Informatiebrief 099 Stand van zaken opvolging raadsbesluiten op adviezen van de rekenkamercommissie

Informatiebrief Zaaknummer:

Z/23/081832

Documentnummer:

375730

Datum:

dinsdag 19 december 2023/verzonden 20 december 2023

Onderwerp:

Stand van zaken opvolging raadsbesluiten op adviezen van de rekenkamercommissie

Portefeuillehouder:

Wethouder Van der Elst/Burgemeester Stemerdink/ Wethouder Schokker

Bijlage(n):

geen

Geachte Raad, In de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg, Oegstgeest, Voorschoten en Wassenaar is opgenomen dat de gemeenteraad de rekenkamercommissie twee keer per jaar informeert over de voortgang van de implementatie van de overgenomen aanbevelingen. Om u in staat te stellen hier invulling aan te geven is deze informatiebrief opgesteld. Daarbij gaan wij in op de stand van zaken op de besluiten die u heeft genomen op onderzoeksrapporten die zijn verschenen na 1 september 2021, vanaf het moment dat de gemeente weer beschikt over een eigen ambtelijke organisatie. Samenvattend kan worden gesteld dat het college de raadsbesluiten op alle vijf de behandelde onderwerpen heeft uitgevoerd. De afgelopen 2 jaar zijn er een vijftal onderzoeksrapporten met adviezen van de rekenkamercommissie in de raad behandeld. Het betreft de adviezen van de RKC op de volgende onderzoeksrapporten: 1. Participatie in de RES (raad 09-03-2023). 2. Toezicht en handhaving energiebesparingsplicht (raad 17-02-2022); 3. Beleid en investeringen omtrent scholenbouw (raad 17-02-2022); 4. Informatievoorziening over en kosten van jeugdzorg 2015-2019 (raad 18-11-2021); 5. Informatiebeveiliging (raad 7-10-2021). Hieronder wordt per onderwerp kort ingegaan op het genomen raadsbesluit en de opvolging daarvan.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

1. Participatie in de RES Raadsbesluit 09-03-2023: Het college op te dragen de drie aanbevelingen uit het RKC onderzoeksrapport "Energie steken in participatie" uit te voeren. Aanbevelingen rekenkamercommissie: 1. De participatietrajecten van toekomstige regionale energiestrategieën zorgvuldiger uit te voeren en voldoende te bemensen (kwantitatief en kwalitatief). Als de gemeente hiertoe niet in staat is, is het beter om géén participatietraject te starten. 2. In participatietrajecten van toekomstige regionale energiestrategieën mensen uit buurgemeenten te betrekken als hun belangen een rol spelen (zoals bij windmolens langs een gemeentegrens). 3. Het participatietraject van toekomstige regionale energiestrategieën te evalueren, daarbij gebruik te maken van de enquêtevragen uit het rekenkameronderzoek (voor de vergelijkbaarheid), en de resultaten ervan te delen met de gemeenteraad. Stand van zaken uitvoering raadsbesluit: Brede participatie staat op de agenda in de huidige Lokale Energie Strategie. Er zijn regionaal geen initiatieven genomen om toe te werken naar een RES 2.0. Bij toekomstige regionale energiestrategieën zullen wij de aanbevelingen betrekken. De aanbevelingen uit het RKC onderzoeksrapport heeft Voorschoten wel geïmplementeerd bij onder andere het participatietraject van de wijkuitvoeringsplannen warmtetransitie.

De gemeente werk nauw samen met een gerenommeerd participatiebureau.

2. Toezicht en handhaving energiebesparingsplicht Raadbesluit 17-02-2022: Kennis te nemen van de aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie en het college op te roepen deze aanbevelingen als aandachtspunten en prioriteit mee te nemen in de overleggen met de Omgevingsdienst West-Holland (ODWH). En de uitkomsten en resultaten hiervan direct terug te koppelen aan de raad. Aanbevelingen rekenkamercommissie: 1. Intensiveer toezicht en handhaving van de energiebesparingsplicht. Want dit leidt structureel tot minder CO2-uitstoot en tot kostenbesparing voor de bedrijven en instellingen in uw gemeente. Mogelijk vergt het extra inzet van uw omgevingsdienst.

Pagina 2 van 9

2. Betrek energie(besparing) bij de risicoanalyses, beleidsuitgangspunten en prioritering van het milieutoezicht. Stel de beleidsuitgangspunten en prioritering vast in de gemeenteraad. Dit is in lijn met de landelijke kwaliteitscriteria Vergunningsverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). 3. Spreek met uw omgevingsdienst kritieke prestatie-indicatoren af die inhoudelijk inzicht geven in de resultaten van controles. Vraag tijdige en inzichtelijke rapportages en bespreek deze met hen. Dit is in lijn met de landelijke kwaliteitscriteria VTH. 4. Zorg ervoor dat uw omgevingsdienst toezicht en handhaving op energie op dezelfde wijze uitvoert als op andere milieuaspecten, zoals bodembescherming of de opslag van gevaarlijke stoffen. Hanteer daarbij de landelijke handhavingsstrategie. Stand van zaken uitvoering raadsbesluit: Ad 1) De ODWH heeft in de periode 2020-2023 energiecontroles uitgevoerd bij melding plichtige bedrijven. Medio 2023 voldeed 60 % van de melding plichtige bedrijven aan de energiebesparingsplicht. Naar verwachting loopt het naleefpercentage op tot 70-80 % aan het eind van 2023. Verwacht wordt dat bij minder dan 5 % van de middelgrote bedrijven handhaving nodig is. Ad 2) De ODWH zet in op het toezicht op de energiebesparingsplicht en op de energierapportageplicht.

Dit is uitgewerkt in het Werkplan 2023 Voorschoten en krijgt vervolg in het Werkplan 2024 Voorschoten (energiebesparingsplicht bij vergunning-plichtige bedrijven) . Over de behaalde resultaten van de energiecontroles aan het einde van 2023 wordt de raad begin 2024 geïnformeerd. Ad 3) Periodieke rapportages worden drie keer per jaar opgesteld door de ODWH en besproken met de gemeente. Energiebesparing bij bedrijven en kantoren (energielabel c verplichting) komen in de Periodieke rapportages terug. Ad 4) De Landelijke Handhavingsstrategie wordt gehanteerd bij handhaving op energie.

3. Beleid en investeringen omtrent scholenbouw Raadsbesluit 17-02-2022: 1. Kennis te nemen van de aanbevelingen en deze te betrekken bij de besluitvorming over de kadernota in juli 2022; 2. In de begroting 2023 e.v. een reserve onderwijshuisvesting in te stellen waaruit de kapitaallasten voor nieuwbouw uit kunnen worden gedekt.

Pagina 3 van 9

3. Bij de kadernota 2023 een besluit te nemen over de (omvang van de) voeding van de reserve onderwijshuisvesting Aanbevelingen rekenkamercommissie: 1. In begrotingen rekening te houden met stijgende bouwkosten van schoolgebouwen; 2. In kennisdeling tussen schoolbesturen te ondersteunen op het gebied van wet en regelgeving omtrent schoolgebouwen; 3. Het inzicht bij uw gemeente te vergroten in de energetische staat en het binnenklimaat van schoolgebouwen en dit te gebruiken bij het opstellen van het integraal huisvestingsplan; 4. de lange termijn-opgave (2030-2050) voor duurzaamheid van schoolgebouwen in beeld te krijgen; 5. In begrotingen rekening te houden met aanvullende kosten voor bouwprojecten van schoolgebouwen voor tijdelijke huisvesting, verhuizing, en kostenstijging in geval van een monumentale status; 6. Te zorgen voor meer ambtelijke capaciteit en kennis binnen de gemeente op het gebied van schoolgebouwen; 7. In de programmabegroting uit te gaan van het volledige VNG-normbedrag voor bouwprojecten van schoolgebouwen. Stand van zaken uitvoering raadsbesluit: De aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn betrokken en verwerkt in de kadernota 2023. Bij de begroting 2023 is een reserve onderwijshuisvesting ingesteld. De besluitvorming over de voeding en de omvang van de reserve heeft niet bij de kadernota maar bij de begroting 2023 plaatsgevonden.

Dit omdat het voorstel dat hiertoe bij de kadernota was opgenomen werd geamendeerd. Dit amendement is door de meerderheid van de raad aangenomen. Het raadsbesluit is daarmee afgehandeld. Ingaande op de actuele ontwikkelingen op de specifieke adviezen van de rekenkamercommissie: Ad 1) Vanaf kadernota juli 2022 worden exploitatie en toekomstige investeringsuitgaven geïndexeerd. Daarbij wordt gekeken naar de actuele VNG normbedragen. De VNG normen blijken niet toereikend te zijn. Vandaar dat in de herijking van het IHP 2024-2027 van 7 december 2023 voorgesteld wordt de HEVO normen toe te passen. Deze zijn conform de huidige marktprijzen. Ad2) Tijdens de totstandkoming van het herijkte IHP 2024-2027 zijn de schoolbesturen volledig betrokken.

Pagina 4 van 9

Ad 3) Het vergroten van de energetische staat is meegenomen in het herijkte IHP 2024-2027. Ad 4) Het herijkte IHP 2024-2027 geeft een meerjarenbeeld tot 2040. Gekozen is niet verder dan 16 jaar vooruit te kijken omdat dit aansluit bij de leerlingeprognose. De leerlingenprognose geeft inzicht in de ontwikkeling van het aantal leerlingen over een periode van 15 jaar. Ad 5) In IHP wordt rekening gehouden met incidentele kosten. De financiële gevolgen van het IHP worden één op één overgenomen in de Programmabegroting. Rekening is o.a. gehouden met sloopkosten, verhuiskosten e.d. (Ter dekking van deze incidentele lasten en ter dekking van een deel van de kapitaallasten is in begroting 2023 een bestemmingsreserve onderwijshuisvesting ingesteld). Ad 6) Met ingang van 1-10-2022 is het aantal beleidsmedewerkers dat zich bezighoudt met onderwijshuisvesting met 1 fte uitgebreid. Ad 7) In het Meerjareninvesteringsplan dat wordt gebruikt voor de programmabegroting wordt met ingang van de kadernota van juli 2022 steeds uitgegaan van de VNG normbedragen voor het bouwen van scholen. Bij het IHP-2024-2027 worden de (marktconforme en ruimere) HEVO normen gehanteerd.

Pagina 5 van 9

4. Informatievoorziening over en kosten van jeugdzorg 20152019 Raadsbesluit 18-11-2021: Het college op te dragen de aanbevelingen m.u.v. aanbeveling 4, uit te voeren waarbij aanbeveling 1 wordt aangevuld met: 'en de monitoringsinformatie twee keer per jaar te agenderen in de commissie M&S Aanbevelingen rekenkamercommissie: 1. Adequate monitoringsinformatie te leveren die: a) inzicht biedt in de relatie tussen doelstellingen, activiteiten, kosten, resultaten en beoogde (maatschappelijke) effecten; b) duiding geeft (bijvoorbeeld met verklaringen voor stijging in het gebruik van specifieke producten); 2. De gemeenteraad zich te laten uitspreken over de gewenste monitoringsinformatie met betrekking tot jeugd (vorm , inhoud en frequentie). 3. De gemeente uitsluitend te laten deelnemen aan cliënt-ervaringsonderzoeken voor jeugdigen die concrete inzichten bieden voor lokale uitwerking 4. Voor Oegstgeest: alle informatiebrieven op te nemen in het bestuurlijk informatiesysteem Simsite 5. Inzicht en grip te krijgen op de toename in verwijzing naar jeugdzorgtrajecten door gemeentelijke toegang 6. Inzicht en vooral grip te krijgen op de producten met de grootste toename en omvang van kosten, vooral in de categorieën: - 45 Jeugdhulp Ambulant - 54 Jeugd GGZ - 43 Jeugdhulp (verblijf) - 41 dagbehandeling. Stand van zaken uitvoering raadsbesluit: Het college heeft de aanbevelingen overgenomen.

De afgelopen 2 jaar 2022 en 2023 is er één moment geweest waarin de jeugdmonitor is besproken in de raad. Het presidium is daarmee akkoord gegaan en daarmee is teruggekomen op eerder besluit 2 keer een monitor uit te brengen. De regionale en lokale jeugdmonitor zijn daar in één document gepresenteerd. Dat geeft meer context aan lokale ontwikkelingen. Hierin wordt ook duiding geven aan de ontwikkelingen.

Pagina 6 van 9

Het college onderschrijft het belang van monitoring voor een goede informatiepositie van college én raad. De afgelopen periode zijn hier zowel regionaal als lokaal belangrijke stappen gezet. Er zijn (regionaal) afspraken over wijze van informatieverzameling, inclusief een uniforme set van data en indicatoren. Jaarlijks werken we hiermee met de regio Haaglanden een regiovisiemonitor op over de behaalde resultaten en stand van zaken inde jeugdhulp. Lokaal heeft de gemeente per 2021 een dashboard ontwikkeld met de beschikbare data omtrent jeugdhulp. Onze volgende stap is om te cijfers nog beter te kunnen verklaren zodat we ook daadwerkelijk gericht kunnen sturen op onze lokale en regionale doelen. Vanaf 1 januari 2024 start de uitvoering van de jeugdzorg door de GR SOZ in de Leidse Regio. In het nieuwe beleidsplan sociaal domein wordt ingezet op brede monitoring. Het college beschouwt met bovengenoemde maatregelen volledig invulling te hebben gegeven aan het raadsbesluit.

5. Informatiebeveiliging Raadsbesluit 7-10-2021: Het college op te dragen de acht aanbevelingen uit te voeren en bij aanbeveling 2 over de jaarlijkse risicoanalyses ermee akkoord te gaan dat het college deze tweejaarlijks zal uitvoeren. Aanbevelingen rekenkamercommissie: 1. De IT netwerken te versterken door geconstateerde kwetsbaarheden op te heffen; 2. Minimaal jaarlijks risicoanalyses, penetratietesten en kwetsbaarhedenscans uit te voeren; 3. Systematisch operationele procedures te beoordelen, systematisch de risico's met verbonden partijen te inventariseren, en het informatiebeleid zo nodig aan te passen; 4. Het verwerkingsregister volledig en/of geactualiseerd te maken; 5. De informatiebeveiligingsrisico's en beheersingsmaatregelen op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen en in een speciale paragraaf informatiebeveiliging in de gemeentelijke programmabegroting; 6. Sluitende afspraken te maken met verbonden partijen op het gebied van informatiebeveiliging; 7. Kennisuitwisseling over informatiebeveiliging te stimuleren tussen FG's, CISO's en verbonden partijen; 8. Jaarlijks afzonderlijk te rapporteren over informatiebeveiliging en privacybeleid en de betrokkenheid van de gemeenteraad hierbij te vergroten 9 bijvoorbeeld door training).

Pagina 7 van 9

Stand van zaken uitvoering raadsbesluit: Het college heeft volledig invulling gegeven aan het raadsbesluit. Ad 1) In 2022 en 2023 zijn meerdere projecten afgerond in het kader van de versterking van de IT-netwerken: 1) Vernieuwing firewall infrastructuur (in het kader van de VNG brede GGI-Veilig aanbesteding) 2) Vernieuwing eindpuntbeveiliging 3) Cloud transitie (uit-faseren lokale server- en storagecapaciteit) 4) Modernisering netwerkinfrastructuur Ad 2) Ten aanzien van de tweejaarlijkse risicoanalyses kan worden gesteld hier invulling aan is gegeven. In 2022 en 2023 is een actieve monitoring- en responsedienst geïmplementeerd met een 24x7 managed operations center. De dienst omvat o.a. incidentdetectie en response, threat en vulnerbility management en threat intelligence. De gemeenteraad heeft vanaf 2023 structurele security formatie (1 FTE voor beide gemeenten) beschikbaar gesteld voor o.a. het opvolgen van beveiligingsincidenten. In 2022 is forensisch onderzoek uitgevoerd n.a.v. een beveiligingsincident. Aanbevelingen uit dit onderzoek zijn direct opgevolgd. Voor december 2023 is een pentest gepland, waarbij de focus ligt op de vele mutaties die plaatsgevonden hebben in het kader van de migratie van OnPremise naar Cloud. Ad 3) Operationele procedures worden systematisch geëvalueerd en waar nodig aangepast.

In 2023 is een nieuw informatiebeleid opgesteld, de meerjarige iVisie. Security en privacy by design zijn belangrijke architectuurprincipes binnen het nieuwe informatiebeleid. De I-Visie wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de raad in het eerste kwartaal van 2024. Ad 4) Om het verwerkingsregister te actualiseren en compleet te maken is tijdelijk extra capaciteit aangesteld om het verwerkingsregister te voorzien van een update. Daarbij is ervoor gekozen om een speciale tool (i-Navigator) in te zetten om een overzicht te maken van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de gemeente Voorschoten. Hiermee wordt een professionaliseringsslag gemaakt ten aanzien van dit register. De doelstelling is om het register van verwerkingen binnen een jaar volledig up-to-date te krijgen. Deze actie loopt nog afronding wordt verwacht in 2024. AD 5) Informatiebeveiligingsrisico's worden en zijn de afgelopen 2 jaar geïnventariseerd in het kader van de paragraaf risicobeheersing en weerstandvermogen. De omvang van dit risico valt

Pagina 8 van 9

momenteel nog buiten de top 10 van grootste risico's en zijn om die reden niet apart in de paragraaf toegelicht. Ad 6) In alle overeenkomsten die de gemeente met verbonden partijen aangaat wordt aandacht besteed aan informatiebeveiliging. De verbonden partij moet aan kunnen tonen ‘in control’ te zijn over hun eigen ICT-huishouding. Leveranciers van kritieke applicaties leveren jaarlijks een Third Party Memorandum (TPM) over de kwaliteit van de ICT-dienstverlening en –beheersing van de organisatie. Ad 7) Er is periodiek overleg tussen de FG's van Wassenaar en Voorschoten, de privacyofficer en de CISO. Indien daar aanleiding toe is, is er ook overleg met de CISO/ FG van verbonden partijen. Ad 8) In de jaarrekening wordt jaarlijks in de paragraaf informatieveiligheid en privacy door het college verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Samenvattend Op basis van bovenstaande toelichtingen kan de conclusie worden getrokken dat het college volledige uitvoering heeft gegeven aan de door de gemeenteraad overgenomen adviezen van de rekenkamercommissie. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 9 van 9