Bijlage 8 Update beheerplan Spelen (08102021).docx

Beheerplan Spelen 2021-2022

TITEL RAP

Ruimte voor een su

definitief | 2 augustus 2021

Colofon Update beheerplan Spelen 2021-2022 Gemeente Voorschoten Auteurs: D. Burgemeister en P. Spiegeler 2 augustus 20221

Samenvatting De gemeente Voorschoten draagt verantwoordelijkheid voor de openbare ruimte. Zij heeft zichzelf ten doel gesteld deze openbare ruimte schoon, heel en veilig te houden. Dit wordt gedaan aan de hand van beheerplannen. In de beheerplannen is beschreven welke maatregelen voor onderhoud, reparatie, vervanging e.d. moeten worden uitgevoerd. De beheerplannen vormen daarmee de basis voor werkzaamheden aan de openbare ruimte. De beheerplannen vormen tevens de basis voor de begroting. Met de beheerplannen wordt het volgende bewerkstelligd: • Vertaling van het beleid naar de daadwerkelijke uitvoering en een verbindende schakel zijn tussen visie, beleid en uitvoering; • Inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de onderdelen van de openbare ruimte; • Inzicht in de benodigde financiële reserveringen om dit areaal te onderhouden. Voor de periode 2016 tot en met 2020 heeft de gemeente Voorschoten de volgende beheerplannen opgesteld: • Wegen • Groen • Water • Spelen • Bruggen • Openbare Verlichting • Wegmeubilair • Verkeersregelinstallaties Er zijn echter nog geen nieuwe beheerplannen opgesteld voor 2021 en volgende jaren. Voor de komende jaren zal eerst een integrale beheervisie en –strategie van de fysieke leefomgeving moeten worden opgesteld.

Door het opstellen van een beheervisie en –strategie fysieke leefomgeving moet duidelijk worden hoe er invulling wordt gegeven aan de afspraken met de gemeenteraad. Zoals onder andere over kwaliteitsniveau, verscheidenheid in het beheer maar ook hoe in te spelen op de ontwikkelingen die eraan komen. Dit vormt het kader hoe het beheer en onderhoud bijdraagt aan de gemeentelijke ambities. Deze beheervisie en -strategie zal vervolgens worden vertaald in een nota kapitaalgoederen fysieke leefomgeving en instandhoudingsplannen voor de kapitaalgoederen fysieke leefomgeving die de huidige beheerplannen gaan vervangen. Deze documenten zullen naar verwachting in het vierde kwartaal van 2022 aan de Raad worden aangeboden. Dit betekent concreet dat we dan voor de jaren 2021 en 2022 niet zouden beschikken over actuele geldige beheerplannen. Om deze lacune op te vullen zullen de bestaande beheerplannen 20162020 worden geactualiseerd middels een update zodat we ook voor 2021-2022 beschikkken over actuele en geldige beheerplannen. Deze update betreft Spelen. Deze update is geen afzonderlijk nieuw beheerplan voor 2021-2022, maar een aanvulling op het bestaande beheerplan Spelen 2016-2020. In deze aanvulling zullen de volgende zaken worden meegenomen: •

Actuele stand van zaken van het areaal

•

Actueel prijspeil t.o.v. 2016

•

Vastgesteld kwaliteitsniveau

•

Korte beschrijving uitgevoerd en nog uit te voeren vervangingen en groot onderhoud dat voor 2016-2020 gepland stond.

•

Update klein onderhoud en beheerkosten

•

Planning groot onderhoud 2021 en komende jaren op basis van actuele areaalgegevens en actueel prijspeil en gevolgen voor onderhoudsvoorziening en dotatie hieraan

•

Planning vervangingsinvesteringen 2021 en komende jaren op basis van actuele areaalgegevens en actueel prijspeil

2

Inhoudsopgave 1.

Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Huidig areaal 1.3 Jaarlijks onderhoud 1.4 Groot onderhoid en vervanging 1.5 Ontwikkelingen areaal

1 1 1 1 3 4

2

Communicatie 2.1 Algemeen 2.2 Communicatie en participatie bij uitvoering

6 6 6

3

Financiën 3.1 Algemeen 3.2 Jaarlijks onderhoud 3.3 Groot onderhoud en vervanging 3.4 Verantwoording

7 7 7 7 8

3

1.

Inleiding

1.1 Algemeen De gemeente Voorschoten draagt verantwoordelijkheid voor de openbare ruimte. Zij heeft zichzelf ten doel gesteld deze openbare ruimte schoon, heel en veilig te houden. In het beheerplan Spelen 2016 – 2020 staan de wettelijke kaders, beleidsuitgangspunten, en onderhoudsmaatregelen beschreven. Dit document vormt de basis voor deze update van het beheerplan Spelen 2021 – 2022. Deze update geeft inzicht in de financiële benodigde middelen voor onderhoud en vervangingen van het openbare groen. Het beheerplan vormt de basis voor het vaststellen van budgetten, kredieten en voorzieningen. Het is de basis voor langdurige afspraken - over de werkprocessen - voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Met een beheerplan wordt een vertaalslag gemaakt van strategisch niveau naar tactisch niveau. In de beheerplannen is naast het tactische niveau ook een directe relatie gelegd met het operationele niveau.

1.2 Huidig areaal Kinderen maken voor hun speelplezier gebruik van informele en formele speelruimten. Tot de informele ruimte behoort bijvoorbeeld de straat of een bos. Tot de formele speelruimte behoren de daartoe ingerichte, beheerde en onderhouden speelplekken met – in veel gevallen – de aanwezigheid van speeltoestellen. In dit beheerplan wordt het beheer voor de formele speelplekken beschreven. Anno 2021 heeft de gemeente 92 formele speelplekken in beheer. Deze speelplekken bevinden zich in alle wijken. Speelplekken kunnen meer omvatten dan alleen een plek met speeltoestellen. Er kan ook een speelveld of trapveld naastgelegen zijn. De speelplekken kunnen voorzien in de speelbehoefte van drie categorieën kinderen. De categorie kinderen van 0 tot 6 jaar, de categorie kinderen van 6 tot 12 jaar en de categorie kinderen van 12 tot 18 jaar. Een speelplek kan voor meerdere categorieën kinderen geschikt zijn. Op de 92 speelplekken staan in totaal 393 speeltoestellen. De waarde van elk toestel wordt gevormd uit twee delen. Enerzijds de aanschafkosten van het speeltoestel. Anderzijds de kosten voor het plaatsen van het speeltoestel. Ook heeft elk speeltoestel een eigen valvrije ruimte en de meeste toestellen hebben een valdempende ondergrond nodig.

1.3 Jaarlijks onderhoud In het Speelruimteplan is opgenomen dat het onderhoudsniveau moet voldoen aan niveau B conform de CROW-systematiek. Dit betekent bijvoorbeeld dat de valondergronden en speeltoestellen niet altijd in perfecte staat zijn. Er dat er vuil en graffiti aanwezig mag zijn. Met dit onderhoudsniveau wordt echter voldaan aan alle veiligheidsnormen Tot het jaarlijks onderhoud wordt zowel het dagelijks onderhoud als het periodiek onderhoud gerekend. Dit onderhoud wordt structureel door de gemeente uitgevoerd. Daarbij geldt een aantal aandachtspunten: •

Het is wettelijk verplicht een logboek van elk speeltoestel te hebben. Alle controles, onderhoudsactiviteiten en reparaties worden in het logboek gezet. Dit logboek moet up-to date zijn en kunnen worden overhandigd bij een inspectie van de Voedsel en Warenautoriteit11. In Voorschoten wordt het logboek bijgehouden door het team O&G. De afdeling Omgevingbeheer houdt controle op de juiste invulling van de gegevens.

•

Van de buitenmedewerkers van het team O&G wordt verwacht dat zij wanneer zij een onveilige situatie signaleren dit melden bij hun collega’s. Deze melding kan ook door burgers, bedrijven etcetera worden gedaan. Dit wordt dagelijkse algemene visuele controle genoemd. Bij acute onveilige situaties onderneemt het Uitvoerend Bedrijf binnen 48 uur actie.

De kosten voor het jaarlijks onderhoud voor speelplekken zijn onder te verdelen in valdempende ondergronden, overige ondergronden en onderhoud van de speeltoestellen. Voor het onderhoud van deze beheerelementen zijn werkpakketten opgesteld. Voor elk beheerelement is het areaal inzichtelijk gemaakt in de onderstaande tabellen. Hieruit is het jaarlijks benodigd onderhoudsbedrag bepaald. Voor trapvelden gras (gericht op spelen) zijn geen kosten geraamd. Deze kosten zijn ondergebracht in het beheerplan groen update 2021 – 2022 onder maaien gazons. Voor het onderhoud van de valdempende en overige ondergronden is per jaar € 30.194 nodig. Het jaarlijks onderhoud van de speeltoestellen kost € 15.049. Jaarlijks is een totaalbedrag van € 45.243 benodigd om het onderhoud van de speeltoestellen en (valdempende)ondergronden in Voorschoten uit te voeren.

1.4 Groot onderhoud en vervanging Op elke speelplek zijn de beheerelementen (val)ondergronden en speeltoestellen aanwezig. Elk beheerelement heeft een (technische) levensduur. De technische levensduur is een gemiddelde leeftijdsduur. Het geeft een indicatie over het moment van vervanging. Of een beheerelement daadwerkelijk vervangen dient te worden is afhankelijk van de staat en veiligheid ervan. Het moment van vervangen komt zo niet altijd overeen met de technische levensduur. Vervangingen kunnen het gehele jaar worden uitgevoerd. Veelal komt het voort uit de inspecties van de speeltoestellen en valondergronden. De benodigde financiële middelen voor vervanging zijn hierdoor niet jaarlijks gelijk. Om deze reden worden deze uitgaven niet gedekt vanuit de exploitatie, maar worden gedekt vanuit de voorziening onderhoud speelvoorzieningen. Om deze voorziening op peil te houden vindt een jaarlijkse dotatie plaats. Voor de berekening van de hoogte van deze dotatie zijn meerdere methoden. Een gebruikelijke en voor deze update beheerplan 2021-2022 gebruikte methode is op basis van de technische levensduur en aanschaf- en plaatsingswaarde van de producten een gemiddelde jaarlijkse reservering te bepalen. De technische levensduur vormt de basis om het gemiddeld jaarlijks te reserveren bedrag te bepalen.

Maar de daadwerkelijke vervanging vindt zoals al eerder aangegeven pas plaats als het speeltoestel of de (val)ondergrond niet meer veilig te handhaven is. In de onderstaande tabel staan de op basis van de technische levensduur berekende uitgaven voor groot onderhoud en vervanging:

5

In het onderdeel financiën (paragraaf 3.3) zal een berekening worden gegeven van de benodigde dotatie aan de voorziening onderhoudhoud speeltoestellen.

1.5 Ontwikkelingen areaal De gemeente blijft op de hoogte van trends en behoeften van de samenleving en speelt hier op in bij ontwikkeling en vervanging. Zo is Natuurlijk Spelen op dit moment zeker nog een trend. In Voorschotenen de omgeving worden veel schoolpleinen ‘groener’ . Een goede natuurlijke speelplek bestaat uit meer dan alleen speeltoestellen. Het gaat om een goede combinatie van voor de kinderen bespeelbaar en voor het spel bruikbare groen (beplanting) en speeltoestellen of speelaanleidingen die de speelmogelijkheden vergroten. In sommige gevallen is het aanwezig zijn van bruikbaar groen ook voldoende. Door een avontuurlijke karakter (bijvoorbeeld een plek met veel losse takken en verstopplekken in het groen) van de speelplekken kunnen kinderen zelf het spel maken en leren ontdekken. Ook natuurlijke speelplekken moeten voldoen aan de regels van de Warenwet Attractie- en Speeltoestellen. Een andere trend is het gebruik van interactieve speeltoestellen op speelplekken. Deze zijn – nog – niet in Voorschoten aanwezig. De ontwikkelingen op dit gebied gaan snel. Het plaatsen van elektronische speeltoestellen brengt variatie in het aanbod van de gemeente. Het daagt kinderen uit om niet alleen thuis interactief te spelen op een computer maar om naar buiten te gaan en daar met vriendjes en vriendinnetjes te bewegen.

Er wordt gestreefd naar een evenwichtig over de gemeente verspreid aantal formele speelplekken. In de praktijk blijkt dat sommige speelplekken niet (meer) geschikt of aangepast op de doelgroep. Een dynamisch beheer is zo van belang. In de komende beheerperiode wordt via onderzoek, analyse en het opstellen van visies gewerkt aan een dynamisch beheer zodat het speelplekkenbestand up to date blijven en aangepast worden op de ontwikkelingen van de samenleving.

6

2 Communicatie

2.1 Algemeen In dit hoofdstuk is beschreven hoe de gemeente communiceert over de speelplekken. Dit is bijvoorbeeld van belang bij het vervangen van speeltoestellen. Hoe de gemeente het beheer en onderhoud aan de speelplekken uitvoert staat op de gemeentelijke website beschreven. Hiermee krijgen de bewoners inzicht in de planning van het onderhoud. Als zij een vraag hebben dan kunnen zij deze mailen aan gemeente@voorschoten.nl Ook kunnen zij via het meldingssysteem een vraag stellen.

2.2 Communicatie en participatie bij uitvoering Bij vervangingen of het plaatsen van een extra speeltoestel wordt een speelplek tijdelijk – deels – buiten gebruik gesteld. Bewoners vinden het prettig daarover geïnformeerd te worden. Het is – tijdtechnisch gezien - niet altijd mogelijk over alle werkzaamheden te communiceren. In de onderstaande alinea’s is weergegeven wanneer en hoe burgers en bedrijven betrokken worden. Vervanging groter speeltoestel of ondergrond Bij werkzaamheden voor de vervanging van grotere speeltoestellen of ondergronden worden de direct omwonenden persoonlijk geïnformeerd middels een brief. Bij kleinere werkzaamheden wordt hierover niet specifiek gecommuniceerd. Participatie bij herinrichting Bij het volledig vervangen van een speelplek worden de gebruikers betrokken. Zij hebben in veel gevallen specifieke wensen voor een speelplek. De beheerder zet hiervoor een participatietraject op. In het proces worden de randvoorwaarden van participatie aan hen duidelijk gemaakt. De gemeente neemt de uiteindelijke beslissing hoe de speelplek wordt ingericht. De gemeente probeert in principe bij een herinrichting een (uitgebreid) participatieproces volgen. Echter ook informeren is een vorm van participatie. In een enkel geval worden omwonenden alleen geïnformeerd over de aankomende werkzaamheden van een herinrichting. Dit kan het geval zijn in specifieke situaties.

Bijvoorbeeld bij een niet omvangrijke herinrichting of het herplaatsen van bestaande toestellen van een andere naar de nieuwe plek.

7

3 Financiën 3.1 Algemeen In dit hoofdstuk is afzonderlijk aangegeven welke financiële bedragen benodigd zijn. Ook is aangegeven hoe deze bedragen in de begroting worden opgenomen om aan de eisen van de commissie BBV te voldoen.

3.2 Jaarlijks onderhoud In Voorschoten wordt het jaarlijks onderhoud op B niveau uitgevoerd. Hierbij is sprake van een schone veilige speelomgeving. Hiermee wordt aan de wettelijke eisen voldaan. Voor dit onderhoud is jaarlijks een bedrag van € 43.243 nodig. Een eventuele indexering van dit bedrag loopt gelijk met de indexering van de begroting.

In de begroting is voor jaarlijks onderhoud € 45.243 beschikbaar.

3.3 Groot onderhoud vervanging De uitgaven voor groot onderhoud en vervanging worden gedekt vanuit de voorziening onderhoud speelvoorzieningen. Dit is noodzakelijk omdat de vervangingsnoodzaak per jaar verschilt. Vervanging is afhankelijk van de resultaten van inspecties. Als een onveilige situatie ontstaat moet de beheerder acuut kunnen ingrijpen en het beheerelement vervangen. De stand van de voorziening onderhoud speelvoorzieningen bedraagt per 1 januari 2021 € 408.071. De jaarlijkse dotatie aan deze voorziening is voor 2021-2022 geraamd op € 173.000. Uitgaande van de in paragraaf 1.4 genoemde jaarlijkse benodigde bedragen voor de periode 20212031 is deze dotatie voldoende om de uitgaven in de periode 2021-2031 vanuit de voorziening te kunnen dekken Dit wordt zichtbaar gemaakt in onderstaande tabel:

8

3.4 Verantwoording De regelgeving voor gemeenten voor de jaarlijks begroting is vastgelegd door de commissie BBV. De jaarlijkse onderhoudskosten worden conform de regelgeving van de commissie BBV betaalt uit de exploitatie. Voor zowel onderhoud als vervanging maakt de gemeente gebruik van een voorziening. Een voorziening wordt gebruikt om te zorgen dat fluctuaties bij benodigde bedragen worden opgevangen omdat hiervoor een egalisatiereserve wordt ingesteld. Een voorziening voor onderdelen van maatschappelijk nut is volgens de BBV alleen inzetbaar als sprake is van groot onderhoud. Er is geen sprake van een voorziening bij vervanging. De gemeente heeft theoretisch gezien jaarlijks een ander bedrag nodig voor vervanging. In de praktijk wordt op basis van werkelijke levensduur vervangen. De afgelopen beheerperiode zijn de jaarlijkse beschikbare bedragen uitgegeven. Ook de komende beheerperiode wordt voorzien dat elk jaar het volledige bedrag benodigd is. Het is mogelijk dat door omstandigheden, of invloeden van buitenaf vervanging moet worden uitgesteld. Het is ongewenst dat door bedragen op te nemen in een exploitatie in plaats van in een voorziening bedragen niet meer beschikbaar zijn in het volgende jaar. Het is zo van belang dat een voorziening (egalisatiereserve) blijft bestaan.

Een voorziening voor onderdelen van maatschappelijk nut is volgens de BBV inzetbaar als sprake is van groot onderhoud. In voorgaande hoofdstukken is gesproken over vervanging omdat dit een duidelijker beeld geeft. Voor de BBV kan dit ook gezien worden als groot onderhoud. Het totaal areaal wordt namelijk niet vervangen. Er vindt steeds groot onderhoud plaats van een deel van het bestand.

9