Informatiebrief 054 Onderzoeksopzet evaluatie ABhuis

Informatiebrief Zaaknummer:

Z – 23/074320

Documentnummer:

356962

Datum:

11 juli 2023 verzonden: 12 juli 2023

Onderwerp:

Onderzoeksopzet evaluatie Ambachts- en Baljuwhuis

Portefeuillehouder:

Wethouder De Bruijn

Bijlage(n):

nee

Geachte Raad, In juni hebben we u met een informatiebrief geïnformeerd over de voortgang van de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis. We hebben bij de bespreking van de raadpleegbrief op 30 maart toegezegd om de onderzoekscontour die we met de onderzoeksbureaus delen, voorafgaand met u te delen. Dit hadden we eerder willen doen, dat is door omstandigheden niet gelukt. We zijn van plan om de onderzoekscontour zoals die is besproken op 30 maart, inclusief de aanvullingen die u daarop hebt aangedragen tijdens de commissie Burger en Bestuur met de inschrijvende onderzoeksbureaus te delen. Over deze onderzoekscontour bestaat namelijk consensus tussen college en raad. Deze onderzoekscontour vormt de start van het gesprek tussen de onderzoeksbureaus en het college, dat als bestuurlijk opdrachtgever opereert. Uiteraard zal, nadat de offertes zijn ontvangen, sprake zijn van een professionele reflectie op de aangedragen onderzoekscontour. Het kan zijn dat de uiteindelijke opdrachtformulering en de daarbij horende onderzoekscontour is doorontwikkeld. Wanneer we aanvullingen toevoegen of wijzigingen aanbrengen aan de onderzoekscontour, wordt u daar uiteraard over geïnformeerd. De gesprekken met de onderzoeksbureaus voeren we na de commissie B&B van 21 september, zodat u in de gelegenheid bent om deze brief te agenderen voordat de gesprekken plaatsvinden.

Ook over de definitieve onderzoekscontour, na het voeren van de gesprekken, wordt u geïnformeerd door middel van een informatiebrief. De onderzoekscontour die in het PvE wordt opgenomen: 1. Hoe is het verkoopproces van het AB-huis verlopen? a. Welke (formele en informele) processtappen zijn gezet in de besluitvorming? b. Welk orgaan (college, raad, organisatie) had in welke stap welke taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid en hoe hebben deze hun taken ingevuld? c. Welke beleidsdocumenten/kaders waren er bij de start van het proces en de stappen hierna en hoe is daar mee omgegaan? d. Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? 2. Hoe is de informatievoorziening in het proces gelopen?

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

a.

Op welke momenten informeerde het college de gemeenteraad en wat was de aard van de informatie (vooraf/achteraf, openbaar/geheim, actieve informatieplicht of informatie noodzakelijk voor wensen & bedenkingen of besluiten). b. Hoe is omgegaan met de openbaarheid van informatie (actieve openbaarmaking naar raad/pers/publiek, geheime informatie gedeeld met de raad, geheime informatie alleen berustend bij het college)? c. Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? 3. Hoe is de ondersteuning van het proces verlopen? a. Op welke gebieden is eigen expertise ingezet? b. Hoe is de inhuur van externen gegaan? c. Op welke wijze zijn de verkoopdocumenten tot stand gekomen en is geadviseerd over andere juridische stappen in het proces (waaronder geheimhouding in verschillende fasen, bevoegdheden)? d. Wat is er goed en fout gegaan in dit proces? 4. Wat waren de cruciale momenten die geleid hebben tot beëindiging van de verkoop en tot de schikking met de kandidaat-koper?

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

M.A. Havenaar, loco-gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 2 van 2