Bijlage 2 Reactie van het college op de aanbevelingen

MEMO Datum: Aan: Van: Onderwerp:

dinsdag 23 april 2024 Gemeenteraad College van B&W Reactie van het college op de aanbevelingen evaluatie AB-huis

De onderzoekers van KWINK Groep hebben in de evaluatie van het verkoopproces van het Ambachts- en Baljuwhuis verschillende aanbevelingen gedaan om verbeteringen aan te brengen in de gemeentelijke processen, werkwijze en onderlinge omgang. Per (deel)aanbeveling geeft het college aan, aan wie de aanbeveling is gericht en wat het voorstel is om met deze aanbeveling te doen.

1

2

3

Aanbeveling (door KWINK Groep) Stel voor een volgend verkoopproces een projectleider aan, met voldoende (bestuurlijk) gewicht en senioriteit. Zorg daarnaast voor een projectteam, waarin ambtenaren zitten met expertise op het gebied van de verkoop van maatschappelijk vastgoed en waarin voldoende juridische kennis aanwezig is (zowel privaatrechtelijk, voor het toezien op het opstellen van de koopovereenkomst als publiekrechtelijk). Zie erop toe dat het projectteam keuzes herleidbaar documenteert, voor het geval er wisselingen plaatsvinden.

Aan wie Organisatie

Daarnaast bevelen we aan om in volgende verkoopprocessen vooraf uit te denken welke expertise op welk moment nodig is, zodat tijdig gezocht kan worden naar de juiste expertise en er bijvoorbeeld een selectie uit meerdere experts kan worden gemaakt. Ook raden we aan om voldoende tijd in te bouwen voor het bespreken van en reflecteren op externe adviezen.

Organisatie

Pagina 1 van 3

Organisatie

Wat doen we Projectmatig werken wordt in de organisatie verankerd, als onderdeel van de organisatieontwikkeling. Het werken met een (senior) projectleider en een projectteam waar de benodigde disciplines in zitten, vanuit de eigen organisatie of, indien nodig, extern, valt straks onder de standaard werkwijze. Wanneer sprake is van een verkooptraject van een gemeentelijk eigendom wordt ook kennis van de relevante juridische domeinen ingewonnen. Een van de taken van een projectleider is het toezien op de documentatie en archivering van informatie, zodat de continuïteit van een project gewaarborgd blijft. Binnen de organisatie is aandacht voor bij het inbedden van projectmatig werken in de organisatie. Inzicht krijgen in de benodigde expertise krijgt een plaats aan de start van de projecten bij het schrijven van de projectopdracht. Het advies om voldoende tijd in de processen in te bouwen voor reflectie op externe adviezen nemen we ter harte en is een blijvend aandachtspunt bij het uitwerken van een projectplanning. Voor inkoop- en aanbestedingen werkt de organisatie samen

4

Het gebrek aan vertrouwen tussen de raad en het college is niet simpel op te lossen.

Raad en college

5

Voor een volgend verkoopproces bevelen we het college wel aan om steeds expliciet en proactief aan te geven wat de rol van het college is op de verschillende momenten in het proces: wanneer krijgt de raad informatie in het kader van de actieve informatieplicht? Wanneer kan de raad kaders meegeven? Wanneer heeft de raad een controlerende rol, maar neemt het college de besluiten? Communiceer als college proactief naar de raad over gevoelige dossiers, ook als dit formeel nog niet nodig is. Voorkom hiermee dat raadsleden uit openbare bronnen informatie verkrijgen, in plaats van via het college. Geef vanuit het college bij de informatievoorziening richting de raad steeds aan in welk kader en met welk doel het college de informatie deelt: is dit in het kader van de actieve informatieplicht? En zo ja, op welk moment wordt de raad dan bijvoorbeeld om wensen en bedenkingen gevraagd? Als het gaat over een langer lopend proces, is het raadzaam om vooraf weer te geven welke stappen doorlopen gaan worden, en op welk moment de raad welke rol heeft. Vervolgens kan op ieder moment van informatieverstrekking aangegeven worden waar in het proces de gemeente zich bevindt. Vraag daarnaast tijdig advies van de raadsgriffier bij de inzet van instrumenten zoals de wensen en bedenkingenprocedure.

College

6

7

8

Pagina 2 van 3

met Stichting Rijk. Het college heeft een gestandaardiseerde werkwijze voor de verkoop van gemeentelijk vastgoed vastgesteld, om eenduidig transparante, openbare en marktconforme verkopen mogelijk te maken. We stellen voor om de opgave voor het versterken van het vertrouwen tussen de raad en het college aan de onderzoekers van het bestuurskrachtonderzoek mee te geven als ontwikkelpunt voor het gemeentebestuur. We nemen het advies ter harte om de raad proactief te informeren, waarbij we aangeven welke soort informatie de raad mag verwachten, en waarbij helder is wat de rolverdeling tussen raad en college is, zodat beiden hun eigen rol goed kunnen invullen.

College

Zie aanbeveling 5

College

Zie aanbeveling 5 Een van de plekken waar het college de raad meeneemt in de processen zijn de startnoties die voorafgaand aan beleidsontwikkeling of projecten naar de raad worden gestuurd. Hierbij houden we rekening met eventuele adviezen die de werkgroep startnotities formuleert.

Organisatie

In de organisatieontwikkeling is aandacht voor het tijdig advies vragen aan collega’s over het gebruik en inzet van de sturingsinstrumenten van college en raad, waaronder de

9

10

11

12

Het kan helpen om beleid of richtlijnen op te stellen over de verkoop van vastgoed en het inzetten van Bibobonderzoeken. Belangrijker bij complexe processen, is ons inziens een cultuur waarin ruimte is voor de organisatie om tussentijds te reflecteren op het proces en waarin wordt geluisterd naar (kritische) signalen vanuit de organisatie. Dit betreft cultuur en houding, en dat is niet eenvoudig te veranderen of verbeteren. Begin door hier intern het gesprek over aan te gaan. Verbeter de duidelijkheid van de informatievoorziening naar de raad. Laat raadsstukken bijvoorbeeld controleren op begrijpelijkheid. Als informatie te complex en gevoelig is voor in een informatiebrief, overweeg dan een (vertrouwelijke) bijeenkomst met de raad. Stel beleid op over de geheimhouding van stukken, onder andere stukken die in het kader van Bibob-onderzoek zijn verzameld. Verwerk hierin ook op welke manier (processen, systemen) de geheimhouding daadwerkelijk geborgd wordt en zorg dat hierop gestuurd wordt.

Pagina 3 van 3

College

Organisatie

College, organisatie

Organisatie

wensen- en bedenkingenprocedure. Het college werkt aan nieuw verkoopbeleid voor maatschappelijk vastgoed, deze aanbeveling wordt daarin uitgewerkt. Het verder ontwikkelen van een open cultuur waarin ruimte is voor inzichten vanuit verschillende hoeken van de organisatie is een onderdeel van de organisatieontwikkeling, waar op dit moment aan wordt gewerkt. Aangezien cultuurveranderingen langzaam gaan zal dit in de komende jaren een aandachtspunt blijven. De kwaliteit van de ambtelijke stukken ten behoeve van de besluitvorming in raad en college heeft de aandacht van de organisatie. Binnen de organisatieontwikkeling is een project gericht op de verbetering van het voorbereidingsproces en de stukken die voor besluitvorming worden geagendeerd. Het MT heeft een gestandaardiseerde werkwijze geheime documenten laten opstellen, met daarin advies over hoe om te gaan met geheimhouding, inclusief ondersteunende formats.