Geannoteerde agenda AB ODWH 8 juli 2024

Geannoteerde agenda Datum: Aan: Van: Onderwerp:

3 juli 2024 H. Schokker; H. van der Elst E. van der Pluijm Annotaties stukken AB van de ODWH

Vergadering Datum: AB ODWH 8 juli 2024 Tijd: 16:00-18:00 uur Locatie: ODWH, Vondellaan 55, 2332 AA Leiden Documenten:

Agenda en bestuursvergaderingen - Omgevingsdienst West-Holland (odwh.nl)

1. Opening en vaststellen agenda, mededelingen en ingekomen en uitgaande post Ingekomen post is ter informatie en bestaat uit: a. b. 2.

Brief d.d. 7 mei 2024 van het college van B&W van Noordwijk aan het AB van de ODWH over voorstel werkafspraken voor het dagelijks Bestuur na herintreding van de gemeente Noordwijk. Antwoordbrief van het DB ODWH aan B&W van Noordwijk op bovengenoemde brief, waarin is vermeld dat het aanwijzen van DB-leden een zaak is van het AB.

Verslag AB vergadering 11 maart 2024 Geen opmerkingen

3. Mededelingen van de dienst Geen opmerkingen 4. Jaarrekening, accountantsverslag, sociaal jaarverslag, VIC 2023 Essentie voorstel Overweging Voorschoten

Informatief Voor kennisgeving aannemen

Opmerkingen

Accountantsverslag 2023 Accountant heeft verschillende bevindingen geconstateerd, zoals; o

- Verouderd M&O-beleid

o

- Diepgang bestuurlijke rapportage

o

- Ontbreken functiescheiding memoriaalboekingen

o

- Ontbreken intern beleid omtrent activeren activa

o

- Onderbouwingen reserveringen

o Hoe en wanneer gaat hieraan opvolging gegeven worden en hoe worden deelnemers van de GR geïnformeerd over de voortgang?

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 5 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Verslag Verbijzonderde Interne Controle Algemene conclusie: Uit de interne controle zijn onrechtmatigheden gebleken. Echter, deze vallen binnen de afgesproken controletoleranties. Er zijn door de organisatie maatregelen getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. Er zijn echter wel mogelijkheden voor verbeteringen in de interne beheersing en de daarbij behorende processen. Hoe en wanneer gaat hieraan opvolging gegeven worden en hoe worden deelnemers van de GR geïnformeerd over de voortgang? Jaarrekening  Rapportage Kwaliteitscriteria De Jaarrekening 2023 bevat bijlage D: Rapportage Kwaliteitscriteria Met deze rapportage voldoet de ODWH- en daarmee ook de individuele deelnemers- aan de verplichting deze jaarlijkse rapportage op te stellen. Een eerste indruk: de ODWH is zelfkritisch en objectief bij het beoordelen in hoeverre de dienst voldoet aan de diverse criteria. Er wordt voor enkele criteria gemotiveerd afgeweken en verbeteringen zijn benoemd. Positief hierover! Advies

Voor kennisgeving aannemen

5. Eerste BURAP 2024 en eerste begrotingswijziging 2024 Essentie voorstel Overweging Voorschoten Opmerkingen

Advies

Pagina 2 van 5

Kennis te nemen van en in te stemmen met de 1ste begrotingswijziging 2024 De vastgestelde werkplannen 2024 zijn de basis voor de 1e begrotingswijziging 2024. De gemeente Voorschoten heeft behoefte aan extra werkplannen/ wensen en deze zijn nog niet verwerkt in deze 1ste BURAP. Dit heeft te maken met het feit dat hiervoor eerst extra middelen beschikbaar gesteld moeten worden door de raad. Kennis te nemen van en in te stemmen met de concept begrotingswijziging maart 2024 en de investeringsplanning.

6.

Begroting 2025, MJR 2026-2028, reactie op zienswijzen en afzonderlijke zienswijzen deelnemers, brief FKGRHM en antwoordbrief aan FKGHRM

Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd de Begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 vast te stellen.

Overweging Voorschoten

Namens Voorschoten is een voorlopige zienswijze ingediend. Tijdens de raadsvergadering van 4 juli wordt de definitieve zienswijze vastgesteld.

Opmerkingen

-

Advies

Instemmen met de begroting en MJR met daarbij kanttekeningen/voorwaarden zoals verwoord in de zienswijzebrief.

7. Voortgang 13de wijziging GR ODWH Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van de voortgang van de 13de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling ODWH.

Overweging Voorschoten

Geen. Het college heeft de 13de wijziging van de GR vastgesteld

Opmerkingen

geen

Advies

Kennisnemen van het voorstel.

8. Voortgang 14de wijziging GR ODWH, reactie op de zienswijzen, het proces Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd kennis te nemen van: - de voortgang van de 14de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling ODWH; - de reactie op de zienswijzen conform bijlage a.

Overweging Voorschoten

Voorschoten heeft geen zienswijze naar voren gebracht.

Opmerkingen

Geen

Advies

Geen

Pagina 3 van 5

9. Benoeming R. ter Hark als lid van het DB Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met het voorstel om wethouder R. ter Hark aan te wijzigen als lid van het dagelijks bestuur.

Overweging Voorschoten Opmerkingen

Geen bezwaar

Advies

Instemmen met het voorstel.

geen

10. Visitatierapport en verbeterplan Essentie voorstel Overweging Voorschoten Opmerkingen

Advies

Het algemeen bestuur wordt gevraagd om in te stemmen met het verbeterplan Visitatie. Het verbeterplan is een helder document met duidelijke constateringen en aanbevelingen. In het verbeterplan is als aanbeveling nr. 5 opgenomen de pdca-cyclus toe te passen (BIG-8). Dit is herkenbaar in de praktijk (o.a. geen SMART doelstellingen in beleid, geen duidelijk verband tussen jaarlijkse werkplannen en beleid). Aanbeveling 6 ‘Ontwikkel een visie’ is uitgewerkt in de Strategie 20242035. Een goede aanbeveling, echter, over de nadere uitwerking hebben we een opmerking. Zie opmerking hieronder bij punt 11 in deze geannoteerde agenda. Kennisnemen van het visitatierapport Instemmen met het verbeterplan

11. Strategie 2024-2035 Essentie voorstel

Het algemeen bestuur wordt gevraagd om, ter voorbereiding op definitieve besluitvorming in de vergadering van 4 november 2024: -

Overweging Voorschoten (ambtelijk afgestemd met Oegstgeest)

Pagina 4 van 5

een oordeel te vormen over de Strategie 2024—2035 de dienst opdracht te geven om een meerjarig uitvoeringsprogramma op te stellen dat alle huidige ontwikkelingen omvat.

Wat betreft de Strategie 2024 – 2035. Het stuk is zo algemeen dat het door iedere Omgevingsdienst geschreven had kunnen worden. Haal Omgevingsdienst West-Holland weg en je weet als lezer niet over welk deel van Nederland dit gaat. Op een enkele bladzijde valt de term Holland Rijnland en wat verwijzingen naar NOVEX-gebieden maar dat was het dan ook.

Onze regio is qua leefbaarheid of milieuopgaven niet te vergelijken met een regio van de Rotterdamse haven, ook niet met een agrarisch gebied met megastallen. We hebben bijvoorbeeld wel een bollenteelt en we zijn onderhevig aan vliegverkeer van de grootste luchthaven van Nederland. Dus, wat is kenmerkend voor onze regio, welke opgaven brengt dat met zich mee en wat betekent dat voor de koers van de Omgevingsdienst? Dat hoort al in een Koersdocument een plek te krijgen en is niet een kwestie van alleen uitwerking in een Uitvoeringsplan. Hoewel de Omgevingsdienst de regio natuurlijk goed kent is het de vraag in hoeverre de dienst zicht heeft op de opgaven die we kennen. Het aanstippen van NOVEX of trajecten bij Holland Rijnland wil bijvoorbeeld nog niet zeggen dat doorgrond wordt wat dat betekent. Deelnemende partijen zijn niet gevraagd te participeren bij de totstandkoming van in ieder geval dit deel van de strategie. Wat toch in ieder geval de indruk wekt dat de Omgevingsdienst op dit punt te veel naar binnen is gekeerd. Opmerkingen

-

Advies

De Omgevingsdienst te verzoeken de Strategie aan te scherpen daar waar het gaat om de opgaven waar de regio voor staat; op ruimtelijk gebied en wat milieuopgaven betreft.

Pagina 5 van 5