Informatiebrief 010 Traject kwaliteitsverbetering participatie (incl. bijl.).pdf

Informatiebrief Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp: Bijlage(n):

Z/21/050894 231298 010 vrijdag 12 februari 2021 Traject kwaliteitsverbetering participatie Informatienota over traject kwaliteitsverbetering participatie

Geachte Raad,

In 2020 is gestart met een traject gericht op de kwaliteitsverbetering van inwonersparticipatie in Voorschoten. Met bijgaande informatienota informeren wij u over de stand van zaken en de stappen die wij van plan zijn te zetten.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

A. R. de Graaf, gemeentesecretaris

Ch. B. Aptroot, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 1 van 1

Informatienota

Tussenstand kwaliteitsverbetering inwonersparticipatie In het Collegeakkoord 2018 – 20221 is afgesproken dat de gemeente Voorschoten inwoners, ondernemers en organisaties vroeg betrekt bij het maken van beleid, het nemen van besluiten en het uitvoeren van plannen. Het college is als uitwerking hiervan gestart met het organiseren van dorpsdialogen over verschillende onderwerpen, zoals de positie van Voorschoten in de regio, zwemmen, de kadernota en het ambachtshuis. De gemeenteraad van Voorschoten heeft in 2019 uitgebreid gesproken over inwonersparticipatie naar aanleiding van de ‘Participatienota: Samen maken we Voorschoten’2. Tijdens deze vergadering is ter ondersteuning van de ontwikkeling van participatie Motie 122 3 aangenomen. De gemeenteraad heeft tijdens de vergadering aangegeven dat 1. de diversiteit van deelnemers aan participatie moet vergroten, 2 participatie systematischer moet worden aangepakt en 3 er ruimte moet zijn voor experimenten. Afgelopen jaar zijn we gestart hieraan invulling te geven. Met deze nota informeren wij u over de stand van zaken en de plannen voor 2021 van het traject gericht op kwaliteitsverbetering van de inwonersparticipatie. In 2020 zijn we gestart met drie pilotprojecten. We doen hierover verslag in paragraaf 1.

De ontvlechting van de Werkorganisatie Duivenvoorde en de introductie van de Omgevingswet hebben veel invloed op de ontwikkeling van inwonersparticipatie. In paragraaf 2 gaan we hierop in. De Omgevingswet geeft de gemeenteraad een nadrukkelijk rol in de bewaking van de kwaliteit van participatie. Dat komt in paragraaf 3 aan de orde. Naast de lopende activiteiten gaan we in 2021 nieuwe concrete stappen zetten. Deze beschrijven we in paragraaf 4. De planning komt in paragraaf 5 aan de orde.

1. Stand van Zaken Deze paragraaf gaat over de resultaten van het traject kwaliteitsverbetering van inwonersparticipatie in 2020.

Kerngroep Wonen en Bouwen In 2019 zijn, op initiatief van Wethouder Cramwinckel, inwoners uitgenodigd om mee te denken over het woningbeleid van de Gemeente Voorschoten. Kerngroep Wonen en Bouwen is een overleg waaraan de wethouder Volkshuisvesting en inwoners van Voorschoten deelnemen. De kerngroep werkt mee aan de invulling van volkshuisvestingsbeleid. Na een jaar heeft de kerngroep haar functioneren geëvalueerd. Uitkomsten daarvan zijn een duidelijke werkwijze en vergaderafspraken. Kerngroep Wonen en Bouwen heeft inmiddels verschillende resultaten opgeleverd. De kerngroep heeft een voorstel voor de doorstroming in de sociale sector opgesteld dat door Woonzorg in overweging is genomen. Door de bespreking in de kerngroep is de doelgroepenverordening op een aantal punten aangescherpt en geconcretiseerd. De kerngroep

1

Coalitieakkoord 2018-2022, Duurzaam vooruitstrevend, dinsdag 30 oktober 2018, Z/18/021853/101307.

2

Participatienota Samen maken we Voorschoten, donderdag 18 juli 2019, Z/19/029170/134238.

3 Motie 122, Taskforce Participatie, donderdag 18 juli 2019.

Tussenstand Kwaliteitsverbetering Inwonersparticipatie Voorschoten | januari 2021

1

denkt mee over stappen die gezet kunnen worden om de woningproductie te verhogen. De groep werkt aan een ambitieuze agenda met verschilende onderwerpen.

Participatie ‘De Belofte van Voorschoten’ Een van de grote uitdagingen voor onze toekomst op lange termijn is de overgang naar duurzame energiebronnen. Januari 2020 is een participatietraject over CO2-neutraal Voorschoten gestart. Doel van het traject is een actieplan met inbreng van inwoners uit alle buurten, van alle leeftijden en verschillende achtergrond, ondernemers, bedrijven en maatschappelijke organisaties uit Voorschoten. De participanten bepalen zelf aanpak, route en doel. Gemeente Voorschoten is een van de participanten. Deze voor Voorschoten nieuwe aanpak is in 2020 voorbereid. Het traject wordt zomer 2021 afgerond.

Nicoleaspark Stichting Nicolaespark heeft in 2019 het initiatief genomen om het terrein aan het Nicolaespad te ontwikkelen tot een buurtpark. In afstemming met Stichting Nicolaespark is in 2020 een proces gestart om het initiatief in te passen in de ontwikkeling van het gebied. De wensen en ideeën van de Stichting worden meegenomen in de stedenbouwkundige visie die begin 2021 wordt opgeleverd.

2. Ontwikkelingen Twee processen zijn van belang voor de ontwikkeling van inwonersparticipatie. In deze paragraaf gaan we daarop in.

Zelfstandige ambtelijke organisatie Voorschoten Voorschoten gaat medio 2021 verder met een eigen ambtelijke organisatie. Deze organisatie wil goed bereikbaar zijn voor haar inwoners, ondernemers, organisaties en bedrijven. Uitgangspunt van de nieuwe organisatie is: Bestuurders, gemeentelijke medewerkers, inwoners, ondernemers en professionals werken samen aan de opgaves waarvoor Voorschoten staat, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid. Om dit te bereiken gaat de nieuwe organisatie opgavegericht werken. De gemeente bepaalt de opgave samen met de inwoners, ondernemers, bedrijven en maatschappelijke organisatie uit Voorschoten en werkt waar mogelijk samen met de omgeving aan tastbare resultaten. Medewerkers werken in de nieuwe organisatie alleen voor Voorschoten. Het contact tussen medewerkers en inwoners/ondernemers wordt daardoor directer. De afstand tussen inwoners en gemeente wordt door de verzelfstandiging dus kleiner. Dat betekent overigens niet dat het contact altijd tot een gewenste uitkomst leidt. Wensen kunnen onuitvoerbaar zijn of niet passen in het vastgestelde beleid.

Omgevingswet Op 1 januari 2022 wordt naar verwachting de Omgevingswet ingevoerd. Participatie is een van de pijlers van de Omgevingswet. Een projectteam bereidt de introductie van de Omgevingswet voor. Het projectteam ontwikkelt een kader waarmee getoetst kan worden of participatie noodzakelijk is en wie de participatie moet uitvoeren. De Omgevingswet bepaalt dat een initiatiefnemer van een project waar de gemeente niet aan deelneemt, verplicht is zelf de participatie met de omgeving te

Tussenstand Kwaliteitsverbetering Inwonersparticipatie Voorschoten | januari 2021

2

organiseren. Het projectteam stelt ook een pakket participatiemiddelen samen. Toetsingskader en middelen voor participatie komen eind 2021 beschikbaar. De invoering van de Omgevingswet betekent een positieve impuls voor inwonersparticipatie. De huidige inspraakverordening sluit niet aan bij participatie volgens de Omgevingswet. Daarom moet voor of niet lang na de inwerkingtreding van de Omgevingswet de inspraakverordening worden geactualiseerd.

3. Scheiding van uitvoering, kwaliteitsbewaking en inrichting Ontwikkelingen met maatschappelijke effecten moeten tot stand komen in samenspraak met de samenleving. De initiatiefnemer van een ontwikkeling is daarvoor verantwoordelijkheid. Maatschappelijke organisaties, bedrijven, inwoners, overheden of andere organisaties kunnen een initiatiefnemer zijn. Voor de ontwikkeling en de uitvoering van gemeentelijk beleid is dat meestal het college van B&W, soms samen met een ander partij. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor toetsing en kwaliteitscontrole van een participatieproces. De rol van de gemeenteraad is essentieel omdat de raad de bevolking vertegenwoordigt volgens de door de bevolking zelf bepaalde samenstelling. De eerdere gedachte van een taskforce hebben wij vervangen door een sterkere rol van de gemeenteraad. Dit omdat een evenwichtige afvaardiging vanuit de bevolking in een taskforce moeilijk te realiseren is. Ook ontstaat een extra laag in de participatie, die haaks staat op de wens van een compacte ambtelijke organisatie met directe contacten met de samenleving. Vanuit de directe contacten met de samenleving gaan inwoners en ondernemers, die betrokken zijn bij het onderwerp, samen met medewerkers participatietrajecten inrichten. Hierdoor bereiken we gelijkwaardigheid tussen alle betrokkenen in het proces.

Deze aanpak van inwonerparticipatie staat naast de formele inspraakprocedure, die elke inwoner het recht geeft een zienswijze in te dienen.

4. Werkplan In 2020 is een start gemaakt met de kwaliteitsverbetering van inwonersparticipatie. Er zijn nog veel stappen te zetten. Hiervoor is de bijdrage van medewerkers van de organisatie onmisbaar. De verzelfstandiging van de gemeentelijke organisatie vraagt echter veel inzet van medewerkers. Hierdoor is er in het eerste deel van het jaar weinig ruimte voor ontwikkelingen op het terrein van participatie. Daarom is besloten de extern ingehuurde formatie voor de kwaliteitsverbetering van de inwonersparticipatie tijdelijk terug te brengen. Het uitgespaarde budget is beschikbaar voor uitvoeringsactiviteiten in de 2e helft van 2021. In de eerste helft van 2021 concentreren we ons op het voortzetten van de pilots die in 2020 zijn gestart: Kerngroep Wonen en Bouwen (beleid volkshuisvesting), de Belofte van Voorschoten (participatie energieneutraal Voorschoten) en het Nicolaespark (inrichting en beheer openbare ruimte). Deze concrete projecten leveren verbeterpunten voor toekomstige participatie op. Verder geven we in deze paragraaf een overzicht van de activiteiten die worden opgepakt zodra daarvoor capaciteit beschikbaar is.

Houding ten opzichte van participatie Voor participatie is een open houding van medewerkers, bestuur en gemeenteraad nodig. In de praktijk levert het open staan voor externe invloeden onzekerheid op. Ervaringen met participatie bij de ontwikkellocatie Intratuin en samenwerking met inwoners bij de ontwikkeling van de nieuwe website, bij het ontwerp van speeltuinen en bij inrichting, beheer en onderhoud laten zien

Tussenstand Kwaliteitsverbetering Inwonersparticipatie Voorschoten | januari 2021

3

dat op basis van onderling vertrouwen goede resultaten zijn te behalen. Via interne communicatie gaan we ervaringen met de samenwerking tussen inwoners en ondernemers en gemeente delen. Zo willen het vertrouwen in participatie verhogen.

Actualisatie Verordening Vanwege de invoering van de Omgevingswet moet een nieuwe inspraak- en participatieverordening worden ontwikkeld. In de verordening wordt een toetsingskader opgenomen waarmee kan worden vastgesteld of participatie moet worden uitgevoerd en wie dat moet uitvoeren. In de nieuwe verordening werken we de verschillende vormen van participatie verder uit. Het toetsingskader wordt uitgewerkt door het voorbereidingsteam Participatiewet.

Vaste opzet van participatieparagraaf De participatieparagraaf van startnotities en (advies)voorstellen voor gemeenteraad en college van B&W wordt nu wisselend ingevuld. We ontwikkelen een vaste opzet voor deze paragraaf. In de paragraaf worden in elk geval opgenomen: • de opgave; • de opzet van het participatieproces; • het type participatie (informeren, raadgeven/adviseren, samenwerken); • de randvoorwaarden (budget, ruimtelijk, wettelijk kader en tijd); • de rapportagevorm; • de planning. Op basis van deze paragraaf krijgen alle betrokkenen een duidelijk beeld van de participatieactiviteiten. Een leerpunt van de participatie Segaar/Arsenaal is dat een duidelijke kaderstelling voor vruchtbare samenspraak van groot belang is. Ook geeft een duidelijke beschrijving van het participatieproces de gemeenteraad en het college van B&W de mogelijkheid vooraf bij te sturen.

Werkwijze maatschappelijke initiatieven Steeds meer publieke initiatieven komen van inwoners, sociale ondernemers en andere organisaties. De gemeente wil deze initiatieven mogelijk maken door samen het initiatief te realiseren (overheidsparticipatie) of door de initiatiefnemers de ruimte te geven dit te doen. We ontwikkelen een vaste werkwijze waardoor voor betrokken partijen en gemeente duidelijk wordt welke stappen doorlopen gaan worden. Verschillende gemeenten hebben al een werkwijze voor maatschappelijke initiatieven ontwikkeld. We bekijken of één van deze procedures de basis kan vormen voor een stappenplan voor Voorschoten.

Internetpanel Door Corona is bij gemeenten een grote behoefte ontstaan om via digitale kanalen contact te houden met inwoners en ondernemers. Momenteel worden in Voorschoten voor de toetsing van beleidsvoornemens flitspeilingen via Facebook gehouden. Het uitvoeren van een flitspeiling is arbeidsintensief en alleen Facebookgebruikers doen mee. Andere gemeenten hebben voor dit doel een internetpanel opgezet. Een internetpanel bestaat uit een groep inwoners en ondernemers die via internet regelmatig zijn mening geeft over plaatselijke onderwerpen. De groep kan bestaan uit mensen die zich hebben aangemeld, maar het kan ook een geselecteerde groep zijn. Een internetpanel is een snelle en relatief goedkope manier om beleidsvoornemens te toetsen, maar ook om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening.

Tussenstand Kwaliteitsverbetering Inwonersparticipatie Voorschoten | januari 2021

4

We brengen de voor- en nadelen van een internetpanel ten opzichte van de huidige Facebook flitspeilingen in kaart. Op basis daarvan stellen we een raadsvoorstel op over digitale raadpleging van inwoners en ondernemers.

Toegang tot informatie De beschikbaarheid van informatie is van essentieel belang voor inwonersparticipatie. Alle betrokkenen moeten over dezelfde informatie kunnen beschikken om op gelijkwaardige manier bij te kunnen dragen aan het proces. We doen dat in Voorschoten door in publieke teksten taalniveau B1 te gebruiken (deze nota is taalniveau C1). Ook het begrijpelijk houden van andere stukken heeft aandacht. Onlangs is de website volledig vernieuwd. De nieuwe opzet is samen met inwoners bedacht. We gaan bekijken of het vinden van stukken verder verbetert kan worden. Bij de invoering van de omgevingswet wordt het omgevingsloket ingevoerd. Het loket geeft toegang tot alle informatie over de ruimtelijke inrichting. Verder ontwikkelen we een systeem waardoor bij de start van een participatietraject of een initiatief een digitaal dossier met de nuttige stukken voor inwoners beschikbaar komt.

5. Plan van aanpak Paragraaf 4 bevat een overzicht van voorstellen en acties ter verbetering van inwonersparticipatie. We hebben aangegeven dat voor de uitvoering hiervan in het eerste deel van het jaar weinig capaciteit beschikbaar is. In het tweede kwartaal van 2021 verwachten we de gemeenteraad een plan van aanpak te kunnen aanbieden waarin de bovenstaande voorstellen en acties zijn opgenomen.

Tussenstand Kwaliteitsverbetering Inwonersparticipatie Voorschoten | januari 2021

5