Bijlage 2 MEMO fractievergoeding uitwerking t.b.v. presidium februari 2023.docx

MEMO Datum: Aan: Van: Cc: Onderwerp:

dinsdag 14 februari 2023 Presidium Mw. drs. Minke Elkerbout Fractievergoeding uitwerking

Geachte leden van het presidium, In uw vergadering van 22 november 2022 besprak u een notitie over fractievergoeding. Centraal stond de vraag of op een andere manier omgegaan kan worden met fractievergoeding, waardoor er een bedrag over blijft om op een andere manier aan de raad te besteden. Uit deze bespreking is naar voren gekomen dat fractievergoeding als middel ter ondersteuning van de fracties moet blijven bestaan. Niet alle fracties willen er gebruik van maken, maar zij willen de andere fracties wel die ruimte bieden. Sommige fracties willen er juist meer gebruik van maken. Er is uitgesproken dat er behoefte is aan helderder regels voor de besteding met ruimere mogelijkheden binnen de wettelijke kaders. Daarnaast is er behoefte aan een gemakkelijker werkwijze voor de betaling van de vergoeding. Het aanhouden van een zakelijke rekening kost veel geld en het openen van een dergelijke rekening kan ingewikkeld zijn. Tot slot is er sympathie voor een model waarbij de niet gebruikte vergoeding op een andere manier ten gunste van de raad wordt ingezet. In deze memo ga ik op deze aspecten in en doe ik voorstellen. Duidelijke regels voor besteding en verantwoording fractievergoeding Sinds 2016 bestaan de ‘Richtlijnen besteding en verantwoording fractievergoeding’. Deze zijn geschreven nadat het presidium op dat moment behoefte had aan striktere richtlijnen voor besteding.

In de bijlage treffen jullie een voorstel aan voor nieuwe bestedingsrichtlijnen. Hierin is helder omschreven waar de vergoeding voor bedoeld is en waaraan deze níet besteed mag worden. Dit laatste is van belang omdat de wetgever heel duidelijk maakt dat raadsleden naast hun maandelijkse vergoeding en onkosten - geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de gemeente mogen krijgen anders dan krachtens een wet is toegekend1. Dat betekent bijvoorbeeld dat een raadslid geen vergoeding uit het fractiebudget mag krijgen voor scholing en opleiding, contributie voor een vakvereniging of een laptop. Raadsleden kunnen deze voorzieningen via het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers vergoed krijgen. Daarnaast is het niet de bedoeling dat een fractie de fractievergoeding besteedt aan zaken die met de politieke partij, campagne of verkiezingen te maken hebben2. Door helder te omschrijven waaraan de vergoeding niet besteed mag worden, blijven er ruime mogelijkheden over waaraan hij wel besteed mag worden. In het nieuwe document Bestedingsdoelen fractievergoeding 2023 zijn een aantal voorbeelden genoemd van zaken waaraan de fractievergoeding wel besteed mag worden. Dit is geen limitatieve opsomming. Het zijn suggesties voor bestedingsdoelen zoals die in het land het meest voorkomen. De fractie kan dus zelf beslissen over de bestedingsdoelen.

Indien nodig kan de griffie hierover advies geven. 1

Artikel 99 Gemeentewet.

2 Verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, artikel 9.

Gemeente Voorschoten Pagina 1 van 3 Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

Voorstel 1: de Bestedingsdoelen fractievergoeding 2023 vast te stellen. Betaling van de fractievergoeding Op dit moment is in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractievergoeding 2003 geregeld dat fracties het gehele bedrag waar zij recht op hebben als voorschot overgemaakt krijgen op hun rekening. Hierdoor kan een fractie vrij over het geld beschikken en het uitgeven naar wens op ieder moment. Na afloop van het jaar levert de fractie een verantwoording in bij de griffie. Die maakt hiervan een overzicht en legt dit voor aan het presidium. Voor deze werkwijze is het noodzakelijk dat de fractie een geschikte, meestal zakelijke, bankrekening heeft. Vanwege de strenge regels van banken kan het lastig zijn om zo’n rekening te openen. Daarnaast zijn de kosten van een zakelijke rekening hoog. In een jaar dat een fractie geen vergoeding aanvraagt, moet zij die bankkosten toch betalen. Een alternatieve werkwijze is een declaratiesysteem. Hierbij krijgen de fracties geen voorschot, maar declareren zij voorgeschoten kosten. Hierdoor hoeven fracties geen zakelijke rekening aan te houden. Dit betekent dat administratielast bij de griffie komt te liggen. De fracties hoeven na afloop van het jaar geen verantwoording in te leveren. De griffie houdt alle declaraties bij en maakt een overzicht ter vaststelling door het presidium.

Deze verandering van betaling van de fractievergoeding maakt het noodzakelijk dat de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractievergoeding aangepast wordt. Voorstel 2: kiest het presidium voor de werkwijze met een voorschot of het declaratiesysteem? In het laatste geval is nodig om de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractievergoeding 2003 aan te passen. De griffie zal in de Bestedingsdoelen fractievergoeding 2023 de praktische voorwaarden en vereisten van deze werkwijze toevoegen. Benutten ‘overgebleven’ bedrag In de memo voor het presidium van 22 november 2022 had ik een optie geschetst waarbij fracties tot een bepaalde datum fractievergoeding konden aanvragen. Het bedrag wat niet wordt aangevraagd, kan op een andere manier voor de raad ingezet worden. Deze werkwijze kon niet op een meerderheid rekenen. Fracties willen in de loop van het jaar gelegenheid hebben om over de gelden te beschikken, bijvoorbeeld bij wisselingen in de fractie. Een deadline afspreken waarna een fractie geen vergoeding meer kan aanvragen, is dus geen optie. Als alternatief stel ik het volgende voor: de griffie inventariseert aan het begin van het jaar welke fracties van plan zijn de vergoeding te gebruiken en welke (in principe) niet. Daarbij geven de fracties die ervan gebruik willen maken aan welk bedrag zij verwachten te gebruiken.

Hierdoor ontstaat er een beeld van het bedrag dat naar waarschijnlijkheid niet aangewend wordt. Dit kan de raad in principe gebruiken voor andere zaken. Halverwege het jaar kan de griffie deze inventarisatie nogmaals doen. Doorgaans heeft de raad voldoende financiële ruimte voor raadsbrede activiteiten, maar mocht het nodig zijn hiervoor ook beschikbaar geld voor fractievergoedingen in te zetten, dan zal de griffie dit eerst aan het presidium voorleggen. Voorstel 3: deze werkwijze invoeren.

Pagina 2 van 3

Pagina 3 van 3