Bijlage 9 Financien bibliotheek en MFA.pdf

Wijngaardenlaan 4 2252XN Voorschoten voorschoten@obvw.nl 0715615678 Website www.obvw.nl

Aan het college van Burgemeester en Wethouders van Voorschoten

Voorschoten Betreft

18 oktober 2021 Bibliotheek en bekostiging van de MFA Wijngaardenlaan

Geacht college, In het bestuur van de OBVW (Openbare Bibliotheek Voorschoten Wassenaar) hebben we gesproken over het concept-Businessplan van de MFA Wijngaardenlaan. De positieve betrokkenheid van de Stuurgroep MFA en van de potentiële partners over de bouwkundige opzet, de aanpak van de toekomstige inrichting en de opzet van de exploitatie is heel constructief. Maar over de financiële kant willen we wel aangeven dat wij als bibliotheek niet het bedrijfsrisico willen lopen om met de MFA ten onder te gaan als de geschetste verwachtingen niet voldoende waargemaakt zouden worden. Voor een gezonde financiële toekomst van de MFA Wijngaardenlaan zijn drie punten belangrijk, waarover we vóór de realisatiefase helder willen hebben hoe de gemeente deze plannen en de toekomstige exploitatie gaat steunen. Concreet gaat het om: 1. Onze huidige financiële positie is niet gezond, los van de MFA-ontwikkeling. Al eerder gaven we aan dat de subsidiëring door zowel Voorschoten als Wassenaar voor onze reguliere bibliotheektaken een te laag niveau heeft. We hebben daarover aan beide gemeentes een brandbrief geschreven en met de betreffende portefeuillehouders gesproken. Onze huidige subsidie is -exclusief de huur- ruim € 10 per inwoner, terwijl in de regio het gemiddelde op ongeveer € 17 ligt. We zijn graag bereid om hierover aan de gemeenteraden een toelichting te geven.

Als de basis niet op orde is kunnen wij ons, zelfs los van de MFA, als bibliotheek niet staande houden. In onze brief aan de fracties geven wij aan dat we voor structureel gezonde financiën een structurele verhoging van zo’n € 150.000 nodig hebben. Wij zouden het op prijs stellen als dit wordt meegenomen in het volgende de coalitieakkoord. 2. De financiering van de inrichting van de MFA. De bouwkosten zullen worden betaald door de gemeente als eigenaar. Ons Businessplan geeft aan dat ook de inrichting fors zal moeten worden aangepast om een MFA te realiseren, met een kostenraming van € 636.500. De financiering hiervan kan van drie kanten komen: gemeentesubsidie, sponsoring en zonodig een lening. Via de Stichting Vrienden van de Bibliotheek Voorschoten hebben we de sponsorwerving reeds opgestart, maar de opbrengsten zijn nog ongewis. Daarom bepleiten we dat de inrichtingskosten door de gemeente worden gesubsidieerd. Dat zou kunnen uit de verkoopopbrengsten van het AB-huis. Die constructie heeft als voordeel dat de exploitatie niet extra belast wordt met kapitaallasten; zie ook het volgende punt. Dit in lijn met de 1

voorwaarde van de schenker van het AB-huis om voor Voorschoten een publieke accommodatie te realiseren. 3. De toekomstige exploitatie van de MFA moet sluitend zijn. In het Businessplan is aangeven dat we vanaf de start van de MFA in 2023 meer personeel nodig zullen hebben bovenop het huidige beperkte personeelsbestand van 10 fte voor onze twee vestigingen in Voorschoten en in Wassenaar. We hebben nu reeds 240 vrijwilligers. Dit aantal zal uitbreiden voor Voorschoten als gevolg van een MFA. Juist in de startfase van de MFA-in-ontwikkeling is goede begeleiding, ondersteuning en sturing noodzakelijk. Ook in een later stadium is die begeleiding nodig, en daarnaast het beheer van het gebouw. Dit vraagt een uitbreiding van de personele formatie. Ook zullen er hogere lasten komen voor onderhoud, schoonmaak en ICT, die zeker in de startfase niet volledig gedekt zullen kunnen worden uit de opbrengsten van verhuur en horeca. Op langere termijn verwachten we dat kosten en baten meer in balans kunnen komen, maar een structurele aanvullende subsidie door de gemeente van ongeveer € 100.000 per jaar voor de bijdrage van de MFA aan cultuur, welzijn en educatie zal dan vermoedelijk onvermijdelijk zijn.

Samenvattend melden we dat het bestuur van de OBVW heel graag de gevraagde verbreding van de Bibliotheek tot een MFA aan de Wijngaardenlaan wil helpen realiseren. Maar dat we deze verantwoordelijkheid alleen kunnen oppakken als de gemeente Voorschoten ons de garantie biedt van een toekomstbestendige bekostiging. Nadat de gemeenteraad hierover besloten heeft zullen wij besluiten tot de realisatie van een MFA in onze bibliotheek. Tenslotte merken we op dat bij een (onverhoopt) raadsbesluit om de MFA toch niet te realiseren het verduurzamen van dit monumentale pand wel onvermijdelijk is, met substantiële kosten voor de gemeente. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de Openbare Bibliotheek Voorschoten Wassenaar

René Hooijdonk voorzitter

2