Geannoteerde agenda AB-vergadering ODWH d.d. 30 oktober 2023

Geannoteerde agenda Datum: Aan: Van: Onderwerp:

25 oktober 2023 H. Schokker; H. van der Elst E. van der Pluijm Annotaties stukken AB van de ODWH

Vergadering Datum: AB ODWH 30 oktober 2023 Tijd: 15:00 uur Locatie: ODWH, Vondellaan 55, 2332 AA Leiden Documenten:

Agenda en bestuursvergaderingen - Omgevingsdienst West-Holland (odwh.nl)

1. Opening en vaststellen agenda, mededelingen en ingekomen post Ingekomen post is ter informatie en bestaat uit: a.

b.

E-mail van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat d.d. 12 oktober 2023 met daarin een link naar een brief van de staatssecretaris van Infrastructuur en waterstaat aan de Eerste Kamer ‘aanbieding tweejaarlijks onderzoek kwaliteit uitvoering VTH en beantwoording toezeggingen’ en het opgeleverde rapport “Omgevingsdiensten in Beeld 2023”. De genoemde link in de mail werkt niet. Via deze link zijn de genoemde documenten en bijlagen wel te openen: Kamerbrief bij onderzoek kwaliteit uitvoering VTH en antwoorden vragen | Kamerstuk | Rijksoverheid.nl brief van de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat aan de Eerste Kamer aanbieding tweejaarlijks onderzoek kwaliteit uitvoering VTH en beantwoording toezeggingen. Via de hierboven opgenomen link is de brief te downloaden.

2. Verslag AB vergaderingen 3 juli 2023 en 7 juli 2023 3. Mededelingen van de dienst (geen stukken) 4. Benoeming gedeputeerde M. Stolk tot lid DB 5. Toetsing robuustheid ODWH Essentie voorstel Overweging Voorschoten Opmerkingen

Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen het voor de Omgevingsdienst West-Holland ingevulde toetsingskader Robuuste omgevingsdiensten. Strikt genomen voldoet de ODWH net niet aan de criteria voor robuustheid. De ODWH heeft het toetsingskader goed onderbouwd ingevuld met betrekking tot Pijler 1 ‘Robuustheid’ van het Interbestuurlijk programma VTH. Uit het ingevulde toetsingskader volgt dat de dienst robuust is met een paar kanttekeningen en een plan van aanpak ter verbetering met betrekking tot een meerjarige innovatieagenda en een

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 4 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

bijgesteld opleidingsbudget. Advies

6. 6.1

Voor kennisgeving aannemen

13e wijziging Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst WestHolland

Essentie voorstel

Het AB wordt gevraagd in stemmen met het doorgeleiden van de ontwerpregeling 13de wijziging Gemeenschappelijke regeling ODWH naar de colleges van de deelnemers voor doorgeleiding naar de gemeenteraden resp. provinciale staten voor het indienen van zienswijzen over de ontwerpregeling.

Overweging Voorschoten

Geen bijzonderheden. Verzoek van het college tot zienswijzen op de ontwerpregeling komt in de cie WRG van 16 november 2023 en in de raad van 7 december 2023.

Opmerkingen

Op 1 juli 2022 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) in werking getreden. Met deze wijziging wordt onder andere de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers (gemeenteraden en provinciale staten) bij het bestuur van een samenwerkingsverband verbeterd. Zo krijgen zij meer invloed op besluiten van een gemeenschappelijke regeling. De wijzingen moeten uiterlijk 1 juli 2024 zijn geïmplementeerd. De planning is daardoor erg krap. De wijzigingen in de GR zijn vooral tekstueel. Onnodige tekst of vervallen artikelen zijn geschrapt. De gewijzigde regeling is in lijn met de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen van 1 juli 2022. In de ‘wijzigingstabel 13e wijziging GR ODWH’ (was-word tabel) zijn de wijzigingen toegelicht.

Advies

6.2

Instemmen met het doorgeleiden van de ontwerpregeling ‘13e wijziging Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst West-Holland’ na de ABvergadering naar de colleges van B&W en GS. Naar verwachting wordt een brief op 31 oktober 2023 door/namens het AB ODWH naar de colleges verzonden.

13e wijziging GR: samenstelling dagelijks en algemeen bestuur

Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: - het zodanig wijzigen van art. 7 en 8 van de gemeenschappelijk regeling (concept 13de wijziging) dat het algemeen bestuur voortaan bestaat uit één lid per deelnemer in plaats van twee; - het zodanig wijzigen van art. 14 van de gemeenschappelijke regeling (concept 13de wijziging) dat het dagelijks bestuur voortaan bestaat uit

Pagina 2 van 4

Overweging Voorschoten Opmerkingen

maximaal vijf leden; - het verwerken van deze wijzigingen in de ontwerpregeling van de 13e wijziging van de GR. De samenstelling van het algemeen bestuur is gewijzigd. Het is namelijk niet mogelijk om zowel lid van het AB als ook plaatsvervangend lid te zijn. Dit is niet toegestaan, waardoor dit in de praktijk betekent dat er in totaal vier personen worden aangewezen (twee personen afkomstig uit het college als AB-lid en twee als plaatsvervangend lid). Voortaan vaardigt elk college dan ook één lid af voor deelname aan het AB, in plaats van twee leden. De reden voor deze wijziging is dat uit de overleggen op zowel ambtelijkals bestuurlijk niveau volgt dat in de praktijk vaak van elke deelnemer slechts één lid deelnam aan het Algemeen bestuur. Dit betekent dat in dergelijke gevallen het vereiste quorum om besluiten te kunnen nemen niet werd behaald (zie artikel 8, lid 4 van de nieuwe regeling).

Advies

Instemmen met de voorgestelde wijzigingen van het AB en het DB.

7. Verlenging Nota planning en Control Essentie voorstel

Overweging Voorschoten

Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: - het verlengen van de nota Planning & Control 2020 – 2023 (op 31 oktober 2022 verlengd tot en met 2024) met nogmaals drie jaar tot en met 2027; - het verwerken in de nota van twee bestuurlijke rapportages (zoals vastgesteld in de vergadering van 31 oktober 2022); - het wijzigen van de naam van de nota in ‘Nota Planning & Control 2020–2027’. -

Opmerkingen

De huidige nota is getoetst aan de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen. Uit deze toets blijkt dat de huidige nota nog voldoet en nog goed functioneert. Er is dus geen (wettelijke) noodzaak voor aanpassing van de nota.

Advies

Instemmen met de voorstellen zoals hierboven vermeld.

Pagina 3 van 4

8. Aanbiedingsformulier rechtmatigheidsverklaring Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met de controleverordening en het controleprotocol 2023.

Overweging Voorschoten

-

Opmerkingen

Vanaf het verslagjaar 2023 gaan de regels voor de verantwoording en controle van de rechtmatigheid wijzigingen. Waar in het verleden de externe accountant een oordeel gaf over de financiële rechtmatigheid, ligt deze verantwoordelijkheid nu bij het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland. De Provinciewet, de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording vormen de wettelijke grondslag voor het vaststellen van de controleverordening en het controleprotocol. De Omgevingsdienst moet een controleverordening en controleprotocol hebben vastgesteld welke voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. In het verlengde daarvan moet ook het controleplan worden aangepast. De aangepaste documenten heeft de ODWH laten reviewen op rechtmatigheid door een externe deskundige.

Advies

Instemmen met de gewijzigde documenten zodat de ODWH voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de organisatie handelt volgens de vigerende hogere wet- en regelgeving.

9. Tweede bestuurlijke rapportage 2023 Essentie voorstel Overweging Voorschoten

Het AB wordt gevraagd in te stemmen met de tweede bestuurlijke rapportage 2023. De bestuurlijke rapportage geeft een totaalbeeld van de resultaten van de hele dienst. In het geheel zijn tot en met augustus 2023 minder uren besteed dan begroot. Voor Voorschoten geldt echter dat de realisatie op schema ligt of hier en daar voorloopt op de planning. Dat gaat vooral op voor bodemtaken, vergunningverlening, omgevingsadviezen en toezicht/handhaving op asbestsloop. Dit zijn veelal vraag gestuurde activiteiten.

Opmerkingen

Het voorlopige resultaat over 2023 is beter dan verwacht. Dat heeft grotendeels te maken met stijgende rente, waardoor 4 ton minder hoeft te worden onttrokken aan de algemene reserves.

Advies

Instemmen met de tweede bestuurlijke rapportage 2023

Pagina 4 van 4