Informatiebrief 075 Definitieve onderzoeksopzet evaluatie AB-huis

Informatiebrief Zaaknummer:

Z/23/074320

Documentnummer:

369740

Datum:

dinsdag 31 oktober 2023 verzonden: 31 oktober 2023

Onderwerp:

Definitieve onderzoeksopzet evaluatie AB-huis

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Bijlage(n):

nee

Geachte Raad, Na de bespreking van de informatiebrief over de onderzoeksopzet voor de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis in de commissie B&B van 21 september 2023, heeft het college de onderzoeksopzet en de -vragen besproken met de onderzoekers. In deze brief informeert het college de raad over de definitieve onderzoeksvragen. Het college heeft de opdracht voor deze evaluatie verstrekt aan Kwink Groep. Zij zijn in oktober 2023 gestart met de evaluatie, welke een doorlooptijd van een half jaar heeft. De oplevering van de evaluatie is gepland begin Q2 2024. De onderzoekers hebben de vragen die in de onderzoekscontour stonden gestructureerd naar beschrijvende en beschouwende vragen. Ook hebben zij enkele vragen toegevoegd. Het college waardeert deze aanvullingen. In de onderstaande tabel zijn de definitieve vragen opgenomen, de cursieve vragen zijn toegevoegd, de andere vragen zijn ongewijzigd overgenomen. Er zijn geen vragen verwijderd. In aanvulling hierop hebben de onderzoekers ook aangegeven welke focus de aanbevelingen zullen hebben. Onderwerpen Het verloop van het verkoopproces

Beschrijvend Terugkijken - Welke (formele en informele) processtappen zijn gezet in de besluitvorming? - Welk orgaan (college, raad, organisatie) had in welke stap welke taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid? - Welke beleidsdocumenten/kaders waren er bij de start van het proces

Beschouwend - Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? - In hoeverre was de manier waarop de taken/bevoegdheden/ verantwoordelijkheden zijn ingevuld wenselijk?

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

De informatievoorz iening in het proces

De ondersteuning van het proces

Cruciale momenten verkoop en schikking

Pagina 2 van 3

en de stappen hierna en hoe is daar mee om gegaan? - In hoeverre zijn de taken/bevoegdheden/verantwoordelij kheden uitgevoerd zoals formeel is vastgelegd? - Op welke momenten informeerde het college de gemeenteraad en wat was de aard van de informatie (vooraf/achteraf, openbaar/geheim, actieve informatieplicht of informatie noodzakelijk voor wensen & bedenkingen of besluiten) - Hoe is omgegaan met de openbaarheid van informatie (actieve openbaarmaking naar raad/pers/publiek, geheime informatie gedeeld met de raad, geheime informatie alleen berustend bij het college)? - Is de informatievoorziening uitgevoerd conform artikelen 60, 155, 169 van de Gemeentewet? - Is de informatievoorziening uitgevoerd conform toepasselijke besluiten en reglementen van de gemeente Voorschoten (bijvoorbeeld het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Voorschoten 2012)? - Op welke gebieden is expertise ingezet? - Hoe is de inhuur van externen gegaan? - Op welke wijze zijn de verkoopdocumenten tot stand gekomen en is geadviseerd over andere juridische stappen in het proces (waaronder geheimhouding in verschillende fase, bevoegdheden)?

- Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? - Was de informatie: • Volledig • Begrijpelijk • Beschikbaar op de juiste momenten in het proces • Beschikbaar op de juiste plekken?

- Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? - Is de benodigde expertise betrokken, op het juiste moment (zowel intern als inhuur)?

- Wat waren de cruciale momenten die geleid hebben tot beëindiging van de verkoop en tot de schikking met de kandidaatkoper?

Aanbevelingen

Vooruitkijken - Aanbevelingen gericht op structuur: de formele verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. - Aanbevelingen gericht op processen: de te doorlopen stappen in een verkoopproces. - Aanbevelingen gericht op houding en gedrag: de manier waarop de betrokkenen hun formele rollen invullen.

Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden en aanbevelingen te formuleren analyseren alle beschikbare documenten en vullen de informatie hieruit aan met een reeks interviews.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 3