Bijlage 3 Leidraad participatie

Leidraad participatie Omgevingswet Voorschoten 2024 Ik heb een idee, en nu? Hoe je je omgeving betrekt bij het indienen van een initiatief

25 maart 2024

1

Inleiding Een goed initiatief begint met een idee. Het doorlopen van dit stappenplan helpt u bij het in beeld brengen van de belanghebbenden, de mate van impact, het niveau van participatie die horen bij uw initiatief. Met dit stappenplan bieden wij initiatiefnemers, oftewel mensen met een idee, een handvat hoe zij hun omgeving daarbij kunnen betrekken. Bepaal de impact

Bepaal wie betrokken is

U heeft een idee

Bepaal het participatieniveau

Voer het participatieplan uit

Maak een participatieplan Maak een afspraak met de gemeente Maak het participatieverslag Dien uw aanvraag in

Voor wie is deze leidraad? Deze leidraad is bedoeld voor iedereen met een idee, plan of initiatief in de fysieke leefomgeving van de gemeente Voorschoten. Als initiatiefnemer van een plan heeft u de verantwoordelijkheid om belanghebbenden te betrekken bij het nader uitwerken van uw plan. Waarom deze leidraad participatie voor initiatiefnemers? De gemeente Voorschoten vindt het belangrijk dat ideeën en plannen voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig worden ontwikkeld. Het betrekken van belanghebbenden, onder wie omwonenden, is daar een belangrijk onderdeel van. Een goed participatieproces, een traject waaraan belanghebbenden deelnemen, ondersteunt het komen tot een beter plan. Dat komt mede doordat vragen en eventuele zorgen van belanghebbenden kunnen worden omgezet in creatieve oplossingen. Vaak worden initiatieven breder gesteund als belanghebbenden al vroeg worden betrokken. Een initiatief met draagvlak, wat niet hoeft te betekenen dat iedereen het er mee eens is, draagt bij aan minder bezwaren achteraf! Een initiatief met draagvlak zorgt voor minder bezwaren achteraf.

Deze leidraad helpt u om uw participatietraject vorm te geven, draagvlak te vergroten en de besluitvorming door de gemeente sneller en soepeler te laten verlopen. We adviseren u daarom de leidraad, waar van toepassing, zo veel mogelijk te volgen. Het is goed op voorhand van uw participatietraject te onderscheiden welke stappen van de leidraad voor uw initiatief van toepassing kunnen zijn.

2

Voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van Voorschoten is het van belang om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij uw initiatief spelen. Hierdoor kan de gemeente een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over uw initiatief. Wat is participatie? Met participatie worden belanghebbenden op een zo vroeg mogelijk moment betrokken bij het initiatief waaraan wordt gewerkt. Dat is het moment dat een idee een plan gaat worden. Wie zijn dan belanghebbenden? Dat kunnen direct omwonenden of ondernemers zijn. Maar ook maatschappelijke organisaties, verenigingen of bestuurders van een overheid. Wie belanghebbenden zijn hangt af van de grootte van het initiatief en wie er door ‘geraakt’ wordt. Het doel van participatie is niet dat alle partijen en belanghebbenden het met elkaar eens moeten worden, maar dat alle partijen en belanghebbenden volwaardig deelnemen aan uw initiatief. Dit zorgt voor het verrijken en verbeteren van het initiatief en dit leidt tot betere besluitvorming doordat rekening gehouden wordt met alle verschillende belangen en bezwaren. Participatie verrijkt en verbetert het initiatief.

Participatie kent verschillende vormen: het informeren van omwonende door middel van bijvoorbeeld een kaartje door de brievenbus, het betrekken van de omgeving door middel van bijvoorbeeld het organiseren van een informatieavond, en het meedenken van betrokkenen door middel van het houden van werksessies. De mate van participatie die vereist wordt hangt af van het soort initiatief. Hoe groter en ingrijpender een initiatief, des te meer is participatie van belanghebbenden vereist.

Voorbereidingen Stap 1: Bepaal wie betrokken is Breng belanghebbenden in beeld Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie er betrokken moet worden. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door op een kaart een cirkel rondom de geografische locatie van uw initiatief te tekenen. Bepaal zelf de grootte van die cirkel aan de hand van onder andere het effect van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast, milieueffect en dergelijke. Beschouw de bewoners en ondernemers in deze cirkel als direct betrokkenen. Hoe groter de impact van uw initiatief of project, hoe groter de kring van direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn bij uw initiatief en wiens mening u graag wilt meenemen. Denk hierbij aan bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie. Breng ook deze indirect betrokkenen in beeld. Breng (mogelijke) belangen en gevoeligheden in beeld Naast het in hoofdlijnen op papier zetten van uw plannen, is het belangrijk om meteen ook goed in beeld te brengen hoe andere belanghebbenden geraakt worden door uw initiatief.

Welk effect heeft uw plan op welke belanghebbende afzonderlijk? Is er verlies van uitzicht, zon of privacy? Verandert het landschap dusdanig dat belanghebbenden daar gevolgen van ondervinden? Of is er sprake van overlast door uw initiatief? Een plan kan ook weerstand oproepen. Breng daarom goed de gevoeligheden in beeld. Het in beeld brengen noemen we ook wel een effectanalyse. Bedenk of communicatie en participatie kunnen bijdragen aan een mogelijke oplossing van die gevoeligheden. Om een

3

goed gesprek met belanghebbenden te voeren, is het van belang om te weten welke belangen er spelen. [Als u belanghebbenden en (mogelijke) belangen en gevoeligheden van uw initiatief in beeld heeft gebracht, kunt u doorgaan naar stap 2]

Stap 2: Bepaal de impact Er zijn drie niveaus waarbinnen uw initiatief kan vallen. Om te bepalen van welk impactniveau uw initiatief is vragen wij u antwoord te geven op de onderstaande vier vragen. Staat uw antwoord er niet tussen maak dan een inschatting. Aan iedere antwoordoptie zijn punten verbonden. Noteer naast uw gekozen optie ook het aantal punten dat hierbij hoort en tel dit aan het eind van de vragenlijst bij elkaar op om te zien van welk impactniveau uw initiatief is. Hieronder volgen de vier vragen: Vraag 1: Wat is het type/omvang van uw initiatief? Bepaal binnen welk type (A, B of C) uw initiatief valt. De lijst met voorbeelden is niet volledig. Als uw initiatief er niet tussen staat kiest u een type dat het meest vergelijkbaar is met uw initiatief. Uw initiatief kan ook een mogelijke combinatie zijn van wonen en voorzieningen. Hierbij dient u er rekening mee te houden dat het zwaarste criterium telt.

▪

A) Veelvoorkomende initiatieven met beperkte gevolgen: Bijvoorbeeld: muurdoorbraken, kozijn- en gevelwijzigingen, aan- en uitbouwen, handelsreclame, dakterrassen, balkons, dakopbouwen, veranda’s, woningsplitsen , vervangen woonboten, kleinschalige kelders en koekoeken, kleinschalige gebruikswijzigingen (van detailhandel naar kantoor, etc.) en interne wijzigingen (brandscheidingen, samenvoegen) (1 punt)

▪

B) Initiatief met middelgrote gevolgen: Bijvoorbeeld: ingrijpende gebruikswijzigingen (sportscholen, horeca, scholen, kinderdagverblijven etc.), toevoegen extra bouwlagen (niet bij eengezinswoningen), kleinschalige transformaties, sloop-/nieuwbouw van een hoofdgebouw. (2 punten)

▪

C) Initiatief met grote gevolgen: Bijvoorbeeld: projecten/grootschalige ruimtelijke ontwikkelingen, grootschalige transformatie, grootschalige sloop- nieuwbouw, grootschalige nieuwbouw (3 punten)

Vraag 2: Zorgt uw initiatief voor meer verkeer of parkeerdrukte? Het kan zijn dat uw initiatief gevolgen heeft op het verkeer. Bijvoorbeeld een toename in aantal auto’s, fietsen, scooters, of parkeerdrukte in omliggende straten en buurten, of een toename in verkeersbewegingen.

▪ ▪ ▪

(Bijna) niet (1 punt) Meer verkeer en/of parkeerdrukte (2 punten) Veel meer verkeer en/of parkeerdrukte (3 punten)

Vraag 3: Heeft uw initiatief gevolgen voor het groen? (Zowel positief als negatief) Denk aan het kappen en (her)planten van bomen, het verwijderen van groen of bijvoorbeeld het aanleggen van paden of een speeltuin.

▪ ▪ ▪

(Bijna) niet (1 punt) Gevolgen voor het groen (2 punten) Grote gevolgen voor het groen (3 punten)

4

Vraag 4: Verandert uw initiatief de beleving van de wijk of buurt? Denk hierbij aan hogere bebouwing, een andere inrichting van de buitenruimte of juist meer levendigheid in de buurt (bijvoorbeeld door het bouwen van een terras). Hierdoor kan het straatbeeld en/of de leefbaarheid van de buurt veranderen, vanwege bijvoorbeeld een toename van geluidsoverlast of minder bezonning.

▪ ▪ ▪

(Bijna) niet (1 punt) Verandering van de beleving van de wijk of buurt (2 punten) Grote veranderingen van de beleving van de wijk of buurt (3 punten)

Tel het aantal punten bij elkaar op om te bepalen van welk impactniveau uw initiatief is Het totaal aantal punten bepaalt van welk impactniveau uw initiatief is. Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

4–5 punten

6–8 punten

9 – 12 punten

Beperkte gevolgen voor de fysieke leefomgeving

Middelgrote gevolgen voor de fysieke leefomgeving

Aanzienlijke gevolgen voor de fysieke leefomgeving

Als u alle vragen voor uzelf heeft beantwoord, verifieer dan bij de gemeente of uw inschatting van het impactniveau betrouwbaar is. De gemeente geeft uitsluitsel over het participatieniveau. Dit voorkomt bij de indiening van uw aanvraag discussie over indieningsvereisten ten aanzien van participatie. [Als u het impactniveau van uw initiatief heeft berekend, kunt u doorgaan naar stap 3]

Stap 3: Bepaal het participatieniveau Na het berekenen van het impactniveau van uw initiatief kunt u nu het participatieniveau van uw initiatief bepalen. Het participatieniveau dat vereist is voor uw initiatief correspondeert met het impactniveau van uw initiatief. Een initiatief met een impactniveau 1 vereist een participatieniveau 1 (informeren). Een initiatief met een impactniveau 2 vereist een participatieniveau 2 (betrekken). Een initiatief met een impactniveau 3 vereist een participatieniveau 3 (meedenken). Niveau 1 Informeren: Het informeren van belanghebbenden over het initiatief gebeurt wanneer zij vrijwel geen impact zullen ervaren. De initiatiefnemer bepaalt zelf de wijze van informeren. De belanghebbenden hebben geen invloed op de planvorming en uitvoering. Voorbeelden: langsgaan bij de buren, appje naar de buren, kaartje in de brievenbus, etc. Niveau 2 Betrekken: De initiatiefnemer betrekt betrokkenen bij het ontwikkelen van het project en de uitvoering ervan. De initiatiefnemer inventariseert meningen, ervaringen en ideeën, maar uiteindelijk neemt de initiatiefnemer het besluit. De belangen en bezwaren van belanghebbenden zijn belangrijk, maar niet bindend. Voorbeelden: informatieavond, enquête, forum informatieavond, mail, groepsapp, inloopmoment, etc.

5

Niveau 3 Meedenken: Bij meedenken dragen belanghebbenden actief bij aan de voorbereiding en uitwerking van de plannen. De belangen en bezwaren van belanghebbenden zijn belangrijk en hebben effect op de uitwerking van het initiatief. De initiatiefnemer laat belanghebbenden het liefst zo vroeg mogelijk in het proces meedenken bij het maken en uitvoeren van de plannen. Let wel, meedenken geeft belanghebbenden geen vetorecht Voorbeelden: brainstorm, Webinar, werksessie, digipanel , etc.

[Bij een initiatief van niveau 1 is geen participatieplan vereist. Heeft u een initiatief van niveau 1, ga dan door naar stap 6] [Een initiatief van niveau 2 vereist een participatieverslag waarin staat welke stappen zijn genomen in het participatieproces. Dit is een kort en bondig document van een/enkele pagina’s. Heeft u een initiatief van niveau 2, ga dan door naar stap 6] [Een initiatief van niveau 3 vereist een participatieplan. Dit is een uitgebreid document waarin alle stappen van het participatieproces staan gemeld, en de resultaten die het proces heeft opgeleverd. Heeft u een initiatief van niveau 3, ga dan door naar stap 4]

Stap 4: Maak een participatieplan U heeft een initiatief van niveau 3. Dit betekent dat uw initiatief aanzienlijke gevolgen heeft voor de fysieke leefomgeving. Een initiatief met aanzienlijke gevolgen voor de fysieke leefomgeving vraagt om een behoorlijke mate van participatie. Belanghebbenden worden bij een initiatief van niveau 3 actief betrokken bij het voorbereiden en uitwerken van de plannen. Een initiatief van niveau 3 vereist een participatieplan. Dit is een uitgebreid document waarin alle stappen van het participatieproces staan gemeld, en de resultaten die het proces heeft opgeleverd. Het participatieplan geeft richting. Dit betekent dat er gedurende het proces ruimte moet zijn om af te wijken van dit plan. Dit moet wel gebeuren in overleg met de belanghebbenden. Denk na over wie de belanghebbenden zijn en welke (mogelijke) belangen en bezwaren zij kunnen hebben. Stel vervolgens een plan op hoe u participatie gaat toepassen en op welke manier u de resultaten van de participatie wilt verwerken in uw initiatief. Noteer de belanghebbenden en breng de (mogelijke) belangen en gevoeligheden in beeld Bij stap 1 van deze leidraad heeft u nagedacht over de belanghebbenden van uw initiatief. Zorg dat u alle belanghebbenden noteert en geef daarbij aan welke (mogelijke) belangen en bezwaren zij kunnen hebben.

Belanghebbenden zijn personen of organisaties die geraakt worden door uw initiatief. Hoeveel personen of organisaties betrokken zijn hangt af van uw initiatief. Geef aan welke impact uw initiatief heeft Bij stap 2 van deze leidraad heeft u het niveau van impact van uw initiatief berekend. Noteer dit en motiveer waarom uw initiatief onder dit niveau valt. Bepaal de vorm van participatie Aan de hand van het impactniveau van uw initiatief weet u welk niveau van participatie vereist is. Noteer welke vorm van participatie u bij dit niveau wilt toepassen en motiveer uw keuze. Geef aan welke activiteiten voor participatie u gaat organiseren en wat het doel is van elke activiteit. Geef ook aan wanneer in het proces belanghebbenden worden

6

betrokken. Het is raadzaam belanghebbenden zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken. Het vroeg betrekken van belanghebbenden in het proces zorgt voor meer draagvlak voor het initiatief. Meer draagvlak draagt bij aan minder bezwaren achteraf. Vermeld wat er gebeurt met de inbreng van belanghebbenden? De uitvoering van de gekozen vorm van participatie zal leiden tot het inzichtelijk krijgen van de belangen en bezwaren van belanghebbenden van uw initiatief. Noteer hoe u de (mogelijke) belangen en bezwaren denkt te gaan verwerken in uw initiatief.

[Als u een participatieplan heeft opgesteld kunt u doorgaan naar stap 5]

Stap 5: Maak een afspraak met de gemeente U heeft een initiatief van niveau 3. Dit betekent dat uw initiatief aanzienlijke gevolgen heeft voor de fysieke leefomgeving. Uw initiatief is nu gereed om het vooroverlegtraject met de gemeente in te gaan. De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor het participatieplan in het traject. [Als u een gesprek met de gemeente heeft gehad, dan kunt u doorgaan naar stap 6]

Uitvoeren Stap 6: Voer het participatieplan uit Het is tijd om aan participatie te doen. Bij een initiatief van niveau 1 betekent dit dat u de belanghebbenden van uw initiatief informeert over uw initiatief. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld langs te gaan bij de buren, een appje te sturen of door een kaartje door de brievenbus te doen. Bij een initiatief van niveau 2 betekent dit dat u de belanghebbenden betrekt bij het initiatief. U kunt dit doen door bijvoorbeeld een informatieavond te houden, een enquête af te nemen, een mail te sturen, een groepsapp aan te maken, of door een inloopmoment te faciliteren. Bij een initiatief van niveau 3 betekent het dat u de belanghebbenden laat meedenken bij uw initiatief. Dit kan door bijvoorbeeld een brainstormsessie, een Webinar, een werksessie of een digipanel te organiseren. Bij stap 4 van deze leidraad heeft u al een plan opgesteld waarbij u heeft nagedacht over de uitvoer van de participatie. Vervolgens heeft u dit plan bij stap 5 met de gemeente besproken. Het is nu tijd om het plan uit te voeren. [Als het participatieplan is uitgevoerd, kunt u doorgaan naar de volgende stap. Bij een initiatief van niveau 1 betekent dit dat u uw aanvraag voor uw initiatief kan indienen bij de gemeente (stap 8)] [Bij een initiatief van niveau 2 of 3 betekent dit dat u een participatieverslag opstelt (stap 7).

Een initiatief van niveau 2 vereist een participatieverslag waarin staat welke stappen zijn genomen in het participatieproces. Dit is een kort en bondig document van een/enkele pagina’s. Een initiatief van niveau 3 vereist een participatieplan. Dit is een uitgebreid document waarin alle stappen van het participatieproces staan gemeld, en de resultaten die het proces heeft opgeleverd]

7

Evalueren & beoordelen Stap 7: Maak het participatieverslag U heeft de participatie uitgevoerd. Het is nu tijd om een participatieverslag op te stellen. Een initiatief van niveau 2 vereist een participatieverslag waarin staat welke stappen zijn genomen in het participatieproces. Dit is een kort en bondig document van een/enkele pagina’s. Het verslag bevat een overzicht van de belanghebbenden, een beschrijving van de uitgevoerde participatie met een motivatie van de gekozen vorm van participatie, en een kort overzicht van de belangen en bezwaren die inzichtelijk zijn gemaakt als gevolg van de uitgevoerde participatie. Een initiatief van niveau 3 vereist een participatieplan. Dit is een uitgebreid document waarin alle stappen van het participatieproces staan gemeld, en de resultaten die het proces heeft opgeleverd. Het eerste deel van dit plan heeft u al opgesteld bij stap 4 van deze leidraad. Dit deel van het plan is al besproken met de gemeente. Het is nu tijd voor het tweede deel van uw plan: het noteren van de resultaten van de uitgevoerde participatie. Noteer de belangen en bezwaren die inzichtelijk zijn geworden als gevolg van de uitgevoerde participatie. Beschrijf hoe deze belangen en bezwaren zijn verwerkt in uw initiatief. Wanneer u het participatieverslag heeft gemaakt kijkt u samen met de belanghebbenden en de gemeente hoe het hele proces is verlopen.

[Als u het participatieverslag heeft opgesteld, kunt u doorgaan naar stap 8]

Stap 8: Dien uw aanvraag in Als u de participatie met belanghebbenden goed heeft afgerond, is het tijd voor een aanvraag voor een omgevingsvergunning. Voeg bij uw aanvraag bij een initiatief van niveau 2 of 3 het participatieverslag toe. Als u een uitgebreid participatietraject heeft uitgevoerd, kunt u ook eventueel presentaties, versies van uw plan en andere communicatie toevoegen. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het te doorlopen proces. Dit helpt bij de besluitvorming. Het college van burgemeester en wethouders beslist over uw initiatief. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van de aanvraag ook de meegestuurde documentatie. De gemeente laat u weten wat de uitkomsten zijn van het vooroverleg en/of de vergunningaanvraag.

Het belang van participatie De gemeente Voorschoten vindt het belangrijk dat ideeën en plannen voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig worden ontwikkeld. Het betrekken van belanghebbenden, onder wie omwonenden, is daar een belangrijk onderdeel van. Een goed participatieproces, een traject waaraan belanghebbenden deelnemen, ondersteunt het komen tot een beter plan. Dat komt mede doordat vragen en eventuele zorgen van omwonenden kunnen worden omgezet in creatieve oplossingen. Het is belangrijk belanghebbenden al vroeg te betrekken en zorg er daarbij voor dat zij informatie uit de eerste hand krijgen. Vaak worden initiatieven breder gesteund als belanghebbenden al vroeg worden betrokken. Bij een initiatief van niveau 2 of 3 waarbij u bijeenkomsten plant is het belangrijk dat belanghebbenden zich kunnen voorbereiden. Geef daarom aan wanneer de bijeenkomst plaatsvindt en verschaf de belanghebbenden al op voorhand van de nodige informatie. Gedurende het proces is het belangrijk om belangen en bezwaren serieus te nemen. Een participatieproces verloopt beter als iedereen zich gehoord voelt. Dit zorgt voor meer draagvlak voor uw initiatief.

Een initiatief met draagvlak, wat trouwens niet hoeft te betekenen dat iedereen het er mee eens is, draagt bij aan minder bezwaren achteraf! Geef duidelijk aan op welke punten belanghebbenden ruimte hebben om hun belangen en bezwaren te delen en waarom. Maak ook goede afspraken over wat er gebeurt met de

8

input van de belanghebbenden. Zorg er altijd voor dat u de belanghebbenden gedurende het proces goed informeert over veranderingen in het participatieproces. Indien er veranderingen optreden, pas dan uw participatieplan aan en koppel dit terug aan de gemeente. Een initiatief met draagvlak zorgt voor minder bezwaren achteraf.

Deze leidraad helpt u om uw participatietraject vorm te geven, draagvlak te vergroten en de besluitvorming door de gemeente sneller en soepeler te laten verlopen. We adviseren u daarom de leidraad, waar van toepassing, zo veel mogelijk te volgen.

9