Bijlage 1 Verslag besprekingen Grip op Samenwerking februari tm juni 2021

Bijlage raadsvoorstel Grip op Samenwerking: Verslag besprekingen Grip op Samenwerking februari t/m juni 2021 Stellers: B.J. Urban, griffier i.s.m. M. Zwebe, regiocoördinator

Inleiding Deze notitie biedt een kort overzicht van de gesprekken die afgelopen tijd zijn gevoerd tussen collegeleden, raadsleden, griffie en ambtelijke accounthouders over grip op gemeenschappelijke regelingen (GR-en). Het is geen integraal voorstel, maar een beschrijving van de stand van zaken en de richting om met elkaar meer grip op gemeenschappelijke regelingen te krijgen. De notitie is ter informatie aan college en raad opgesteld. Op basis hiervan kunnen afspraken worden gemaakt hoe hier verder mee om te gaan. Basis is het in gang zetten van de afspraken die in deze notitie verwoord zijn. Hiermee zetten we stappen om als Voorschoten sterker te staan in de regio. Eén van de afspraken is dat er een aangescherpt, meer dynamisch dashboard is, die twee keer per jaar bij de raad ligt. Zo kan de raad de ontwikkelingen structureel volgen. Dit komt terug in het raadsvoorstel waar deze notitie als bijlage aan is toegevoegd. Achtergrond In 2018/’19 hield een raadswerkgroep zich bezig met het onderwerp grip op GR-en. Op 4 april 2019 is daar een raadsbesluit uit voortgekomen. Hierin is afgesproken om meer gebruik te maken van bespreking van oplegnotities voor GR-vergaderingen, actief en vroegtijdig de raad te betrekken, te werken met raadsrapporteurs en te werken met een dynamisch dashboard per regeling.

Zowel inhoudelijk als financieel zijn gemeenschappelijke regelingen van steeds groter belang. De kosten van GR-en nemen toe. Inhoudelijk wordt veel beleid voorbereid en uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de deelnemers. Het is belangrijk kritisch te zijn op wat de GR-en leveren en wat ze kosten en om effectiever te zijn in de sturing daarop. Het vraagt (extra) inzet vanuit de verschillende rollen. Het is soms duwen en trekken, maar mede dankzij initiatieven vanuit Voorschoten merken we ook enthousiasme. We zien bij wethouders, raadsleden en griffiers in de regio de wens om meer samen op te trekken. Ook binnen de gemeente zoeken we elkaar als raad, college en ambtenaren meer op. Dit helpt in het gezamenlijke belang – bijvoorbeeld ruimtelijke opgaven afstemmen – en in het belang om als gemeente meer invloed te hebben. Op 11 februari jl. hadden we een bijeenkomst met wethouders, raadsleden (vooral rapporteurs GR-en / AB-leden), ambtenaren en griffie1. Kernvraag was: zijn we op de goede weg om grip op samenwerking te vergroten? Na dit gesprek zijn aparte gesprekken gepland voor Holland Rijnland, ODWH en RDOG, regelingen waarvoor op dit moment relatief veel aandacht nodig is. Dit droeg bij aan meer zicht op de aard van een GR, de besluitvormingsprocessen en hoe we onze invloed beter kunnen aanwenden.

De oogst van de gesprekken is gedeeld in een overleg op 17 juni, waarin de afspraken concreet zijn gemaakt. Hieronder zijn de belangrijkste constateringen en afspraken uit deze overleggen verwoord. Wethouders Cramwinckel (voorzitter), De Bruijn en Spil, plv. gemeentesecretaris / regiocoördinator Zwebe, raads-/commissieleden Bos (ODWH), Van den Dool en Zoetemelk (Holland Rijnland), Schroot en Zoun (RDOG), Lippinkhof (BSGR), Bremmer (voorzitter werkgroep in 2018/’19) en griffie: Elkerbout en Urban. En vanuit de andere fracties: Glenn Zeelt (ook plv. AB HR; afgemeld), Ad de Graaf, Marleen Persoon, Erik Maassen. 1

1

Terugkoppeling gesprekken Onderlinge afstemming Belangrijkste aanleiding voor de samenstelling van de deelnemersgroep van genoemde overleggen, was het besef dat we als Voorschoten alleen goed gepositioneerd kunnen zijn in de regio als we elkaar als college, raad, ambtelijke adviseurs en griffie vanuit de verschillende rollen en in de verschillende overleggen en netwerken versterken. Dit is tegelijk ook een belangrijke conclusie van de gesprekken: we vinden dit belangrijk, maar het kan in praktijk veel beter. Eerste winst van de gesprekken is dat voor genoemde regelingen is afgesproken om meer structureel contact te hebben tussen wethouders, raadsleden en ambtenaren, om te zorgen dat we minder langs elkaar heen werken en het regionale ‘spel’ bewuster spelen. De burgemeester kan hier in haar (nieuwe) contacten in de regio ook een belangrijke rol in vervullen. Nieuwe organisatie De start van de nieuwe gemeentelijke organisatie is een moment van bewustwording. Waarom zitten we in bepaalde regelingen, wat willen we ermee en welke strategie past hierbij? Per regeling kan dat verschillend zijn, afhankelijk van het inhoudelijke en financiële belang. We hebben geconcludeerd dat dit gesprek de komende paar jaar nog meer fundamenteel gevoerd moet worden. Wel is afgesproken nu al concrete stappen te zetten.

Voor onderwerpen waar beleidsontwikkeling plaats vindt, is het de bedoeling dat ambtenaren zo mogelijk vroeg in het proces deelnemen. Voor bijvoorbeeld de RDOG is de wens om scherper zich te krijgen op de (wettelijke) basistaken en de (aanvullende) plustaken, zodat duidelijker is waar sturing mogelijk is. Oplegnotities Voor bestuurlijke overleggen in de regio ontvangt de raad oplegnotities, met het doel dat de raad de deelnemers in het overleg aandachtspunten mee kan geven. Voor de ODWH moet dit ook nog georganiseerd worden, wat gebeurt zodra de ambtelijke capaciteit beschikbaar is. Het is aan de raad om voldoende aandacht aan de regiostukken te besteden. Dit gebeurt als het in de tijd kan (bv. bij zienswijzen) in vakcommissies gezien de inhoudelijke relatie met dossiers die daar spelen, en zo nodig in bredere zin ook in (B&B en) raad. Het is aan de gemeenschappelijke regeling om te zorgen voor tijdig verstuurde en toegankelijke stukken; zie verderop. Dashboard Er zijn verschillende soorten GR-en; bedrijfsmatig en uitvoeringsgericht of meer inhoudelijk. Om het eerdere besluit over dashboards uit te voeren is in afstemming met genoemde overleggroep een nieuwe opzet van het dashboard gemaakt. Hierin is meer aandacht voor de Voorschotense doelen en de aandachtspunten in de sturing. Bij de actualisering zijn drie uitgangspunten gebruikt: 1.

Er zijn verschillende dashboards, maak weer één gelijke format; 2. Maak het dashboard van statisch meer dynamisch, o.m. voor de financiële ontwikkelingen 3. Zorg dat het geheel niet langer wordt; kracht in de eenvoud. De nieuwe opzet is als bijlage bijgevoegd. Met Financiën wordt overlegd over verwerking in de begroting. Het vernieuwde dashboard wordt twee keer per jaar met de raad gedeeld:. Hoe dit zijn beslag krijgt, is uitgewerkt in het raadsvoorstel waar deze notitie de bijlage van is. Sturing in de praktijk Er speelt een aantal structurele problemen. Met name voor Holland Rijnland geldt dat de besluitvormingsprocessen weeffouten bevatten en niet transparant zijn, waardoor voor het AB concept-besluiten vaak voldongen feiten zijn. Met meerderheidsbesluitvorming, in

2

plaats van breed draagvlak, zitten kleinere gemeenten onvoldoende aan het stuur. In dit verband zijn de volgende oplossingsrichtingen besproken. Het gaat om een structureel vraagstuk dat fundamentele aandacht vraagt van college en raad. De raad zou dit voor de Holland Rijnland maar ook voor de andere GR-en in het algemeen kunnen oppakken door dit publiek te bespreken en hierover bijvoorbeeld in een motie uitspraken te doen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen bij de algemene beschouwingen. Gegeven de huidige structuur moeten we op kortere termijn vooral investeren in de werkwijze en hierin slim opereren. Dit betekent goede contacten tussen portefeuillehouder, raadsleden en ambtenaren om samen de koers te bespreken. Het betekent ook zorgen voor een sterk informeel netwerk. Het is belangrijk om op alle niveaus – van burgemeester tot ambtelijk accounthouder – formeel en informeel te werken aan sterke netwerken en beïnvloedingslijnen. Daarnaast moeten we met name in Holland Rijnland een punt maken van de kwaliteit van het besluitvormingsproces. Dit betekent ook concrete stappen binnen de huidige mogelijkheden, zoals zorgen voor overzichtelijke agenda’s en stukken voor portefeuillehoudersoverleggen en vroeger versturen hiervan. Verder kunnen de zienswijzen (nog) beter worden benut om structurele knelpunten onder de aandacht te brengen.

Voorbeeld Jeugdhulp): de sturing op ramingen en contractbeheer moet beter. Verder is ambtelijke inzet door het hele proces belangrijk (zie ook punt nieuwe organisatie). Ook moeten we op de verschillende niveaus onze invloed aanwenden, zoals in gesprekken met de nieuwe directeur Holland Rijnland. Ook wil Voorschoten zodra dit kan weer een DB-lid hebben. Dit laatste zou ook voor de RDOG wenselijk zijn. Per gemeenschappelijke regeling Hiervoor is Holland Rijnland al meer keren genoemd, omdat de kansen en bedreigingen hier het meest manifest zijn. Aanvullend zijn voor andere gemeenschappelijke regelingen nog aandachtspunten genoemd. Kernpunten hieruit, voor zover hiervoor niet al genoemd: • RDOG HM (Regionale Dienst Openbare Gezondheid Hollands Midden): AB-leden zijn aan de voorkant onvoldoende betrokken en worden geconfronteerd met uitkomsten van DB en BAC’s (bestuurlijke adviescommissies). De bestuurlijke processen moeten beter. Inmiddels is wel afgesproken dat de portefeuillehouders eerder worden aangehaakt bij wat in de BAC’s speelt. • ODWH (Omgevingsdienst West-Holland): De ODWH loopt over het algemeen goed en is financieel onder controle. De invloed van kleinere gemeenten is ook hier een zorg. De uitwerking van het landelijke Rapport Van Aartsen kan een risico zijn, in die zin dat de invloed van gemeenten er niet groter wordt terwijl de kosten hier wel worden gedragen.

Voor nu is voor de ODWH geen specifieke actie afgesproken, gezien de relatieve tevredenheid. Voor de volgende raadsperiode is te overwegen om in plaats van twee wethouders een wethouder en een raadslid in het bestuur te hebben. Dit onderstreept het strategisch karakter, maar vraagt ook om beschikbaarheid van een raadslid die hier met voldoende kennis, kunde en tijd in kan opereren. • H10 (Jeugdhulp): Zie ook eerder opmerking over sturing op ramingen en contractbeheer. De Voorschotense adviesraad sociaal domein bleek niet aangehaakt, wat door de wethouder aan de orde is gesteld. De overstap naar de Leidse regio zal bijdragen aan meer invloed.

3

• VRHM (Veiligheidsregio Hollands Midden): Hier spelen op dit moment voor zover bekend geen grote bijzonderheden. De burgemeester is AB-lid en gaat hier de komende tijd meer beeld bij krijgen. • BSGR (Belastingsamenwerking) Hier spelen op dit moment geen bijzonderheden. Financiën lopen goed, sturing is als gewenst en deze GR werkt bijvoorbeeld ook met benchmarkgegevens. • Leidse Regio Dit is geen gemeenschappelijke regeling, maar wordt vaak genoemd als platform voor onderlinge samenwerking. Hier is veel over te zeggen. Kort gezegd zit er spanning tussen enerzijds goed onderling samenwerken, maar niet goed genoeg om heel tevreden te kunnen zijn en tegelijk de rem om niet te ver te gaan in de samenwerking. Vanuit Voorschoten willen we zichtbare stappen zetten in de samenwerking. Samen met Leiderdorp wordt een conferentie met colleges/raden voorbereid – waarschijnlijk op 29 september 2021 – om de samenwerking beter op de agenda te krijgen. Tot slot: Klankbordgroep Leidse regio bestaande uit Voorschotense inwoners De klankbordgroep met inwoners wordt door wethouder Cramwinckel en regiocoördinator M. Zwebe als zinvol ervaren: het biedt de gemeente een toets of we op de goede weg zijn en een frisse blik. Deze klankbordgroep wordt voortgezet.

4