Informatiebrief 058 Voortgang klachtafwikkeling verwerking persoonsgegevens in gemeentelijk afvalbeleid (incl. bijl.)

Informatiebrief Zaaknummer:

Z/23/074687

Documentnummer:

355759

Datum:

5 september 2023

Onderwerp:

Voortgang klachtafwikkeling verwerking persoonsgegevens in het gemeentelijk afvalbeleid

Portefeuillehouder:

Wethouder Schokker

Bijlage(n):

Bijlage 1 Informatiebrief aan inwoners gemeente Voorschoten

Geachte Raad, In de raadsbrief van 28 maart bent u geïnformeerd over de brief van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de zienswijze van het college daarop. De brief van de AP betrof het voornemen tot handhaving op een geconstateerde onrechtmatigheid bij de verwerking van persoonsgegevens in de uitvoering van het afvalbeleid. De raadsbrief is op 15 juni behandeld in de commissie Burger en Bestuur. Graag informeren wij u over de voortgang. Onlangs is er ambtelijk nader overleg geweest met de AP over de zienswijze van de gemeente. Dit heeft geleid tot nadere afspraken met de AP over de door te voeren maatregelen. In overleg met de AP is het volgende overeengekomen: 1. Persoonsgegevens die worden geregistreerd in de uitvoering van het afvalbeleid mogen maximaal twee weken worden bewaard. Deze dienen daarna automatisch door het systeem te worden verwijderd. 2. De gemeente zal bij de softwareleverancier nagaan binnen welke termijn bovenstaande in het systeem kan worden doorgevoerd. De gemeente informeert hierover de AP. 3. De gemeente informeert al haar inwoners over de geconstateerde onrechtmatigheden en de maatregelen die zij hierop heeft getroffen. In deze inwonersbrief maakt de gemeente in ieder geval duidelijk aan de inwoners welke gegevens zij met de chip of token vastlegt en waarvoor dit wordt gebruikt.

Deze brief dient door het college te worden vastgesteld en beschikbaar te worden gesteld aan de AP. In het overleg heeft de AP aangegeven het voornemen te hebben af te zien van een last onder dwangsom als de gemeente tijdig aan deze afspraken heeft voldaan. Over het al dan niet

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

opleggen van een boete voor de geconstateerde overtreding is in het ambtelijk overleg geen uitspraak gedaan. Dat is aan het bestuur van de AP om daar beslissing over te nemen. Inmiddels is in het afvalsysteem geregeld dat de registratie van persoonsgegevens niet langer dan twee weken worden bewaard. Via de in de bijlage bijgevoegde bewonersbrief zullen wij de inwoners informeren. Deze informatiebrief is afgestemd met de AP. Op het moment dat de definitieve uitspraak van de AP is ontvangen en duidelijk is of de gemeente al dan niet een boete opgelegd krijgt, zullen wij u hierover informeren. De definitieve uitspraak van de AP wordt in het najaar verwacht.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

M. Zwebe, loco-gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 2 van 2