Bijlage 3. Brief OR over huisvesting ambtelijke organisatie 13 mei 2024

Aan de griffie van gemeente Voorschoten

Datum Uw brief van: Ons kenmerk:

13 mei 2024 N.v.t. Z/24/082508/396635

Datum verzending Behandelaar Bijlage(n):

Onderwerp

Huisvesting ambtelijke organisatie

13 mei 2024 OR/rb -

Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad van Voorschoten, Naast de zorg voor een prettige woon- en leefomgeving voor burgers en ondernemers heeft de gemeente Voorschoten als werkgever een zorgplicht voor de ambtelijke organisatie van de gemeente. Namens de ambtelijke organisatie willen wij een lans breken met het doel te zorgen voor voldoende en adequate huisvesting. Om die reden schrijven wij u deze brief. Bekend is dat de huidige huisvesting van de ambtelijke organisatie niet voldoet. Het is verouderd, een deel is in gebruik voor de opvang van vluchtelingen en er is ruimtegebrek. De zoektocht naar tijdelijke huisvesting op de korte termijn heeft geresulteerd in een mogelijke locatie aan de Beethovenlaan 69. Op de langere termijn zal het gemeentehuis weer eens te meer het huis van ons dorp kunnen worden, waar het prettig verblijven zou horen te zijn voor zowel bezoekers als medewerkers en met mogelijk ruimte voor een bibliotheek. Met deze laatste denkrichting heeft de raad ingestemd bij de behandeling van de Ontwikkelvisie Centrum in 2023. Ook de huisvesting van het Uitvoerend Bedrijf aan de Koninklijke Marinelaan (MOCgebouw), de werklocatie aan de Hofweg en de begraafplaats zijn verouderd en dienen verbeterd te worden. De gemeente heeft na de Coronacrisis van 2020-2022 te maken gekregen met het inhuizen in het gemeentehuis van Oekraïense vluchtelingen.

Daarvoor is uiteraard alle begrip, alleen betekende dit dat voor de ambtelijke organisatie er naast veel werkplekken ook vergadermogelijkheden verdwenen. Deze situatie duurt nog steeds voort. Daarnaast is al bij meerdere Risico-Inventarisaties en Evaluaties (RI&E) geconstateerd dat het werken in het gemeentehuis niet aangenaam is. Zo was er in 2014 en 2019 al sprake van veel gebreken, zoals de licht-, maar ook de luchtkwaliteit.

OR gemeente Voorschoten | or@voorschoten.nl

Kenmerk: Z/24/082508/

Pagina: 2 van 3

Bij het jongste RI&E-onderzoek uit 2023 is in het Plan van Aanpak van 1 november 2023 opgenomen, dat: “Het achterstallig onderhoud een negatief effect heeft op de arbeidsomstandigheden”. Dit komt eveneens tot uiting in het gehouden Medewerkerstevredenheidonderzoek. Naar onze mening en de mening van de preventiemedewerkers is het niet verantwoord om te werken in het gemeentehuis van Voorschoten. Zo is de luchtkwaliteit nog steeds niet op orde en ondanks lapwerk en goede bedoelingen heeft dit niet geleid tot een concrete aanpak. De werksituatie en de staat van onderhoud van het MOC-gebouw, waar leidinggevenden en medewerkers van de buitendienst werk- en vergaderruimte hebben is vergelijkbaar met die van het gemeentehuis Voorschoten. In het Plan van Aanpak RI&E van 1 november 2023 valt te lezen dat: “Er sprake is van behoorlijk achterstallig onderhoud. Een belangrijke oorzaak is het uitblijven van de beslissing om te verhuizen naar nieuwe (bestaande) locatie en/of verbouwen. Ook Corona en de splitsing van de gemeenten zijn redenen geweest om niet te investeren in onderhoud van gebouwen” en dat “Alleen noodzakelijk onderhoud en reparaties werden uitgevoerd.” Een vergelijkbaar beeld geldt voor de begraafplaats en de locatie aan de Hofweg. Al in 2021 is de gemeenteraad op de hoogte gebracht van de slechte werkomstandigheden voor collegeleden en de ambtelijke organisatie.

Met name maakte het CDA zich toen zorgen om de “slechte staat van de gemeentelijke gebouwen” Nogmaals het CDA (15 november 2021): “Wat daarbij komt is dat het college plannen heeft voor de verduurzaming, renovatie of nieuwbouw van het gemeentehuis. Dat monument is in slechte staat en moet worden verduurzaamd.” In het coalitieakkoord 2022-2026 is in hoofdstuk ‘3 Betrouwbare dienstverlening aan inwoners’ opgenomen dat van de gemeentelijke organisatie een proactieve houding wordt verwacht. In hoofdstuk 6 Wonen wordt onder ‘8 Gemeentehuis’ ingegaan op de slechte staat van het gemeentehuis en dat dit niet voldoet aan de huidige opgaven:

Kenmerk: Z/24/082508/

Pagina: 3 van 3

Wij vragen u daarom om in het belang van de ambtenaren en de gemeentelijke organisatie door te pakken met het realiseren van goede huisvesting. Hiertoe dienen voldoende capaciteit en middelen ter beschikking te worden gesteld. In de eerste plaats door maatregelen te nemen die op de korte termijn leiden tot een gezonde en veilige werkomgeving. Tijdelijke huisvesting zoals aan de Beethovenlaan 69 geeft ‘lucht’ en wij gaan ervan uit dat u dit omarmt. Voor de lange termijn is dit niet voldoende. Hiervoor heeft u met de Ontwikkelvisie Centrum 2023 gekozen voor een gemeentehuis met bestuur en ambtenaren en mogelijk een bibliotheek op de locatie van het huidige gemeentehuis. Voor de huisvesting van het Uitvoerend Bedrijf loopt een onderzoek. Wij wensen u wijsheid toe bij de te nemen besluiten over de huisvesting van de ambtelijke organisatie en zijn benieuwd naar uw reactie(s). Met vriendelijke groet, Ondernemingsraad gemeente Voorschoten, Namens deze

Marco Kortleever Secretaris ondernemingsraad