Definitief concept accountantsverslag 2023 Voorschoten d.d. 8 juli 2024

Accountantsverslag 2023 8 juli 2024, definitief concept

Aan de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten Postbus 393 2250 AJ VOORSCHOTEN

Dordrecht, 8 juli 2024 Ref.: 1723/JvdL/AH - Definitief, zonder ondertekening

Geachte leden van de gemeenteraad, Overeenkomstig uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van Gemeente Voorschoten (verder genoemd: Voorschoten) gecontroleerd. In overeenstemming met artikel 213 van de Gemeentewet en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT 2023 en het Controleprotocol 2023 van Voorschoten, vastgesteld door de gemeenteraad op 28 september 2023. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 812.000 en de rapporteringstolerantie voor dit accountantsverslag op € 50.000. Ter informatie en ter identificatie vermelden wij de belangrijkste bedragen zoals die blijken uit de door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 en het bedrag van de door ons gehanteerde materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole:

Het college van B&W heeft de jaarrekening 2023 vastgesteld op 11 juni 2024. De jaarrekening wordt goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 juli 2024. Voorschoten heeft de grondexploitatie Duivenvoorde Corridor geactualiseerd naar stand van 1 januari 2024 en het college heeft de geactualiseerde grondexploitatieberekening per 1 januari 2024 (ongewijzigd) vastgesteld op 4 juni 2024. In de vergadering van de gemeenteraad van 11 juli 2024 wordt de geactualiseerde grondexploitatieberekening behandeld en goedgekeurd. Het is de verantwoordelijkheid van het college van B&W van Voorschoten om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het college is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het college heeft in de jaarrekening 2023 op pagina 214 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en heeft in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag op pagina 139 e.v. de belangrijkste bevindingen, afwijkingen en verbeterpunten nader toegelicht. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken.

Op 11 juli 2024 maken wij dit accountantsverslag definitief door middel van ondertekening. Wij voegen met datum 11 juli 2024 een ondertekende controleverklaring en een ‘was-getekend’ controleverklaring toe aan de vastgestelde jaarrekening 2023. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Onze bevindingen hebben wij op 10 juni 2024 voorgelegd aan uw organisatie en vervolgens toegelicht op 17 juni 2024 aan uw concerncontroller, teammanager Financiën & HR, senior medewerker financiële administratie en uw gemeentesecretaris en op 19 juni 2024 aan uw Commissie Planning & Control (P&C). Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend is bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Voorschoten en van de risico’s in haar bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.

Hoogachtend,

W.P. de Vries RA

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Gemeente Voorschoten in beeld ................................................................................................. 5

2.

Onze belangrijkste boodschappen aan Voorschoten .................................................................... 9

3.

2.1.

Opdrachtbevestiging ..................................................................................................................... 9

2.2.

Materialiteit, normenkader en (rapporterings)toleranties .......................................................... 9

2.3.

Goedkeurende controleverklaring getrouwheid ........................................................................ 10

2.4.

Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................... 10

2.5.

Het verloop van onze controlewerkzaamheden ......................................................................... 10

Vermogen, resultaat en continuïteit ......................................................................................... 11 3.1.

Analyse vermogen, resultaat en resultaatontwikkeling ............................................................. 11

3.2.

Financiële positie en continuïteit ................................................................................................ 12

3.3.

Interne beheersing ...................................................................................................................... 13

3.4.

Weerstandsvermogen ................................................................................................................. 14

4.

Jaarverslag ............................................................................................................................... 15

5.

Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 .................................................. 16

6.

7.

5.1.

Rechtmatigheid ........................................................................................................................... 16

5.2.

Grondontwikkeling...................................................................................................................... 21

5.3.

VIC meervoudige inkopen ........................................................................................................... 23

5.4.

Sociaal domein ............................................................................................................................ 23

5.5.

WNT-verantwoording ................................................................................................................. 25

5.6.

SiSa-verantwoording ................................................................................................................... 26

5.7.

IT-beheersing .............................................................................................................................. 28

5.8.

Verwerking van geconstateerde afwijkingen getrouwheid ........................................................ 28

Overige onderwerpen............................................................................................................... 29 6.1.

Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing .................................................... 29

6.2.

Verplichte rapportering fraude en continuïteit in onze controleverklaring ............................... 30

6.3.

Onafhankelijkheid ....................................................................................................................... 31

6.4.

Duurzaamheid ............................................................................................................................. 32

Slot .......................................................................................................................................... 33

Bijlage 1 – SiSa bijlage 2023 gemeente Voorschoten ........................................................................ 34

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 4

1. Gemeente Voorschoten in beeld In onderstaand overzicht geven wij een totaalbeeld van de financiële positie en interne beheersing van de gemeente Voorschoten met verwijzingen naar de verdere uitwerking in dit verslag. De onder “Financiële positie” opgenomen signalering is uitsluitend een cijfermatige berekening en aansluiting en is geen kwaliteitsaanduiding. De gehanteerde normen onder “Norm” zijn algemene, bruikbare normen waaraan wij de gemeente Voorschoten toetsen. Geen noemenswaardige bevindingen

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact

Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact

Beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten

Onderwerp

Norm / paragraaf

Bevindingen 2023

Signalering 2023

2022

FINANCIËLE POSITIE GEMEENTE VOORSCHOTEN Saldo van baten en lasten (- € 1.313.000) als % van totale baten € 78.779.000). Saldo van baten en lasten

Gerealiseerde resultaat

Vermogenspositie

> 0% < 0%

De signalering is oranje omdat het saldo van baten en lasten over 2023 negatief is.

< -2%

Resultaat na reservemutaties (€ 1.686.000) als % van totale baten (€ 78.779.000).

> 0% < 0%

Eigen vermogen (€ 39.753.000) als % van totale baten (€ 78.779.000).

< -2% > 50% > 25% < 25%

Vermogenspositie

Eigen vermogen (€ 39.753.000) als % van totaal vermogen (€ 101.141.000).

> 30% > 10% < 10%

Weerstandsvermogen

Accountantsverslag 2023

Het beschikbare weerstandsvermogen als factor van de benodigde weerstandscapaciteit is 4,1 (2022: 3,3). Deze ratio kwalificeert Voorschoten als uitstekend.

Gemeente Voorschoten

> 1,5 > 1,0 < 1,0

Pagina 5

Onderwerp

Norm / paragraaf

Bevindingen 2023

Signalering 2023

2022

INTERNE BEHEERSING De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is goed, prettig en constructief verlopen en het jaarrekeningproces is verbeterd ten opzichte van vorig jaar.

Jaarrekeningproces

Er is sprake geweest van vertraging in het controletraject en extra inspanningen zijn nodig geweest van uw organisatie en het controleteam van Verstegen, vooral vanwege de verbijzonderde interne controle, (controle)informatie waarvoor Voorschoten afhankelijk is van derden en de rechtmatigheidsverantwoording.

2.5

Naar aanleiding van onze controle zijn afwijkingen geconstateerd en correcties verwerkt. In de definitieve jaarstukken 2023 zijn alle tekstuele en cijfermatige correcties doorgevoerd, inclusief de correcties in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorschoten brengt risico’s in kaart, maar kent nog geen geformaliseerd risicobeheersings- en controlesysteem.

Risicobeheersings- en controlesysteem

Voorschoten heeft op 19 december 2023 de Notitie Frauderisicobeleid en de bijbehorende frauderisicoanalyse vastgesteld. Voor de komende periode (2024 en verder) is de verdere (door)ontwikkeling van deze frauderisicoanalyse nodig, evenals een nadrukkelijkere verankering van de fraudepreventie in de verbijzonderde interne controle.

3.4/6.1

Wij adviseren het risicobeheersingssysteem, inclusief actuele schriftelijke (fraude)risicoanalyse te operationaliseren.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 6

Onderwerp

(Verbijzonderde) interne controle

Norm / paragraaf

Bevindingen 2023 Een externe medewerker heeft in overeenstemming met het door Voorschoten vastgestelde VIC-plan 2023 verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) verricht voor een aantal processen. Voor andere belangrijke (financiële) processen is, weliswaar conform VIC-plan 2023, geen VIC uitgevoerd in 2023. De gemeente heeft de belangrijkste toetspunten voor de relevante processen geraakt, maar de VIC is hiermee niet volledig dekkend voor alle belangrijke processen van de gemeente.

Signalering 2023

2022

3.3

De VIC-werkzaamheden worden vooralsnog gegevensgericht en achteraf uitgevoerd, verdere doorontwikkeling van de VIC is nodig. Voor meerdere processen is de VIC intern niet op tijd opgeleverd. Dit komt dit mede door omstandigheden bij de gemeente en door afhankelijkheid van de gemeente van externe partijen.

Grondexploitaties

Voorschoten heeft zorgvuldige aandacht besteed aan een correcte waardering van haar grondpositie (Duivenvoorde Corridor) in de jaarrekening 2023.

5.2

Verhuren en pachten

Voorschoten heeft de interne beheersing gericht op de juistheid en volledigheid van de opbrengstverantwoording uit verhuren pachten verbeterd en een volledigheidsanalyse uitgevoerd.

N.v.t.

Sociaal domein (Jeugdhulp, Wmo, PGB’s, Uitkeringen Participatiewet)

Wij signaleren aandachtspunten in de interne beheersing voor wat betreft de getrouwheid van de lasten sociaal domein. Voorschoten is voor een tijdige verantwoording deels afhankelijk van derden.

5.4.1 t/m 5.4.4

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 7

Onderwerp

Norm / paragraaf

Bevindingen 2023

Aanbestedingen

Uit de (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd door Voorschoten blijkt een rechtmatigheidsonduidelijkheid op het gebied van naleving van de Europese aanbestedingsverplichtingen bij één inkoopdossier.

5.1.4.

Single information, Single audit (SiSa)

Wij signaleren aandachtspunten in de interne beheersing voor wat betreft de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten, baten en balansposities die verband houden met de SiSaregelingen. Wij signaleren verbeteringen in het proces en de voorbereidingen door de gemeente ten opzichte van vorig jaar.

5.6

Signalering 2023

2022

Voor onze detailbevindingen en onze aanbevelingen over de interne beheersing verwijzen wij naar onze managementletter van 18 december 2023. Overige processen

Accountantsverslag 2023

Wij vinden dat er binnen Voorschoten – rekening houdend met de aard en omvang van de (administratieve) organisatie – geen sprake is van ernstige tekortkomingen in de voor de jaarrekeningcontrole relevante interne beheersingsmaatregelen.

Gemeente Voorschoten

3.3/5.1

n.v.t.

Pagina 8

2. Onze belangrijkste boodschappen aan Voorschoten 2.1.

Opdr achtbevestiging In onze opdrachtbevestiging hebben wij de tussen Voorschoten en Verstegen accountants en adviseurs gemaakte afspraken ten aanzien van het controleren van de jaarrekening 2023 bevestigd.

2.2.

Materialiteit, normenkader en (rapporterings )toleranties Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening 2023 als geheel vastgesteld op € 812.000. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Controleprotocol 2023 van Voorschoten, vastgesteld door de gemeenteraad op 28 september 2023, gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2023 inclusief de toevoegingen aan de reserves. De rapporteringstolerantie voor dit accountantsverslag is overeenkomstig het Controleprotocol 2023 van Voorschoten vastgesteld op € 50.000. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Met ingang van verslagjaar 2023 geeft het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording, voor het eerst bij de jaarrekening 2023.

Voor de controle van de jaarrekening 2023 heeft u in uw Controleprotocol inclusief normen- en toetsingskader 2023 en in uw Financiële verordening 2023 en Controleverordening 2023 hierover afspraken gemaakt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met: • Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden; en • het Controleprotocol WNT 2023. Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in: • de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO), alle in aangepaste vorm voor de rechtmatigheidsverantwoording; • de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV, vanwege de rechtmatigheidsverantwoording; • de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023; • Controleprotocol inclusief normen- en toetsingskader 2023 van Voorschoten, vastgesteld door de gemeenteraad op 28 september 2023 en uw eigen verordeningen, kaders en afspraken.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 9

2.3.

Goedkeurende controleverklari ng getrouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van Voorschoten afgerond. Wij geven bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de gemeenteraad op 11 juli 2024. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.

2.4.

Rechtmatig heidsv erantwoordi ng Op pagina 214 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2023 van het college van B&W opgenomen. Het college van B&W heeft conform het door de gemeenteraad op 28 september 2023 vastgestelde Controleprotocol 2023 (hoofdstuk 3) en op 2 november 2023 vastgestelde Financiële verordening 2023 (artikel 11) 2% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves als verantwoordingsgrens van afgerond € 1.624.000 gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er geen rechtmatigheidsfouten en/of rechtmatigheidsonduidelijkheden boven deze verantwoordingsgrens zijn geconstateerd. In de paragraaf bedrijfsvoering (op pagina 139 e.v. van het jaarverslag) is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van de rechtmatigheid en zijn individuele rechtmatigheidsfouten en/of individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000 toegelicht. In paragraaf 5.1 van dit verslag hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

2.5.

Het verloop van onze control ewerkz aamheden Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen de Voorschoten en Verstegen opgestelde opdrachtafspraken. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld, werkafspraken gemaakt en tussentijdse controlewerkzaamheden uitgevoerd. Met betrekking tot het controleproces 2023 constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening 2023 was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole op 15 april 2024 gereed en van voldoende niveau. In de conceptjaarrekening 2023 waren belangrijke onderdelen nog niet opgenomen en/of nog niet volledig. De concept jaarrekening en het jaarrekeningdossier zijn op deze belangrijke onderdelen tijdens onze controle aangevuld. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering zijn nieuw in de jaarstukken 2023. Voorschoten en Verstegen hebben onderling intensief samengewerkt met als resultaat dat de interne en externe rechtmatigheidscontrole kon worden uitgevoerd en de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de daaraan gestelde eisen.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 10

De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is goed, prettig en constructief verlopen. De dossiervorming als basis voor onze controle was voldoende op het moment van start van onze controle. Vragen en opmerkingen die wij hadden zijn goed en tijdig beantwoord. Het onderwerp rechtmatigheid en specifiek de rechtmatigheidsverantwoording heeft een groot beslag op uw en onze capaciteit gelegd. Dit valt buiten de invloedsfeer van Voorschoten. De wederzijdse afspraken over planning en afronding en uw en onze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Onze controlewerkzaamheden zijn voor de VIC en de rechtmatigheidsverantwoording intensiever geweest en hebben ook meer tijd en inspanningen gekost van uw organisatie en het controleteam van Verstegen dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en de bijbehorende controlekosten zullen wij met het management overleggen en vervolgens een voorstel doen om de aanvullende tijdbesteding in rekening te brengen. Onze gezamenlijke inspanningen hebben ertoe geleid dat de aangepaste paragrafen Bedrijfsvoering en de rechtmatigheidsverantwoording voldoen aan de gestelde eisen en (nieuwe) normen en dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

De verlate afronding van de VIC en de late aanlevering van verantwoordingsstukken van derden (Wmo, jeugd, uitkeringen) heeft evenals vorig jaar geleid tot vertraging in het jaarrekening- en controleproces. Na de vaststelling van de jaarstukken door de raad evalueren wij met elkaar het jaarrekeningproces, inclusief de controle. Wij zijn, rekening houdend met het vorenstaande, van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

3. Vermogen, resultaat en continuïteit 3.1.

Analyse vermogen, resultaat en resultaatontwikkeling Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor Voorschoten het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door de gemeenteraad. De jaarrekening 2023 van Voorschoten is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. Bij de jaarrekening 2023 is een SiSa-bijlage gevoegd voor de SiSaregelingen. In paragraaf 5.7 in dit verslag gaan wij hier nader op in. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2023 van € 39,8 miljoen (2022: € 41,1 miljoen) inclusief een positief resultaat na reservemutaties over 2023 van € 1,7 miljoen (2022: € 5,9 miljoen na reservemutaties).

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 11

Het verschil kent diverse oorzaken. Voor een analyse van de verschillen per programma tussen begroting na wijziging en realisatie verwijzen wij naar de programmaverantwoordingen in het jaarverslag (op pagina 23 e.v.). Voor een uitgebreide toelichting op de stortingen in en onttrekkingen aan de reserves wordt verwezen naar de toelichting op het Eigen vermogen op pagina 169 e.v. van de jaarrekening 2023. De opbouw van het rekeningresultaat 2023 is als volgt:

De financiële resultaten van Voorschoten vertonen een positief beeld. Bij de najaarsnota 2023 werd een (geprognosticeerd) resultaat over 2023 van € 872.000 (positief) verwacht ten opzichte van een primair geraamd resultaat voor 2023 van € 386.000 (positief). De realisatie over 2023 is uitgekomen op € 1,7 miljoen positief. Over de ontwikkeling in het resultaat wordt de raad geïnformeerd.

3.2.

Financiële positi e en continuïteit Uitgangspunt bij de begroting van Voorschoten is dat de begroting ten minste sluitend is. In de (gewijzigde) begroting 2023 is een positief resultaat na reservemutaties van € 872.000 opgenomen. De realisatie over 2023 is uitgekomen op € 1,7 miljoen positief. Voorschoten heeft een structureel sluitende begroting voor de jaren 2024 tot en met 2026. Voor 2027 is een nadelig ‘structureel’ begrotingssaldo geraamd. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Het college van B&W van Voorschoten bevestigt dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van Voorschoten om de continuïteit te waarborgen. Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 12

Onderstaand overzicht geeft een beeld van de ontwikkeling van het eigen vermogen.

Onderstaand overzicht, overgenomen uit de jaarstukken 2023 van de gemeente Voorschoten (pagina 108) geeft aan de hand van financiële kengetallen en ratio’s een beeld van de financiële positie van Voorschoten per balansdatum en de (financiële) ontwikkeling daarin.

Voorschoten licht in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag 2023 toe dat de financiële positie van de gemeente op basis van de bovenstaande ratio’s (in samenhang) ultimo 2023 voldoende tot redelijk is te noemen. 3.3.

Interne beheersi ng Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. Onze bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot de interne beheersingsmaatregelen hebben wij gerapporteerd in onze managementletter 2023 van 18 december 2023. Wij verwijzen naar deze managementletter. Vanuit onze controleopdracht hebben wij de kwaliteit beoordeeld van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de externe verslaglegging en jaarrekening van Voorschoten. Als een interne beheersingsmaatregel de basis vormt voor onze verdere controlewerkzaamheden, dan toetsen wij ook de werking ervan gedurende het jaar.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 13

Een externe medewerker heeft in overeenstemming met het door gemeente Voorschoten vastgestelde VIC-plan 2023 verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) verricht voor de geselecteerde (financiële) processen inkopen & betalingen, subsidieverstrekkingen, personeel, belastingen & heffingen, omgevingsvergunningen (bouwleges) en Wmo en Jeugd. Voor andere belangrijke (financiële) processen is, conform VIC-plan 2023, geen VIC uitgevoerd in 2023. De VIC heeft de belangrijkste toetspunten van de geselecteerde VIC processen geraakt. Deze verbijzonderde interne controles zijn voor uw organisatie van belang omdat ze inzicht geven in de kwaliteit van deze processen en in de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan Voorschoten moet voldoen, voorafgaand aan onze controle. Voor onze (externe) controle van Voorschoten maken wij, conform onze afspraken met de gemeente en onze controleaanpak, gebruik van uitgevoerde VIC en zijn deze werkzaamheden ondersteunend aan onze controle. Dat betekent dat onze accountantscontrole uitgaat van een gegevensgerichte controleaanpak, waarbij de VIC van Voorschoten van goede kwaliteit en op tijd gereed moet zijn om er tijdens onze controle gebruik van te maken. De kwaliteit van de interne beheersing en ook de kwaliteit van de VIC is voldoende.

Wij merken nogmaals op dat niet alle belangrijke (financiële) processen van de gemeente in de VIC voor 2023 zijn opgenomen en dat door omstandigheden bekend bij de gemeente de VIC verlaat is afgerond en buiten de overeengekomen planning aan ons kon worden opgeleverd. De VIC is voor een aantal processen nog onderhanden bij de gemeente Voorschoten en moet nog door ons worden gecontroleerd. We zien dat de gemeente buiten de processen waarop VIC wordt uitgevoerd, vanaf verslagjaar 2023 ook andere processen intern controleert. De VIC controlewerkzaamheden worden door de gemeente vooralsnog gegevensgericht en achteraf uitgevoerd, hierin zien wij mogelijkheden voor een verdere doorontwikkeling van de VIC, ook in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf dit jaar van toepassing is. In onze managementletter 2023 hebben wij een aantal adviezen ter doorontwikkeling van de VIC vermeld. Wij vinden dat er binnen Voorschoten - rekening houdend met de aard en omvang van de (administratieve) organisatie - geen sprake is van ernstige tekortkomingen in de voor de jaarrekeningcontrole relevante interne beheersingsmaatregelen. Enkele van onze bevindingen en aanbevelingen behoeven aandacht.

3.4.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van Voorschoten heeft de aandacht van management, college en gemeenteraad. Risicomanagement vindt onder andere plaats in de vorm van een risicotabel, waarin Voorschoten de risico’s in beeld brengt en periodiek monitort. In de jaarstukken 2023 is een risicotabel opgenomen in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 14

Op basis van de huidige inzichten schat Voorschoten in dat per eind 2023 volgens de vermelde risicotabel in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag, een onderbouwde kans bestaat dat een bedrag van € 5,3 miljoen (2022: € 5,5 miljoen) noodzakelijk is om aan de zo reëel mogelijk ingeschatte financiële risico's weerstand te bieden. Voor een nadere specificatie verwijzen wij naar pagina 107 van de jaarstukken 2023. Vervolgens is de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen weerstandscapaciteit die volgens uw inschatting benodigd zou moeten zijn. Op grond van uw analyse is een weerstandscapaciteit van € 21,5 miljoen beschikbaar (2022: € 18,5 miljoen). De ratio weerstandsvermogen komt ultimo 2023 uit op 4,1 (2022: 3,3). In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing is vermeld dat de berekende ratio weerstandsvermogen van Voorschoten volgens Voorschoten valt in de waarderingscategorie A ‘Uitstekend’. Hoewel er geen harde norm is voor de gewenste omvang van het weerstandsvermogen, kan worden gesteld dat uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit bezit om onvoorziene financiële tegenvallers op te vangen.

Gezien het risicoprofiel van gemeenten in het algemeen en ook Voorschoten adviseren wij u de ontwikkeling van de risico’s en de ontwikkeling van de reserves die aangewezen zijn als dekking van de risico’s tussentijds en nauwlettend te blijven volgen.

4. Jaarverslag Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2023 andere informatie, die bestaat uit: Infographic Leeswijzer Jaarverslag, bestaande uit de inleiding, programmaverantwoording en paragrafen Samen met de jaarrekening en het jaarverslag, publiceert Voorschoten bij de jaarrekening bijlagen die betrekking hebben op: Overzicht over te hevelen en af te sluiten kredieten Algemene uitkering Subsidies Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2023 van Voorschoten de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 15

5. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 3 5.1.

Rechtmatig heid

5.1.1.

Inleiding In onze managementletter 2023 hebben wij u geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording. Voorschoten heeft actief geacteerd op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij verwijzen naar onze (tussentijdse) bevindingen en de aanbevelingen en aandachtspunten die wij hebben gerapporteerd. Voorschoten heeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W opgenomen. De rechtmatigheidsafwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) boven de overeengekomen verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag heeft het college van B&W een nadere toelichting gegeven over de onderwerpen die de rechtmatigheid raken en op welke wijze de interne beheersing en verbeteracties zijn vormgegeven.

5.1.2.

Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording Ingangsdatum rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording, opgesteld door het college van Voorschoten, onderdeel wordt van de jaarrekening. Hiermee is het college van een gemeente zelf verantwoordelijk voor afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit betekent dat de accountant met ingang van de jaarrekening 2023 alleen een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) als geheel afgeeft. Tot en met 2022 was dat een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben u, uw college en uw organisatie hierover eerder geïnformeerd. Aanpassing Gemeentewet, nog geen aanpassing accountantsnormen Eerder is de Gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording.

Tegen de voorgestelde wijzigingen in de normen voor de accountantscontrole (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) heeft de Algemene Rekenkamer (AR) begin 2024 fundamentele bezwaren geuit. Dit heeft tot gevolg dat de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO niet definitief zijn en formeel ongewijzigd blijven voor verslagjaar 2023.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 16

Wel een oordeel over rechtmatigheid Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen werden opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening. Dit conform besluitvorming door de Eerste Kamer op 27 september 2022 en de door u inmiddels aangepaste en vastgestelde (interne) verordeningen en afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met de gemeenteraad gemaakt zijn. Omdat de verslaggevings- en accountantsnormen niet zijn aangepast en accountants hiermee geen formele grondslag hebben voor het kunnen afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023, is aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en dus ook bij Voorschoten. Hiermee is het enige tijd onzeker geweest of het BBV en BADO nog tijdig konden worden aangepast voor verslagjaar 2023. Dit standpunt hebben wij gevolgd. Medio april jl. hebben wij bericht ontvangen over de wijzigingen in de verantwoordingsen accountantsnormen in het BBV en BADO.

Dit geeft uitsluitsel voor gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en controlerend accountants over de het definitief opmaken van de jaarrekening 2023 en de bestuurlijke behandeling en besluitvorming en over de afronding van onze controlewerkzaamheden en het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening van Voorschoten. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties. Het accountantsoordeel komt hiermee tot uitdrukking in een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. 5.1.3.

Begrotingsonrechtmatigheid Onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt Voorschoten de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten. Over 2023 heeft Voorschoten volgens de gewijzigde begroting 2023 € 84,4 miljoen aan lasten na reservemutaties begroot (primitieve begroting 2023 € 72,4 miljoen) tegenover € 81,2 miljoen aan werkelijke lasten na reservemutaties (2022: € 75,7 miljoen). Aan baten na reservemutaties heeft Voorschoten over 2023 een bedrag geraamd van € 85,3 miljoen volgens de gewijzigde begroting 2023 (primitieve begroting 2023 € 72,7 miljoen), tegenover € 82,9 miljoen aan werkelijke baten na reservemutaties (2022: € 81,7 miljoen). Dit betekent een onderrealisatie van de lasten en baten in 2023.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 17

Voorschoten kent negen programma’s. Op deze programma’s is in 2023 sprake van de volgende begrotingsafwijkingen op de lasten en de baten: Programma

Werkelijk 2023

Begroot (na wijziging) 2023

Lasten P0. Bestuur en ondersteuning

€

3.800.000

€

3.829.000

P1. Veiligheid

€

2.459.000

€

2.471.000

P2. Verkeer en vervoer

€

4.751.000

€

4.695.000

P3. Economie

€

528.000

€

562.000

P4. Onderwijs

€

2.096.000

€

2.354.000

P5. Sport, cultuur en recreatie

€

8.493.000

€

8.970.000

P6. Sociaal Domein

€

29.165.000

€

30.910.000

P7. Volksgezondheid en milieu

€

9.602.000

€

9.048.000

P8. Wonen en bouwen

€

3.135.000

€

4.007.000

Baten P0. Bestuur en ondersteuning

€

572.000

€

528.000

P1. Veiligheid

€

423.000

€

439.000

P2. Verkeer en vervoer

€

470.000

€

412.000

P3. Economie

€

70.000

€

69.000

P4. Onderwijs

€

696.000

€

741.000

P5. Sport, cultuur en recreatie

€

2.688.000

€

3.103.000

P6. Sociaal Domein

€

9.735.000

€

9.330.000

P7. Volksgezondheid en milieu

€

8.761.000

€

8.410.000

P8. Wonen en bouwen

€

650.000

€

1.450.000

Afwijking begroting 2023

-/- € 29.000 (onderschrijding) -/- € 12.000 (onderschrijding) +/+ € 56.000 (overschrijding) -/- € 34.000 (onderschrijding) -/- € 258.000 (onderschrijding) -/- € 477.000 (onderschrijding) -/- € 1.745.000 (onderschrijding) +/+ € 554.000 (overschrijding) -/- € 872.000 (onderschrijding) +/+ € 44.000 (overschrijding) -/- € 16.000 (onderschrijding) +/+ € 58.000 (overschrijding) +/+ € 1.000 (overschrijding) -/- € 45.000 (onderschrijding) -/- € 415.000 (onderschrijding) +/+ € 405.000 (overschrijding) +/+ € 351.000 (overschrijding) -/- € 800.000 (onderschrijding)

In 2023 is sprake van de volgende (begroting)afwijkingen op de investeringskredieten: Afwijkingen kredieten van gerealiseerde investeringen Totaal overschrijdingen 5 afgesloten investeringskredieten Totaal onderschrijdingen 5 afgesloten investeringskredieten

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Bedrag € 65.000 € 173.000

Pagina 18

In november 2023 is door de commissie BBV in de gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid 2023 een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotingsonrechtmatigheid. *Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college. De spelregels met betrekking tot het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten per programma en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten per programma ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen. Voorschoten heeft in de vernieuwde financiële verordening 2023 ex. artikel 212 Gemeentewet afspraken opgenomen over wat in dit opzicht tijdig is.

In artikel 5 lid 3 van de financiële verordening 2023 is bepaald dat begrotingsonderschrijdingen van lasten per programma, onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) en begrotingsafwijkingen van baten per programma niet als onrechtmatig worden beschouwd indien het college de raad tussentijds heeft geïnformeerd bij de voor- en najaarsnota: indien het college verwacht dat de (werkelijke) lasten of baten op programmaniveau de geautoriseerde lasten of baten met meer dan € 50.000 zullen over- dan wel onderschrijden; of indien het college verwacht dat de investeringsuitgaven het geautoriseerde investeringskrediet met meer dan € 50.000 zal onderschrijden. Voor de toelichting op de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten verwijzen wij naar uw inhoudelijke analyses in de programmaverantwoordingen (jaarverslag) op pagina 23 e.v. (lasten en baten per programma) en bijlage 1 (Overzicht over te hevelen en af te sluiten kredieten) op pagina 217 e.v. van de jaarstukken 2023. Voorschoten heeft de afwijkingen gewogen en heeft bepaald welke afwijkingen rechtmatig en onrechtmatig zijn en welke onrechtmatigheden volgens het beleid van en afspraken met de gemeenteraad zoals opgenomen in de financiële verordening 2023 van Voorschoten als ‘acceptabel’ worden aangemerkt.

De conclusie is dat er over boekjaar 2023 begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld bij Voorschoten voor een totaalbedrag van € 674.000, die volledig ‘acceptabel’ zijn verklaard. Hiervoor verwijzen wij u naar het overzicht dat is opgenomen in hoofdstuk 5.1.5 van dit accountantsverslag. 5.1.4.

(Europese) aanbesteding Onderdeel van het vastgestelde normenkader van Voorschoten zijn regels en voorschriften ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. Voorschoten controleert of juiste naleving van deze Europese (EU) aanbestedingsregels heeft plaatsgevonden.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 19

Deze controle is een belangrijk onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en van de rechtmatigheidsverantwoording. Voorschoten ziet voorafgaand aan aanbestedingen toe dat bij het aangaan van nieuwe opdrachten de regels ten aanzien van EU-aanbesteding worden nageleefd. Tijdens onze controle en de gesprekken met uw organisatie hierover hebben wij vastgesteld dat dit bewustzijn aanwezig is en dat wij deze aandacht terugzien in uw organisatie op meerdere momenten in het jaar. Uit de (verbijzonderde) interne rechtmatigheidscontrole is een rechtmatigheidsonduidelijkheid op het gebied van de naleving van de Europese aanbestedingsverplichtingen bij één inkoopopdracht geconstateerd. Op basis van onze externe controle komen wij op dezelfde conclusie. Wij verwijzen naar uw inhoudelijke toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering op pagina 141 van het jaarverslag 2023. De rechtmatigheidsonduidelijkheid over 2023 bedraagt afgerond € 135.000 (werkelijke uitgaven 2023). De geconstateerde rechtmatigheidsonduidelijkheid is mede het gevolg van een inkoopopdracht die in het verleden (tot en met boekjaar 2022) mogelijk niet volgens de juiste procedure is aanbesteed. De afwijking kan niet gecorrigeerd en hersteld worden, de kosten 2023 zijn wel “getrouw”. 5.1.5.

Rechtmatigheidsafwijkingen 2023 In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de jaarrekening 2023 heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder hebben wij het kader van de gemeenteraad voor de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waaraan Voorschoten moet voldoen. Het kader is uitgebreid met de normen waaraan de accountant voor de getrouwheidscontrole van de jaarrekening moet voldoen. Onderwerp Totale lasten 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Toevoegingen aan de reserves 2023 Realisatie volgens Jaarrekening 2023 Basis voor berekening goedkeuringstolerantie getrouwheid en verantwoordinggrens rechtmatigheid Accountant Materialiteit BADO voor getrouwheidsfouten Materialiteit BADO voor onzekerheden in de controle Rapporteringstolerantie voor toelichting getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle in het accountantsverslag Rechtmatigheid Verantwoordingsgrens (regulier) voor de financiële rechtmatigheidstoetsing, vastgesteld door de gemeenteraad Rapportagegrens voor individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering

Accountantsverslag 2023

Percentage/norm n.v.t.

Bedrag € 80.092.000

n.v.t.

€ 1.141.000

n.v.t.

€ 81.233.000

1% 3% Vast bedrag

€ 812.000 € 2.436.000 € 50.000

2%

€ 1.624.000

Vast bedrag

€ 50.000

Gemeente Voorschoten

Pagina 20

Rechtmatigheidsafwijking

Begrotingscriterium Begrotingsoverschrijding lasten programma 2. Verkeer en vervoer Begrotingsoverschrijding lasten programma 7. Volksgezondheid en milieu Overschrijdingen investeringskredieten Subtotaal begrotingscriterium Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed Subtotaal voorwaardecriterium TOTAAL

Rechtmatigheidsfout

Rechtmatigheidsonduidelijkheid

Waarvan acceptabel

Waarvan nietacceptabel

€ 56.000

N.v.t.

€ 56.000

€0

€ 553.000

N.v.t.

€ 553.000

€0

€ 65.000

N.v.t.

€ 65.000

€0

€ 674.000

N.v.t.

€ 674.000

€0

€0

€ 135.000

N.v.t.

N.v.t.

€0

€ 135.000

N.v.t.

N.v.t.

€ 674.000

€ 135.000

€ 674.000

€0

Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. 5.2.

Grondontwikkeling

5.2.1.

Algemeen De gemeentelijke grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten is een belangrijke balanspost in de jaarrekening van Voorschoten. Een belangrijk onderdeel van onze controle is de controle van de juiste waardering van grondexploitaties. Voor de grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten vindt jaarlijks een actualisatie plaats. Over de ontwikkelingen en de uitkomsten van de actualisatie per 1 januari 2024 wordt de raad geïnformeerd via de “Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2024”. Voorschoten heeft zorgvuldige aandacht besteed aan een correcte waardering van haar grondpositie in de jaarrekening 2023 en het proces dat hiertoe moet leiden. Jaarlijks wordt de grondexploitatie geactualiseerd en aangeboden aan de gemeenteraad. Hierin wordt verantwoording afgelegd en inzicht gegeven in alle activiteiten met betrekking tot het beheren en exploiteren van de grondexploitatie.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 21

5.2.2.

Actualisatie grondexploitatie Om inzicht te krijgen in de verwachte inkomsten en uitgaven en in de risico’s en kansen actualiseert Voorschoten jaarlijks de grondexploitatieberekening. Dit is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag, zoals het inflatiecijfer waartegen toekomstige kosten en opbrengsten worden gecorrigeerd, gehanteerde rentepercentages, de looptijd van het project, fasering van geplande opbrengsten en kosten en uitgifteprijzen. Deze variabelen bepalen in hoge mate het verwachte financiële resultaat. De uitgangspunten die bij de actualisaties worden gehanteerd, hebben grote impact op de netto contante waarde van de grondexploitaties. De uitgangspunten voor de ramingen zijn toegelicht in de Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2024. De grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten is bij het vaststellen van de jaarstukken op 11 juli 2024 goedgekeurd door de gemeenteraad. Hierbij zijn door Voorschoten belangrijke keuzen gemaakt en standpunten ingenomen. Met deze berekeningen heeft Voorschoten ook beoordeeld of de onderhanden werk positie in de balans van 2023 op een juiste wijze is gewaardeerd en in welke mate Voorschoten een verliesvoorziening moet treffen en/of (tussentijds) resultaat moet nemen over 2023.

5.2.3.

Bevindingen Op basis van een risicoanalyse hebben wij de grondexploitatie Duivenvoorde Corridor Voorschoten gecontroleerd. Naar aanleiding daarvan constateren we dat de beheersing van het project en inschatting en bewaking van de belangrijke risico’s toereikend is. De risico’s die Voorschoten loopt zijn toereikend toegelicht in de jaarrekening. Wij verwijzen naar de paragraaf grondbeleid en de toelichting onder de voorraden in de jaarrekening, waarin het college van de grondexploitatie onder meer status, voortgang, schattingen, bijbehorende risico’s en verwachte financiële uitkomsten op totaal niveau toelicht. In de actualisatie van de grondexploitaties heeft het college rekening gehouden met de meest recente ontwikkelingen, zoals de gehanteerde veronderstellingen met betrekking tot de gesloten overeenkomsten, het uitgiftetempo, de verwachte verkoopprijzen, de ontwikkeling van de plankosten, extern onderzoek, taxatierapporten en statistische gegevens. De mogelijke risico’s zijn door Voorschoten naar beste schatting in kaart gebracht. Het gaat daarbij om algemene risico’s en risico’s die verband houden met specifiek project Duivenvoorde Corridor Voorschoten. De uitgangspunten en onderbouwingen van Voorschoten zijn gebaseerd op gedegen voorbereiding en onderzoek.

Hoewel de huidige marktontwikkelingen onzekerheden met zich meebrengen, hebben deze ontwikkelingen volgens de inschatting van de gemeente geen materiële gevolgen voor de schattingen en uitkomsten van de grondexploitatie van de gemeente Voorschoten en voor vermogen en resultaat. Het college en de raad (h)erkennen dat het zo goed mogelijk schatten van uitkomsten onzekerheden met zich meebrengt, doch is van mening dat de ramingen en scenario’s naar dit moment de beste inschattingen zijn.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 22

Gemeente Voorschoten heeft ter afdekking van risico’s in de grondexploitatie een voorziening getroffen. Als gevolg van de actualisatie van Duivenvoorde Corridor Voorschoten Toelichting op de Grondexploitatie 2024 heeft Voorschoten ultimo 2023 een verlies geprognosticeerd. De grondexploitatie was voorgaande boekjaren reeds verlieslatend en voorzien. Het verlies van € 583.000 en daarmee de voorziening wijkt minimaal (€ 30.000 positief) af van 2022 (€ 613.000).

5.3.

VIC meervoudig e inkopen De VIC meervoudige inkopen had een langere doorlooptijd en kon pas eind mei 2024 volledig worden afgerond en vervolgens aan Verstegen worden aangeleverd. Uit de VIC en onze controle op de aangeleverde VIC van dit proces zijn geen afwijkingen en/of onrechtmatigheden gebleken. De dossiervorming en archivering van contracten en opdrachtverleningen en de reproduceerbare vastlegging van de interne toets op de prestatielevering van aan Voorschoten geleverde diensten en leveringen blijft een aandachtspunt voor uw gemeente. Wij hebben de gemeente verbeterpunten aangedragen.

5.4.

Sociaal domei n De gemeente Voorschoten voert diverse regelingen (decentralisaties) uit in het sociaal domein. Voorschoten heeft deze taken deels uitbesteed bij externe partijen. Voor de lasten Jeugdhulp en Wmo en voor de uitkeringen (Participatiewet en aanverwante regelingen) steunt de gemeente (deels) op productieverantwoordingen die zorgaanbieders leveren en op financiële verantwoordingen van deze (externe) uitvoerders die zijn voorzien van een controleverklaring en finale afrekeningen.

5.4.1.

Jeugdhulp ZIN De uitvoering van de Jeugdhulp ZIN (inkoop van jeugdzorg bij zorgaanbieders) is ondergebracht bij het Inkoopbureau SbJH (Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden). SbJH verzorgt ook de controle op de declaraties van de zorgaanbieders. Voorschoten heeft over 2023 circa € 6,2 miljoen aan jeugdhulp ZIN ingekocht, waarvan circa € 5,7 miljoen via Inkoopbureau SbJH en € 0,5 miljoen buiten SbJH. Zorgaanbieders die jeugdhulp aanbieden moeten jaarlijks een productieverantwoording indienen waarin zij verantwoording afleggen over de geleverde zorg bij de financier. Afhankelijk van de omvang van de geleverde zorg moeten de zorgaanbieders hier een bestuurdersverklaring of controleverklaring bij verstrekken. Van de zorginstellingen met een budget groter dan € 250.000 zijn (over het algemeen goedkeurende) controleverklaringen ontvangen bij de productiegegevens over geheel 2023. Het gaat hierbij overigens om controleverklaringen bij het totaalbedrag dat door de instelling aan SbJH is geleverd. Dit zijn nadrukkelijk geen controleverklaringen per deelnemende gemeente. Dit is in lijn met het landelijk voorgestelde controleprotocol en derhalve in lijn met veel andere deelnemende gemeenten.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 23

Het inkoopbureau SbJH stelt vervolgens een (financiële) verantwoording op waarin per gemeente de ingekochte zorg wordt gerapporteerd en of een controleverklaring is ontvangen van de betreffende zorginstelling. Deze (financiële) verantwoording van SbJH wordt gecontroleerd en voorzien van een controleverklaring door de Gemeentelijke Accountantsdienst van de gemeente Den Haag (GAD). Vervolgens voert de accountant van één van de aangesloten gemeenten op basis van een roulatieplan een review uit op de werkzaamheden en rapportage van de GAD. De review door de accountant is uitgevoerd en hieruit komen geen bijzonderheden. Uit de beoordeling van de GAD en de review van de accountant blijkt dat er van het ingekochte bedrag van circa € 5,7 miljoen een bedrag van circa € 5,4 miljoen onderbouwd kan worden met een controleverklaring door de aanbieders. Het verschil tussen de beide bedragen wordt met name veroorzaakt doordat voor kleinere zorgaanbieders volstaan wordt met een productieverantwoording voorzien van een bestuursverklaring. Declaraties worden weliswaar getoetst aan de afgegeven beschikking, maar dit geeft echter geen zekerheid over de prestatielevering. Er is daarom voor een bedrag van circa € 0,3 miljoen uitgaven Jeugd ZIN 2023 (2022: € 0,2 miljoen) aangemerkt als onzeker voor getrouwheid.

Gelet op het bovenstaande is in onze foutenevaluatie een totale onzekerheid voor getrouwheid van circa € 0,3 mln. opgenomen voor de uitgaven Jeugd ZIN 2023. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van de dossierreview en de rapportage. De impact van de controle en de hieruit voortvloeiende onzekerheden is door Voorschoten ingeschat op basis van de ontvangen verantwoording van SbJH. 5.4.2.

Wmo ZIN De Wmo ZIN verstrekkingen (begeleiding en hulp bij huishouding) verlopen via ZorgLokaal B.V. (Verder Outsourcing B.V.). Wij hebben van Zorg-Lokaal B.V. een gecontroleerde productieverantwoording met een goedkeurende controleverklaring d.d. 2 april 2024 ontvangen. In 2023 heeft Voorschoten afgerond € 3,9 miljoen besteed aan Wmo, waarvan circa € 2,9 miljoen ingekochte zorg via Zorg-Lokaal B.V. en € 1,0 miljoen aan ingekochte zorg buiten Zorg-Lokaal B.V. Voor 2023 is er sprake van een totale onzekerheid voor de prestatielevering Wmo ZIN voor Voorschoten van afgerond € 31.000 (2022: € 0,8 miljoen). Deze onzekerheid voor getrouwheid van de uitgaven Wmo ZIN 2023 is opgenomen in de foutenevaluatie. Een aanvrager van een voorziening voor zorg in natura (hulp in de huishouding, begeleiding) of een financiële tegemoetkoming (persoonsgebonden budget) is een eigen bijdrage verschuldigd op grond van de Wmo. De wetgever heeft bepaald dat het CAK de berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage uitvoert. Gemeenten beschikken, vanwege privacy redenen, over onvoldoende informatie om de juistheid op persoonsniveau en volledigheid van de eigen bijdrage te kunnen vaststellen. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen op grond van de Wmo kan hiermee geen gemeentelijke verantwoordelijkheid zijn.

De gemeente kan derhalve geen zekerheid ontlenen omtrent de omvang en hoogte van de eigen bijdragen (in 2023 circa € 153.000 verantwoord). Deze onzekerheid heeft Voorschoten toegelicht in de jaarrekening 2023.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 24

5.4.3.

PGB’s Wmo en Jeugdhulp De uitvoering van het persoonsgebonden budget (PGB) Wmo en Jeugdhulp ligt bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). In 2024 is door de accountant van de SVB opnieuw geen goedkeurende controleverklaring verstrekt over boekjaar 2023. Bovendien worden door de SVB geen controles uitgevoerd op prestatielevering van de PGB’s, die door de gemeenten zelf uitgevoerd moet worden. De SVB toetst of declaraties passen binnen beschikking en zorgovereenkomsten. De SVB toetst niet of de zorg daadwerkelijk is geleverd. Voorschoten heeft geen werkzaamheden uitgevoerd om de prestatielevering van de bestedingen zelf vast te stellen. Zoals geadviseerd kan de prestatielevering (deels) vastgesteld worden middels het voeren van (telefonische of fysieke) gesprekken, onderzoeken en/of enquêtes. Door het ontbreken van de controle op prestatielevering is, net als voorgaande jaren, de gehele PGB massa aangemerkt als onzeker. Voor 2023 bedraagt de totale onzekerheid € 495.000 (2022: € 447.000) voor de PGBuitgaven Wmo en Jeugdhulp voor getrouwheid. Deze onzekerheid is opgenomen in onze foutenevaluatie.

5.4.4.

Uitkeringen ( Participatiewet en aanverwante regelingen) Gemeente Voorschoten heeft de uitvoering van onder meer de Gebundelde uitkeringen Participatiewet, Bbz, Tozo, Wet Inburgering, Hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire en uitkering Onderwijsroute uitbesteed aan de gemeente Leidschendam-Voorburg. Met de accountant van de gemeente Leidschendam-Voorburg hebben wij afspraken gemaakt over de door hen uit te voeren controles en de rapportage daarover. De accountant van Leidschendam-Voorburg heeft de (financiële) verantwoording 2023 op 25 juni 2024 voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Uit de verantwoording en rapportage 2023 blijken geen fouten en onzekerheden voor rechtmatigheid en getrouwheid voor Voorschoten groter dan de rapporteringstolerantie van € 50.000. Op basis van onze dossierreview bij de accountant van gemeente Leidschendam-Voorburg hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd.

5.5. 5.5.1.

WNT-verantwoor ding Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2023 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2023. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd.

5.5.2.

Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directie en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording.

Accountantsverslag 2023

Gemeente Voorschoten

Pagina 25

Wij kunnen op grond van de uitvoering van het WNT-protocol niet uitsluiten dat er verschillen zijn tussen de uitbetaalde bezoldiging en de daarover gemaakte afspraken tussen het bestuur en de directie. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken. Ons is bevestigd dat er naast de arbeidsovereenkomsten met de raadsgriffier en gemeentesecretaris geen andere bezoldigingsafspraken bestaan. Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

5.6.

SiSa-verantwoor ding Bij de jaarrekening 2023 voegt Voorschoten als bijlage de SiSa-verantwoording toe. Voorschoten heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. Voor deze specifieke uitkeringen is in de wet bepaald dat de accountant in de controleverklaring opneemt of de baten en lasten (alsmede de balansmutaties) met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit betekent dat naast het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening als geheel, expliciet nog een oordeel van de accountant wordt gevraagd bij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. In de controle van de specifieke uitkering (SiSa) is met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording hierin niets veranderd. Dat betekent dat wij ook in ons accountantsverslag 2023 rapporteren over de SiSa-regelingen en een tabel met bevindingen opnemen per SiSa-regeling. Het is de taak van de accountant om als onderdeel van de controle van de jaarrekening vast te stellen dat Voorschoten de SiSa-verantwoording correct en volledig heeft ingevuld aan de voorwaarden heeft voldaan. Wij hebben tijdens onze controle de SiSa-bijlage gecontroleerd, die door Voorschoten is opgemaakt, op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023 (versie 9 april 2024).

Wij benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Wij merken op dat het aantal SiSa-regelingen voor gemeenten fors is toegenomen. Voor Voorschoten waren dit in 2021 19 regelingen en in 2022 21 regelingen. In de jaarrekening 2023 verantwoordt Voorschoten inmiddels 26 regelingen. Wet Inburgering 2021 (SiSa-regeling G10) Ten aanzien van de Wet Inburgering 2021 (SiSa-regeling G10) merken wij op dat de gemeente algemeen M&O beleid heeft, maar dat dit nog specifiek gemaakt moet worden voor de Wet Inburgering. Hierdoor kon de opzet, bestaan en effectieve werking van het M&O beleid van de Wet Inburgering in 2023 niet worden vastgesteld. De omvang van de uitgaven in 2023 is overigens beperkt.