang tot) jeugdhulp uitvoeren. De gemeente zag zichzelf hierin als samenwerkingspartner (naast opdrachtgever) en beoogde een actieve rol te nemen in de totstandkoming van de toegang tot jeugdhulp en het formuleren van uitvoeringsafspraken. Aangezien VvE al fungeerde als toegangsorganisatie tot het sociaal domein voor 0-100+ verwachtte de gemeente dat VvE middels een plan zorg zou dragen voor de kwaliteit van de (toeleiding naar) jeugdhulp, voor de samenwerking tussen professionals in het lokale veld, voor het borgen van de ketensamenwerking en tot slot voor de deskundigheidsbevordering van de jeugd- en gezinsprofessionals. De gemeente Voorschoten streefde een aantal uitgangspunten na voor de toegang tot jeugdhulp18: Kind en gezin staan centraal, waarbij zo veel mogelijk met het gezin in plaats van over het gezin gepraat wordt en de aanpak systeemgericht is. De hulp is dichtbij, dus zo veel mogelijk in de eigen omgeving. Normaliseren, oftewel ondersteuning wordt alleen geboden wanneer het echt nodig is en voor tijdelijke duur, waarbij ingezet wordt op het bevorderen van de zelfredzaamheid.
Integraal werken volgens 1Gezin1Plan1Regisseur; waarbij een toegangsorganisatie ouders toeleidt naar ondersteuning op verschillende leefgebieden indien nodig. Werken vanuit de participatiegedachte, oftewel de ondersteuning is gericht op de eigen verantwoordelijkheid, zelfredzaamheid en participatie. In het document ‘Kaders voor de (toegang tot) jeugdhulp worden tevens kaders en voorwaarden voor VvE als toegangsorganisatie gesteld, onder andere voor: De diverse onderdelen van de toegang tot jeugdhulp, waaronder de intake, onafhankelijke cliëntondersteuning, triage en het aanmeldoverleg jeugd. Zo geeft de gemeente aan wat er moet gebeuren met een melding of aanvraag zodra deze binnenkomt en welke acties VvE en de gemeente vervolgens ondernemen. Expertise, waaronder de benodigde expertise bij de verbinding van onderwijs en jeugdhulp, expertise en taken van de jeugdprofessionals en de wijze waarop jeugdhulp bij de huisartsen georganiseerd wordt. Samenwerking met ketenpartners; zo wordt van VvE verwacht dat al haar professionals getraind zijn in het gebruik van de Meldcode en dat er altijd een getrainde aandachtsfunctionaris op het gebied van huiselijk geweld en kindermishandeling aanwezig is. Regiefuncties in de jeugdhulp, waaronder het gebruik van 1Gezin1Plan1Regisseur en de rol van Veilig Thuis. Privacy en gegevensverwerking.
Financiële kaders, met name welke financiële middelen ten tijde van dit document worden ingezet ten behoeve van de jeugdprofessionals en ondersteuners jeugd en gezin bij de huisartsen. Van VvE wordt verwacht dat zij een plan opstelt voor de inzet van deze professionals en ook voor de samenwerking met jeugdconsulenten, waarbij de indicerende taak mogelijk wordt ondergebracht bij VvE in een latere fase. Naar aanleiding van dit document schreef VvE een voorstel19 over de herinrichting van het sociaal jeugddomein. In dit voorstel schrijft VvE de volgende principes na te streven: Preventie, vroegsignalering en normalisering staan centraal. VvE praat niet over, maar mét inwoners. Er zijn zo min mogelijk verschillende professionals betrokken bij één persoon of gezin. VvE krijgt veel ruimte en vrijheid bij het inzetten van haar deskundigheid en professionaliteit. VvE is toegankelijk en bereikbaar.
18 Kaders voor de (toegang tot) jeugdhulp in Voorschoten, gemeente Voorschoten (maart 2021). 19 Herinrichting Sociaal Jeugddomein Voorschoten, Voorschoten voor Elkaar (12 augustus 2021).
10
In haar voorstel beschrijft VvE een Sociaal Team, dat wordt gesplitst in twee subteams: één subteam voor jeugdigen t/m 23 jaar en één subteam voor volwassenen en ouderen. Hiermee hoopte VvE gemakkelijker te kunnen op- en afschalen tussen jeugdhulp en welzijn, waardoor meer maatwerk geboden kon worden. Dit zogenoemde jeugdteam, bestaande uit jeugd- en gezinsprofessionals en sociaalwelzijnswerkers op het gebied van jeugd, is aanvullend op de opdracht die VvE in de voorgaande jaren vervulde. In haar voorstel schrijft VvE ook hoe het werkproces ingericht zal worden, vanaf het moment dat de inwoner of professional contact zoekt met het Sociaal Team tot het moment dat het dossier wordt gesloten. Ook beschrijft VvE diverse noodzakelijke facetten voor deze inrichting. Zo gaat VvE in op de wijze waarop regie-ondersteuning en deskundigheidsbevordering ingezet zullen worden binnen het Sociaal Team en wat de taken en aandachtsgebieden van de verschillende professionals binnen het Sociaal Team zullen zijn. VvE gaat in haar voorstel ook in op de extra kosten die het jeugdteam met zich mee zal brengen. Deze kosten hebben betrekking op het aanstellen van een teamleider en projectleider. VvE verwacht geen kosten te maken voor de herinrichting of transitie.
VvE verwacht wel dat op middellange termijn met dit jeugdteam kosten bespaard zullen worden, onder andere omdat meldingen integraal worden opgepakt en gezinsleden worden gestimuleerd zaken zelfstandig op te pakken. Wat betreft de planning stelt VvE dat de inrichting via drie fasen zal verlopen: 1) Vorming van het sociaal jeugdteam, waarbij intensieve ambulante gezinsbegeleiding en de ondersteuning J&G bij de huisartsen worden ondergebracht bij de huidige taken van VvE. Het jeugdteam gaat 1 juni 2022 van start. 2) Intensievere samenwerking met en optimale positionering van de jeugdconsulenten binnen de toegang tot jeugdhulp. 3) Integraal jeugdteam met jeugdprofessionals die allemaal hetzelfde werk doen. Op 8 november 2021 ging de gemeente Voorschoten officieel akkoord met het voorstel voor het sociaal jeugdteam, alsook de voorgestelde fasering.20 De gemeente vond dat het voorstel goed past bij de vijf uitgangspunten van de Jeugdwet en bij de eerdergenoemde kaders voor de (toegang tot) jeugdhulp in Voorschoten. In haar besluit beschreef de gemeente ook welke resultaten behaald moesten zijn per 1 juni 2022, om een goede start te maken met het jeugdteam.
De gemeente stelde onder andere dat VvE moest investeren in de samenwerking met jeugdconsulenten, lokale zorgaanbieders en huisartsen, dat gemeente en VvE KPI’s opstellen voor het jeugdteam en dat er een integraal aanmeld- en casuïstiekoverleg jeugd geïnitieerd wordt door VvE. Voor de herinrichting ontving VvE een subsidie van €365.000 voor 1 juni 2022 t/m 31 december 2022 (mits er voldaan is aan de eerdergenoemde resultaten). Voor het jeugdteam zijn een aantal procesindicatoren opgesteld, zie figuur 2.2 op de volgende pagina.21 Opvallend is dat deze procesindicatoren weinig concreet zijn.
20 Besluit over herinrichting sociaal jeugdteam, gemeente Voorschoten (8 november 2021). 21 KPI’s jeugdteam, gemeente Voorschoten en Voorschoten voor Elkaar
11
Figuur 2.2
Procesindicatoren voor het jeugdteam
Daarnaast zijn KPI’s opgesteld voor de ambulante begeleiding van jeugdigen en de praktijkondersteuning voor jeugdigen bij de huisarts op het gebied van effectiviteit, aantallen en kwaliteit. Deze KPI’s zijn opgenomen in tabel B.5 in de bijlage. De KPI’s zijn wel concreet geformuleerd, zo wordt per KPI aangeven hoe vaak en op welke wijze de indicator gemeten zal worden. Wel ontbreken streefcijfers. Zo wordt bij de KPI ‘het jeugdteam is bekend bij de inwoner en ketenpartners’ niet aangegeven wanneer men tevreden is met de bekendheid van het jeugdteam. Ook wordt bij ambulante begeleiding van jeugdigen aangegeven dat men streeft naar kortdurende begeleiding, maar niet naar welke gemiddelde duur van begeleiding men streeft.
2.2 Ervaringen van de gemeente en Voorschoten voor Elkaar In deze paragraaf beschrijven we het perspectief van de gemeente Voorschoten en VvE op het beleid van de gemeente en de uitvoeringsplannen van VvE. Volgens verschillende gesprekspartners vanuit de gemeente en VvE kwam de opdracht aan VvE voort uit een behoefte van de gemeente om meer duidelijkheid te bieden aan haar inwoners: voordat VvE als BWO ging fungeren merkte de gemeente dat ze te ver van haar inwoners stond om de gewenste dienstverlening te bieden. Ook wisten inwoners hun weg nog onvoldoende te vinden naar voorzieningen. Er was een BWO nodig die één centrale toegang naar dienstverlening zou bieden, waarbij hulpvragen integraal benaderd konden worden. De BWO kon daarbij fungeren als filter, om te voorkomen dat mensen onnodig worden doorverwezen naar tweedelijnsondersteuning. Het voordeel voor de gemeente was daarnaast dat ze ook slechts één aanspreekpunt zou hebben en bovendien meer kon inzetten op kostenbeheersing door deze constructie. Over dit brede maatschappelijke doel van de opdracht zijn medewerkers van de gemeente en VvE het overduidelijk met elkaar eens, zo blijkt uit de gesprekken. Over de daadwerkelijke inhoud van de opdracht bestaat echter veel minder duidelijkheid. De opdracht aan VvE begint met het beleid van de gemeente Voorschoten.
Zowel vanuit de gemeente als VvE zeggen gesprekspartners dat de beleidsdoelen van de gemeente (zie paragraaf 2.1.1) te breed zijn en geen prioritering of scherpte geven. Daar komt bij dat het beleidsplan voor het sociaal domein inmiddels vijf jaar oud is. In 2023 is een nieuw beleidsplan voorgesteld, maar dit werd afgekeurd door de raad, waardoor de gemeente ten tijde van deze evaluatie nog bezig is met het opstellen van het nieuwe beleidsplan. Dat de beleidsdoelen zo breed zijn heeft zodoende gevolgen voor de opdracht: “Wij kunnen ons goed vinden in de maatschappelijke effecten die de gemeente heeft opgesteld, maar ze zijn wel erg hoog-over. Dat geeft VvE veel ruimte om te doen wat zij zelf nodig vindt,
12
maar tegelijk roept het dan ook de vraag op hoe de gemeente dan kan vaststellen of VvE het juiste doet.” (medewerker VvE) Wat betreft de opdrachtformulering lijkt het per opdracht te verschillen of deze voldoende duidelijk is voor VvE om de uitvoering op te baseren. Met name de nieuwe opdrachten aan VvE gaan niet altijd gepaard met een duidelijke omschrijving van de taak van VvE en de verwachtingen van de gemeente. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe jeugdopdracht (zie paragraaf 2.1.4); daarvan vinden zowel gesprekspartners vanuit de gemeente als VvE dat deze opdracht onvoldoende duidelijk was voor VvE. “Het is erg belangrijk om duidelijkheid te maken wat de taak van VvE is. Ik merk vaak dat VvE in de praktijk met verschillende vraagstukken aan de slag gaat, zonder dat duidelijk is wat haar taak is. [] Bij andere activiteiten zijn de verwachtingen van VvE wel voldoende duidelijk, bijvoorbeeld ondersteuning mantelzorg.” (medewerker VvE) Het ontbreken van een duidelijke opdrachtomschrijving kan ook leiden tot onduidelijkheid over de uitvoering(splannen) van VvE bij de gemeente: “Ik mis een duidelijke opdracht vanuit de gemeente en een duidelijk plan vanuit VvE. Hoe ziet VvE de opdracht voor zich? Hoe kunnen ze zich verantwoorden? Hoe bepalen zij welke activiteiten ze inzetten? En geef daarbij ook aan waarom je iets niet kan doen.
Daarover bestaat nu onduidelijkheid.” (medewerker gemeente) Volgens gesprekspartners vanuit de gemeente en VvE is de gemeente nu geneigd veel taken bij VvE neer te leggen. De taak van VvE is daarmee steeds breder geworden. Enerzijds komt dit de integraliteit binnen het sociaal domein ten goede, anderzijds vragen verschillende respondenten zich af of er niet af en toe te veel zaken bij VvE worden neergelegd. “Na de start van de opdracht heeft de gemeente veel zaken naar VvE toegeschoven. Hierbij dacht de gemeente iets te makkelijk: Voorschoten wilde het sociaal domein zo integraal mogelijk, dus werd alles gevraagd aan VvE.” (medewerker gemeente) Enkele respondenten, vooral vanuit de gemeente, vinden dat er wellicht kritischer moet worden gekeken naar de huidige taken van VvE en of deze wel verenigbaar zijn. Een voorbeeld is de onafhankelijke cliëntondersteuning, die mogelijk niet samengaat met de eerstelijnsondersteuning die VvE biedt. Zo zegt een gesprekspartner vanuit de gemeente dat het nodig is om het takenpakket van VvE opnieuw onder de loep te nemen en weer terug te gaan naar de opdracht zoals deze bedoeld was, waarbij men vooral focust op de centrale toegang. Hierbij moet volgens deze gesprekspartner de vraag gesteld worden wat de kerntaken van VvE zijn, wat daarnaast mogelijk bij VvE neergelegd kan worden en welke taken niet aan VvE uitbesteed moeten worden.
Bovendien zouden afspraken gemaakt moeten worden over nieuwe taken: hoe gaan gemeente en VvE daarover afstemming bereiken en hoe beoordelen zij of dit in het takenpakket van VvE past?
13
Samenwerking tussen de gemeente en Voorschoten voor Elkaar
3
3 Samenwerking tussen de gemeente en Voorschoten voor Elkaar
In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende deelvragen: 3. Zijn de organisatie en de werkwijze van VvE zodanig ingericht dat optimaal gewerkt kan worden aan het bereiken van de beoogde resultaten zoals afgesproken met de gemeente? 4. Hoe wordt in de praktijk samengewerkt tussen de gemeente als opdrachtgever en VvE als opdrachtnemer, via de overlegstructuren? 5. Hoe wordt in de praktijk samengewerkt tussen VvE en andere organisaties die actief zijn in het sociaal domein?
3.1 Samenwerkingsafspraken Hieronder beschrijven we de samenwerkingsafspraken tussen de gemeente Voorschoten en VvE. We beginnen met de samenwerkingsovereenkomst die beide partijen in 2020 afsloten en gaan dan in op de aanvullende of gewijzigde afspraken vanaf 2021. 3.1.1 Samenwerkingsovereenkomst in 2020 In een samenwerkingsovereenkomst22 beschrijven de gemeente en VvE hoe ze zullen sturen op de (door)ontwikkeling van de BWO in Voorschoten. Hierbij is de gemeente Voorschoten eigenaar van de totale opgave van het sociaal domein en zal de gemeente de gewenste resultaten en kaders voor de uitvoering sturen. VvE is de uitvoeringspartner en verantwoordelijk voor het realiseren van de afgesproken doelen en resultaten, waarbij VvE bepaalt hoe ze hieraan invulling geeft, binnen de kaders van de gemeente. In deze samenwerkingsovereenkomst identificeren de gemeente en VvE de gezamenlijke ambitie, sturingsprincipes, kaders voor succesvolle samenwerking, de wijze waarop de voortgang gemonitord zal worden en de wijze waarop beide partijen interacteren, zie hieronder. Gezamenlijke ambitie Als inhoudelijke ambitie streven beide partijen naar het vroegtijdig voorzien in de ondersteuningsbehoefte van (kwetsbare) inwoners en het bijtijds opschalen waar nodig.
Procesmatig ambiëren de gemeente en VvE het partnerschap tussen alle lagen van de organisaties te verstevigen (strategisch, tactisch en operationeel) en het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap te professionaliseren zodat beide partijen invulling kunnen geven aan de gemaakte afspraken. Tot slot geven beide partijen aan wanneer ze tevreden zijn met de samenwerking, onder andere wanneer er duidelijke afspraken zijn over de verantwoordelijkheden, en kennis en expertise tussen organisaties gedeeld wordt, en wanneer partijen tevreden zijn met de opbrengsten van de samenwerking, met name wanneer VvE toegankelijk is voor alle inwoners, optrekt met andere partners rondom maatschappelijke opgaven en het innovatief aanbod is doorontwikkeld. Sturingsprincipes De sturingsprincipes voor de samenwerking zijn als volgt: 1. Gemeente en VvE zetten de inwoner centraal. 2. Gemeente en VvE staan voor een positieve samenwerking waarin ze met elkaar en positief over elkaar praten. 3. Gemeente en VvE streven naar eenvoud in hoe ze zaken organiseren. 4. Gemeente en VvE nemen eigenaarschap op vraagstukken. 5. Gemeente en VvE werken samen aan de ontwikkeling van de toegang tot welzijn en zorg. 6. Gemeente en VvE escaleren vraagstukken gezamenlijk richting het management en de accounthouders.
Kaders De belangrijkste kaders voor de samenwerking zijn als volgt: Wet- en regelgeving zijn bindend voor de uitvoering. Inhoudelijke kaders: VvE verdeelt het totale subsidiebedrag, met uitzondering van het bedrag bestemd voor activiteiten van derden, naar eigen inzicht over de totale dienstverlening binnen de gemaakte afspraken. Wanneer VvE wezenlijk afwijkt van de afspraken zoekt ze afstemming met de gemeente. Ook is VvE goed bereikbaar, zowel fysiek, digitaal als telefonisch. 22 Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Voorschoten en Stichting Voorschoten Voor Elkaar (2020).
15
Financiële kaders: de financiële afspraken in de subsidiebeschikking zijn leidend. Een aantal aanvullende incidentele financieringsstromen voor VvE zullen in de periode na het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst aflopen, dus VvE zal met minder of andere financiële middelen meer moeten bereiken in de komende jaren. De gemeente zal meedenken over hoe VvE efficiënter kan werken. Tot slot besteedt VvE €75.000 van het totale bedrag van €1.210.000 aan de inzet door derden. Monitoring De monitoring van de subsidieopdracht wordt vormgegeven aan de hand van voortgangsgesprekken op bestuurlijk en strategisch niveau, die in ieder geval elk kwartaal plaatsvinden. In deze voortgangsgesprekken beoogt men: inzicht te krijgen in de mate van realisatie van de gezamenlijke ambities; inzicht te krijgen in de mate waarin de kwaliteit van de uitvoering en samenwerking binnen de afgesproken kaders blijven; inzicht te krijgen in de manier waarop VvE haar doelstellingen wil bereiken; knelpunten binnen de uitvoering te signaleren; concrete afspraken te maken voor het verbeteren van de uitvoering en de samenwerking. De bovenstaande punten beoogt men inzichtelijk te maken aan de hand van data en narratieve informatie, zoals gebruikersverhalen.
In 2020 waren nog geen KPI’s afgesproken, daarom keek men in de voortgangsgesprekken in 2020 naar informatie zoals het aantal inwoners dat wordt bereikt, oorzaken van doorverwijzing en de aard van vragen. De gemeente Voorschoten gebruikte deze voortgangsgesprekken om het college en de raad te informeren. Voor de opvolgende jaren was de ambitie om meer te monitoren op resultaten en effecten (outcome), waar dit nog onvoldoende mogelijk was zou men naar de activiteiten (output) kijken. Ook beoogden de gemeente en VvE voor 2020 en 2021 KPI’s vast te stellen en de wijze waarop deze KPI’s gemeten zouden worden. Interactie en verbinding Gedurende de opdracht geven de gemeente en VvE opdrachtgever- en opdrachtnemerschap via de volgende tafels vorm: Aan de bestuurlijke tafel bespreken de betrokken bestuurders en accountmanagers de voortgang van het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen binnen het afgesproken financieel kader. Aan de hoofdtafel bespreken de accountmanager van de gemeente en van VvE de voortgang van de afgesproken doelstelling en eventuele bijsturing, als voorbereiding op de bestuurlijke tafel. Aan drie verschillende subtafels23 (Jeugd, Volwassen en Leefbaarheid & Veiligheid) stuurt men op de specifieke deelgebieden voor het realiseren van de doelstellingen, als voorbereiding op de hoofdtafel.
deze hebben alleen in 2020 gefunctioneerd en werden daarna vervangen door een 6-wekelijks accountoverleg De accountmanagers van de gemeente en van VvE zijn de centrale aanspreekpunten binnen de samenwerking. Zij informeren betrokken medewerkers over de voortgang. Tot slot zijn in de samenwerkingsovereenkomst voor 2020 een aantal andere afspraken voor de onderlinge interactie opgenomen, onder andere dat men frequent communiceert met samenwerkingspartners om tijdig mogelijke geschillen te signaleren, dat VvE vroegtijdig uitdagingen meldt die gemaakte afspraken in de weg kunnen staan en dat de gemeente meedenkt met dergelijke uitdagingen. 3.1.2 Aanvullende overeenkomst De bovenstaande samenwerkingsovereenkomst trad in werking per 1 januari 2020 voor de duur van één jaar. Na het eerste jaar evalueerden beide partijen de afspraken om deze waar nodig aan te scherpen. Deze evaluatie liet zien dat beide partijen tevreden waren met de samenwerking, maar dat enkele afspraken geactualiseerd moesten worden op het gebied van monitoring en interactie. 24 De gezamenlijke 23 De subtafels waren alleen in 2020 en 2021 actief en zijn daarna vervangen door een 6-wekelijks accountoverleg. 24 Adviesnota ‘Evaluatie Samenwerkingsovereenkomst en prestatiedocument Voorschoten voor Elkaar’ (11 mei 2021).