Bijlage 2 Stichting Voorschotense Openbare School (VOS) bestuursverslag 2023

Stichting VOS Ontwikkelingen leerlingenaantal Leerlingen per teldatum 1 februari

Realisatie 2022 458 458

Realisatie 2023 440 440

Begroot 2024 453 453

*Figuur 19: leerlingaantallen van locatie Multatulilaan en Ter Lips tezamen

30

Begroot 2025 448 448

Begroot 2026 448 448

Begroot 2027 448 448

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Oktober 2020

Oktober 2021

Februari 2022

Februari 2023

Februari 2024

Februari 2025

Februari 2026

Aantal lln Multatulilaan

226

227

233

218

221

Aantal lln Ter Lips

221

217

225

220

226

Aantal lln obs De VOS

447

444

458

438

447

Toe-/afname lln aantal

+4

-3

+14

-20

+9

Prognose obs De VOS

448

448

Toe-/afname lln aantal

-5

0

Jaar

Figuur 20: leerlingaantallen van locatie Multatulilaan en Ter Lips afzonderlijk Personele bezetting Vanaf 2024 loopt de formatie terug om de financiën op orde te krijgen. Door het wegvallen van deze loonkosten is het mogelijk om het tekort in resultaat van 2024 naar 2027 gecontroleerd af te bouwen.

Stichting VOS Personele bezetting in fte per 31 december Directie en management Onderwijzend personeel Onderw.ondersteunend pers Totaal personele bezetting

Realisatie

Realisatie

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

2022 2,3 25,3 4,6 32,2

2023 1,8 25,7 4,5 32,0

2024 1,8 24,5 3,5 29,8

2025 1,8 22,5 3,4 27,7

2026 1,8 22,2 3,4 27,4

2027 1,8 21,0 3,4 26,2

*Figuur 21: formatie waarmee in de meerjarenbegroting 2024-2027 is gerekend

A2. Meerjarenbegroting

Stichting VOS Resultatenrekening (x € 1.000) Baten Ministerie OCW Overige overheidsbijdragen Overige baten Lasten Personele lasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige instellingslasten

Saldo baten en lasten Financiële baten en lasten

Realisatie

Realisatie

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

2022

2023

2024

2025

2026

2027

3.120 13 37 3.170

3.241 13 61 3.315

3.048 13 51 3.112

3.134 13 28 3.175

3.100 13 28 3.141

3.100 13 28 3.141

2.596 80 239 255 3.170

2.913 73 244 274 3.504

2.775 75 299 245 3.394

2.629 65 296 239 3.229

2.634 68 296 237 3.235

2.543 76 296 235 3.150

0 -5

-189 11

-282 53

-54 40

-94 35

-9 35

31

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Exploitatieresultaat Resultaatbestemming Algemene reserve Bestemmingsreserves publiek Bestemmingsreserves privaat

-5

-178

-229

-14

-59

26

-5 0 0 -5

-178 0 0 -178

-187 -42 0 -229

-14 0 0 -14

-59 0 0 -59

26 0 0 26

*Figuur 22: de realisatie van de jaren 2021 en 2022 en de begroting voor de jaren 2023 t/m 2026

Stichting VOS

Realisatie

Realisatie

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

Kengetallen (baten en lasten) 2022 Personele lasten in % van totale lasten 81,9% Verhouding rijksbijdrage / totale baten 98,4% Resultaat in % van tot baten (rentabiliteit) -0,2% *Figuur 23: kengetallen baten en lasten

2023

2024

2025

2026

2027

83,1%

81,8%

81,4%

81,4%

80,7%

97,8%

97,9%

98,7%

98,7%

98,7%

-5,4%

-7,4%

-0,4%

-1,9%

0,8%

Meerjarige staat van baten en lasten De begroting voor 2024 is opgesteld aan de hand van de gerealiseerde kosten en opbrengsten in. De begroting sluit in 2024 met een negatief resultaat van € -229.000. Omdat het leerlingenaantal naar verwachting redelijk gelijk blijft vertonen de baten een stabiel beeld. De personele lasten dalen in 2024, mede als gevolg van het wegvallen van de NPO middelen en blijven daarna redelijk stabiel. Ook de overige instelligslasten dalen in 2024 waarna deze lasten ook stabiel zijn begroot. De huisvestingslasten nemen in de begroting 2024 toe als gevolg van een hogere dotatie aan de voorziening onderhoud. Zowel op de (Rijks)baten als op de personele en materiele lasten is geen indexering toegepast. De begrotingen 2025-2027 zijn richtinggevend. Elk jaar wordt een taakstellende begroting opgesteld voor het eerstkomende boekjaar.

Financiële positie en kengetallen De stichting is niet actief op het gebied van investeringen buiten de school om en is voornemens dit in de toekomst zo te houden. Stichting VOS Verkorte balans (x € 1.000)

Activa Materiële vaste activa Vorderingen Liquide middelen

Balans

Balans

Balans

Balans

Balans

Balans

31-12-2022

31-12-2023

30-12-2024

30-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

285 83 1.817 2.185

222 73 1.702 1.997

264 78 1.463 1.805

406 76 1.444 1.925

426 77 1.495 1.997

426 76 1.638 2.140

32

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Passiva Algemene reserve Bestemmingsreserves publiek Bestemmingsreserves privaat Voorzieningen Schulden kort

762 642 43 403 335 2.185

584 642 43 378 350 1.997

397 600 43 423 342 1.805

383 600 43 553 346 1.925

324 600 43 686 344 1.997

*Figuur 24: financiële positie Toelichting op de ontwikkelingen in de balans Door hoge investeringen nemen in 2025 de materiele vaste activa toe. De liquide middelen dalen vanwege de begrote exploitatietekorten en de begrote investeringen minus de afschrijvingen. De algemene reserve wordt belast met de begrote resultaten en neemt daardoor af. Een deel van de negatieve resultaten kan nog t.l.v. de publieke bestemmingsreserve worden gebracht. De dotatie aan de voorziening onderhoud is vooralsnog vanaf 2024 begroot op € 140.000 per jaar. Hierdoor neemt de voorziening toe maar de bevindingen in 2024 kunnen zorgen voor noodzakelijke aanpassingen. Op het punt van schulden en vorderingen zijn op dit moment geen bijzonderheden verwacht en laten daarmee een stabiel beeld zien.

Stichting VOS Kengetallen Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio (incl. voorzieningen)

Huisvestingsratio *Figuur 25: kengetallen

Realisatie 2022 5,67

Realisatie 2023 5,07

85% 8%

82% 7%

Begroot 2024 4,21

Begroot 2025 3,77

Begroot 2026 3,55

Begroot 2027 3,63

80% 9%

80% 9%

79% 9%

79% 9%

Naast deze kengetallen wordt gekeken naar het publieke vermogen van De VOS. Dit vermogen is in 2023 hoger dan het normatief vermogen. Door de exploitatietekorten, begroot in de komende jaren neemt het vermogen af. Daarnaast wordt verwacht dat de wijziging in de wijze waarop de onderhoudsvoorziening vanaf 2024 moet worden gevormd een beslag legt op het vermogen. Tenslotte wordt in 2024 een nieuwe risico-inventarisatie gemaakt. Ook hieruit kan een hoger of lager beslag op het vermogen volgen.

33

350 600 43 802 345 2.140

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

OBS De VOS

Realisatie

Realisatie

Begroot

Begroot

Begroot

Begroot

Overzicht eigen vermogen

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Eigen vermogen publiek Normatief eigen vermogen Saldo (bovenmatig eigen vermogen)

1.404.122 595.072

1.226.042 545.208

997.456 578.335

983.464 723.119

924.907 741.108

950.908 740.908

809.050

680.834

419.121

260.345

183.799

210.000

Ratio eigen vermogen

2,36

2,25

1,72

1,36

1,25

1,28

Resultaten (verwerkt in vermogen)

-5.047

-178.080

-228.586

-13.992

-58.557

26.001

*Figuur 26: het verloop van het vermogen in relatie tot het normatieve vermogen laat in de jaren 2024-2027 het volgende verloop zien. Hierbij is nog gene rekening gehouden met de ontwikkeling voorziening onderhoud en de nieuwe risicoanalyse.

6.2 Overige rapportages (B) B1. Interne beheersing en controle De school hanteert een planning en control cyclus waarbij de directeur-bestuurder de ontwikkeling van de financiële resultaten bewaakt en periodiek verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De basis voor de periodieke verantwoording vormt, naast de realisatie, de begroting. De begroting is een taakstellend budget. Om de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de budgethouders neer te kunnen leggen moeten zij voldoende mogelijkheden hebben om informatie te krijgen over de realisatie van de begroting en moeten zij de lasten kunnen beheersen. Dit wordt bewerkstelligd doordat de betreffende budgethouder: • • •

Inzicht heeft in een of meer bankrekeningen van de stichting en/of toegang heeft tot het management informatiesysteem OHMIX en/of op regelmatige basis een gespecificeerd exploitatieoverzicht ontvangt

Om interne risico’s te beheersen, wordt functiescheiding toegepast binnen de school en tussen de directeurbestuurder en de Raad van Toezicht. Tussen de directeur-bestuurder en haar administratieve dienstverlener, OHM, is een Service Level Agreement van toepassing. Zowel de personele mutaties als de materiële mutaties (facturen) worden digitaal doorgegeven en verwerkt in de administratie door Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM), het administratiekantoor van stichting VOS. De realisatie van de begroting is te benaderen via het online management informatiesysteem OHMIX. Hierin zijn de financiële gegevens te raadplegen op gebied van baten en lasten alsmede de balanspositie. De informatie wordt dagelijks ververst. Uiterlijk de 16e van de maand is de periode tot en met de vorige maand volledig geboekt en is betrouwbare informatie beschikbaar. Via het online informatiesysteem is ook personele informatie beschikbaar in zowel omvang (fte’s) als in geld (loonkosten). Het betreft hier zowel actuele informatie als trendinformatie. Naast voorgaande punten wordt in het kader van interne beheersing en controle bij De VOS de PCDA-cyclus van Deming gevolgd op zowel bestuurs-/school-, groeps- als leerlingniveau, zie figuur 28*. De verschillende cycli staan hierbij niet los van elkaar.

Integendeel, ze werken als radars binnen het hetzelfde systeem en beïnvloeden elkaar continu (zie het overzicht op de volgende pagina).

34

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Om er zeker van te zijn dat je als bestuur en school in control bent en geen zaken over het hoofd ziet, is het van belang om naast de reguliere kwaliteitszorgcyclus pas op de plaats te maken en te bezien of je op de verschillende beleidsterreinen nog die kwaliteit levert die je wilt leveren en of de vastgelegde afspraken/ protocollen nog passend zijn bij de huidige situatie.

Bestuurs-/schoolniveau Plan

Schoolplan Meerjaren begroting Meerjaren onderhoudsplan Meerjaren personeelsplanning Meerjaren investeringsplan Ondersteuningsprofiel Jaarplan Project-/innovatieplannen Werkverdelingsplan Duidelijkheid naar ouders Uitvoering beschreven plannen

Do Check Bestuursverslag

Groepsniveau Groepsplannen Jaarrooster Weekplanning Klassenmanagement

Verwachtingsgesprek Handelingsplan OPP Groeidocument

Uitvoering beschreven plannen

Uitvoering beschreven plannen

Leerlingvolgsysteem Controle verklaring accountant Methodegebonden toetsen Leerlingvolgsysteem Groepsbesprekingen Dashboarden Ultimview Observaties/ collegiale Inspectierapport consultatie Bouw- en teambijeenkomsten Gesprekken leerlingen en Start-, functionerings- en ouders beoordelingsgesprekken team+ondersteuning Observaties in de groepen Tevredenheidsmeting leerlingen (IB), leerkrachten en ouders Vergaderingen RvT MR en leerlingenraad Externe contacten met o.a. schoolbegeleiders, SWV-Passend Onderwijs, collega directeuren en bestuurders

Act

Leerlingiveau

Leerlingvolgsysteem Methodegebonden toetsen Observaties Aanvullende onderzoeken Gesprekken leerling en ouders

Borgen wat goed gaat en/of Borgen wat goed gaat en/of Borgen wat goed gaat en/of terug naar de planfase met die terug naar de planfase met die terug naar de planfase met die punten die (nog) beter kunnen of punten die (nog) beter kunnen of punten die (nog) beter kunnen of moeten. moeten. moeten.

*Figuur 27: PCDA-cyclus van Deming

35

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

B2. Risico’s en onzekerheden Stichting VOS ziet voor de komende jaren onderstaande mogelijke risico’s. Per risico zijn reeds maatregelen genomen om het betreffende risico te beperken of af te dekken danwel nader te onderzoeken zodanig dat adequate maatregelen genomen kunnen worden. Operationeel risico: Landelijk tekort onderwijspersoneel (OP en OOP). Maatregelen: Gezien de krapte op de onderwijsarbeidsmarkt is het van belang om expliciet aandacht te besteden aan het behouden en aantrekken van personeel. Een goed kwalitatief personeelsbestand vergroot de arbeidsvreugde binnen de organisatie en laat het gevoel van werkdruk afnemen. Momenteel heeft De VOS nog voldoende medewerkers om alle groepen te bemensen en extra ondersteuning te realiseren, maar om dit ook in de toekomt te kunnen garanderen is het van belang om nu te handelen. •

Behouden van personeel In 2020 heeft de Onderwijsraad onderzoek gedaan naar de wijze waarop de werkdruk in het onderwijs kan worden verlaagd en de kwaliteit kan worden verhoogd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn gebundeld in het advies Tijd voor focus. De raad adviseert het idee los te laten dat één leraar alle activiteiten voor een groep moet verzorgen. Er kan meer gedifferentieerd worden in wie wat doet en er kan beter gebruik worden gemaakt van de expertise van ondersteunende professionals zoals onderwijsassistenten, vakleerkrachten en andere specialisten. Schoolleiders en -bestuurders hebben een belangrijke rol om samenhang en focus van werkzaamheden te bewaken en als brug en buffer tussen school en buitenwereld te gaan staan. Beide adviezen zijn overgenomen door De VOS en vanaf het schooljaar 2021-2022 concreet vormgegeven. T/m 2023 hebben we hiervoor gebruik gemaakt van de NPO gelden. Met het afscheid nemen van deze gelden vanaf 1 juli 2023 zetten we in op de professionele en lerende organisatie, om zo meer wendbaar te worden (zie 4.2 personeelsbeleid).

•

Aantrekken van personeel De VOS heeft ten aanzien van het aantrekken van kwalitatief goed personeel 2 belangrijke pijlers: Stagiaires OP en OOP Al vele jaren zijn er bij De VOS stagiaires OP en OOP werkzaam en met veel succes. Een groot deel van het huidige personeelsbestand is ooit als stagaire op obs De VOS begonnen. De komende jaren wordt deze lijn voortgezet. Om ook in de toekomst stagiaires te mogen blijven opleiden vormt stichting VOS sinds het najaar van 2022 samen met andere schoolbesturen uit de regio en de Hogeschool Leiden een aspirant opleidingsschool Ieder1 leert Anders. - Mond-tot-mondreclame Positieve mond-tot-mondreclame is in een krappe arbeidsmarkt de beste manier om je te onderscheiden van andere scholen en personeel te werven. Op een advertentie op een vacaturesite komen nauwelijks nog reacties terwijl het delen van de vacature door eigen medewerkers en ouders op sociale media tot nu toe wel succesvol is gebleken. Met circa 40 medewerkers en 900 ouders heeft de school een groot bereik waar we veelvuldig gebruik van maken.

•

Lange termijn personeelsplanning Het vervullen van een vacature kan soms lang duren daarom is het van belang om goed zicht te hebben op het (natuurlijk) verloop in de komende jaren. Op die manier kan er tijdig gezocht worden naar een geschikte externe kandidaat of kan een goed functionerende stagiaire worden behouden voor de 36

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

organisatie door iemand vast aan te stellen met het oog op aankomend (natuurlijk) verloop. Hiertoe is de de meerjarenpersoneelsplanning 2023-2026 inclusief natuurlijk verloop opgesteld en vertaald naar de meerjarenbegroting 2023-2026. Beide worden jaarlijks bijgesteld.

B3. Rapportage toezichthoudend orgaan In de rol van toezichthouder houdt de RvT toezicht op de beheersing van de financien door het bestuur, rekening houdend met interne en externe ontwikkelingen en potentiele risico’s. Zie ook hoofdstuk 2.

37

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

7. Jaarrekening 2023

38

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Bijlage 1. Stand van zaken beleidsvoornemens schoolplan 2020-2024 Doelen vanuit het schoolplan t.a.v. kwaliteitszorg waar in 2023-2024 nog aan wordt gewerkt; Groen

Afgerond

Oranje

Loopt, maar nog niet afgerond

Rood

Nog niet opgepakt of vervallen

Beleidsvoornemens Onderwijsinhoud (primaire proces) Onderwijsaanbod aan pluskinderen verder ontwikkelen

Zelfstandigheid en eigenaarschap van leerlingen bevorderen

Doel Het leerteam Hb/MB ontwikkelt praktische beleidsvoornemens voor groep 1 t/m 8. •

Het aanbod voor HB en MM is zowel buiten de klas (levelwerk) zichtbaar als in de klas.

•

Er is een HB-signaleringsinstrument

Het leerteam executieve functies ontwikkelt praktische beleidsvoornemens voor groep 1 t/m 8. •

Er is een doorgaande leerlijn zichtbaar op minimaan 2 onderdelen van de executieve functies. Het Leerteam executieve functies komt met een voorstel om vanuit bestaande leerlijnen een doorgaande lijn te ontwikkelen door de school te implementeren.

Onderwijsaanbod domein Nederlandse taal

Doel

Verbanden leggen tussen begrijpend lezen en de Het leerteam lezen ontwikkelt praktische beleidsvoornemens voor groep 1 t/m 8. vakgebieden gericht op oriëntatie op jezelf en de wereld ter bevordering van de transfer van kennis en vaardigheden. • De leesmethode Blink is geïmplementeerd

•

Groep 1 t/m 3 heeft kennis over VVE uitgebreid en een beredeneerd aanbod hiervoor

•

Implementatie van nieuwe begrijpend/technisch leesmethode

39

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

•

Naast voorgaande punten uit het schoolplan zijn er het afgelopen jaar 2 belangrijke speerpunten bij gekomen die momenteel de nodige aandacht vragen: NT2 onderwijs en woordenschat (in relatie tot de ITK Voorschoten)

Onderwijsaanbod domein Engels

Doel

•

In dyslexieprotocol opnemen hoe om te gaan hiermee binnen Engels Onderwijsaanbod domein Vakoverstijgend aanbod Burgerschap

De dyslectische leerlingen een zo optimaal mogelijk programma bieden Doel

Het leerteam burgerschap ontwikkelt praktische beleidsvoornemens voor groep 1 t/m 8.

• •

We kunnen aantonen dat en hoe we voldoen aan de wet burgerschap.

Gedrags/pestprotocol is opnieuw vastgesteld en geïmplementeerd.

Beleidsvoornemens Personeel Managementstatuut vaststellen en implementeren

Doel

•

Er is een nieuw management statuut vastgesteld en geïmplementeerd.

Beleidsvoornemens communicatie Optimaliseren communicatie met ouders Optimaliseren van website

Beleidsvoornemens ICT Optimaliseren toegang tot informatie op Sharepoint, Outlook teamagenda en Parnassys ICT-plan vaststellen en implementeren

Doel

• • • • • • •

Maandelijkse nieuwsbrief naar ouders vanuit directie

•

Werken in een optimale online leer- en werkomgeving

•

ICT-protocol voor de leerlingen opstellen

Er is een informatie-avond aan het begin van het schooljaar De communicatiemogelijkheden van Parro zijn geoptimaliseerd

Reactietermijn op vragen die binnenkomen van ouders en personeel is 5 werkdagen. Bij urgentie is dit 1 dag. Directie maakt de inschatting of het urgent is. Doel

Beleidsvoornemens Kwaliteit & Control

Doel

40

Stichting VOS, bestuursverslag 2023

Meerjaren evaluatieplanning vaststellen en implementeren Beleidsvoornemens Huisvesting

•

Overdrachtsonderzoek gebouwen van de gemeente naar Stichting Vos

•

Continue verbetering en vernieuwing in een organisatie sturen Doel Er is overleg met, een scenario keuze en uitwerking van gekozen scenario.

Parkeren naar 2024-2025 Onderwijsaanbod domein Nederlandse taal Keuze en implementatie nieuwe aanvankelijk leesmethode. Onderwijsaanbod domein Oriëntatie op jezelf en de wereld Keuze en implementatie van een nieuwe (geïntegreerde) methode voor Aardrijkskunde, Geschiedenis en Natuur & Techniek

Volgende stap

•

Keuzeproces start in 2023-2024 verplaatsen we naar 2024-2025 als we meer zicht hebben op VVE en Blink. Volgende stap

•

Nagaan of de bij de nieuwe leesmethode horende methode voor zaakvakken geschikt is om te gebruiken.

41