Informatiebrief 097 Beëindiging convenant marketingstichting VoorWaar (incl. bijlagen)

Informatiebrief Zaaknummer:

Z/23/079652/

Documentnummer:

375259

Datum:

12 decemder 2023/verzonden 15 december 2023

Onderwerp:

Beëindiging convenant marketingstichting VoorWaar

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Bijlage(n):

Bijlage 1: Convenant Bijlage 2: Memo -Tijdlijn communicatie over activiteiten

Geachte Raad, In navolging op de raadsvergadering van donderdag 9 november jl., wil het college u middels deze brief informeren over het besluit de samenwerking met de marketingstichting per 1 januari 2024 te beëindigen. Opdracht van de marketingstichting De marketingstichting “Stichting VoorWaar” is opgericht in 2017 ten tijde van de werkorganisatie Duivenvoorde. Het doel van Wassenaar-Voorschoten marketing is vastgelegd in het convenant 2022-2024 en staat omschreven als “het bevorderen van toerisme door het promoten en verbinden van recreatieve en culturele mogelijkheden van het gebied WassenaarVoorschoten”. Afspraken over de taken die de Stichting uitvoert zijn specifiek opgenomen in het convenant. Bij de afgesproken inspanningsverplichting van Wassenaar-Voorschoten Marketing horen concrete taken die te vinden zijn in onder meer artikel 3 en 4 van het convenant en informatieverstrekking via artikel 9 (bijlage 1). Omdat Stichting VoorWaar tegen een vergoeding prestaties levert aan de gemeenten is sprake van een inkooprelatie. Aanleiding beëindiging Helaas heeft de gemeente in de loop van 2022 signalen ontvangen van haar centrum- en horecaondernemers, dat de doelstellingen van promotie voor ons dorp via de stichting niet voldoende behaald werden. Hierdoor zijn twijfels ontstaan over de effectiviteit van de samenwerking en de uitvoering van dit convenant.

In het eerste kwartaal van 2023 hebben we met de stichting daarom tijdens fysiek overleg afspraken gemaakt over het verbeteren van onder andere de zichtbaarheid in brede zin, verantwoording en inzicht in taken en werkzaamheden en het meer concreet maken van acties en inzet voor Voorschoten. . Dit heeft een aantal keer plaatsgevonden in het eerste kwartaal van 2023. De eerder genoemde twijfels over de prestaties onder het convenant werden verder versterkt doordat er ondanks een herhaalde vraag naar detailplanningen, resultaatrapportages en netwerkverbeteringen, actie en communicatie vanuit de marketingstichting uitbleef. Na de herhaaldelijke verantwoordingsvragen hierover in 2022 en 2023 vanuit de gemeente en het COV, blijkt dat de samenwerking nog steeds onvoldoende basis biedt om de doelstellingen waar te maken om de ingekochte taken tot uitvoering te brengen. In bijlage 2 (Memo -Tijdlijn communicatie over activiteiten) is een kort overzicht gegeven van een tijdlijn waaruit blijkt dat de stichting onvoldoende heeft geleverd voor de opdracht die is gesteld.

Zorgvuldige afweging van argumenten Het college heeft op last van onderstaande argumenten besloten de samenwerking niet langer voort te zetten en verwacht meer resultaat te boeken voor Voorschoten door de regie en invulling van promotie een andere vorm te geven.

1.1 Onvoldoende inzage in promotieactiviteiten en bestedingen van geld Mede na berichtgeving van de ondernemers die vinden dat zij onvoldoende worden belicht en gepromoot (en na 7 jaar bestaan van de marketingstichting nog altijd de stichting niet kennen) heeft de gemeente meermaals verzocht om inzage in de geleverde diensten. Bewijs van resultaten van de stichting die dit weerleggen zijn ontoereikend of niet geleverd. De gemeente kan derhalve alleen uitgaan van de berichtgeving van haar ondernemers.

1.2 Beëindiging van een inkooprelatie via het convenant, dat niet naar behoren wordt nageleefd, is doelmatig bestuur. De marketingstichting ontvangt een vergoeding vanuit beschikbaar gestelde gemeenschapsgelden (voor Voorschoten bedraagt dit jaarlijks een bedrag van € 35.000). Het college heeft de taak erop toe te zien dat deze gelden op een verantwoorde manier worden aangewend. Beëindiging van dit convenant en deze inkooprelatie is een uiting van doelmatig bestuur van de gemeente Voorschoten.

1.3 Samenwerken middels het convenant is achterhaald nu de werkorganisatie ontvlochten is. De schaalvoordelen die in de eerste 2 convenanten behaald leken te worden door de dorps- en gebiedspromotie te combineren in de Stichting worden niet behaald. De eerste jaren van de Stichting hebben voornamelijk in het teken van oprichting van de Stichting gestaan, met het voornemen rendement te behalen uit gezamenlijke promotie. Echter blijkt dat er sinds 2018 geen metingen meer zijn gedaan over de toename van dit rendement en er derhalve ook geen sturing plaatsvindt/kan plaatsvinden op de impact van de Stichting en de door haar geleverde diensten. Afgaande op de berichtgeving van de ondernemers en het ontbreken van inzage bij de Stichting is de conclusie dat het beoogd rendement niet wordt behaald. Mede door de ontvlechting van de werkorganisatie is het niet voor de hand liggend om gezamenlijke promotie voort te zetten.

1.4 Beëindiging van het convenant biedt flexibiliteit om nieuwe initiatieven te ontplooien. De gemeente Voorschoten kent een geheel ander profiel dan de gemeente Wassenaar. Voorschoten wil in haar uitingen van dorpspromotie inzetten op de sterke punten van het dorp: het hoogstaande culinaire aanbod, de dorpse gezelligheid die onze evenementen bieden, met de culturele veelzijdigheid van ons verenigingsleven. Dat maakt dat de gemeente een kwalitatief volwaardig aanbod kan bieden dat wij zelfstandig als Voorschoten willen promoten. Door vast te zitten aan een gedeelde agenda van gebiedspromotie met Wassenaar, is er minder ruimte en financiële slagkracht om nieuwe initiatieven die alleen op Voorschoten gericht zijn te ontplooien.

1.5 Effectieve en directe promotie Met de voorgestelde beëindiging van het convenant kan de gemeente Voorschoten de overige toeristische bestedingen binnen haar dorpsgrenzen laten toenemen. De financiële vergoeding die de Stichting ontvangt voor de uitvoering van haar taken (€ 35.000,- per jaar), kan de gemeente aanwenden voor effectievere en meer directe promotie door zelf de regie te voeren of andere initiatieven in te kopen. De verwachting is dat het economisch en maatschappelijk rendement dat het toerisme binnen Voorschoten genereert ten goede komt aan onze eigen inwoners. Zij profiteren hierdoor van extra draagvlak voor de ontwikkeling van voorzieningen en heeft het toerisme een positief effect op het vestigingsklimaat, waardoor werkgelegenheid binnen de gemeentegrenzen wordt gegenereerd.

Verloop beëindigingsprocedure Op 20 september jl. maakten wethouders De Bruijn en Van Doeveren (Wassenaar) kennis met de nieuwe voorzitter van de Stichting (overigens nog niet ingeschreven in die functie bij de Kamer van Koophandel). Tijdens dit gesprek werd gedeeld dat beide gemeenten het convenant wensten te beëindigen op 31 december 2023. Daarnaast dat de gemeenten, los van elkaar, de promotie van de dorpen willen vormgeven en uitvoeren.

Pagina 2 van 3

De voorzitter liet blijken dat hij zich kon vinden in een beëindiging en had kort daarvoor de voorzittersrol op zich genomen met daarbij zijn aanbeveling de opdracht van de Stichting te ontvlechten ten aanzien van beide gemeenten. Naar aanleiding van deze overeenstemming in een andere visie werd de voorzitter door de wethouders gevraagd een beëindigingsbrief met wederzijds goedvinden van alle partijen door de rechtsgeldige bestuurders van de stichting te laten ondertekenen (gezien het ontbreken van zijn eigen inschrijving kon de nieuw aangestelde voorzitter niet zelf tekenen). De gemeente heeft zorggedragen voor het opstellen van een beëindigingsbrief die een neutrale toon kende en benoemde hierin geen nalatigheid en/of verwijtbaarheid en had slechts als doel het convenant te beëindigen met wederzijds goedvinden. De gemeente koos voor deze afwikkelingswijze met het oog op het ontbreken van een tussentijdse opzeggingsmogelijkheid in het convenant en het niet willen verstoren van de relatie met de stichting, ondanks dat de tekortkomingen van de afgelopen jaren helder waren. Ontbinden met wederzijds goedvinden was daarmee de meest eenvoudige variant om de overeenkomst te beëindigen. Na overleg hierover met zijn bestuur gaf de voorzitter per e-mail op 3 oktober jl. als reactie dat het bestuur alleen bereid is onder voorwaarden de beëindigingsbrief te tekenen.

Deze voorwaarden richten zich op enerzijds aansprakelijkheid voor eventueel onvoorziene kosten die volledig op naam van de gemeentes moet komen te staan en verder wenst de stichting dat de gemeentes in de beëindigingsbrief expliciet opneemt dat de stichting altijd heeft gehandeld en geleverd conform hetgeen is vastgelegd in het convenant. Conform de wens van het bestuur van de stichting, hebben wij ten aanzien van de voorwaarden over eventuele onvoorziene kosten, onze beëindigingsverklaring daar waar mogelijk aangepast. Voor de overweging de stichting een verklaring te doen toekomen dat zij altijd heeft gehandeld en geleverd, geldt echter dat het dusdanig verregaande verklaringen zijn dat de gemeente, door onder meer rekening te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, daar niet mee kan instemmen. Op woensdag 22 november heeft het bestuur van de stichting deze gewijzigde beëindigingsverklaring ontvangen met het verzoek te tekenen voor 27 november 2023. Een reactie op de gewijzigde beëindigingsverklaring is niet meer gegeven door de stichting, waardoor er nu geen beëindiging met wederzijds goedvinden tot stand kan komen. Hierdoor moet de gemeente de juiste stappen nemen om de overeenkomst alsnog eenzijdig te kunnen beëindigen.

Op dinsdag 28 november is de stichting daartoe in gebreke gesteld op de prestaties die zij hadden moeten uitvoeren onder het convenant en is de financiële bijdrage voor 2024 tot nadere orde opgeschort. Na beëindiging van het convenant zullen we als gemeente gaan bepalen hoe in het vervolg de dorpspromotie vorm te geven. De licentie van het VVV nemen we als gemeente over, evenals de verplichtingen tot deelname aan “Streek van verrassingen”. Verder zullen we gaan onderzoeken hoe we samen met lokale ondernemers of andere externe partijen dit op kunnen pakken. Wij informeren u via een raadsinformatiebrief zodra daar meer duidelijkheid over bestaat. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

Pagina 3 van 3

drs. N. Stemerdink, burgemeester

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp:

maandag 30 oktober 2023 College van burgemeester en wethouders Payal Lunes Tijdlijn communicatie marketingstichting

Tijdlijn communicatie marketingstichting Juli – 2022

Vragen centrum ondernemersvereniging

In juli 2022 zijn door de centrummanager Voorschoten in afstemming met de toenmalige beleidsadviseur economie vragen gesteld over de effectiviteit, bestedingen en focus van de stichting. Op deze vragen is nooit een reactie gegeven.

Juli -December 2022

Dubieuze debiteuren

Tussen juli 2022 en december 2022 zijn er activiteiten, die vallen onder de uit te voeren activiteiten van het convenant, apart gefactureerd. Het afhandelen en laten crediteren van deze rekening kostte de nodige extra en onnodige energie van de gemeente, terwijl het convenant geschreven is om die lasten uit handen te nemen. De gemeente stond vervolgens als dubieuze debiteur in de boeken van de stichting.

Maart 2023

Inzicht in activiteiten

In maart 2023 is er door de gemeente, zowel verzocht om meer detailplannen (zoals een activiteitenplan op basis van de Roadmap 2.0) als ook concrete resultaten van de inspanningen van de stichting. Die konden niet gegeven worden, terwijl dit onderdeel is van de jaarlijkse financiële verantwoording.

Maart – April 2023

Gemeentelijke inspanning verbetering communicatie met ondernemers

Als geste om de communicatie tussen de marketingstichting en de ondernemers te stimuleren, naar aanleiding van de bespreking van de prestaties van de stichting d.d. 9 maart 2023 met de voorzitter en de marketeer, is er een bijeenkomst met horeca en evenementorganisatoren georganiseerd door de gemeente. In april 2023 bleek uit de bijeenkomst opnieuw de onbekendheid van de stichting. Bovendien blijkt op dit punt al 5 maanden geen nieuwsbrief vanuit (de marketeer van) de stichting te zijn gezonden (waaruit bijvoorbeeld de evenementenkalender moet voortkomen). Uit deze bijeenkomst volgt een verslag met commerciële aanbiedingen wat het doel van deze bijeenkomst, binnen het convenant, totaal misplaatst.

Mei 2023

Herhaalde oproep correcte verantwoording

De gemeente heeft in diverse gesprekken in mei 2023 wederom aandacht gevraagd voor een correcte verantwoording en uitvoering van de opdracht aan de marketingstichting. Daaruit blijken grote hiaten in nastreven van de doelstellingen van het convenant volgend uit de beschikbare tijd van de bestuursleden voor aansturing van de aangenomen marketeer en de netwerkmogelijkheden en uitvoering marketingstrategieën door de marketeer. Terwijl hiervoor een budget van € 90.000 ter beschikking staat (€ 45.000 vanuit gemeente Wassenaar en € 35.000 vanuit gemeente Voorschoten).

Juni 2023

Ontoereikende detailplanning

In juni 2023 volgen er diverse berichten van de marketeer van de stichting waarin achterstallige werkzaamheden worden ingelopen, maar helaas niet op de kwalitatief goede wijze. Daaruit volgt onder meer “een vorm” van een jaarplan die niet voldoet aan een detailplanning die past bij de taakstelling van de stichting. Er worden op dat moment geen verdere reacties gegeven door het bestuur.

Juli 2023

Uitblijven reactie bestuur bij rappel op vragen

In juli 2023 is er vanuit de gemeente wederom de vraag gesteld aan de stichting om resultaat te geven op de stappen van de stichting. Slechts door de marketeer is er op dat moment gecommuniceerd vanuit de stichting, terwijl de gemeente vanuit het bestuur toelichting wil op de uitvoering van het convenant. De marketeer heeft de vragen meermaals onvoldoende kunnen beantwoorden. Antwoorden van het bestuur blijven uit.

Juli 2023

Uitblijven reactie bestuur over voortgang

In juli 2023 is er vanuit de gemeente wederom de vraag gesteld aan de stichting om resultaat te geven op de stappen van de stichting. Slechts door de marketeer is er op dat moment gecommuniceerd vanuit de stichting, terwijl de gemeente vanuit het bestuur toelichting wil op de uitvoering van het convenant. De marketeer heeft de vragen meermaals onvoldoende kunnen beantwoorden. Antwoorden van het bestuur blijven uit. Bovendien werd in vergadering d.d. 30 mei 2023 door de voorzitter twijfels geuit over het aanblijven op zijn eigen functie als ook het voortbestaan van de stichting ter discussie gesteld. Dit bracht grote onzekerheid bij de gemeente. Eind mei beloofde de stichting uitspraak te doen over deze uitingen, wat later verschoven werd naar 5 juni 2023. Hierover is nooit reactie verstrekt en op 7 juli 2023 nogmaals herinnerd, wat resulteerde in opnieuw een antwoord dat hier nog geen resultaat over was. Dit gaf voortdurende grote onzekerheid.

Augustus 2023

Voorzitterswissel zonder schriftelijke kennisgeving

Augustus 2023 vindt een voorzitterswissel plaats zonder schriftelijke berichten hierover aan de gemeente. Daarnaast besluit de stichting tot een splitsing van het convenant voor beiden gemeente en wil daarnaar gaan handelen. Daarover wordt echter niets overlegd met de gemeente. Antwoorden over de uitvoering van het convenant blijven uit.

September tot heden

Beëindigingsverklaring wederzijds goedvinden

Op 20 september 2023 wordt bovenstaande tijdspadkort toegelicht aan de nieuwe voorzitter, de zware kanttekeningen die de gemeente heeft bij uitvoering, uitblijvende communicatie en netwerkverbindingen van de stichting zijn onderwerp van gesprek. De conclusie van het gesprek wordt gecommuniceerd waarbij de gemeente graag de opdracht wil terugnemen en per 1 januari 2024 het convenant beëindigd wil zien. Voorzitter geeft aan dit te begrijpen en te steunen en dit voor te leggen bij zijn bestuur over hoe hier uitvoering aan te geven.