Informatiebrief 100 Voortgang Businesscase huisvesting gemeentelijke organisatie

Informatiebrief Zaaknummer:

Z/23/078134

Documentnummer:

375801

Datum:

Dinsdag 19 december 2023/verzonden 20 december 2023

Onderwerp:

Voortgang Businesscase huisvesting gemeentelijke organisatie en afdoening toezegging 362

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Bijlage(n):

-

Geachte Raad, Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 28 september 2023 is er een toezegging gedaan om in december 2023 de raad te informeren over de voortgang van de businesscase huisvesting (nr. 362). Het doel van deze raadsinformatiebrief is om de raad te informeren over het procesverloop van fase 1 van de businesscase. Businesscase fase 1 Fase 1 van de businesscase richt zich op het bepalen van uitgangspunten voor huisvesting, die de herontwikkeling van het gemeentehuis mogelijk maken. Voordat er een concreet ontwerp, detailuitwerking en financiële onderbouwing van de businesscase gemaakt worden, helpt fase 1 om eerst de visie op te stellen. In deze visie wordt omschreven waar het gemeentehuis aan moet voldoen, welke functies het moet kunnen huisvesten etc. De raad heeft in de startnotitie voor de businesscase (Z/23/078134\358384) acht onderzoeksvragen vastgesteld in de raad van 28-09-2023. De totaalvisie wordt opgesteld door deze acht vragen uit te werken en te beantwoorden. Deze visie leidt tot de uitwerking van een aantal scenario’s op hoofdlijnen over hoe een huisvesting er dan uit zou kunnen zien. Procesverloop tot nu toe In september 2023 is er een projectleider aangesteld. Deze is aan de slag gegaan met te onderzoeken wat belangrijk wordt gevonden voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie.

Hiertoe zijn interviews, gesprekken en integrale overleggen gevoerd met de ambtelijke teams en/of beleidsmedewerkers die deze thema’s onder hun hoede hebben. Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Daarnaast zijn de bestaande visies, en beleidsplannen naast elkaar gelegd om overlap en knelpunten met elkaar en het gemeentehuis in kaart te brengen. De onderzoeksvragen die gesteld zijn kunnen grofweg opgesplitst worden in vier thema’s: - werken (werkplekken, voorzieningen en overige ruimten) - omgeving (parkeren en ontwikkelvisie centrum) - duurzaamheid - maatschappelijk (bibliotheek, dienstverlening, ontheemden). Niet alleen het huidige beleid en (wettelijke)kaders, maar ook de wensen en behoefte voor de toekomst worden onderzocht. Een ambtelijke werkgroep bezoekt verschillende gemeentehuizen ter inspiratie voor werkplekken, voorzieningen, dienstverleningselementen en faciliteiten. Ook lopen er participatietrajecten met alle gebruikers van het gemeentehuis. Dit gebeurt bijvoorbeeld via een medewerkersenquête, raadswerkgroep, gesprekken met inwoners/bezoekers en een werkgroep met de bibliotheek. De projectleider van de businesscase sluit ook aan bij de bredere projectgroep over organisatieontwikkeling. Het toekomstige verloop van de businesscase Alhoewel het onderzoek nog volop in gang is, kan er al wel wat gezegd worden over het procesverloop van fase 1 in 2024. In Januari en februari worden de uitkomsten van het onderzoek (totaalvisie) vertaald naar drie algemene scenario’s voor de huisvesting van het gemeentehuis.

Op 14 februari zal er een thema-avond voor de raad georganiseerd worden. Deze avond krijgt de raad een presentatie over de uitkomsten van het onderzoek, de visies per thema en de scenario’s die daaruit voortkomen. Wat deze uitkomsten betekenen voor het vervolg van fase 2 van de businesscase en het besluit van de raad op 11 april komt ook aan bod.

Pagina 2 van 3

Het college beschouwt toezegging nummer 362 hiermee als afgedaan. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 3