Griffieadvies Bibliotheek+

Datum: Aan: Van: Onderwerp: Geagendeerd:

17 november 2022 Gemeenteraad Griffie, Bert Jan Urban Griffieadvies over: Bibliotheek+ B&B 1 december 2022 / Raad 8 december 2022

De griffie geeft de raad de volgende adviezen mee over het raadsvoorstel Bibliotheek+. Deze betreffen de kwaliteit van besluitvorming en de stukken die hieraan ten grondslag liggen. Beslispunten De griffie adviseert beslispunt 1 – als de raad akkoord is met de strekking ervan - anders te formuleren. Toelichting: Het is niet aan de raad om te besluiten dat het college voorstelt om van een plan af te zien. Dit staat er nu wel: de raad besluit “(…) stelt het college voor af te zien van realisatie van de bieb+”. Ook is het niet gebruikelijk een uitgebreide argumentatie in het beslispunt zelf op te nemen. De financiële samenvatting hoort thuis onder een kopje Financiën in het raadsvoorstel. De raad kan besluit 1 amenderen door dit bijvoorbeeld zo te formuleren: Besluit: “1. af te zien van realisatie van de bieb+” of eventueel aangevuld met de kernargumenten: “1. af te zien van realisatie van de bieb+, gezien de totale kosten en baten van een nieuwe bieb+ en de daarbij benodigde extra gemeentelijke bijdrage.” Overigens valt op dat het voorgestelde besluit spreekt over ‘af te zien van realisatie van de bieb+’, de toelichting over ‘voor nu af te zien van realisatie van een bieb+ aan de Wijnbergenlaan’ en de kernboodschap over ‘af te zien van realisatie van de bieb+ in deze opzet’. Deze formuleringen geven ruimte voor verschil in interpretatie.

Advies is om een eenduidig besluit te nemen. Status van de informatie De status van bijlage 2 Businessplan is niet expliciet benoemd. Het gaat volgens het raadsvoorstel over de ‘beoogde dienstverlening’, aangeleverd door bibliotheek en culturele instellingen en wordt hier behandeld als een voorstel aan de gemeente. In bijlage 2 is sprake van een ‘bouwkundig ontwerp’ (blz. 3) en in het raadsvoorstel van een ‘een ontwerp voor de verbouwing en uitbreiding van de huidige bibliotheek aan de Wijngaardenlaan’ (kernboodschap) en van een ‘Definitief Ontwerp inclusief investeringsraming’ (blz. 9). Er zitten behalve het businessplan geen andere bijlagen met plannen bij het raadsvoorstel. Wordt in het raadsvoorstel gedoeld op de bijlagen zoals die bij het raadsvoorstel voor 11 november 2021 te vinden zijn? Er is ook niet duidelijk verwoord hoe de voorstellen/plannen zich tot elkaar verhouden en wat de rol van de gemeente hierin is, ook niet onder het kopje op blz. 3 van het raadsvoorstel “Wat beslaat het plan nu? Beschrijving van het ontwerp en gebruik”. Onder dit kopje is alleen een opsomming van verkennende gesprekken opgenomen die als ik het goed begrijp door de indieners van het businessplan zijn gevoerd, onder meer met een team in de gemeente.

De griffie adviseert de commissie om in het kader van de beeldvorming en oordeelsvorming over het conceptbesluit duidelijkheid te vragen over de verantwoordelijkheden in de voorbereiding van dit besluit en de status van de onderliggende stukken. Timing van de voorstellen Voorgesteld besluit 2 is dat het college voor eind Q2 2023 met een voorstel komt voor een oplossing voor de huisvesting van culturele voorzieningen in Voorschoten. Dat betekent voor 1 juli, waarmee raadsbehandeling uiterlijk 28 september zal plaatsvinden. Verder is ook te lezen dat, behalve de verwachte tekorten, risico’s en onzekerheden bij de Bieb+, kaders ontbreken vanuit de Ontwikkelvisie Centrum en de Strategische Visie Vastgoed, waardoor het college adviseert af te zien van realisatie van de bieb+. Hierbij staat ook dat het

1

college binnen de context van de Ontwikkelvisie Centrum de mogelijkheden onderzoekt voor het huisvesten van (overige) culturele functies in het centrum. Eind Q2 2023 komt het college naar de raad met de resultaten daarvan. Over de Ontwikkelvisie Centrum is ook vermeld: “medio 2023 aan de raad aangeboden”. Deze formuleringen roepen vragen op over de timing van genoemde voorstellen ten opzichte van elkaar: wanneer krijgt de raad de ontwikkelvisie precies? Wanneer kan de raad hierover een besluit nemen, en wanneer over een voorstel huisvesting culturele voorzieningen? En hoe verhoudt dit zich tot de besluitvorming over de Voorjaarsnota en Kadernota eind juni? De griffie adviseert de raad hier duidelijkheid over te vragen. Bijlage 1 Bijlage 1 geeft een overzicht van de voorgeschiedenis van de besluitvorming. Het overzicht is in de aangeleverde weergave niet goed leesbaar. Advies is om een beter leesbare weergave te vragen.