Informatiebrief 050 Vaststelling DVO Voorschoten.pdf

Informatiebrief Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp: Bijlage(n):

Z - Z/21/051492 248933 dinsdag 8 juni 2021 Dienstverleningsovereenkomsten met gemeente Wassenaar op het gebied van maatschappelijke ontwikkeling, informatie en automatisering en post en archief -

Geachte Raad, Inleiding Op 16 december 2020 hebben wij, met uw toestemming besloten uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde op 31 december 2022. Het college van Wassenaar heeft hetzelfde besluit genomen. Daarmee wordt de opheffing van de Werkorganisatie Duivenvoorde een feit. De colleges van Voorschoten en wassenaar hebben besloten de samenwerking voort te zetten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling, Informatievoorziening & Automatisering en Post & Archief. In uw vergadering van de commissie Burger&Bestuur van 25 maart 2021 is deze samenwerking aan de orde geweest. Indachtig de discussie die toen gevoerd is, informeren wij u over de laatste stand van zaken. Dienstverleningsovereenkomsten Deze samenwerking, ook wel gastheerschap genoemd, heeft zijn formele beslag gekregen met een tweetal dienstverleningsovereenkomsten (DVO). Eén voor de diensten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling met als bijlage een basisdienstverleningspakket en één op het gebied van Informatie & Automatisering en Post & Archief met als bijlage een producten- en dienstencatalogus en een servicelevel agreement. De DVO zijn voor onbepaalde tijd aangegaan. Deze DVO zijn gesloten voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van tenminste 24 maanden maar kan niet eerder worden beëindigd dan 1 januari 2024.

De intentie van beide gemeenten is om een duurzame samenwerking aan te gaan. Beëindiging na die datum gaat altijd gepaard met een opzegtermijn van 24 maanden. Rol van de raad Een centrale rol in de dienstverlening vormt het jaarplan, dat als basis dient voor de dienstverlening. Dit jaarplan behelst de basisdienstverlening en voorzienbaar meerwerk. Daarin staan voor het jaar daarna de realistische opdrachten met, indien mogelijk, de verwachte resultaten, en de middelen de gemeenten ten dienste staan (financieel, personeel). Dit wordt vorm gegeven in het opdrachtgevers-/opdrachtnemersoverleg, waar de portefeuillehouders deel van uitmaken. Vervolgens wordt het vastgesteld door de colleges. De input voor het jaarplan komt vanuit wettelijk kaders en de kaderstelling door de raad. In kaderstellende documenten bepaalt de raad de inhoud op het beleidsterrein. In de kadernota wordt vooruit gekeken. Langjarige plannen worden daarin vermeld en hoe die betaald gaan worden. De kadernota vormt de basis voor de begroting die later in het jaar wordt vastgesteld.

Pagina 1 van 3

In de kadernota zal aandacht worden besteed aan de onderwerpen die onderdeel uitmaken van het gastheerschap. De kadernota en de begroting vormen, naast de autonome- en medebewindstaken, de pijlers waarop het jaarplan namens de colleges in het laatste kwartaal kan worden vastgesteld. Dit jaarplan vormt de hoeksteen waarop de dienstverlening in het jaar volgend op de vaststelling kan worden uitgevoerd. De monitoring vindt vervolgens gedurende het jaar plaats rond de belangrijke momenten in de planning en controlcyclus ni de overleggen van opdrachtnemer en opdrachtgever. Jaarplan Input

Output

Wettelijke taken

Door de raad vastgestelde inhoudelijke beleidskaders

Door colleges op advies van het opdrachtgevers/opdrachtnemersoverleg vastgesteld jaarplan voor dienstverlening

Kadernota en begroting

Door college vastgesteld uitvoeringsbeleid

De monitoring van de dienstverlening vindt aan de hand van het jaarplan plaats in de diverse overleggen die zijn ingebouwd in het proces van dienstverlening. Evaluatie In de DVO is opgenomen dat een jaar na inwerkingtreding wordt geëvalueerd en daarna telkens na twee jaar. Implementatie

Pagina 2 van 3

Wij zijn nu bezig om de werking van de DVO te implementeren in de beide organisaties, wat verder vorm krijgt zodra het personeel zijn plaats heeft gevonden in onze nieuwe organisatie. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 3 van 3