Informatiebrief 051 Opbouw Voorschotense organisatie.pdf

Informatiebrief

Zaaknummer Documentnummer: Datum: Onderwerp:

Z/20/044852 253401 29 juni 2021 Stand van zaken Opbouw Voorschotense organisatie

Bijlage(n):

Geachte raad, Met deze brief willen we u informeren over de stand van zaken van de opbouw van de Voorschotense organisatie. Er is inmiddels veel gebeurd, graag nemen wij u mee in deze ontwikkelingen. Wat vooraf ging De WODV wordt opgeheven, waardoor taken, middelen en medewerkers worden overgedragen aan de twee gemeenten Voorschoten en Wassenaar. Inmiddels ligt er al enige tijd een organisatieplan voor Voorschoten, waarin de organisatievisie is uitgewerkt en ligt er een implementatieagenda. Aan de ene kant werken we aan het verwezenlijken van onze opgaven uit het coalitieakkoord, daarvoor is flexibiliteit vereist en dit doen we veelal met onze inwoners, bedrijven en instellingen. Daarnaast hebben we wettelijke taken die we op een meer gestandaardiseerde wijze aan kunnen pakken. Uitgangspunt zijn onze 3 kernwaarden: Vakkundig, Betrouwbaar en In Eenvoud. Belangstellingsregistratie medewerkers voltooid Al op 26 mei sloot de termijn van de belangstellingsregistratie. Bijna 100% van de medewerkers heeft gehoor gegeven aan de oproep en het formulier hierover ingevuld. Met deze belangstellingsregistratie is een concept plaatsingsplan opgesteld. Het eerste concept van het plaatsingsvoorstel was 18 juni gereed en werd voorgelegd aan een onafhankelijke toetsingscommissie. Eind juni zijn de adviezen meegenomen bij het opmaken van een definitief plan.

Op 23 juni zijn de leidinggevenden binnen Voorschoten bekend gemaakt. Vanaf 25 juni weet iedereen waar hij/zij wordt geplaatst binnen de gemeente. Uiterlijk 8 juli ontvangt elke medewerker een formele brief waarin dit bekend wordt gemaakt. Toetsingscommissie en traject leidinggevenden Naast de toetsing van het concept-plaatsingsplan heeft de toetsingscommissie ook een rol bij de

plaatsing van leidinggevenden in de beide organisaties. Deze rol is beschreven in het Sociaal Plan. De commissie heeft inmiddels gesproken met de huidige leidinggevenden en met de belangstellenden voor een leidinggevende functie. Op 3 juni zijn de bevindingen gedeeld met de beide gemeentesecretarissen van Wassenaar en Voorschoten. Het Lokaal Overleg en de Ondernemingsraad zijn apart bijgepraat over de processtappen die tot dan toe zijn gezet waren en gaven aan blij te zijn met de voortgang die gemaakt was. OR geeft groen licht voor vervolgstappen in OTO-traject (Ontvlechting-TransitieOpbouw) De OR geeft de werkgevers groen licht om de volgende stappen in het ontvlechtingstraject te zetten en de plannen verder uit te werken. Het is echter geen algeheel positief advies op het hele traject. De OR is nog kritisch op de financiële onderbouwing van de plannen en wacht nog een aantal belangrijke toetsingsmomenten af. Hierover is in een overdrachtsdocument afgesproken dat in beide nieuwe organisaties de ‘oude’ of de nieuwe OR (indien verkiezingen hiertoe snel kunnen plaatsvinden) de toets momenten op de afgesproken tijdsstippen op de OR agenda komen. U moet hier bijvoorbeeld denken aan onderwerpen als advies- of instemmingsrecht op gebied van en centraal opleidingsplan, een eventuele investering in de huisvesting, de check op balans van werkdruk.

Zomerperiode In de zomerperiode gaan we zowel fysiek als virtueel verhuizen. Medewerkers die in dienst komen in Voorschoten krijgen een werkplek in Voorschoten. Bedoeling is dat eventueel nog fysieke spullen in de zomerperiode verplaatst worden. Er zijn in Voorschoten voldoende werkplekken beschikbaar. Virtueel betekent dit dat elke Voorschotense medewerker weer in een Voorschotense omgeving gaan werken. Daarmee wordt dus op digitaal weer onderscheid gemaakt tussen Voorschoten en Wassenaar. Ook gaan we in de zomerperiode beginnen aan de overdracht. Er zijn Voorschotense dossiers die nu in behandeling zijn bij een WODV ambtenaar die dadelijk in Wassenaar gaat werken, dan is het belangrijk dat we goede afspraken maken over de overdracht en de tijd die we daarvoor nemen. 1 september gaan contracten voor gemeenten in Woensdag 1 september gaat het arbeidscontract voor één van beide gemeenten officieel in. Vóór 1 september moeten ook de gegevens op team- en afdelingsschijven geordend zijn. Hiermee wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om informatie op de juiste manier op te slaan en op te schonen of te vernietigen (Archiefwet/AVG). Hier moet de gemeente jaarlijks verantwoording voor afleggen.

Met welke onderwerpen gaat de Voorschotense organisatie aan de slag Om voortvarend en doelgericht aan de slag te kunnen, is een top 5 van onderwerpen samengesteld die als eerste opgepakt worden. Een solide basis vinden we belangrijk om een goede start te kunnen maken met de nieuwe organisatie. Dat betekent dat de gemeentelijke organisatie Voorschoten duidelijke procedures moet hebben voor alle werkzaamheden met daaraan gekoppeld concrete kwaliteitsstandaarden. Daarom wordt er gewerkt aan een zgn. kwaliteitshandvest. Bij een goede basis hoort een goede (inspirerende) werkplek/huisvesting. Deze 5 onderwerpen waarmee we binnen de organisatie als eerste aan de slag gaan zijn: 1. Hoe gaan we met thuiswerken/hybride werken om (en hoe zorgen we voor een toekomstbestendige huisvesting). Er wordt bijv. gewerkt aan een “vlekkenplan”, zodat we weten wie waar kan zitten in het gemeentehuis. 2. Voldoende arbo-conforme werkplekken regelen (in voorbereiding op ‘het nieuwe normaal’) 3. Richtlijn voor landingsplekken opstellen inclusief een goede overdracht (ook met betrekking tot mail, JOIN, etc.) 4. Heldere beschrijving rollen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden 5. Heldere overlegstructuren (zowel binnen als tussen teams) De uitkomsten hoe om te gaan met deze vraagstukken zullen het resultaat zijn van gesprekken tussen teammanagers en medewerkers na plaatsing.

Dit zijn de acties waar we mee starten, uiteraard is er nog meer te doen. Dienstverleningsorganisaties (DVO’s) De dienstverleningsovereenkomsten voor de samenwerking met de afdelingen Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Informatie & Automatisering en Post & Archief, zijn op 8 juni vastgesteld door de colleges van Voorschoten en Wassenaar. Voorschoten voert voortaan vrijwel alle taken van MO voor beide gemeenten uit. En de activiteiten van I&A en die van P&A worden voor beide gemeenten door Wassenaar uitgevoerd. Het vaststellen van de overeenkomsten is een mijlpaal voor alle betrokkenen. Ook gezien de korte tijd waarin dit is gerealiseerd. Budget Voor 2021 zijn de verwachte en gerealiseerde lasten die uit het OTO (Ontvlechting-TransitieOpbouw) budget komen weergegeven in de tabel op de volgende bladzijde. Voor de maatregelen en kosten in de tweede helft van het jaar zal meer duidelijk worden op basis van de plaatsing en de maatregelen die daar uit voert vloeien.

De gemeenteraad heeft eind 2020 een bedrag van € 1.863.000 beschikbaar gesteld. Hiervan is voor 2021 een bedrag gereserveerd van € 1.438.000. Daarvan is nu € 293.000 uitgegeven. Er is voor 2021 nog een bedrag beschikbaar van € 1.145.000 waarvan de veronderstelling nu is dat we dit niet volledig uitgeven. Dit ligt in het feit dat we eerder uitgingen van een snellere ontvlechting. Verwachting is dan ook dat we lopende dit jaar aan de raad zullen voorstellen een deel van dit gereserveerde bedrag over te boeken naar 2022. Hierover ontvangt u dan later bericht. En zoals al eerder aan de raad gemeld, als we het bedrag niet hoeven uit te geven dan zullen we dat uiteraard ook niet doen en zal dat terugvloeien naar de algemene reserve. Daarover kunnen we u lopende 2022 verder informeren.

Zie op de volgende bladzijde de tabellen in landscape.

Frictiekosten

vacatures

raming 2021

raming 2021

raming 2021

werkelijk 2021

raming 2022

ontvlechting

opbouw

totaal

periode jan-jun

totaal

119.000

245.000

364.000

40.000

vacatures met tijdelijke inhuur voor periode ontvlechting 1/1/2021 t/m 31/3/2021, opbouw Voorschoten 12,5 vacatures voor 3 maanden 1/4/2021 t/m 30/6/2021 en 6 vacatures van 1/7/2021 - 31/12-2021

Start nieuwe organisatie wordt 1 september i.p.v. rekenkundige 1 april. WODV kent per 1 juni 50 fte vacatures waarvan 34 fte ingevuld is met inhuur. Rekening was gehouden met groter deel van de vacatures in te vullen met inhuur. Gezien de absolute hoogte van het aantal vacatures is hier niet voor gekozen.

continuering dienstverlening

600.000

600.000

(vanaf 1/4/2021 extra 12,25 fte met grotendeels tijdelijke inhuur 2021: 50%, 2022: 25%)

inpassing in schalen en formatie

49.000

300.000 Verwachte kosten continuering dienstverlening zijn vooralsnog beperkt, omdat ook post & archief onder gastheerschap Wassenaar blijft. Daarnaast is de start 1 september ipv de rekenkundige 1 april. De benodigde middelen worden bepaald na de plaatsing van de medewerkers per 8 juli.

237.000

237.000

(bij overgang functie bezetten die lager is ingeschaald of waarvoor minder formatie beschikbaar is: vooralsnog opgenomen onder ontvlechting/gezamenlijke kosten) Transitiekosten

De kosten worden duidelijk na plaatsing per 8 juli.

142.000

142.000

200.000

(eenmalige kosten om over te gaan/te komen tot de daadwerkelijke transitie. Bijv. projectteam ontvlechting; kosten plaatsingsproces; wijzigingen WODV waaronder het splitsen van (beperkt aantal) databestanden; het wijzigen van regelingen; het voorbereiden van gastheerschap; beheer/liquidatiekosten WODV)

Naar aanleiding van het detail plan van aanpak zijn de verwachte projectkosten verhoogd en de kosten continuering dienstverlening zijn verlaagd. Dit mede naar aanleiding van de start van de nieuwe organisatie oer 1 september ipv de rekenkundige 1 april.

inrichtingskosten

95.000

95.000

4.000

(eenmalige kosten die de ontvangende gemeenten maken om de taakoverdracht te kunnen realiseren; o.a. kosten voor projectteam transitie en opbouw, het inrichten van processen en systemen inrichten, het aanstellen van kwartiermakers en de meerkosten van opleidingen) onvoorzien

125.000

Normaliter varieert een post onvoorzien tussen de 5 en 10 %. Met dit bedrag is de gulden middenweg van 7 % gekozen. 498.000

940.000

1.438.000

293.000

425.000

Welcome on board Zoals eerder gezegd de mensen maken de Voorschotense organisatie, daarom zijn we zuinig op onze mensen en zorgen we voor een goed “onboarding-programma” waarin we onze medewerkers welkom heten in onze nieuwe organisatie. We zijn daar nog steeds mee bezig bijvoorbeeld door middel van een app genaamd Appical in combinatie met fysieke activiteiten, nu we sinds kort weten dat we weer meer op kantoor mogen werken. Daarin zoeken we op het moment nog onze weg ná corona. Het gemeentehuis zal hier vooral een ontmoetingsplek worden voor medewerkers, raadsleden, bestuur, inwoners of andere stakeholders. In september gaan we echt van start met een inwerkprogramma en daar gaan we u ook in betrekken. Hierover volgt later meer informatie, maar we zien het belang van een goede verbinding tussen ambtenaren, college en raad (en burgercommissie) leden. Mochten we aanvullende informatie hebben dan zullen we u hierover informeren.

Met vriendelijke groet,

A. R. de Graaf,

drs. N. Stemerdink,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.