Bijlage 1. Scenario's Fase 2 gemeentelijke huisvesting (gewijzigd)

Overzicht Scenario’s

Bijlage bij college en raadsstukken Versie 12 februari 2025 1

Inhoud 1. 2. 3. 4.

Scenario Huur Scenario’s uitgewerkt door Up Architecture Artists impressions Toelichting kostenberekeningen

2

1. Scenario Huur

Inleiding Als onderdeel van het uitwerken van fase 2 van de businesscase huisvesting gemeentelijke organisatie, is er ook een huur scenario onderzocht. Hiervoor zijn een aantal uitganspunten geformuleerd, waar de huurlocatie aan moet voldoen. Op basis van deze uitgangspunten is onderzocht welke mogelijkheden er zijn in de gemeente Voorschoten, om de gemeentelijke organisatie te huisvesten. Uitgangspunten Voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie zijn er een aantal uitgangspunten: -

Het huidige historische gemeentehuis blijft in gebruik voor bestuur en raad. De buitendienst heeft een eigen locatie. De te huren locatie bevindt zich in Voorschoten. Centrale ligging in het dorp, zodat de inwoners snel en makkelijk de locatie kunnen bezoeken en ook wij makkelijk in contact kunnen zijn. De benodigde ruimte voor de huisvesting van 170 Fte is minimaal 1700 m2, idealiter 2500m2. Redelijke afstand naar oude raadhuis, max 20 min lopen en 5 min fietsen. Er zijn vergaderruimten, diverse werkruimten, sanitaire voorzieningen en ontmoetingsruimte beschikbaar Voldoende parkeergelegenheid in nabijheid Binnen 1 jaar beschikbaar voor inrichten Financieel aantrekkelijk We houden geen rekening met de integratie van de bibliotheek of andere organisaties in Voorschoten.

Inventarisatie beschikbare panden in Voorschoten Een quick scan van alle bedrijfsgebouwen met een (gedeeltelijke) kantoorbestemming en een BVO van meer dan 1700m2 levert een lijst op met 16 bedrijfspanden. De inventarisatie laat een groot aantal panden zien die een gebruiksoppervlakte hebben van meer dan 1700M2. Een groot deel van deze panden zijn niet geschikt om in te richten als kantooromgeving. Als we de selectie beperken tot de panden die kantoorfaciliteiten hebben komen tot de volgende lijst van potentieel geschikte panden:

Nummer Op kaart 6 40 23 20 39

BVO-pand m2 25.480 2.557 2.245 3.914 2.431

Functie

Omschrijving

industriefunctie meerdere gebruiksdoelen overige gebruiksfunctie kantoorfunctie meerdere gebruiksdoelen

Nippon Express transport hal en kantoor Bedrijfsverzamelpand Papelaan 85, Div bedrijven Dobbeweg 9-11 Zilverfabriek Bedrijfsverzamelpand Rouboslaan 32-42

Qua beschikbaarheid is er geen pand dat op korte termijn beschikbaar is, waarschijnlijk zijn er met de eigenaren/verhuurders wel afspraken te maken over een meerjarige, gefaseerde inhuizing, als wij als gemeente er ook voor meerdere jaren gebruik van gaan maken. Op een termijn van 4-5 jaar, lijkt dit wel realistisch. Daar zal dan een meerjarige huurovereenkomst tegenover moeten staan, waarbij een afspraak voor een langere huurperiode de verhuurder ook meer zekerheid en continuïteit biedt en ook de huurprijs daardoor (voor ons) positief beïnvloedt kan worden.

3

Overzicht van de potentieel geschikte panden No.6 Nippon Express Grote overslagloods en kantoor aan de rand van Voorschoten. Qua ruimte is hier veel mogelijk, ook de integratie van de buitendienst zou hier kunnen. Ligging minder centraal. Plus:

Veel ruimte Dicht bij station Integratie met buitendienst en milieustraat mogelijk

Min:

Ligt buiten centrum, moeilijk bereikbaar voor inwoners Te veel m2 Veel aanpassingen nodig aan gebouwen en daarmee kostbaar Afstand naar oude raadhuis is groot, 30 min loop, 10 min fiets

No 40 bedrijfsverzamelgebouw Papelaan 85 Het pand aan de Papelaan 85 is het meest interessant. Daar lopen alle huurcontracten in 2025 af. De eigenaar wil hier een appartementengebouw neerzetten en heeft hiervoor plannen gemaakt. Er vindt hier inmiddels vooroverleg over plaats met onze gemeente. Het gebouw heeft ook een ruime parkeerplaats, staat tegenover het station. Kortom goed bereikbaar voor zowel inwoners als medewerkers. Pand is gedateerd en heeft modernisering nodig. De huurprijs voor het pand aan de Papelaan 85 is €130 per m2, met daarnaast nog servicekosten. Ook hiervoor geld dat afhankelijk van oppervlakte en termijnen hier ruimte voor onderhandeling is. Plus:

Dichtbij Station Bestaand kantoorgebouw, geen bestemmingswijziging nodig Beperkte investering t.b.v. inrichting nodig Voldoende parkeergelegenheid

Min:

Eigenaar is van plan hier woningen te realiseren Is niet op korte termijn volledig beschikbaar Er zitten nu veel kleine bedrijfjes in die elders huisvesting moeten gaan vinden Afstand naar oude Raadhuis 18 min lopen, 5 min fietsen Op afstand van het centrum en daarmee minder makkelijk contact te maken met inwoners.

No.23 Dobbeweg 9-11 Dit is nu een pand waar meerdere bedrijven zitten, om dit geschikt te maken hebben we tijd en geld nodig. Ligging is naast het station, voldoende parkeergelegenheid, ligt aan de rand van het dorp.

4

Plus:

Dichtbij station Voldoende parkeergelegenheid

Min:

ingrijpend verbouwen om geschikt te maken Op grote afstand van het centrum en daarmee minder makkelijk contact te maken met inwoners. Afstand naar oude Raadhuis 24 min lopen, 8 min fietsen

No.20 De Zilverfabriek Dit pand is in gebruik als hoofdkantoor van citizenM. Eigenaar is wellicht te interesseren voor verkoop of verhuur. Beeldbepalend pand aan de entree van Voorschoten, voornaam, statig en indrukwekkend. Er is voldoende ruimte voor parkeren en is goed bereikbaar.

Plus:

Locatie met prachtige uitstraling Voldoende ruimte

Min:

Onzeker of verhuur/verkoop bespreekbaar is Afstand naar oude Raadhuis 17 min lopen, 4 min fietsen Op grote afstand van het centrum en daarmee minder makkelijk contact te maken met inwoners.

No. 39 Bedrijfsverzamelgebouw Rouboslaan 3242. Locatie is gelegen tegenover het station. Huisvest meerdere bedrijven, is niet op korte termijn beschikbaar, voldoende parkeergelegenheid en goed bereikbaar. Plus:

Vlakbij station Goed bereikbaar Voldoende parkeergelegenheid Bestaande kantoorlocatie, beperkte aanpassingen nodig

Min:

Op grote afstand van het centrum en daarmee minder makkelijk contact te maken met inwoners. niet snel beschikbaar Veel kleinere units Afstand naar oude Raadhuis 20 min lopen,6 min fietsen

Financiën Gemiddelde huurprijs De huurprijzen in deze regio voor kantoorruimten liggen gemiddeld tussen de €100 en €200 per m2 per jaar, afhankelijk van locatie en kwaliteit van het pand. Van de locaties die (deels) beschikbaar zijn voor verhuur, hebben we alleen van de locatie Papelaan een indicatie van de huurprijs. De huurprijs voor het pand aan de Papelaan 85 is €130 per m2, met daarnaast nog servicekosten. Ook hiervoor geld dat afhankelijk van oppervlak en termijnen hier ruimte voor 5

onderhandeling is. Voor een kantoorpand van 2000m² zou dit neerkomen op een jaarlijkse huurprijs tussen de €200.000 en €400.000. Globale schatting van de kosten Het opstellen van een globale begroting voor het gereedmaken en inrichting van een bestaand kantoorpand van 2000m² voor ons, kan variëren, afhankelijk van verschillende factoren zoals de staat van het huidige pand, de gewenste afwerking en onze specifieke behoeften. Een globale schatting van de kosten: 1. Installaties (elektra, data, beveiliging): €100 - €200 per m² 2. Afbouw (wanden, plafonds, vloerbedekking): €100 - €200 per m² 3. Interieur (meubilair, maatwerk, akoestiek): €200 - €400 per m² 4. Overige kosten (verhuizing, vergunningen, onvoorziene kosten): €50 - €100 per m² Op basis van deze schattingen zou de totale kostenraming voor een kantoorpand van 2000m² tussen de €0,9 miljoen en €1,8 miljoen liggen. Globale inschatting exploitatiekosten Ook dit is afhankelijk van verschillende factoren zoals locatie, energie-efficiëntie, en onderhoudsbehoeften. Een globale inschatting van de jaarlijkse exploitatiekosten voor een gebouw van 2000m²: 1. Energiekosten: €30 - €50 per m² per jaar 2. Onderhoudskosten: €20 - €40 per m² per jaar 3. Schoonmaakkosten: €10 - €20 per m² per jaar 4. Beveiligingskosten: €5 - €10 per m² per jaar 5. Verzekeringen en belastingen: €5 - €10 per m² per jaar 6.

Overige kosten (administratie, afvalverwerking, etc.): €10 - €20 per m² per jaar Op basis van deze schattingen zouden de totale jaarlijkse exploitatiekosten voor een gemeentehuis van 2000m² tussen de €160.000 en €300.000 liggen De totale kosten per jaar komen dan neer op een bedrag tussen de 450K en 850K.

Voor- en nadelen aan de huur van een kantoorpand Voordelen:

• • • •

Flexibiliteit: de ruimten zijn schaalbaar, dus naar behoefte kun je de m2 afnemen. Kostenbesparing: Geen hoge initiële investeringen voor bouw of verbouwing. Beheerskosten: geen kosten t.b.v. onderhoud of beheer van het pand nodig Directe beschikbaarheid: Kantoorruimtes zijn vaak snel beschikbaar. Nadelen:

• • •

Beperkingen in aanpassingen: Minder controle over de indeling en inrichting.

•

Wat gebeurt met het huidige gemeentehuis.

Hogere lange termijnkosten: Huur is op de lange termijn duurder dan eigendom. Locatiebeperkingen: In Voorschoten zijn niet veel geschikte ruimten, laat staan dat ze beschikbaar zijn.

Aandachtspunten We hebben uitsluitend gekeken naar de bestaande gebouwen in Voorschoten, wat we hebben niet onderzocht is de mogelijkheid om een opdracht te geven aan de ontwikkelaar om een kantoor te realiseren met de gemeente als verhuurder. Dat betekent namelijk ook inspanning aan de kant van een (of meerdere) ontwikkelaars, dat lijkt ons in de huidige situatie niet reëel. Ook is er niet gekeken naar een sale-leaseback constructie, dat heeft meer betrekking op de financiering van de huisvesting, niet zo zeer op het huisvestingsvraagstuk op zich.

6

Verder is er niet onderzocht wat de mogelijkheden zijn van het bestaande pand dat we achterlaten. Het oude raadhuis blijft in gebruik als bestuurscentrum. Een deel (de voormalige school) is in gebruik voor opvang ontheemden, de duur daarvan is onzeker. Het jaren 80 gedeelte met aanbouw aan de parkeerplaats is dan beschikbaar voor hergebruik, hier zijn geen alternatieven voor onderzocht.

Conclusie Er is geen pand wat binnen een redelijke termijn kan voldoen aan de wensen en eisen, er is altijd een fysieke afstand tussen de organisatielocatie en het huidige gemeentehuis, het bestuurscentrum, wat eigenlijk niet wenselijk is voor de integratie en samenwerking. Deze inefficiëntie gaat ten koste van de productiviteit en efficiency.

Bijlagen 1. Overzichtskaart 2. Lijst met panden

7

Bijlage 1. Overzichtskaart locaties met meer dan 1700m2 BVO in Voorschoten

8

Bijlagen 2 Overzicht panden in Voorschoten

Oppervlakte Perceel m2

Nummer

BVO pand m2 Functie

6 40 23 20

25.480 2.557 2.245 3.914

industriefunctie meerdere gebruiksdoelen overige gebruiksfunctie kantoorfunctie

30.765 3.000 2.758 2.645

39 41 38 16 5 27 19 3 2 9 32 7 10 42 17 33 21 25 35 11 15 34 30 18 8 24 13

2.431 1.724 4.212 2.147 2.244 1.619 1.698 1.957 1.980 1.291 1.631 1.243 6.097 1.871 3.766 2.019 2.459 1.703 1.929 1.645 1.283 1.999 1.304 1.901 1.129 61 1.639

meerdere gebruiksdoelen winkelfunctie meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen winkelfunctie industriefunctie industriefunctie industriefunctie industriefunctie winkelfunctie meerdere gebruiksdoelen onderwijsfunctie meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen overige gebruiksfunctie overige gebruiksfunctie meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen bijeenkomstfunctie industriefunctie meerdere gebruiksdoelen

1.650 6.790 5.388 2.774 2.389 2.308 2.220 2.210 2.122 2.094 2.050 14.791 7.873 4.700 5.575 4.016 3.912 3.812 3.783 3.482 3.337 3.209 3.189 3.122 2.648 2.559 2.434

29 28 22 1 36 4 26 31 12 37 14

839 1.399 1.860 304 606 292 1.888 1.327 278 1.146 1.281

overige gebruiksfunctie overige gebruiksfunctie meerdere gebruiksdoelen overige gebruiksfunctie overige gebruiksfunctie industriefunctie Bijgebouw meerdere gebruiksdoelen meerdere gebruiksdoelen sportfunctie meerdere gebruiksdoelen

2.402 2.369 2.313 2.306 2.291 2.255 2.246 2.197 2.064 2.048 2.617

Omschrijving Nippon Express transport hal en kantoor Bedrijfsverzamelpand Papelaan 85, Div bedrijven Dobbeweg 9-11 Zilverfabriek Bedrijfsverzamelpand Rouboslaan 3242 Hoveniers/tuincentrum Hofweg 6 Autobedrijf Autobedrijf Autotrader Voorschoten 7 Provinciën gebouw industrieweg, Dobbeweg, Donklaan Wittebrug Fa de Groot, Dobbeweg Jachthaven Autobedrijf kniplaan 2 kassen vd Valk versmarkt Kmlaan, buitendienst gemeente Britse school Oud bijdorp Hofland winkelcentrum AH Gouden Leeuw Parkeergarage AH Dirk vd Broek P Garage Warmenhoven botenstalling Dirk vd Broek Florence woonzorgcentrum Het Wedde appartementen hof van Fortuyn Hoogvliet Appartementen Rouboslaan, bedrijven in de plint Parkeergarage Hofvliet De Vink / Het Kompas Apartementengebouw Appartementengebouw hovenier Boerderij van Vliet Topaz Forescate woonzorg Berenstein sporthal de Vliethorst Gemeentehuis, Leidseweg 25

9

2. Scenario’s uitgewerkt door Up Architecture Scenario’s B t/m E

10

Overzicht scenario’s B T/m E

11

Scenario B

12

13

Scenario C

14

15

Scenario D

16

Scenario E 17

18

19

3. Artist Impressions NB. Het zijn artistieke interpretaties van de tekeningen, dit zijn nog niet de definitieve ontwerpen.

20

21

22

23

4. Toelichting kostenberekeningen Scenario’s B t/m E

SCENARIO B

In scenario B wordt uitgegaan van een interne verbouwing met het verbeteren van de hoofdentree. Er worden geen m2 gesloopt of toegevoegd. De inschatting van de bouwkosten is op de volgende uitgangspunten gebaseerd: • Het saneren van asbest of vervuilde grond is niet voorzien. • De ingrepen gaan uit een sober en doelmatig kwaliteitsniveau. Functionaliteit staat voorop. • De monumentale restauratie, de instandhouding en het achterstallig onderhoud zijn geen onderdeel van de kostenraming. • Het casco (constructie, gevel en dak) blijft gehandhaafd zonder grote ingrepen. o Het bestaande inbouwpakket wordt vernieuwd; waar mogelijk worden elementen hergebruikt. Plaatselijk worden (niet-dragende) binnenwanden verplaatst of nieuw gemaakt. o De sanitaire ruimten worden voorzien van nieuwe afwerkingen en sanitaire toestellen. o Wanden worden, indien mogelijk, voorzien van nieuw sauswerk. o De vloeren worden voorzien van nieuwe afwerkingen. • De installaties blijven deels gehandhaafd en worden aangepast aan de nieuwe werkplekomgeving. Er wordt voldaan aan de minimale duurzaamheidseisen. • Er is voorzien in nieuwe pantry’s, keuken, balie, lockers, garderobe en lichtwering. • Er is niet voorzien in grootschalige ingrepen aan het terrein. • ICT en overige gebruiker specifieke voorzieningen zijn niet voorzien. • De bestaande kelder blijft gehandhaafd.

• De incourante vierkante meters blijven gehandhaafd en worden niet aangepakt. Het totaal aan bouwkosten wordt geraamd op € 9.200.000 (exclusief bijkomende kosten en btw)

SCENARIO C In scenario C wordt uitgegaan van een interne verbouwing met het verbeteren van de hoofdentree. Daarnaast wordt aan de achterzijde een efficiënt volume nieuw gebouwd. De inschatting van de bouwkosten is op de volgende uitgangspunten gebaseerd: • • • • • • • •

Voor het bestaande volume gelden dezelfde uitgangspunten als bij scenario B. Het nieuwe volume gaat uit van een efficiënt volume met een transparante uitstraling. Het kwaliteitsniveau van het inbouwpakket is sober en doelmatig. Functionaliteit staat voorop. De installaties voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving Er is voorzien in nieuwe pantry’s, keuken, balie, lockers, garderobe en lichtwering. Er is niet voorzien in grootschalige ingrepen aan het terrein. ICT en overige gebruiker specifieke voorzieningen zijn niet voorzien. De bestaande kelder blijft gehandhaafd.

Het totaal aan bouwkosten wordt geraamd op € 11.100.000 (exclusief bijkomende kosten en btw)

24

SCENARIO D In scenario D wordt uitgegaan van een interne verbouwing met het verbeteren van de hoofdentree. Daarnaast wordt aan de achterzijde een efficiënt volume nieuw gebouwd. De inschatting van de bouwkosten is op de volgende uitgangspunten gebaseerd: • • • • • • • •

Voor het bestaande volume gelden dezelfde uitgangspunten als bij scenario B. Het nieuwe volume gaat uit van een efficiënt volume met een transparante uitstraling. Het kwaliteitsniveau van het inbouwpakket is sober en doelmatig. Functionaliteit staat voorop. De installaties voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving Er is voorzien in nieuwe pantry’s, keuken, balie, lockers, garderobe en lichtwering. Er is niet voorzien in grootschalige ingrepen aan het terrein. ICT en overige gebruiker specifieke voorzieningen zijn niet voorzien. De bestaande kelder blijft gehandhaafd.

Het totaal aan bouwkosten wordt geraamd op € 11.800.000 (exclusief bijkomende kosten en btw)

SCENARIO E

In scenario E wordt uitgegaan van een interne verbouwing met het verbeteren van de hoofdentree. Daarnaast wordt aan de achterzijde een efficiënt volume nieuw gebouwd. De inschatting van de bouwkosten is op de volgende uitgangspunten gebaseerd: • • • • • • • •

Voor het bestaande volume gelden dezelfde uitgangspunten als bij scenario B. Het nieuwe volume gaat uit van een efficiënt volume met een transparante uitstraling. Het kwaliteitsniveau van het inbouwpakket is sober en doelmatig. Functionaliteit staat voorop. De installaties voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Er is voorzien in nieuwe pantry’s, keuken, balie, lockers, garderobe en lichtwering. Er is niet voorzien in grootschalige ingrepen aan het terrein. ICT en overige gebruiker specifieke voorzieningen zijn niet voorzien. De bestaande kelder wordt gesloopt en er komt geen kelder terug.

Het totaal aan bouwkosten wordt geraamd op € 12.700.000 (exclusief bijkomende kosten en btw)

25

Naast de kosten voor de realisatie van de daadwerkelijke ingrepen worden bijkomende kosten verwacht. Het totaal van de bouw- en bijkomende kosten noemt men de investeringskosten. De inschatting van de investeringskosten volgende uitgangspunten gebaseerd: •

• • • • • • • •

In de post honoraria zijn de kosten voor een architect, installatieadviseur en overige adviseurs opgenomen. Het projectmanagement is extern belegd, maar er kan ook voor gekozen worden dit intern te regelen. Kosten voor verwerving en aansluitkosten worden niet verwacht. Netcongestie bij een eventuele verzwaring van de aansluiting is een risico. Het huidige losse interieur wordt vervangen (deels hergebruik van toepassing). Er zijn geen prijsstijgingen tot aan start bouw gerekend. Dit is afhankelijk van besluitvorming en doorlooptijd van de ontwerpfase. Er is geen rekening gehouden met tijdelijke huisvesting of een gefaseerde aanpak. Voor het verhuizen en een eventuele feestelijke opening zijn beperkte kosten gereserveerd. Over het geheel is rekening gehouden met een post onvoorzien. Rentekosten zijn niet voorzien. Het is nog niet geheel duidelijk welke maatregelen nodig zijn voor het voldoen aan de vigerende (of toekomstige) duurzaamheidseisen. Dit dient in de volgende fase te worden onderzocht.

Het totaal aan bijkomende kosten wordt voor de verschillende scenario’s geraamd tussen de € 2.900.000 en €4.000.000 (exclusief btw)

SCENARIO

B

C

D

E

26

Het gebruik van het gebouw levert in de nieuwe situatie structurele kosten op. We geven de volgende doorkijk op de gebouwgebonden exploitatiekosten: •

•

•

• • •

•

Investeringen worden geactiveerd en afgeschreven. Bij nieuwbouw regelmatig met een afschrijftermijn van 40 jaar en bij bestaande bouw is vaak een afschrijftermijn van 25 jaar van toepassing. We zien bij andere (gemeentelijke) organisaties een voorzichtige beweging in het oprekken van de afschrijftermijnen. Toekomstbestendig en circulair bouwen geven hier aanleiding toe. Het oprekken van deze termijnen biedt de kans op investeringsruimte. Het vervangen van verouderde volumes voor efficiënte nieuwbouw zorgt voor een afname van de onderhoudskosten op lange termijn. Voor de te handhaven gebouwdelen blijft voor het exterieur het huidige onderhoudsregime van toepassing. Voor de inbouw dalen de kosten. Het toevoegen van bijvoorbeeld koeling zal leiden tot een verhoging van de onderhoudskosten. Een verdieping in de volgende fase is nodig. Naar verwachting zijn de gebruikskosten (water/gas/elektra) in de nieuwe situatie tussen de € 15 en € 20 per m2 bvo (excl. btw). Vooral voor energie zal dat in de huidige situatie hoger zijn. Vanzelfsprekend is de energiereductie hoger bij de scenario’s C, D en E. Een te hanteren kengetal voor de belastingen en heffingen ligt tussen de € 9 en € 12 per m2 bvo (excl. btw). Voor overige zaken en diensten (zoals beveiliging en verzekering) is een verdieping op het gewenste niveau benodigd.

Voor de schoonmaak van het gebouw valt te rekenen op circa € 22 per m2 bvo (excl. btw), sterk afhankelijk van het te volgen schoonmaakprogramma. Het verschil met de huidige kosten zal niet groot zijn. Eventuele beheerskosten zijn naar verwachting gelijk aan de huidige situatie.

27