Bijlage bij Informatiebrief 11. Verslag raadswerkgroep 1 december 2025 nieuw Gemeentehuis

Algemene voortgang 1 dec 18.30 uur Aanwezig: gri ier, Eric Krijgsman, Erik Bijlsma, BvH(CDA), CvK(GL) Project loopt momenteel cf planning. Er zijn vier werklijnen: bouw van gebouw zelf, herhuisvesting OEK, tijdelijke/def huisvesting, ontwikkeling Wijngaardelaan. Laatste lijn is vorige week opgestart (valt weinig over te melden). Vorige lijnen lopen al overleggen over. Lijn 1: Gebouw zelf Functioneel programma van eisen is inmiddels opgesteld (aantal m2’s voor), zachtere kant van eisen (cultuurelementen, hoe dient ontvangst van bezoekers eruit te zien), de inrichting raadszaal en uitgangspunt is dat er 7 fractiekamers worden gerealiseerd en er uitgebreid kan worden tot 10 fractiekamers in het raadshuis. Benodigde voorzieningen worden in de fractiekamers (Kantoor en communicatiefaciliteiten) aangebracht. De huidige inzet is om fractiekamers hybride in te zetten (gedacht wordt dat er overdag vergaderd kan worden door de ambtelijke organisatie en dat er s ’avonds bewoners en verenigingen o.i.d. bij elkaar kunnen komen als de fracties geen gebruik maken van de kamers). Nb, dit wordt nu voorbereid, maar komt nog allemaal (zeker de fractiekamers) langs de raad. Op dit moment is er Iedere donderdagmiddag op Beethovenlaan overleg met alle werkgroepen binnen de projectlijnen. Frequentie downsizen: in februari gaat tempo omhoog.

Begin februari komt er een informatiebrief over de voortgang. Die kan ook toegelicht worden door projectleider of door de gemeente. Voor vragen, er wordt in februari een informatiesessie met ruimte om vragen te stellen georganiseerd. Huidige opzet van fractiekamers: beneden (in moederhuis?) vijf fractiekamers, boven 2 kamers. Zolder 3 fractiekamers (omgeving wordt voorbereid). Situsgebouw is geen optie voor tijdelijke huisvesting bestuurlijke organisatie, gedurende dit overleg werd dit nog onderzocht. Met de bieb zijn goede contacten. Zij hebben een Plan van Eisen geformuleerd. Dat lijkt gebaseerd op plan van andere in gemeentehuizen geïntegreerde bibliotheken. Ziet er goed uit. Bieb vroeg in overeenstemming met wetgeving ruimte voor Cultuur. Eerste gesprekken met Voorschoten voor Elkaar zijn gevoerd en vervolggesprekken zijn opgeschort wegens de overgang naar Participe en aanstelling nieuwe locatiemanager.

Gemeentesecretaris heeft Participe benaderd en hen uitgenodigd om in gesprek te komen. Het gesprek vindt plaats op 22 januari 2026.

Lijn 2: herhuisvesting OEK Herhuisvesting OEK: 3 autonoom wonende groepjes en 68 mensen wonen in gemeentehuis. De werkgroep “Herhuisvesting Oekraïense vluchtelingen” is een proces getart van divergeren/covergeren. Hierbij wordt stelselmatig gezocht naar huisvestingsmogelijkheden om deze vervolgens te toetsen op maakbaarheidscriteria. Dit proces moet in februari leiden tot een overzicht van huisvestingscenario’s welke ook maakbaar c.q. realiseerbaar zijn. Er zal geen separaat raadsvoorstel t.b.v. de herhuisvesting van de Oekraïners aan de raad worden voorgelegd in februari, wel wordt de voortgang vermeld in het RIB welke in februari wordt geleverd. De definitieve herhuisvestingscenario’s zullen onderdeel zijn van het totale raadsvoorstel betre ende alle 4 de werklijnen binnen het project. Dit raadsvoorstel zal 16 juli 2026 aan de raad worden voorgelegd. Q vanuit BvH en CvK: hoe zit het met terrein Laurentius? Antwoord: Laurentius terrein wordt door het college niet als een optie gezien voor huisvesting van de Oekraïners. Lijn 3: tijdelijke en definitieve huisvesting Tijdelijke huisvesting t.b.v. de bestuursorganisatie voor p/m anderhalf jaar nodig. Dit geldt voor college, gri ie, de raad als hun ondersteuning. Er wordt onderzocht of de raadsvergadering in het gebouw kan blijven plaatsvinden, is afhankelijk van de bouwactiviteiten.

Voor de tijdelijke huisvesting wordt een vergelijkbaar proces gevolgd als voor de herhuisvesting van de Oekraïense vluchtelingen. Uitganspunt is dat de tijdelijke huisvesting in Voorschoten kan worden gerealiseerd, zo is het huren van een extra verdieping op de Beethovenlaan een optie. Aandachtspunt voor alternatieve locatie. Locatie moet toegankelijk zijn en openbaar. Mogelijkheid om te vergaderen in het Raadshuis tijdens de bouw (delen afzetten) wordt afgeraden. Is i.v.m. toegankelijkheid bewoners niet mogelijk. Voor wat betreft het democratisch proces is er één duidelijke eis: geen toegankelijkheidsdrempel voor de raadsvergaderingen en deze zijn openbaar. BvH en CvK benadrukken: maak hier op tijd werk van en neem de raad mee. Vanuit hen geen voorkeur voor vergaderen tijdens verbouwing moedergebouw.

Voorziene realisatie en oplevering nieuw gebouw en verduurzaamd Raadshuis: realisatie vanaf Jan 28 t/m oplevering medio 29, er wordt voor de verkiezingen 2030 opgeleverd. Publiek: wel toegankelijk voor de raadszaal. Leescafé voor tientallen personen ingericht welke bij raadsvergaderingen gebruikt kan worden door bezoekers van de raadsvergaderingen (beeld en geluid) in leescafé tijdens vergaderingen. Fractiekamers: aantal kamers overeenkomstig verwachte aantal fracties op langeretermijn. Nieuwe raadzaal: 29 personen inrichten op basis van verwachte nieuwe wetgeving voor meer raadsleden. Aparte plekken voor pers en vluchtroute voor raad bij ongeregeldheden. Opmerking BvH en CvK: zorg voor toegankelijke zaal, goede plekken bewoners/publiek en goede plekken voor de pers. Pers moet goede plekken hebben en stopcontacten. Overleg met de Adviescommissie Omgevingskwaliteit Adviescommissie is enthousiast, projectleiding heeft urgentie aangegeven, projectstructuur uitgelegd. Locatieschetsen zijn toegelicht en commissie gaf goede feedback. Maar men was tevreden. Architect heeft animatie laten zien. Projectleiding laat ligging nieuwe gemeentehuis zien met vlekkenplan (deze kunnen gedeeld worden tijdens infosessie in februari, na bespreking met AOV en College). Vleugelmoerboom moet verplaatst worden, dit vindt plaats in overleg met de adviescommissie.

Hier moeten nog definitieve afspraken over worden gemaakt i.r.t. het rijksmonument (van Berkhoutpark). Fietspad is de gemeentegrens van het pand. Daarboven is parkzijde. M.b.t. de benodigde expeditie voor de bibliotheek als het leescaféaanvoerweg wordt de mogelijkheid onderzocht van een aanvoerweg. Er worden meerdere opties onderzocht en verwerkt in het definitieve inpassingsvoorstel. Dit definitieve inpassingsvoorstel laat de aanlanding met het groen en de openbare ruimte zien. 2. Planning en PvE is ingeleverd. In feb scenario’s over herhuisvesting OEK uitgewerkt hebben. Voortgang wordt in RIB van februari opgenomen. 3. Budget (binnen planning en budget) Men loopt op dit moment binnen budget, inhuur technische expertise is wel veel duurder geworden. Verwachten deze extra kosten op te kunne vangen binnen het beschikbar gestelde budget. Projectleider was daar helder over: bouwkundig experts vragen op dit moment de hoofdprijs “kunnen echt alles vragen wat ze willen”. Ze blijven sterk op de centen letten, maar willen eerlijk zijn over deze overschrijding. Men verwacht indien dit tot kleine overschrijding leidt, dit op te vangen in huidige budgetten.