Informatiebrief 051 Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2022 (incl. bijlage)

Zaaknummer:

Z/23/076736

Documentnummer:

353322

Datum:

4 juli 2023

Onderwerp:

Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2022

Portefeuillehouder:

drs. N. Stemerdink

Bijlage(n):

Bijlage 1. Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2022

verzonden 5 juli 2023

Geachte Raad, Hierbij ontvangt u het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften 2022. Met het jaarverslag verschaft de commissie inzicht in haar werkwijze, het aantal behandelde bezwaarschriften, uitkomsten van adviezen en doorlooptijden. Naast een beschouwing over het jaar 2022 en een vooruitblik op het jaar 2023, voorziet dit jaarverslag ook in conclusies en aanbevelingen. Met name het laatste is voor uw raad interessant. De burgemeester (apart bestuursorgaan bij bezwaren Openbare orde en veiligheid) en het college hebben besloten de aanbevelingen over te nemen en, daar waar nodig, door te voeren. Resultaten 2022 In het jaar 2022 ontving de gemeente Voorschoten 39 bezwaarschriften. Dit is een daling van 7% ten opzichte van 2021, in welk jaar de gemeente 42 bezwaarschriften ontving. Door de commissie werd 34 keer aan de bestuursorganen een advies uitgebracht. In 9 zaken heeft de commissie geadviseerd om het bestreden besluit, zonder wijzigingen, in stand te laten. De commissie heeft in 17 procedures aangegeven dat het bestreden besluit in stand kan blijven onder verbetering of aanvulling daarvan, bijvoorbeeld met een meer uitgebreide motivering of extra onderzoek. In twee zaken is dit jaar geadviseerd om het bestreden besluit geheel te herzien, hetgeen een aanwijzing geeft voor de kwaliteit van besluitvorming in Voorschoten.

De andere zes adviezen luidden: niet-ontvankelijk verklaren, gedeeltelijk gegrond verklaren en het in overleg laten treden van partijen om een (minnelijke en structurele) oplossing te bereiken. Gebleken is dat de in 2020 geïmplementeerde informele aanpak zijn vruchten afwerpt. In 2022 is veelvuldig contact geweest met procespartijen om bezwaren te bespreken en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen. Ruim 14% van de bezwaarschriften is (mede hierdoor) ingetrokken. In de zaken die hiervoor geschikt zijn, zet het secretariaat in 2023 vaker de procedure van ambtelijk horen in. Het Reglement ambtelijk horen 2021 biedt hiervoor aanknopingspunten.

Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Conclusies en aanbevelingen Een belangrijk onderdeel van het jaarverslag betreft de door de commissie gedane aanbevelingen. Hieronder treft u deze aanbevelingen aan, waarbij tevens wordt aangegeven hoe deze aanbevelingen door de organisatie zijn/en of worden aangepakt. [1] en [2] De commissie doet naar aanleiding van de hoorzittingen enkele aanbevelingen voor een ideaal verloop van de hoorzittingen. Het gaat dan met name om het voorbereiden op vragen van de commissie tijdens de hoorzitting en het aanleveren van een verweerschrift en een compleet procesdossier. Reactie college: het college heeft deze aanbevelingen reeds overgenomen. Het college benadrukt dat in de tweede helft van 2022 weer op reguliere wijze hoorzittingen zijn gehouden wegens het aflopen van de maatregelen rond covid-19. Met het secretariaat is recent de werkwijze voor het aanleveren van stukken vernieuwd. Deze werkwijze is vast agendapunt op het maandelijkse overlegmoment tussen het secretariaat en de vertegenwoordigers. [3] De commissie acht het meer dan wenselijk dat in voorkomende gevallen, in de praktijk geldt dit het meest voor omgevingsrechtelijke zaken, de vergunningverlener/casemanager aanwezig is op de hoorzitting. Reactie college: deze werkwijze is inmiddels geïmplementeerd in de organisatie. Bij de hoorzittingen in mei en juni zijn primaire besluitvormers aanwezig geweest. Dit werkt goed.

[4] De commissie adviseert de bestuursorganen om nog meer bezien of bezwaarzaken zich lenen voor de procedure ambtelijk horen. Reactie college: in de bezwaarzaken waar ambtelijk horen duidelijke meerwaarde heeft t.o.v. een commissieadvies, zet het college zich voor deze procedure actief in. Hierover zijn afspraken gemaakt met het secretariaat van de commissie. [5] De commissie adviseert het college om in 2023 na te denken over de wijze waarop mandaat voor het secretariaat van de commissie kan worden ingericht/verleend in bezwaarzaken waarin wordt geoordeeld dat sprake is van (kennelijke) niet-ontvankelijkheid. Reactie college: binnen het team Juridische Zaken, Facilitair en Inkoop wordt momenteel onderzocht hoe de (nieuwe) bevoegdheid voor de secretarissen wordt ingekleed. De verwachting is dat hier in de tweede helft van 2023 meer duidelijkheid over zal bestaan.

Pagina 2 van 3

[6] Een terugkerende aanbeveling ziet erop dat de commissie graag actief wordt geïnformeerd over het vervolg van bezwaarprocedures. Zij verzoekt de bestuursorganen om in ieder geval de beslissingen op bezwaar die in afwijking van het commissieadvies worden genomen, alsmede rechterlijke uitspraken, aan de commissie toe te zenden als feedback. Reactie college: er wordt al gebruik gemaakt van Ibabs om de commissieleden te informeren. Over bijzondere gevallen wordt de commissie overigens vaak al bijgepraat door het secretariaat. [7] De commissie adviseert tot slot aan het college om aandacht te houden voor de wijze van motivering van primaire besluiten. Dit is vooral aan de orde geweest bij omgevingsvergunningen die zijn verleend in afwijking van het bestemmingsplan. Voor de commissie is niet altijd duidelijk op welke onderdelen de aanvraag precies strijdig is (met welke bepalingen van) het bestemmingsplan. Hierdoor is het lastig voor de commissie en dus voor belanghebbenden om te bezien of sprake is van een deugdelijke motivering. Reactie college: het college zal dit verder uitwerken in de organisatie. Vooruitblik 2023 Een vooruitblik op het verslagjaar 2023 leidt tot het oordeel dat sinds de tweede helft van 2022 de commissie weer fysiek vergadert. Telefonisch horen en horen via MS Teams wordt enkel in uitzonderlijke gevallen nog gedaan.

Verder is per 1 april 2023 de samenstelling van de commissie gewijzigd. Drie leden en de algemeen voorzitter vertrekken per 29 mei 2023. Het college heeft in dit verband inmiddels vijf nieuwe leden geworven. Ook is de heer mr. B.N. van Hoek, huidig lid, doorgeschoven naar de rol als algemeen voorzitter van de commissie. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

M. Zwebe,

drs. N. Stemerdink,

loco-gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 3

Adviescommissie bezwaarschriften Gemeente Voorschoten Jaarverslag 2022

Inhoudsopgave

1. Voorwoord

p. 3

2. Algemeen

p. 4

3. Werkvoorraad 3a. werkvoorraad 2022 3b. verdeling ontvangen bezwaarschriften

p. 5 p. 6

4. Informele aanpak

p. 9

5. Adviezen op bezwaarschriften en doorlooptijden

p. 9

5a. Verdeling naar dictum 5b. Verdeling naar tijdigheid

p. 10 p. 10

6. Beslissingen op bezwaarschriften en doorlooptijden 6a. verdeling naar beslissing 6b. verdeling naar tijdigheid

p. 11 p. 11 p. 11

7. Doorkijk naar 2023 en aanbevelingen

2

p. 12

1. Voorwoord Uit artikel 20 van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Voorschoten 2021 volgt dat de bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uitbrengt over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Als resultaat van deze bepaling in de verordening ligt voor u het jaarverslag van de Adviescommissie bezwaarschriften Voorschoten over het jaar 2022. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzicht in haar werkwijze, het aantal door haar behandelde bezwaarschriften en de doorlooptijden. Naast een beschouwing over het jaar 2022 voorziet dit verslag ook in een doorkijk naar 2023 en in aanbevelingen van de commissie, met als doel een bijdrage te leveren aan de verdere verbetering van de juridische kwaliteit van besluitvorming binnen de gemeente Voorschoten. Het jaar 2022 was voor de commissie wederom een uitdagend jaar. Zij had nog steeds te maken met de perikelen rondom het Covid-19 virus. Na lange tijd structureel digitaal vergaderen, kwam in 2022 de mogelijkheid om weer te starten met het houden van fysieke hoorzittingen. Digitaal horen vond nog een aantal maal plaats, maar is langzaamaan steeds minder ingezet. Het fysiek zien en horen van partijen komt de bezwaarbehandeling ten goede.

Verder is in 2022 de informele aanpak veelvuldig toegepast en werd beoordeeld of zaken in aanmerking kwamen voor ambtelijk horen. Dit was nog niet het geval. In 2023 zal hieraan flink meer aandacht worden besteed. Het was voorts het eerste hele jaar waarin (door het secretariaat) uitvoering werd gegeven aan de dienstverleningsovereenkomst zoals gesloten tussen Wassenaar en Voorschoten na splitsing van de Werkorganisatie Duivenvoorde per september 2021. Het was voor iedereen even wennen aan een nieuwe werksituatie. In dit verband spreekt de commissie haar waardering uit voor de flexibiliteit en inzet van het secretariaat. Ook bedankt zij de betrokken bestuursorganen voor het vele en prettige overleg dat werd gevoerd ondanks de bestaande werkdruk, alsmede de inwoners van Voorschoten die tijdens de informele aanpak op grote schaal meedachten in de behandeling van hun bezwaarschrift. Evenals in voorgaande jaren zal ik met genoegen aan burgemeester Stemerdink in een persoonlijk gesprek een mondelinge toelichting geven op dit jaarverslag.

mr. D. Stapel voorzitter van de commissie bezwaarschriften

3

2. Algemeen De commissie is een onafhankelijke externe adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). De commissie heeft tot taak het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad te adviseren over de te nemen beslissing op een bezwaarschrift dat is gericht tegen een door het bestuursorgaan genomen besluit. Het bestuursorgaan voert een volledige heroverweging van het bestreden besluit uit op basis van het ingediende bezwaar. In de gemeente Voorschoten is het proces van afhandeling van bezwaarschriften gesplitst. Het eerste deel, vanaf de ontvangst van het bezwaarschrift tot aan het uitbrengen van het advies, is voor rekening van de commissie en haar secretariaat, door middel van een dienstverleningsovereenkomst ondergebracht bij de eenheid Juridische Ondersteuning van de gemeente Wassenaar. Het tweede deel, het voorbereiden en nemen van de beslissing op bezwaar, wordt verzorgd door de verschillende vakafdelingen. Dit jaarverslag heeft primair betrekking op het werk van de onafhankelijke commissie en haar secretariaat. Voor de volledigheid van dit verslag werpt de commissie echter ook een blik op het werk van de vakafdelingen. Gekeken is namelijk naar de beslissingen op bezwaar en de tijdigheid hiervan.

Samenstelling commissie bezwaarschriften

o o o o o o o o

De heer mr. D. Stapel (algemeen voorzitter) De heer mr. B.N. van Hoek (plv. voorzitter) De heer mr. R.W.I. Rietveld (plv. voorzitter) De heer mr. D.O. Bogers (plv. voorzitter) De heer mr. J.A.W. Oosterveer (lid) De heer mr. E.G. Nuboer (lid) Mevrouw mr. M.Y. van Hattum (lid) Mevrouw J. Rabhi (lid)

Samenstelling secretariaat

o o o o

Mevrouw mr. I.L. Schretlen (vanaf 1 oktober 2020) De heer mr. R.L. Poot (vanaf september 2021 tot 1 mei 2022) De heer mr. M. Martens (vanaf 1 mei 2022) Mevrouw mr. M.P. Buising (vanaf 1 juni 2022)

Administratieve ondersteuning

o

Mevrouw J. Gorter

4

3. Werkvoorraad 3a. Werkvoorraad 2022 Onderstaande cijfers geven een inzicht in de werkvoorraad van de commissie over het jaar 2022. De commissie maakt op onderdelen een vergelijking met haar werkvoorraad van het voorgaande jaar 2021. De beginvoorraad van de commissie betrof in 2022 twintig bezwaarschriften. Daarbij gaat het om bezwaarschriften die pas in het laatste kwartaal van 2021 zijn ingediend ofwel om bezwaarschriften waarvan de behandeling, op verzoek van partijen, gedurende een lange(re) periode is aangehouden in het kader van nader onderzoek of informeel overleg. Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat van de beginvoorraad zestien zaken in 2022 door de commissie zijn afgerond met een advies. Twee bezwaarschriften zijn ingetrokken en in twee zaken heeft bezwaarmaker naderhand aangegeven dat het bezwaarschrift niet als zodanig moest worden aangemerkt. De behandeling van deze bezwaarschriften zijn daarom voortijdig afgerond. In 2022 zijn vervolgens 39 nieuwe bezwaarschriften ontvangen. Hiervan zijn er 6 ingetrokken. In twee zaken heeft het college direct een beslissing op bezwaar genomen wegens het oordeel (kennelijk) niet-ontvankelijk. Deze zaken zijn aldus niet inhoudelijk behandeld. Eén bezwaarschrift is ter behandeling ervan doorgezonden naar de Rechtbank ’s-Gravenhage. De eindvoorraad betreft twaalf bezwaardossiers.

De commissie heeft in 18 dossiers een advies uitgebracht. In totaal heeft de commissie in 2022 in 34 bezwaarzaken geadviseerd, overigens enkel aan het college van burgemeester en wethouders nu geen bezwaarschriften tegen raads- of burgemeestersbesluiten zijn ingekomen. Ten opzichte van 2021 is het aantal adviezen meer dan verdubbeld (112,5%). Deze stijging kent verschillende oorzaken. Zo zijn in de periode eind 2021/begin 2022 tegen één besluit acht bezwaarschriften ingediend. In al deze dossiers heeft de commissie een advies uitgebracht nadat in 2021 het informeel overleg werd afgerond. Verder raakten meerdere bezwaarschriften, in ieder geval vier, aan politiek gevoelige dossiers (Verkoop Ambachts- en Baljuwhuis, Project Deltaplein). In deze gevallen heeft het secretariaat, gelet op het gevoelige karakter, expliciet gekozen voor advisering door de commissie. In de rest van de zaken: o o o

is de hoorzitting vooruit gepland naar 2022 wegens Covid-19 (besmetting bij partijen, de uitdrukkelijke wens om fysiek te worden gehoord); is door partijen een informeel traject doorlopen zonder een voor hen bevredigende gezamenlijke uitkomst, waarna in 2022 alsnog de formele procedure werd gevolgd; is het om andere reden(en) wenselijk geacht om direct de formele procedure te volgen. Voorbeeld hiervan zijn de dossiers waarin partijen reeds met elkaar in (lang)lopende juridische procedures zijn betrokken.

Schematisch ziet de werkvoorraad er in de jaren 2021 en 2022 als volgt uit (zie volgende pagina).

5

Beginvoorraad

Ontvangen

Ingetrokken

Advies of direct afgehandeld

Eindvoorraad naar 2022 doorgezet

Voorschoten

20

39

8

39

12

Jaar 2021

Beginvoorraad

Ontvangen

Ingetrokken

Advies

Eindvoorraad naar 2023 doorgezet

Voorschoten

4

42

10

16

20

Jaar 2022

Een vergelijking met het jaar 2021 laat zien dat in 2022 minder bezwaarschriften werden ingediend. Het betreft een daling van 7%. Er werd over een fors hoger aantal bezwaarschriften geadviseerd. In Voorschoten werden 17 commissievergaderingen gehouden, acht meer dan in 2021. Drie van deze commissievergaderingen waren digitaal, de rest vond fysiek plaats vanwege versoepelde maatregelen rondom Covid-19. In 2022 werd aan partijen de optie van digitaal horen nog steeds aangeboden, maar uit de cijfers blijkt duidelijk dat deze vorm van horen steeds minder wordt ingezet en langzamerhand naar de achtergrond zal verdwijnen. Per commissievergadering stonden gemiddeld twee zaken geagendeerd. Opvallend is dat er (nog) geen zaken ambtelijk zijn gehoord en afgedaan op basis van het ‘Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021’. De commissie ziet hier in 2023 extra op toe. 3b. Verdeling ontvangen bezwaarschriften In 2022 ontving de gemeente Voorschoten 39 bezwaarschriften. De teams waar deze bezwaarschriften betrekking op hebben, zijn: (1) Verkeer, Bouwen en Wonen, (2) Juridische Zaken, Facilitair en Inkoop, (3) Openbare Orde en Veiligheid en Contactcentrum, (4) Meedoen Beleid en (5) Financiën en HR. Dit zijn de benamingen vanuit de gemeente Voorschoten (en Wassenaar) per 1 september 2021.

Eerder hield de commissie de benamingen aan zoals deze in de Werkorganisatie Duivenvoorde werden gebruikt, reden waarom de benamingen uit voorgaande jaarverslagen afwijken. De eerdere benamingen staan tussen haakjes achter de huidige afdelingen benoemd. Afdeling

Werkgebied bezwaarschriften

Verkeer, Bouwen en Wonen (PU/RO/Verkeer)

o.a. Wabo-zaken, verkeersbesluiten t.b.v. oplaadinfrastructuur elektrische voertuigen, parkeerverboden en ontheffingen, wegafsluitingen, subsidieverlening (ruimtelijke) projecten.

Juridische Zaken, Facilitair en Inkoop (FFJ)

o.a. Wet openbaarheid van bestuur en Wet open overheid, handhaving, besluiten op ingebrekestelling

Openbare Orde en Veiligheid en Contactcentrum (KCC)

o.a. handhaving APV, burgerzaken

Meedoen Beleid (MO)

o.a. Wmo-voorzieningen, urgentieverklaringen, gehandicaptenparkeerkaarten en -plaatsen, urgentieverklaringen, kinderopvang

Financiën en HR *

o.a. privacy-zaken (AVG)

6

* De privacy-officer is werkzaam voor beide gemeenten, hij valt binnen de afdeling in Wassenaar door middel van de dienstverleningsovereenkomst voor I&A. Onderstaande staafdiagrammen geven de ingekomen bezwaarschriften weer per hierboven genoemde teams en ook per onderwerp.

Ingekomen bezwaren per team 30

26

25 20 15 10

7 4

5

1

1

0 Verkeer, Bouwen Juridische Zaken, Openbare Orde Meedoen Beleid Financiën en HR en Wonen Facilitair en en Veiligheid en (MO) Inkoop Contactcentrum

Ingekomen bezwaren 2022 per onderwerp 16

15

14 12 9

10 8 5

6 4 2

1

2

2

3

2

0

Gelijk aan de voorgaande jaren, ontving de gemeente Voorschoten de meeste bezwaarschriften in het kader van Wabo-gerelateerde zaken. Dit is het geval bij 15 van de 39 zaken (38%). In 13 van de 15 gevallen staat een verleende omgevingsvergunning centraal en wordt bezwaar gemaakt door (direct) omwonenden. De twee andere bezwaarschriften zijn gericht tegen een geweigerde omgevingsvergunning, in welke gevallen de aanvrager bezwaar maakt om verscheidene redenen. Wabo-gerelateerde zaken zijn sinds september 2021 belegd binnen het team Verkeer, Bouwen en Wonen. Dit team is tevens verantwoordelijk voor het nemen van verkeersbesluiten (voorheen: RO). In de categorie ‘Verkeer’ zijn in 2022 negen bezwaarschriften ingekomen. Met name gaat het daarbij om bezwaren die zijn gericht tegen verkeersbesluiten tot reservering van een openbare parkeerplaats in het kader van de vergunningsvrije plaatsing van elektrische laadpalen. Het gaat hier om zes van de negen zaken. De commissie ziet in deze categorie zaken een stijgende lijn. De logische verklaring hiervoor is dat ook in Voorschoten steeds meer inwoners elektrisch gaan rijden en aldus dat het college op dit punt meer appellabele verkeersbesluiten neemt. Vanuit de 7

commissie is en blijft daarbij aandachtspunt dat het college (idealiter voorafgaand aan de besluitvorming) onderzoek uitvoert naar het bestaan van alternatieve locaties voor plaatsing, al dan niet zoals deze worden aangedragen door bezwaarmakers. Dit is onderdeel van de motivering en kan op termijn leiden tot breder gedragen verkeersbesluiten en dus minder bezwaarschriften. Voor de andere teams en onderwerpen ziet de commissie qua aantal en verdeling geen opvallende trends. Er is bezwaar gemaakt tegen de ‘gebruikelijke’ (voor partijen nadelige) besluiten: handhavingsbesluiten, besluiten op Woo-verzoeken, subsidiebesluiten en afwijzende besluiten Wmo en urgentieverklaring. De commissie heeft tot slot in 2022 twee zaken als overig bestempeld. Het betreft een bezwaarschrift op een besluit tot het niet geheel wissen van de persoonsgegevens van bezwaarmaker in het kader van de AVG en een bezwaarschrift gericht tegen een brief over het niet in behandeling nemen van een aanvraag om een urgentieverklaring. Er is geoordeeld dat deze brief geen besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), waarna het college direct een beslissing op bezwaar ‘niet-ontvankelijk’ heeft genomen. Politiek gevoelige dossiers Vier bezwaarschriften zijn ingekomen tegen besluiten die raken aan politiek gevoelige dossiers.

Het gaat om twee bezwaarschriften inzake het dossier ‘Verkoop Ambachts- en Baljuwhuis’ en twee bezwaarschriften inzake het dossier ‘Project Deltaplein’. Hieronder volgt een korte uiteenzetting. Verkoop Ambachts- en Baljuwhuis Op 22 oktober 2021 ontving het college een verzoek om openbaarmaking van informatie vanaf 2018 over - kortgezegd - de verkoop van het Ambachts- en Baljuwhuis aan de Voorstraat in Voorschoten. Dit verzoek werd ingediend door een journalist van Omroep Sleutelstad/Omroep West. Op 8 april 2022 ontving het college een tweede verzoek om openbaarmaking, ditmaal van de beoogde koper van het Ambachts- en Baljuwhuis. Na besluitvorming op het eerste Wob-verzoek in juni 2022, werd een bezwaarprocedure gestart. Tijdens deze bezwaarprocedure is de behandeling opgeschort en nam het college een tweetal aanvullende besluiten om openbaarmaking. Zo is getracht om tegemoet te komen aan de bezwaren. De commissie prijst deze proactieve houding van het college, nu deze past binnen de informele aanpak. Over de resterende gronden van bezwaar heeft de commissie uiteindelijk op 5 januari 2023 een advies uitgebracht. Er is geadviseerd om tot gedeeltelijke gegrondverklaring over te gaan, namelijk voor zover de aanvullende besluiten om openbaarmaking zijn genomen. De bestreden besluiten kunnen inhoudelijk in stand blijven.

De door het college genomen beslissing op bezwaar van 1 februari 2023 staat inmiddels in rechte vast. Dit betekent dat geen beroepsprocedure is gestart. Het tweede bezwaarschrift is voorts op 3 februari 2023 ingetrokken als onderdeel van een tussen partijen overeengekomen minnelijke regeling. Project Deltaplein De commissie heeft in 2022 twee bezwaarschriften ontvangen die verband houden met het project Deltaplein in het centrum van Voorschoten. Het eerste bezwaarschrift richt zich tegen een subsidievaststellingsbesluit. Het tweede bezwaarschrift richt zich tegen meerdere deelbesluiten die het college nam in het kader van een door de wederpartij ingediend Wob-verzoek. In de subsidiezaak heeft de commissie op 14 november 2022 o.a. aan het college geadviseerd om, gelet op de tussen partijen gesloten realisatieovereenkomst, met de wederpartij in overleg te gaan over de wijze waarop financiële verantwoording dient plaats te vinden. Afhankelijk van de uitkomst van het overleg volgt ofwel intrekking van het bezwaarschrift ofwel een inhoudelijke beslissing. Ten tijde van het opstellen van dit jaarverslag, was voor de commissie de uitkomst van deze bezwaarzaak (nog) niet bekend. In het Wob-dossier is inmiddels een beroepsprocedure aanhangig gemaakt bij de rechtbank Den Haag.

8

4. Informele aanpak Ieder jaar neemt de commissie in haar jaarverslag een hoofdstuk op over de informele aanpak van bezwaarschriften. Hierin ligt een belangrijke taak voor (het secretariaat van) de commissie, namelijk onderzoeken of een geschil op een andere, minder juridische, wijze met de in bezwaar betrokken partijen kan worden opgelost. Sinds 1 oktober 2020 is de informele aanpak officieel geïmplementeerd in het werkproces van de commissie. Dit licht de commissie hieronder toe. Bellen bij bezwaar Bellen bij bezwaar houdt in dat de secretaris van de commissie snel en persoonlijk (telefonisch) contact opneemt met alle betrokkenen om te bespreken wat er precies speelt in een bezwaardossier. In dit contact wordt verder gelijk met alle betrokkenen bepaald wat de beste aanpak is voor behandeling van een bezwaarschrift. Staat men open voor een informele afdoening van het bezwaarschrift of wil men toch liever de formele procedure (met tussenkomst van de commissie) volgen? Wederom is in 2022 door de secretarissen in de meeste bezwaarzaken met betrokkenen telefonisch en/of per e-mail contact opgenomen vlak na de ontvangst van het bezwaarschrift. Dit betreft een vergelijkbaar beeld ten opzichte van voorgaande jaren. Met betrokkenen is onder andere gesproken over de wijze van behandeling van het bezwaarschrift.

Ook was er sprake van uitleg over de geldende procedures en van uitleg over het bestreden besluit (in samenwerking met betrokken bestuursorgaan). Dit contact heeft geleid tot uiteenlopende resultaten: het intrekken van een bezwaarschrift, het voeren van een informeel overleg (zie hierna) of het volgen van de formele bezwaarprocedure, eventueel nadat het informele traject met betrokkenen is doorlopen. Informeel overleg Een informeel overleg is een overleg waarin betrokkenen met elkaar bepalen of tot een gezamenlijke oplossingsrichting voor het bezwaar kan worden gekomen. Belangrijke voorwaarde is dat alle partijen open staan voor dit gesprek. Het secretariaat begeleidt deze gesprekken als neutrale gespreksleider. Om dit zo goed mogelijk te doen, hebben alle secretarissen een cursus mediationvaardigheden en gesprekstechnieken afgerond. In 2022 is in Voorschoten het informele overleg afgerond in vier bezwaarzaken uit 2021, allen gericht tegen de verleende omgevingsvergunning Rouboslaan 38-40. Uiteindelijk heeft dit informele overleg niet geleid tot een gezamenlijke oplossing voor partijen, waarna de commissie op 31 mei 2022 een advies heeft uitgebracht. Voorts zijn vijf zaken aangemerkt die op basis van indicatie en ervaring kansrijk waren om informeel te worden afgehandeld.

In al deze zaken zijn partijen tot een oplossing gekomen, ofwel doordat het college het bestreden besluit naar aanleiding van het bezwaar heeft ingetrokken en een nieuw besluit heeft genomen, aanvullende besluiten heeft genomen, ofwel door een extra uitleg van het besluit. In de voorgaande jaren is opgemerkt dat vanuit de betrokken bestuursorganen vaak nog wordt gekozen voor advisering door de commissie. Het jaar 2022 laat een ander beeld zien. De informele wijze van behandeling van bezwaarschriften wordt door het college serieus opgepakt. Dit levert in die zaken over het algemeen breed gedragen uitkomsten op. 5. Adviezen op bezwaarschriften en doorlooptijden Formele wijze behandeling bezwaarschrift Op grond van artikel 6:7 van de Awb bedraagt de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift zes weken. Die termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop een besluit op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt (artikel 6:8 Awb). Voor de bezwaarschriften die op formele wijze zijn behandeld, geldt dat de commissie aan het bestuursorgaan over de bezwaren heeft geadviseerd. Indien er een adviescommissie is voor bezwaarschriften, zoals in de gemeente Voorschoten het geval is, dan dient het bestuursorgaan op het bezwaarschrift te beslissen binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de bezwaartermijn is verstreken.

Dit betekent dat, anders dan vaak wordt gedacht, de beslistermijn niet direct afhankelijk is van de datum waarop iemand bezwaar maakt, maar van het moment dat de bezwaartermijn is afgelopen. Door te verdagen kan het bestuursorgaan eenmaal zes weken aan de (standaard)beslistermijn toevoegen. 9

De beslistermijn bedraagt dan uiterlijk 18 weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de bezwaartermijn is verstreken. Een bezwaarschrift is formeel pas afgedaan op het moment dat de beslissing op bezwaar is ondertekend en verzonden is door het bestuursorgaan. De commissie is in deze procedure verantwoordelijk voor een goede en tijdige advisering. Het college is volledig verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing op bezwaar. 5a. Verdeling adviezen naar dictum De commissie heeft in 2022 34 adviezen aan het college uitgebracht. Het dictum van deze adviezen is hieronder schematisch weergegeven in procenten.

Dicta adviezen in % 6%

3%

6%

35% 50%

Besluit in stand laten

Besluit onder verbetering van de motivering

Gedeeltelijk gegrond

Besluit herroepen (gegrond)

Partijen in overleg

De commissie heeft in 17 zaken geadviseerd om het bestreden besluit in stand te laten onder verbetering van de motivering (50%). Dit is opvallend, nu de commissie met dit dictum aangeeft dat het primaire besluit op zichzelf niet voldoende is gemotiveerd. De motivering moet in deze gevallen bij beslissing op bezwaar worden hersteld/aangevuld. In negen gevallen is geadviseerd om het bestreden besluit zonder wijzigingen in stand te laten (‘ongegrond’). Tweemaal was volgens de commissie sprake van gedeeltelijke gegrondheid van de bezwaren en tweemaal moest het bestreden besluit volgens de commissie worden herroepen (‘gegrond’). In de subsidiezaak van het Deltaplein is tot slot expliciet geadviseerd om met de wederpartij in overleg te treden, gelet ook op tussen partijen bestaande civielrechtelijke afspraken. 5b. Verdeling adviezen naar tijdigheid Doorlooptijden worden gemeten aan de hand van de door de Awb gestelde termijnen voor de behandeling van een bezwaarschrift. Intern bestaat sinds een aantal jaar de afspraak dat de commissie uiterlijk drie weken voor het verstrijken van de beslistermijn (dat is dus 12 of na verdaging 18 weken na afloop van de bezwaartermijn) advies uitbrengt. Er is voor de termijn van drie weken gekozen om het bestuursorgaan de mogelijkheid te bieden om binnen de beslistermijn tijdig een beslissing op bezwaar te nemen.

De verdeling naar tijdigheid in 2022 is als volgt:

Tijdigheid adviezen in % 32% 68%

10 tijdig

niet-tijdig

Uit het jaarverslag 2021 blijkt dat in 75% van de bezwaarzaken tijdig advies is uitgebracht. De commissie ziet hierin dit jaar een lichte daling. Dit komt enerzijds omdat in 2022 in veel meer bezwaarzaken advies is uitgebracht. De procentuele verhouding ligt hierdoor anders. Daarnaast merkt de commissie op dat in een aantal zaken helaas niet tijdig is overgegaan tot verdaging van de beslistermijn. Over de verantwoordelijkheid van verdaging (secretariaat commissie of vakafdeling) zijn inmiddels intern duidelijke werkafspraken gemaakt. De commissie neemt dit als aanbeveling mee naar 2023. 6. Beslissingen op bezwaarschriften en doorlooptijden 6a. verdeling naar beslissing Het college heeft het advies van de commissie in alle zaken gevolgd. Er zijn in 2022 dus geen beslissingen op bezwaar genomen waarin het college contrair ging. Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat in 10 bezwaarzaken na het verzenden van de beslissing op bezwaar beroep bij de bestuursrechter is ingesteld. In totaal gaat het om vijf beroepsprocedures, waarvan in één beroepsprocedure zich vijf bezwaarmakers hebben verenigd (Admiraal de Ruytersingel). Daarnaast werden diverse beroepszaken uit 2020 en 2021 bij de rechtbank en Raad van State behandeld. Het college ontving dit jaar geen ingebrekestellingen wegens niet-tijdig beslissen op bezwaar.

Verdeling naar beslissing in % 9%

6% 6%

79%

Onbekend

Gedeeltelijk gegrond

Gegrond

Ongegrond

6b. verdeling naar tijdigheid Het college heeft in 2022 26 beslissingen op bezwaar verzonden. Hiervan zijn 7 beslissingen tijdig verzonden. Negentien beslissingen op bezwaar zijn niet-tijdig verzonden. Hieraan ligt in 47% van de gevallen een niet-tijdig advies van de commissie ten grondslag. Dit is een lichte stijging ten opzichte van 2021 (40% van de adviezen van de commissie werd niet-tijdig uitgebracht).

Tijdigheid beslissingen op bezwaar 27%

73%

Tijdig

Niet-tijdig 11

7. Doorkijk naar 2023 en aanbevelingen [1] De commissie doet naar aanleiding van de hoorzittingen de aanbeveling dat het college zich goed voorbereidt op mogelijke vragen van de commissie en op de details van de gevoerde procedure. Dit was in 2022 in een klein aantal zaken niet het geval. Ook wordt de aanbeveling gedaan dat het college zorgdraagt voor een volledig en chronologisch procesdossier met inventarislijst. Een volledig procesdossier belet dat partijen na afloop van de hoorzitting nog gelegenheid moet wordt geboden om te reageren op nagekomen stukken terwijl de beslistermijn doorloopt. [2] In het verlengde daarvan adviseert de commissie dat in iedere procedure het overleggen van een verweerschrift/reactienota ten minste twee weken voorafgaand aan de hoorzitting de standaard wordt ter voorbereiding voor bezwaarmakers en voor een ideaal verloop van de hoorzitting. [3] De commissie acht het meer dan wenselijk dat in voorkomende gevallen, in de praktijk geldt dit het meest voor omgevingsrechtelijke zaken, de vergunningverlener/casemanager aanwezig is op de hoorzitting. Deze persoon heeft het primaire besluit opgesteld en kan veel meer inhoudelijk op zaken ingaan en hiermee de vertegenwoordiger ter zitting ondersteunen en aanvullen. Inmiddels zijn hierover intern met de vaste vertegenwoordigers ter zitting afspraken gemaakt.

[4] Nog meer bezien of bezwaarzaken zich lenen voor de procedure ambtelijk horen. Nagegaan moet worden of het secretariaat en de (nieuwe) medewerkers van de diverse teams voldoende tools daarvoor hebben in de vorm van cursus en of opleiding. Alternatieve geschilbeslechting komt hiermee nog meer op de kaart. [5] De commissie adviseert het college om in 2023 na te denken over de wijze waarop mandaat kan worden ingericht/verleend in bezwaarzaken waarin wordt geoordeeld dat sprake is van (kennelijke) niet-ontvankelijkheid. In deze zaken geeft de commissie geen inhoudelijk advies en worden partijen doorgaans niet gehoord. De vaststelling hiervan dient vooralsnog mandaattechnisch te worden gedaan middels een advies van de commissie. Dit kost veel extra werk voor het secretariaat en is niet geheel in lijn met het ‘Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021’ waarin staat vermeld dat dit soort zaken, mits horen plaatsvindt, kan worden afgedaan met direct een beslissing op bezwaar. Dit vraagstuk wordt door het secretariaat in 2023 opgepakt. [6] De commissie wordt graag actief geïnformeerd over vervolgprocedures en adviseert dat het college beslissingen op bezwaar in afwijking van het commissieadvies, uitspraken van rechtbank en Raad van State aan de commissie toezendt als feedback op de uitgebrachte adviezen. Zij vraagt daarom aandacht voor de bestaande werkafspraak.

[7] De commissie adviseert tot slot aan het college om aandacht te houden voor de wijze van motivering van primaire besluiten. Dit is vooral aan de orde geweest bij omgevingsvergunningen die zijn verleend in afwijking van het bestemmingsplan. Voor de commissie is niet altijd duidelijk op welke onderdelen de aanvraag precies strijdig is (met welke bepalingen van) het bestemmingsplan. Hierdoor is het lastig voor de commissie en dus voor belanghebbenden om te bezien of sprake is van een deugdelijke motivering.

12