Informatiebrief 036 Jaarverslag bezwaarschriften 2021 (incl. bijl.).pdf

Informatiebrief Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp: Portefeuillehouder: Bijlage(n):

Z/22/064211 297582 19 april 2022/verzonden 20 april 2022 Informatiebrief jaarverslag bezwaarschriften 2021 Burgemeester N. Stemerdink Bijlage 1. Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2021

Geachte Raad, Hierbij ontvangt u ter kennisgeving het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften (hierna: commissie) over het jaar 2021. Door middel van dit jaarverslag legt de commissie van de gemeente Voorschoten verantwoording af over de in dit jaar uitgevoerde werkzaamheden. Zij beoogt hiermee inzicht te verschaffen in haar werkwijze, het aantal door haar behandelde bezwaarschriften, de uitkomsten van adviezen en de doorlooptijden. Naast een beschouwing over het jaar 2021 en een vooruitblik op de jaren 2022 en 2023, voorziet dit jaarverslag ook in conclusies en aanbevelingen. De burgemeester en het college zijn verzocht de aanbevelingen over te nemen en zich in te spannen voor verdere naleving ervan binnen de ambtelijke organisatie. De commissie constateert dat covid – 19 en de ontvlechting van werkorganisatie Duivenvoorde, personele wijzigingen bij het secretariaat extra werkzaamheden hebben opgeleverd die ten koste zijn gegaan van de reguliere advieswerkzaamheden en van ambtelijk horen. In 2021 zijn desondanks informele overleggen (14) gevoerd in bezwaarzaken die op basis van indicatie en ervaring kansrijk waren om informeel te worden afgehandeld. In 10 van deze overleggen is gebleken dat een gezamenlijke oplossing voor het bezwaar kon worden gevonden. Deze bezwaren werden na het informeel overleg ingetrokken.

In 4 zaken is dat niet gelukt en deze zaken zijn naar de formele procedure doorgezet in 2022. Resultaten 2021 In 2021 zijn 42 bezwaarschriften ontvangen. Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat 10 bezwaarschriften zijn ingetrokken en dat 20 bezwaarschriften zijn doorgezet naar 2022. Ook is per 31 december 2021 in drie bezwaarzaken wel geadviseerd maar heeft het college nog geen beslissing op bezwaar verzonden. Het voorgaande heeft ertoe geleid dat de commissie in 2021 over 16 zaken heeft geadviseerd. De commissie heeft in 2021 advies uitgebracht over alle zaken die in 2021 waren geagendeerd. Een vergelijking met het jaar 2020 laat zien dat in dat jaar 39 bezwaarschriften werden ontvangen en dat over 25 bezwaarschriften werd geadviseerd. Ten opzichte van de ontvangen bezwaarschriften werd in 2020 in 64% van de ontvangen zaken geadviseerd. Opvallend is dat in 2021 over een fors lager aantal bezwaarschriften werd geadviseerd. In 2021 heeft de commissie in 16 zaken advies uitgebracht. Als wordt gekeken naar de advisering door de commissie in relatie tot de ontvangen bezwaarschriften dan ligt het percentage in 2021 op 38%. Voor deze afname zijn een aantal redenen aan te wijzen. [1] Het aantal ontvangen bezwaarschriften is gestegen van 39 bezwaarschriften in 2020 naar 42 bezwaarschriften in 2021. Dit is een toename van 8%.

Pagina 1 van 4

[2] Daarnaast zijn in Voorschoten gedurende het hele jaar 7 commissievergaderingen geheel vervallen, dat zijn gemiddeld 14 bezwaarzaken die op een later moment of in 2022 zijn ingepland. Dat is gebeurd als gevolg van covid 19: besmetting bij bezwaarmakers, bij commissieleden en of bij de vertegenwoordiger van het college. Het is voorgekomen dat bezwaarmakers niet digitaal gehoord wilden worden of niet gehoord konden worden en dat reeds geplande fysieke hoorzittingen omgezet moesten worden naar een digitale hoorzitting op een later moment of in 2022. [3] Ook is relevant dat per digitale hoorzitting slechts 1 of 2 zaken werd(en) behandeld, eveneens als gevolg van (technische perikelen bij) digitaal vergaderen en van covid 19. Doorgaans ligt het aantal te behandelen zaken per fysieke commissievergadering op 3 of 4 zaken. In Voorschoten werd in 2021 9 x digitaal vergaderd en in geen van de gevallen fysiek. De commissie heeft in 2021 15 adviezen aan het college uitgebracht en 1 advies aan de burgemeester. Het dictum van de 16 adviezen was als volgt. De commissie heeft in 5 van de bezwaarzaken ‘niet ontvankelijk’ geadviseerd. De commissie heeft in 8 van de bezwaarzaken geadviseerd het besluit in stand te laten (dan wel na het verbeteren / aanvullen van de motivering). In 3 zaken werd geadviseerd het besluit te herroepen.

Uit het jaarverslag 2020 blijkt dat in 57% van de bezwaarzaken tijdig advies is uitgebracht. De commissie signaleert voor 2021 een aanzienlijke verbetering, namelijk 75%. Het college heeft het advies van de commissie in 11 bezwaarzaken gevolgd. Het college heeft in 2 bezwaarzaken in afwijking van het advies van de commissie beslist en het primaire besluit gemotiveerd in stand gelaten (contrair). Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat in 4 bezwaarzaken na het verzenden van de beslissing op bezwaar beroep op de bestuursrechter is ingesteld. Daarnaast werden in 2021 diverse beroepszaken uit 2019 en 2020 bij de rechtbank en Raad van State behandeld. Uit het jaarverslag 2020 kan worden opgemaakt dat 34% van de verzonden beslissingen op bezwaar tijdig werd genomen. De commissie signaleert voor 2021 een positieve trend, namelijk 54%. Ondanks dat ook de commissie te maken kreeg met covid 19, besloot het college in 2021 desondanks om aandacht te blijven besteden aan een informele wijze van de behandeling van bezwaarschriften. Hiertoe is vanaf oktober 2020 de informele aanpak geïmplementeerd binnen het secretariaat en is het ‘Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021’ vastgesteld. Conclusies en aanbevelingen Een belangrijk onderdeel van het jaarverslag betreft de door de commissie gedane aanbevelingen.

Hieronder treft u deze aanbevelingen aan, waarbij tevens wordt aangegeven hoe deze aanbevelingen door de organisatie zijn/en of worden aangepakt. [1] De commissie doet naar aanleiding van de hoorzittingen enkele aanbevelingen voor een ideaal verloop van de hoorzittingen. Reactie college: het college heeft deze aanbevelingen reeds overgenomen. Het college benadrukt dat 2021 een lastig jaar was voor het houden van hoorzittingen. De werkomstandigheden voor een ideale hoorzitting zullen in 2022 alleen maar verbeteren nu covid 19 lijkt af te lopen, aangezien de ontvlechting een feit is en omdat nieuwe medewerkers zijn aangetrokken.

Pagina 2 van 4

[2] Geadviseerd wordt om een begin te maken met ambtelijk horen en ambtelijk afdoen van bezwaarzaken. Reactie college: het college zal nagaan of het secretariaat en de (nieuwe) medewerkers van de diverse teams voldoende tools daarvoor hebben in de vorm van cursus en of opleiding. Het college heeft de opname van MO zaken van beperkte omvang in het ‘Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021’ reeds in gang gezet. [3] De commissie adviseert om in Wob zaken primair met de verzoeker een informatief gesprek te voeren om daarmee de specifieke informatiebehoefte vast te stellen. Reactie college: het college zal deze werkwijze implementeren in de organisatie. [4] De commissie wordt graag actief geïnformeerd over vervolgprocedures en adviseert dat het college beslissingen op bezwaar in afwijking van het commissieadvies, uitspraken van rechtbank en raad van state aan de commissie toezendt als feedback op de uitgebrachte adviezen. Reactie college: dit is reeds een gangbare werkafspraak. [5] De commissie adviseert met name voor begin 2022 de uit 2021 doorgezette werkvoorraad en de binnengekomen bezwaarzaken goed te monitoren, zodat alle zaken binnen een redelijke termijn worden opgepakt en afgehandeld. Reactie college: het college trekt algemene lessen uit bezwaarzaken die zijn afgerond.

Daarbij ligt de focus op de primaire beslissing, het college verzamelt bij het beslissen op bezwaar feedback ten aanzien van die primaire beslissing en met name over de vraag hoe het proces beter en optimaler kan worden georganiseerd zodat het draagvlak voor de burger wordt vergroot. Daarbij ligt de focus uiteraard ook op bezwaarzaken waarin de commissie voor de bezwaarschriften heeft geadviseerd om de primaire beslissing te herroepen. Het college vindt het in dat verband heel belangrijk dat de verschillende teams daar waar nodig meer aansluiting zoeken bij de Algemene wet bestuursrecht en bij de algemene rechtsbeginselen die nodig zijn voor een zorgvuldige voorbereiding en voor een evenwichtige beschikking. Het college zet daarmee primair in op de ontvangst van minder bezwaarschriften, op minder zaken waarvan de motivering in bezwaar moet worden verbeterd en op (nog) minder beslissingen die moeten worden herroepen. Het college zal zich tot het uiterste inspannen om alles te doen om deze werkvoorraad dit voorjaar tijdig op te pakken en af te handelen. Daarbij worden méér commissievergaderingen per maand ingepland, zullen méér bezwaarzaken per avond worden ingedeeld en zal de Awb termijn daar waar mogelijk worden geschorst.

[6] De commissie adviseert dat in iedere procedure het overleggen van een verweerschrift/reactienota ten minste één week voorafgaande aan de hoorzitting de standaard wordt ter voorbereiding van de commissie en bezwaarmakers. Reactie college: hier wordt verwezen naar reactie bij no. 1. [7] De commissie adviseert om de visual tree assessment (VTA) in bezwaarzaken betreffende kapvergunningen separaat in het procesdossier op te nemen als onderbouwing van de kapvergunning.

Pagina 3 van 4

Reactie college: het college zal deze werkwijze implementeren in de organisatie. [8] De commissie streeft naar tijdige advisering en is bewust van haar rol in het proces. De commissie zal daarom de concept adviezen binnen enkele dagen na ontvangst accorderen. Reactie college: het college stemt in met deze werkwijze ten behoeve van een tijdige advisering.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A.R. de Graaf, gemeentesecretaris

drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 4 van 4

Adviescommissie bezwaarschriften Gemeente Voorschoten Jaarverslag 2021

1

Inhoudsopgave

1. Voorwoord

p.3

2. Algemeen

p.4

3. Werkvoorraad 3a. werkvoorraad 2021 3b. verdeling ontvangen bezwaarschriften

p.5 p.6

4. Informele aanpak

p.7

5. Adviezen op bezwaarschriften en doorlooptijden

p.8

5a. verdeling naar dictum 5b. verdeling naar tijdigheid

p.8 p.9

6. Beslissingen op bezwaarschriften en doorlooptijden 6a. verdeling naar beslissing 6b. verdeling naar tijdigheid

p.10 p.10 p.11

7. Doorkijk naar 2022 en 2023 en aanbevelingen

2

p.11

1. Voorwoord Uit artikel 20 van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Voorschoten volgt dat de commissie jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uitbrengt over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Als resultaat van deze bepaling in de verordening ligt voor u het jaarverslag van de Adviescommissie bezwaarschriften Voorschoten (hierna: de commissie) over het jaar 2021. Met dit jaarverslag tracht de commissie inzicht te verschaffen in haar werkwijze, het aantal door haar behandelde bezwaarschriften en de doorlooptijden. Naast een beschouwing over het jaar 2021 voorziet dit verslag ook in een doorkijk naar 2022 en 2023 en in aanbevelingen van de commissie, met als doel een bijdrage te leveren aan de verdere verbetering van de juridische kwaliteit van besluitvorming binnen de gemeente Voorschoten. Het jaar 2021 was voor de commissie wederom een uitdagend jaar. Zij werd geconfronteerd met de gevolgen van de uitbraak van het Covid-19 virus. Het organiseren van fysieke hoorzittingen bleek voor langere tijd niet mogelijk te zijn. In het jaar 2021 werden bezwaarmakers en college structureel alleen digitaal gehoord.

Verder vond de geplande implementatie van de informele aanpak en de bestuurlijke voorbereiding van ambtelijk horen doorgang en dacht de commissie mee over de gevolgen van de lopende organisatieontwikkeling waarbij Voorschoten uit de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde zal treden. Voor de commissie heeft dat tot gevolg gehad dat het secretariaat van de bezwaarcommissie niet langer onderdeel vormt van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Vooralsnog delen Wassenaar en Voorschoten het secretariaat van de commissie. Ook de leden van de commissie blijven voorlopig adviseren voor zowel Wassenaar als Voorschoten. De commissie spreekt in dit verband haar waardering uit voor de flexibiliteit en inzet van het secretariaat. Ook bedankt zij de betrokken bestuursorganen voor het vele en prettige overleg dat moest worden gevoerd ondanks de bestaande werkdruk, alsmede de inwoners van Voorschoten die op grote schaal meedachten in de behandeling van hun bezwaarschrift en begrip hadden voor de situatie waarin wij ons allen nog steeds bevinden. Evenals in voorgaande jaren zal ik met genoegen aan burgemeester Stemerdink in een persoonlijk gesprek een mondelinge toelichting geven op dit jaarverslag. Graag dank ik de heer prof. mr. J.A. Peters, die in 2021 afscheid heeft genomen als voorzitter van de commissie.

De commissie is hem zeer erkentelijk voor zijn langdurige betrokkenheid en deskundigheid. Hij heeft gedurende lange tijd een waardevolle bijdrage geleverd aan het werk van de commissie, waarvoor ik hem namens de commissie hartelijk dank! Tot slot ben ik verheugd dat de commissie in 2021 drie nieuwe leden heeft mogen verwelkomen: de heer mr. B.N. van Hoek, de heer mr. D.O. Bogers en de heer mr. E.G. Nuboer.

mr. drs. I. Helmich (voorzitter Adviescommissie bezwaarschriften)

3

2. Algemeen De commissie is een onafhankelijke externe adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). De commissie heeft tot taak het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad te adviseren over de te nemen beslissing op een bezwaarschrift dat is gericht tegen een door het bestuursorgaan genomen besluit. Het bestuursorgaan heroverweegt het bestreden besluit op basis van het ingediende bezwaar. In de gemeente Voorschoten is het proces van afhandeling van bezwaarschriften gesplitst. Het eerste deel, vanaf de ontvangst van het bezwaarschrift tot aan het uitbrengen van het advies, is voor rekening van de commissie en haar secretariaat, ondergebracht bij het team Juridische Zaken. Het tweede deel, het voorbereiden en nemen van de beslissing op bezwaar, wordt verzorgd door de verschillende vakafdelingen. Dit jaarverslag heeft primair betrekking op het werk van de onafhankelijke commissie en haar secretariaat. Voor de volledigheid van dit verslag werpt de commissie echter ook een blik op het werk van de vakafdelingen. Gekeken is namelijk naar de beslissingen op bezwaar en de tijdigheid hiervan.

Samenstelling Commissie bezwaarschriften Mevrouw mr. I. Helmich (algemeen voorzitter) De heer mr. D. Stapel (plv. voorzitter) De heer mr. R.W.I. Rietveld (plv. voorzitter) Mevrouw mr. M.Y. van Hattum (lid) De heer mr. J.A.W. Oosterveer (lid) Mevrouw J. Rabhi (lid) De heer mr. B.N. van Hoek (lid) De heer mr. D.O. Bogers (lid) De heer mr. E.G. Nuboer (lid)

Secretariaat Mevrouw mr. M. Buising (tot september 2021) De heer mr. R.L. Poot (vanaf september 2021)

Administratieve ondersteuning Mevrouw J. Gorter

4

3. Werkvoorraad 3a. Werkvoorraad 2021 Onderstaande cijfers geven een inzicht in de werkvoorraad van de commissie over het jaar 2021. De commissie maakt op enkele onderdelen een vergelijking met haar werkvoorraad van het voorgaande jaar 2020. In 2021 heeft de commissie geadviseerd in 4 dossiers die in 2020 bij het secretariaat van de commissie zijn ontvangen. Dit is omdat deze bezwaarschriften pas in het laatste kwartaal van 2020 zijn ingediend ofwel omdat de behandeling ervan op verzoek van partijen gedurende een lange(re) periode is aangehouden in het kader van informeel overleg. In 2021 zijn 42 bezwaarschriften ontvangen. Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat 10 bezwaarschriften zijn ingetrokken en dat 20 bezwaarschriften zijn doorgezet naar 2022. Ook is per 31 december 2021 in drie bezwaarzaken wel geadviseerd maar heeft het college nog geen beslissing op bezwaar verzonden. Het voorgaande heeft ertoe geleid dat de commissie in 2021 over 16 zaken heeft geadviseerd. De commissie heeft in 2021 advies uitgebracht over alle zaken die in 2021 waren geagendeerd.

Beginvoorraad

Ontvangen

Ingetrokken

Advies

Eindvoorraad naar 2022 doorgezet

Voorschoten

4

42

10

16

20

Jaar 2020

Beginvoorraad

Ontvangen

Ingetrokken

Advies

Eindvoorraad WODV naar 2021 doorgezet

Voorschoten

19

39

8

25

15

Jaar 2021

Een vergelijking met het jaar 2020 laat zien dat in 2021 39 bezwaarschriften werden ontvangen en dat in dat jaar over 25 bezwaarschriften werd geadviseerd. Ten opzichte van de ontvangen bezwaarschriften werd in 2020 in 64% van de ontvangen zaken geadviseerd. Opvallend is dat in 2021 over een fors lager aantal bezwaarschriften werd geadviseerd. In 2021 heeft de commissie in 16 zaken advies uitgebracht. Als wordt gekeken naar de advisering door de commissie in relatie tot de ontvangen bezwaarschriften dan ligt het percentage in 2021 op 38%. Het aantal ontvangen bezwaarschriften is gestegen van 39 bezwaarschriften in 2020 naar 42 bezwaarschriften in 2021. Dit is een toename van 8%. Daarnaast zijn in Voorschoten door het hele jaar heen 7 commissievergaderingen geheel vervallen, dat zijn gemiddeld 14 bezwaarzaken die op een later moment of in 2022 zijn ingepland. Dat is gebeurd als gevolg van covid 19: besmetting bij bezwaarmakers, commissieleden en of de vertegenwoordiger van het college. Het is voorgekomen dat bezwaarmakers niet digitaal gehoord wilden worden of niet gehoord konden worden en dat reeds geplande fysieke hoorzittingen omgezet moesten worden naar een digitale hoorzitting op een later moment of in 2022. Ook is relevant dat per hoorzitting slechts 1 of 2 5

zaken werden behandeld, eveneens als gevolg van (technische perikelen bij) digitaal vergaderen en covid 19. Doorgaans ligt het aantal te behandelen zaken per fysieke commissievergadering op 3 of 4 zaken. In Voorschoten werd 9 x digitaal vergaderd en in geen van de gevallen fysiek. Ten opzichte van 2020 werden meer bezwaarschriften ingetrokken. Dit is een toename van 25%. Over deze ingetrokken zaken werd daarom niet geadviseerd. Ook valt op dat in 2021 meer bezwaarschriften zijn doorgezet naar het volgende jaar, de toename is 30%. Het doorzetten van bezwaarzaken naar 2022 kan mede als volgt worden verklaard. In drie zaken heeft de commissie per 31 december 2021 reeds geadviseerd maar ontbrak aan de zijde van het college de ambtelijke capaciteit om het college ter zitting te vertegenwoordigen dan wel een beslissing op bezwaar te formuleren. Een aanzienlijk aantal zaken bevond zich per 31 december 2021 nog in informeel overleg en zijn naar 2022 doorgezet. Deze zaken waren nog niet zittingsrijp. Daarbij gaat het om 8 Wabo zaken (verbouwing kantoren tot appartementen aan de Rouboslaan, verzoek om handhaving door bewoners Bosrandlaan), diverse (6) verkeerszaken in verband met de (ver)plaatsing van E oplaadpalen en het reserveren van parkeerplaatsen voor E voertuigen in samenwerking met ENGIE en een enkel Wobverzoek.

Bij de doorgeschoven zaken was ook sprake van meerdere bezwaren die gericht waren tegen één beschikking zodat bij doorschuiven al snel sprake is van een oplopend aantal uitgestelde zittingen. In een handhavingszaak aan de Veurseweg werd een tweede beschikking verzonden waarna deze zaken op een later tijdstip (in 2022) in verband met een goede procesorde gevoegd zullen worden behandeld. Het restant van de doorgeschoven zaken betreffen bezwaarschriften die pas in november en december 2021 bij het secretariaat werden ontvangen. Opvallend is dat er (nog) geen zaken ambtelijk zijn gehoord en afgedaan op basis van het ‘Reglement ambtelijk horen Voorschoten 2021’. De commissie constateert dat de ontmanteling van de Werkorganisatie Duivenvoorde, de ontvlechting uit de werkorganisatie, personele wijzigingen en een afname van ambtelijke capaciteit bij het secretariaat veel extra (digitale) werkzaamheden hebben opgeleverd die ten koste zijn gegaan van de reguliere advieswerkzaamheden en ook van ambtelijk horen. De commissie hoopt dat de versoepelingen die plaatsvinden in het voorjaar van 2022 weer mogelijkheden bieden om in 2022 (deels) fysiek te gaan horen. De commissie hoopt ook dat per commissieavond weer drie a vier zaken kunnen worden geagendeerd. 3b. Verdeling ontvangen bezwaarschriften In 2021 ontving de gemeente Voorschoten 42 bezwaarschriften.

De afdelingen waar deze bezwaarschriften betrekking op hebben, zijn: Publiekszaken (PU), Maatschappelijke Ondersteuning (MO), Ruimtelijke Ordening/verkeer, Vergunning toezicht & handhaving (VTH) en FFJ (werkorganisatie Duivenvoorde). Onderstaand schema geeft het onderwerp van de betrokken afdeling en/of het genoemde team.

Team

Werkgebied van het team

PU

omgevingsvergunningen, inritten, horecavergunningen, kapvergunningen, brandveilig gebruik, urgentiezaken, gehandicaptenparkeerkaart en APV zaken

MO

Wmo voorzieningen en subsidie 6

RO / verkeer

verkeersbesluiten t.b.v. oplaadinfrastructuur elektrische voertuigen, reserveren van parkeerplaatsen voor elektrische voertuigen, parkeerverboden en ontheffingen, wegafsluitingen

VTH

vergunning, toezicht en handhaving

FFJ

WOB verzoeken en besluiten op ingebrekestelling (WODV).

Onderstaand schema geeft de ingekomen bezwaarschriften weer per genoemde afdeling en/of het genoemde team, alsmede per onderwerp. De verdeling naar team is als volgt:

bezwaarschriften verdeeld naar team 20

17

15 10 5

8

8

VTH

FFJ

4

5 0 PU

MO

RO/verkeer Reeks 1

4. Informele aanpak Ieder jaar neemt de commissie in haar jaarverslag een hoofdstuk op over de informele aanpak van bezwaarschriften. Hierin ligt een belangrijke taak voor (het secretariaat van) de commissie, namelijk onderzoeken of een geschil op een andere, minder juridische, wijze met de in bezwaar betrokken partijen kan worden opgelost. Sinds 1 oktober 2020 is de informele aanpak officieel geïmplementeerd in het werkproces van de commissie. Dit licht de commissie hieronder toe. Bellen bij bezwaar Bellen bij bezwaar houdt in dat de secretaris van de commissie snel en persoonlijk (telefonisch) contact opneemt met alle betrokkenen om te bespreken wat er precies speelt in een bezwaardossier. In dit contact wordt verder gelijk met alle betrokkenen bepaald wat de beste aanpak is voor behandeling van een bezwaarschrift. Staat men open voor een informele afdoening van het bezwaarschrift of wil men toch liever de formele procedure (met tussenkomst van de commissie) volgen? In 2021 is door de secretarissen in de meeste bezwaarzaken met betrokkenen telefonisch en/of per e-mail contact opgenomen vlak na de ontvangst van het bezwaarschrift. Dit betreft een vergelijkbaar beeld ten opzichte van het jaar 2020. Met betrokkenen is onder andere gesproken over de wijze van behandeling van het bezwaarschrift.

Ook was er sprake van uitleg over de geldende procedures en van uitleg over het bestreden besluit (in samenwerking met betrokken bestuursorgaan). Dit contact heeft geleid tot uiteenlopende resultaten: het intrekken van een bezwaarschrift, het voeren van een informeel overleg (zie hierna) of het volgen van de formele bezwaarprocedure, eventueel nadat het informele traject met betrokkenen is doorlopen. 7

Informeel overleg Een informeel overleg is een overleg waarin betrokkenen met elkaar bepalen of tot een gezamenlijke oplossingsrichting voor het bezwaar kan worden gekomen. Belangrijke voorwaarde is dat alle partijen open staan voor dit gesprek. Het secretariaat begeleidt deze gesprekken als neutrale gespreksleider. Om dit zo goed mogelijk te doen, hebben alle secretarissen inmiddels een cursus mediation vaardigheden en gesprekstechnieken afgerond. In 2021 zijn 14 informele overleggen gevoerd in zaken die op basis van indicatie en ervaring kansrijk waren om informeel te worden afgehandeld. In 10 van deze overleggen is gebleken dat een gezamenlijke oplossing voor het bezwaar kon worden gevonden. Deze bezwaren werden nadien ingetrokken. In 4 zaken is dat niet gelukt en deze zaken zijn naar de formele procedure doorgezet. Ten aanzien van het houden van informele overleggen, merkt het secretariaat op dat bezwaarmakers en eventuele derden hier vaak voor openstaan. Vanuit het betrokken bestuursorgaan wordt echter vaak gekozen voor advisering door de commissie, wellicht omdat men deze meer formele procedure kent en nog te veel het misverstand bestaat dat deze procedure minder tijd kost.

De commissie ziet hierin voor haar en het secretariaat nog een belangrijke taak in 2022: het nog meer sturen richting uitvoering van de informele aanpak en het in dit verband enthousiasmeren van de organisatie. 5. Adviezen op bezwaarschriften en doorlooptijden Formele wijze behandeling bezwaarschrift Op grond van artikel 6:7 van de Awb bedraagt de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift zes weken. Die termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop een besluit op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt (artikel 6:8 Awb). Voor de bezwaarschriften die op formele wijze zijn behandeld, geldt dat de commissie aan het bestuursorgaan over de bezwaren heeft geadviseerd. Indien er een adviescommissie is voor bezwaarschriften, zoals in de gemeente Voorschoten het geval is, dan dient het bestuursorgaan op het bezwaarschrift te beslissen binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de bezwaartermijn is verstreken. Dit betekent dat, anders dan vaak wordt gedacht, de beslistermijn niet direct afhankelijk is van de datum waarop iemand bezwaar maakt, maar van het moment dat de bezwaartermijn is afgelopen. Door te verdagen kan het bestuursorgaan eenmaal zes weken aan de (standaard)beslistermijn toevoegen. De beslistermijn bedraagt dan uiterlijk 18 weken.

Een bezwaarschrift is formeel pas afgedaan op het moment dat de beslissing op bezwaar is ondertekend en verzonden is door het bestuursorgaan. De behandeling van een bezwaarschrift is aldus een gedeelde verantwoordelijkheid van de commissie en haar secretariaat en het bestuursorgaan (lees: de verantwoordelijke vakafdeling c.q. vakteam). 5a. verdeling adviezen naar dictum De commissie heeft in 2021 15 adviezen aan het college uitgebracht en 1 advies aan de burgemeester (i.v.m. drugsdealen/APV en Opiumwet). Het dictum van de 16 adviezen was als volgt. De commissie heeft in 5 van de bezwaarzaken ‘niet ontvankelijk’ geadviseerd. De commissie heeft in 8 van de bezwaarzaken geadviseerd het besluit in stand te laten (dan wel na het verbeteren van de motivering). In 3 zaken werd geadviseerd het besluit te herroepen.

8

dictum van de adviezen verdeeld in %

19 31

50

NO

besluit in stand laten

besluit herroepen

In 2020 werd in 49 % van de bezwaarzaken geadviseerd het primaire besluit in stand te laten dan wel na het verbeteren van de motivering. De commissie ziet in de diagram voor 2021 een lichte verbetering. 5b. verdeling adviezen naar tijdigheid Doorlooptijden worden gemeten aan de hand van de door de Awb gestelde termijnen voor de behandeling van een bezwaarschrift. Intern bestaat sinds een aantal jaar de afspraak dat de commissie uiterlijk drie weken voor het verstrijken van de beslistermijn (dat is dus 12 of na verdaging 18 weken na afloop van de bezwaartermijn) advies uitbrengt. Er is voor de termijn van drie weken gekozen om het bestuursorgaan in de gelegenheid te stellen om binnen de beslistermijn tijdig een beslissing op bezwaar te nemen. De tijdigheid van de 16 adviezen was als volgt:

9

tijdigheid van de adviezen verdeeld naar %

25

tijdig niet tijdig

75

Uit het jaarverslag 2020 blijkt dat in 57% van de bezwaarzaken tijdig advies is uitgebracht. De commissie ziet in de diagram voor 2021 een aanzienlijke verbetering. 6. Beslissingen op bezwaarschriften en doorlooptijden 6a. verdeling naar beslissing Het college heeft het advies van de commissie in 11 bezwaarzaken gevolgd. Het college heeft in 2 bezwaarzaken in afwijking van het advies van de commissie beslist en het primaire besluit gemotiveerd in stand gelaten (contrair). Uit de administratie van het secretariaat blijkt dat in 4 bezwaarzaken na het verzenden van de beslissing op bezwaar beroep op de bestuursrechter is ingesteld. Daarnaast werden diverse beroepszaken uit 2019 en 2020 bij de rechtbank en Raad van State behandeld.

beslissing op bezwaar verdeeld in %

31

69

niet ontvankelijk

10

ongegrond

6b. verdeling naar tijdigheid Het college heeft 7 beslissingen op bezwaar tijdig verzonden. Bij 6 zaken was dat niet het geval. Aan een niet tijdige beslissing op bezwaar lag in 40 % van de zaken een niet tijdig advies van de commissie ten grondslag.

tijdigheid beslissing op bezwaar verdeeld in %

46 54

tijdig

niet tijdig

Uit het jaarverslag 2020 kan worden opgemaakt dat 34% van de verzonden beslissingen op bezwaar tijdig werd genomen. De commissie signaleert in het diagram een positieve trend. De zaken waarin het college heeft beslist in afwijking van de advies van de commissie betreffen de volgende bezwaarzaken: een geweigerde omgevingsvergunning voor het vervangen en uitbreiden van een bijgebouw aan de zijgevel en een besluit met betrekking tot het buiten behandeling stellen van een aanvraag omgevingsvergunning voor realiseren van een bedrijfspand. 7. Doorkijk naar 2022 / 2023 en aanbevelingen [1] De commissie doet naar aanleiding van de hoorzittingen de aanbeveling dat het college zich goed voorbereidt op mogelijke vragen van de commissie en op de details van de gevoerde procedure. Ook wordt de aanbeveling gedaan dat het college zorgdraagt voor een volledig en chronologisch procesdossier met inventarislijst. Een volledig procesdossier belet dat partijen na afloop van de hoorzitting nog gelegenheid moet wordt geboden om te reageren op nagekomen stukken terwijl de beslistermijn doorloopt. [2] Geadviseerd wordt om een begin te maken met ambtelijk horen en ambtelijk afdoen van bezwaarzaken. Nagegaan moet worden of het secretariaat en de (nieuwe) medewerkers van de diverse teams voldoende tools daarvoor hebben in de vorm van cursus en of opleiding.

In Wmo zaken van beperkte omvang wordt geadviseerd om hiermee te beginnen nadat voldoende werkervaring is opgedaan met ambtelijk horen.

11

[3] De commissie adviseert om in Wob zaken primair met de verzoeker een informatief gesprek te voeren om daarmee de specifieke informatiebehoefte vast te stellen. Dan kan het college aangeven welke stukken aanwezig zijn die wellicht ook zonder procedure kunnen worden meegegeven. [4] De commissie wordt graag actief geïnformeerd over vervolgprocedures en adviseert dat het college beslissingen op bezwaar in afwijking van het commissieadvies, uitspraken van rechtbank en raad van state aan de commissie toezendt als feedback op de uitgebrachte adviezen. Dat is reeds een gangbare werkafspraak maar belangrijk genoeg om hier te herhalen. [5] De commissie adviseert met name voor begin 2022 de uit 2021 doorgezette werkvoorraad en de binnengekomen bezwaarzaken goed te monitoren, zodat alle zaken binnen een redelijke termijn worden opgepakt en afgehandeld. [6] De commissie adviseert dat in iedere procedure het overleggen van een verweerschrift/reactienota ten minste één week voorafgaande aan de hoorzitting de standaard wordt ter voorbereiding van de commissie en voor een ideaal verloop van de hoorzitting. [7] De commissie adviseert om de visual tree assessment (VTA) in bezwaarzaken betreffende kapvergunningen separaat in het procesdossier op te nemen als onderbouwing van de kapvergunning. [8] De commissie streeft naar tijdige advisering en is bewust van haar rol in het proces.

De commissie zal daarom de concept adviezen binnen enkele dagen na ontvangst accorderen.

12